2. Vilka kostnader är stödberättigande?

Kostnader för löner är stödberättigande om

• De har uppstått genom arbete i projektet
• Det finns anställningsavtal och arbetsbeskrivning för den som får lön
• Ni som projektägare inte har tagit emot stöd för lönekostnaderna från annat håll, till exempel genom lönebidrag eller anställningsstöd

Det finns två sätt att redovisa arbetad tid:

• Tidredovisning dag för dag
• Avtal eller intyg om fast hel- eller deltid.

Tidredovisning dag för dag

För personal som arbetar ett varierande antal timmar i projektet ska det finnas en tidredovisning som dag för dag verifierar antal arbetade timmar i projektet. Om det krävs enligt det gällande beslutet om stöd för projektet ska tidredovisningen täcka 100 procent av den anställdes arbetstid, det vill säga även tid i den ordinarie verksamheten eller i andra EU-projekt.

Tillväxtverket erbjuder en mall för tidredovisning. Om ni har ett eget tidredovisningssystem som visar motsvarande uppgifter som i Tillväxtverkets mall kan ni använda ett utdrag ur det systemet. Om tid attesteras av chef behöver inte personen som utfört tiden i projektet intyga utdragets riktighet.

Fast hel- eller deltid

För personal som arbetar i projektet på heltid eller fast deltid får arbetsgivaren i stället för tidredovisning dag för dag verifiera arbetsinsatsen i projektet med ett i förväg upprättat dokument som anger personens fasta procentandel i projektet. Med heltid avses 1 720 timmar per år exklusive semester. Med fast procentandel menas att den ska ligga fast i princip hela projektperioden. Om det är osäkert hur stor andel en person kommer att arbeta i projektet ska personen tidredovisa dag för dag.

Tillväxtverket erbjuder en mall för intyg om fast hel- eller deltid i projektet. Intyget ska upprättas innan en person börjar arbeta i projektet och gäller tills vidare. Ni ska bifoga en undertecknad kopia av intyget vid första ansökan om utbetalning. I följande utbetalningsansökningar ska ni bifoga nytt intyg för ny projektpersonal och om personal får en före den nya perioden bestämd ny fast tjänstgöringsgrad i projektet.

Tillväxtverket använder en anställds angivna månadslön för beräkning av en timlön med hjälp av följande formel:

• Ordinarie månadslön x 12 / 1 720 timmar = timlön

Årsarbetstiden 1 720 timmar är ett EU-genomsnitt och avser nettoarbetstid för en heltids anställd person. Det vill säga exklusive semester och helgdagar. Tillväxtverket kommer att använda den för all projektpersonal.

Timlönen används sedan hela projektperioden, men Tillväxtverket kommer att räkna upp den var tolfte månad med en procentsats som baseras på allmän lönestatistik från Statistiska centralbyrån (SCB). Tills vidare kommer den årliga uppräkningen att vara 2,4 procent. Den automatiska uppräkningen sker per individ i beviljade projekt som pågår mer än ett år. Den beslutade projektbudgeten ligger dock fast.

I den ordinarie månadslönen får inräknas eventuella projektrelaterade tillägg och eventuellt löneväxlat belopp, exklusive eventuella förmånsvärden. Så kallad löneväxling innebär att en projektmedarbetare har valt att växla en del av sin månadslön exempelvis mot en premie för privat tjänstepensionsförsäkring. Ni som projektägare kan då redovisa både den bruttolön som betalas ut till medarbetaren och den del som tecknas upp som privat tjänstepension som en stödberättigande del av månadslönen. Ett avtal om löneväxling mellan projektägare och den anställde ska finnas.

Frånvarotid är bara stödberättigande om kostnaden belastar projektet

Om personal som arbetar fast hel- eller deltid varit frånvarande behöver ni inte räkna bort tid för eventuell sjukfrånvaro under de första 14 dagarna. Däremot ska ni justera bort frånvaro utan lön från antalet redovisade timmar. Sådan tid medför inte lönekostnader för projektet och är därför inte stödberättigande. Det gäller till exempel vid VAB, föräldraledighet och sjukfrånvaro efter dag 14.

Timanställd personal

För personal som är timanställd utgör timlönen inklusive semestersättning den stödberättigande lönekostnaden per timme. Timkostnaden räknas om till månadslön baserad på heltidstjänst. Månadslönen ligger sedan till grund för uträkning i personalkostnadsdelen av ansökan om utbetalning.

Alla timanställda ska tidsredovisa sin arbetstid dag för dag.

Exempel på beräkning av timanställd personal

David var timanställd i projektet 31 timmar under oktober. Hans timlön var 220 kronor inklusive semesterersättning.

Den stödberättigande lönekostnaden för David i oktober blir 220 x 1720/12 = 31 533 kronor. I personalkostnadsdelen av ansökan om utbetalning redovisas 31 533 kronor i månadslön.

31 timmar x 220 kronor per timme = 6 820 kronor räknas automatiskt fram.

