Följ reglerna för offentlig upphandling och andra köp

Det är ni som stödmottagare som ansvarar för att era upphandlingar och inköp följer någon av upphandlingslagarna eller det särskilda inköpsförfarandet.

Tillväxtverket ger inte råd om hur ni ska genomföra enskilda upphandlingar och inköp.

Inköpsförfarande baserat på principerna i LOU

För att säkerställa att principerna i LOU följs så har Tillväxtverket beslutat om ett särskilt inköpsförfarande baserat på principerna som gäller för er som stödmottagare.

Inköpsförfarandet gäller för samtliga köp men kraven som måste följas skiljer sig åt beroende på om beloppet är under eller över direktupphandlingsgränsen, se nedan. Från och med 1 februari 2022 är direktupphandlingsgränsen i LOU 700 000 kronor. Ett köp får inte delas upp i flera mindre köp i syfte att kringgå reglerna nedan.

• Information om upphandlingsprinciperna på Upphandlingsmyndighetens webbplats Länk till annan webbplats.

Under direktupphandlingsgränsen

För köp under beloppet för direktupphandlingsgränsen krävs ingen konkurrensutsättning. Likabehandlingsprincipen måste dock följas vilket innebär att konkurrensutsättning ändå kan behöva göras vid potentiella jävssituationer eller intressekonflikter för att undanröja risken att köpet strider mot denna princip, se avsnittet ”Koppling mellan stödmottagare och leverantör” nedan. Tips på hur konkurrensutsättning kan ske finns i avsnittet ”Konkurrensutsättning av köp” nedan.

Vid köp som överstiger 100 000 kronor ska ni som stödmottagare skriftligen dokumentera vad parterna kommit överens om. Dokumentationen, som kan vara i form av mejl, ska innehålla parternas namn, pris, beskrivning av varan/tjänsten och tid för leverans. Saknas dokumentation så kan det finnas grund för att underkänna kostnaden.

Över direktupphandlingsgränsen

Köp över beloppet för direktupphandling ska konkurrensutsättas.

Ni som stödmottagare ska ställa en skriftlig förfrågan till minst två potentiella leverantörer och samma underlag ska skickas till samtliga leverantörer. Förfrågan och svar från potentiella leverantörer ska vara skriftliga. Ni som stödmottagare ska skriftligen dokumentera vad parterna kommit överens om. Dokumentationen, som kan vara i form av mejl, ska innehålla parternas namn, pris, beskrivning av varan/tjänsten och tid för leverans. Saknas dokumentation kring detta så finns det grund för att underkänna kostnaden. Observera att kravet på att skriftlig förfrågan ska skickas till minst två potentiella leverantörer gäller även om annons läggs ut på er organisations webbplats.

Koppling mellan stödmottagare och leverantör

Oavsett om beloppet är under eller över direktupphandlingsgränsen så måste principerna i LOU följas. Tänk på att en koppling mellan er som stödmottagare och en leverantör kan innebära att det uppstår en jävssituation eller en intressekonflikt. I sådana situationer kan det vara svårt att visa att ni gjort en konkurrensutsättning på lika villkor för alla leverantörer och därmed uppfyllt likabehandlingsprincipen. Likabehandling innebär att alla leverantörer ska ges samma förutsättningar. Alla leverantörer måste till exempel få tillgång till samma information samtidigt, så att ingen leverantör får ett övertag. Det kan vara svårt att visa att ni uppfyllt detta i en jävssituation eller vid en intressekonflikt. En sådan situation ställer därmed krav på er som stödmottagare att aktivt agera för att få till en konkurrensutsättning på lika villkor.

Exempel:

• En leverantör har varit anställd hos stödmottagaren.
• En leverantör sitter i stödmottagarens styrelse eller projektets styrgrupp.
• En anställd hos stödmottagaren sitter i leverantörens styrelse.
• En anställd hos stödmottagaren har en anhörig som företräder leverantören.
• Stödmottagaren och leverantören är nära vänner.
• Beskrivningen av vad som ska köpas är utformad för att passa en viss leverantör.

Konkurrensutsättning av köp

Ett köp blir nästan alltid bättre om fler än en leverantör får möjlighet att lämna anbud. Att genomföra en konkurrensutsättning kan vara enkelt.

Konkurrensutsättning kan till exempel ske genom:

• Ett antal telefonsamtal, här ska konkurrensutsättning redovisas skriftligt till exempel genom en tjänsteanteckning.
• Via e-post.
• Via upphandlingsverktyg.
• Via en annons på er organisations webbplats.
• Via en offentlig annonsdatabas .

Avropa befintliga ramavtal

Om ni har ramavtal som ni har upphandlat för er löpande verksamhet kan ni välja att avropa på dem och använda tjänsterna i projektet, om de täcker projektets behov.

Det gäller också ramavtal som Statens inköpscentral har upphandlat, förutsatt att ni har rätt att använda de avtalen.

Ni får bara avropa de tjänster eller varor som ramavtalet omfattar. Det betyder att ni inte får sträcka ut eller ändra ett ramavtal för att det ska passa projektet.

Upphandling i projekt med flera partner

Om ert projekt är ett projekt med flera partner ska stödmottagaren tydliggöra vilken eller vilka projektpartner som ska genomföra era upphandlingar eller köp. Det gör ni i inköps-/upphandlingsplanen som är en obligatorisk bilaga till ansökan.

Stödmottagaren ska också se till att det finns en ändamålsenlig organisation och den kompetens som krävs för att genomföra de planerade upphandlingarna eller köpen.

Det är inte tillåtet att organisera ett projekt med fler partner för att kringgå regler om offentlig upphandling och statsstöd.

Vid upphandling och köp av varor och tjänster av samma slag i projektet beräknas direktupphandlingsbeloppet och tröskelvärden samman för samtliga parter i projektet. Parterna får alltså inte var för sig köpa eller handla varor av samma slag för direktupphandlingsbeloppet utan samtliga upphandlingar och köp i projektet ska läggas samman.

Koppling mellan stödmottagare och leverantör

Upphandlingar och köp där det finns en koppling mellan stödmottagare och leverantör (intressekonflikt) riskerar att stå i strid med LOU, LUF och LUK eller det särskilda inköpsförfarandet baserat på principerna i LOU.

Läs mer på Upphandlingsmyndighetens webbplats om hur ni förbereder en upphandling och vad ni bör tänka på.

• Information om att förebygga korruption vid offentlig upphandling på Upphandlingsmyndighetens webbplats Länk till annan webbplats.

Exempel på koppling mellan stödmottagare och leverantör:

• En leverantör har varit anställd hos stödmottagaren.
• En leverantör sitter i stödmottagarens styrelse eller projektets styrgrupp.
• En anställd hos stödmottagaren sitter i leverantörens styrelse.
• En anställd hos stödmottagaren har en anhörig som företräder leverantören.
• Stödmottagaren och leverantören är nära vänner.
• Beskrivningen av vad som ska köpas är utformad för att passa en viss leverantör.