Planera er kostnadsbudget

Projektets budget ska baseras på de kostnader och intäkter som uppstår vid genomförande av arbetspaket och aktiviteter.

En bra budget förutsätter därför väl genomtänkta och beskrivna arbetspaket och aktiviteter. Involvera gärna en ekonom i projektets budgetarbete på ett tidigt stadium. Budgeten ska läggas upp enligt något av alternativen som finns angivna nedan. När ni har gjort er kostnadsbudget ska ni även planera er finansieringsbudget.

En realistisk och kostnadseffektiv budget

Det är viktigt att er budget är realistisk och att ni beräknar kostnaderna med hänsyn till kravet på kostnadseffektivitet i projekten. Ni behöver stämma av er budget med eventuella externa medfinansiärers krav. Om de inte är beredda att medfinansiera EU-reglernas högsta tillåtna schablonsats 40 procent kan ni välja en lägre procentsats i det budgetalternativ som de flesta projekt förväntas använda.

• Krav på er som ansöker – i avsnittet Krav och styrande dokument

Tänk på att specificera de kostnader som ingår i budgeten och som ska upphandlas i den obligatoriska bilagan, Preliminär upphandlingsplan. Den preliminära upphandlingsplanen ska lämnas in oavsett om ni lyder under någon upphandlingslag eller inte.

• Följ reglerna för offentlig upphandling och andra köp – i avsnittet Krav på projektet

Innan ni planerar er budget behöver ni ta del av de regler som gäller för stödberättigande kostnader. I avsnittet om stödberättigande kostnader framgår till exempel vilken typ av kostnader som ryms under respektive kostnadsslag och regler för stödberättigande. Det är viktigt att ni läser det avsnittet redan i den här fasen för att ha en förståelse och kunna planera budgeten utifrån de regler som gäller.

• Det här kan ni få stöd för

Innehållet i varje kostnadsslag i budgeten ska specificeras i er ansökan om stöd. Det gäller särskilt om ni ska använda alternativet faktiska kostnader, som beskrivs längre ned.

Hur ni fyller i budgeten framgår på sidan "Så fyller ni i ansökan om stöd".

• Så fyller ni i ansökan om stöd – i avsnittet Ansöka

Tre olika sätta att budgetera kostnader

Det finns tre olika sätt att budgetera kostnader

1. Schablon på upp till 40 procent
2. Faktiska kostnader
3. Klumpsumma

Om inget godtagbart skäl finns ska ni för andra projekt än projekt med klumpsumma använda schablon på upp till 40 procent

Schablon på upp till 40 procent i de flesta fall

Kostnadsdelen av budgeten i ansökan om stöd ska bestå av tre delar:

• Löner, inklusive eventuella projektrelaterade lönepåslag. I samband med ansökan om utbetalning kommer månadslön att räknas om till en lön per timme. Den ska sedan multipliceras med antalet timmar varje person har arbetat i projektet.
• Schablon för lönebikostnader. Det vill säga arbetsgivaravgifter, semestertillägg, kollektivavtalade pensionspremier och liknande. Ni ska ange lönebikostnaderna som en procentsats (en schablon) på lönerna. Procentsatsen ska vara i enlighet med arbetsgivarens sedvanliga praxis för kostnadsredovisning.
• Schablon på upp till 40 procent. Schablonen läggs på summan av lönerna och lönebikostnaderna. Schablonen är i stället för att redovisa kostnader för annat än personalen och avser projektets samtliga kostnader utom projektpersonalens löner och lönebikostnader. Det innebär att inga fakturor behöver redovisas till Tillväxtverket i samband med ansökningar om utbetalning under projektperioden.

Faktiska kostnader för inköp ska användas i vissa fall

Ni ska budgetera och redovisa löner och lönebikostnader på samma sätt oavsett hur ni redovisar inköpen i projektet. Att redovisa de faktiska kostnaderna för inköp medför ökad administration och tidsåtgång för både projektet och Tillväxtverket i samband med ansökningar om utbetalning.

Det finns tre godtagbara skäl att använda faktiska kostnader för inköp i stället för schablonen på upp till 40 procent

• Projekt som söker statligt stöd enligt artikel 107.1 i EU-fördraget ska redovisa faktiska kostnader. Det beror på att vissa kostnader måste framgå separat om projektet omfattas av regler som har sin grund i EU:s allmänna gruppundantagsförordning. Detta gäller också om en partner i ett projekt med flera projektpartner omfattas av reglerna för statligt stöd.
• Om summan av löner och lönebikostnader hos någon projektpartner utgör så liten andel av kostnadsbudgeten att schablonen på upp till 40 procent leder till orimligt låg kostnadstäckning. Så kan till exempel vara fallet om stora investeringar eller stora inköp av externa tjänster är en planerad del av någon projektpartners verksamhet i projektet.
• Om ni bedömer risken som mycket stor att någon projektpartner under projektets gång kommer att behöva byta från egen personal till inköp av externa tjänster. Det går inte att byta redovisningsmodell under ett pågående projekt.

Om projektet använder faktiska kostnader kan följande kostnadsslag förekomma i kostnadsbudgeten, utöver löner och lönebikostnader:

• Externa tjänster
• Resor och logi
• Investeringar, materiel och lokaler
• Schablon för indirekta kostnader. Schablonen får vara upp till 25 procent för universitet, högskolor och forskningsinstitut. För övriga organisationer får den vara upp till 15 procent. Schablonen för indirekta kostnader läggs på summan av lönerna och lönebikostnaderna. Kostnader som omfattas av schablonen för indirekta kostnader är inte stödberättigande i något annat kostnadsslag.
• Projektintäkter. Om någon aktivitet i projektet genererar intäkter ska dessa redovisas i en budget som baseras på faktiska kostnader.

Klumpsumma för förstudier och vissa andra projekt med budget under 1 860 000 kronor

Förstudier ska använda budgetbaserad klumpsumma

Förstudier får ha en kostnadsbudget på högst 1 860 000 kronor. Ni kan utforma budgeten för förstudien antingen med schablonen på upp till 40 procent eller med faktiska kostnader. Vilket alternativ ni ska välja beror på andelen planerade inköp av den totala kostnadsbudgeten.

Se beskrivningarna ovan av de två sätten att utforma en budget. Om Tillväxtverket godkänner budgeten kommer Tillväxtverket att fastställa den som en klumpsumma.

Ni skriver in klumpsummebeloppet som enda kostnadspost i Min ansökan. Den detaljerade planeringsbudgeten som visar hur ni kommit fram till klumpsumman bifogas ansökan.

Se mer information om klumpsumma på sidan Särskilda villkor för vissa typer av projekt.

Klumpsumma för projekt med ett tydligt mätbart mål

Andra projekt än förstudier men med budget under 1 860 000 kronor kan i vissa fall få tillstånd av Tillväxtverket att använda budgetbaserad klumpsumma. Det ska i så fall finnas ett enda mycket tydligt och mätbart mål för projektet. EU-stöd baserat på en klumpsumma betalas bara ut om det mätbara målet är uppnått. Vid tvekan om ifall målet har uppnåtts eller inte blir det ingen utbetalning alls, oavsett hur mycket kostnader ni lagt ned i projektet.

• Särskilda krav för vissa typer av projekt – i avsnittet Krav på projektet