Schablon för lönebikostnader (%)

Procentsatsen för lönebikostnader slås fast i beslut om stöd, och följer sedan med vid varje ansökan om utbetalning. Systemet räknar automatiskt ut beloppet, baserat på lönekostnaderna och procentsatsen för lönebikostnader.

För att det ska anses stödberättigande, så får schablonen innefatta

• Lagstadgade arbetsgivaravgifter
• Semestertillägg
• Avtalade pensioner och särskild löneskatt på dessa
• Medlemsavgifter till arbetsgivarorganisationer
• Avtalsförsäkringar som omfattar all personal på arbetsplatsen

Schablon på upp till 40 procent

Baserat på summan av lönekostnader och lönebikostnader beräknas det stödberättigande beloppet automatiskt utifrån den beslutade procentsatsen.

Exempel

Ett projekt som drivs av en kommun har för perioden januari - mars stödberättigande lönekostnader på 200 000 kronor. Kommunens schablon för lönebikostnader är 48 procent enligt beslut om stöd.

Basen för schablonen på upp till 40 procent blir därmed 200 000 + (200 000 x 0,48) = 296 000 kronor.

Om kommunen har valt den högsta tillåtna nivån 40 procent för övriga kostnader blir de totala stödberättigande kostnaderna 296 000 + (296 000 x 0,40) = 414 400 kronor.

Bidrag i annat än pengar

Offentliga eller privata bidrag i annat än pengar räknas bara som stödberättigande kostnader om bidraget består i tillhandahållande av:

• Varor
• Tjänster, till exempel arbetstid
• Mark och fastigheter
• Bygg- och anläggningsarbeten

Bidrag i annat än pengar är en kostnad i projektet, men betalas inte av er som projektägare. Kostnaden finns i stället redovisad hos någon offentlig eller privat organisation som räknas som medfinansiär i projektet. Ett exempel kan vara en kommun som bidrar till projektet genom att tillhandahålla lokaler för projektets verksamhet.

Bidrag i annat än pengar ska ni redovisa i finansieringsbudgeten under offentliga eller privata bidrag i annat än pengar. Beloppet utgör samtidigt en kostnad som registreras automatiskt i projektets kostnadsbudget i ansökan om stöd.

Krav på tidredovisning

Den som bidrar med arbetad tid ska tidredovisa dag för dag. Av tidrapporten ska framgå den huvudsakliga arbetsuppgiften och antal arbetade timmar. Tidrapporten i original ska finnas tillgänglig hos er som projektägare och kunna uppvisas på begäran från Tillväxtverket.

När ni ansöker om utbetalning ska ni bifoga en sammanställningsbilaga över de personer som bidrar med arbetstid. För varje person ska ni specificera huvudsaklig arbetsinsats och antal nedlagda timmar. Bilagan ska skrivas under av behörig företrädare för medfinansiären.

Värdet för offentlig eller privat medfinansiering i form av arbetad tid

Värdet på bidrag i annat än pengar får inte vara högre än det som i allmänhet accepteras på marknaden, det vill säga marknadsvärdet. Värdet för arbetad tid för personal från en medfinansiär som arbetar i projektet är bestämt till 409 kronor per arbetstimme. Lönebikostnadspåslag och semesterersättning ingår i beloppet.

Beloppet är samma för all personal, oavsett vilken faktisk lön personalen har. Medfinansiären behöver inte projektbokföra de faktiska kostnaderna.

Om något offentligt eller privat bidrag i annat än pengar skulle falla bort, fastän det finns med i de uträkningar som står i er budget och i ert beslut, leder det till att också stödbeloppet från EU reduceras.

Exempel

Personalen hos en offentlig aktör som medfinansierar projektet via arbete har under perioden juli–december arbetat 138 timmar i projektet.

Den stödberättigande offentliga medfinansieringen i annat än pengar för andra halvåret blir då 138 timmar x 409 kronor per timme = 56 442 kronor

Projektintäkter

Om ert projekt ska redovisa faktiska kostnader och ger upphov till intäkter under projektets gång ska ni redovisa intäkterna löpande. Med projektintäkter avses till exempel intäkter från:

• Biljetter
• Försäljning
• Deltagaravgifter
• Uthyrning
• Tjänster som projektet tillhandahåller

När ni redovisar projektets intäkter på kostnadsslaget Projektintäkter kommer de totala kostnaderna att reduceras med summan av intäkterna. Om intäkten bara delvis har samband med projektverksamheten ska ni beräkna den projektrelaterade intäkten med hjälp av en lämplig fördelningsmodell.

Köp av extern sakkunskap och andra externa tjänster som behövs för att genomföra projektet är stödberättigande.

Tjänster som innefattas i schablonen för indirekta kostnader är inte stödberättigande.

Om ni inom projektet har behov av en tjänst är grundregeln att ni ska upphandla tjänsten externt. I undantagsfall kan Tillväxtverket godkänna en internt fakturerad tjänst i kostnadsslaget Externa tjänster. Det ska i så fall handla om en punktinsats där det är mer kostnadseffektivt att anlita personal från en annan enhet inom er organisation under ett fåtal timmar i stället för att upphandla den tjänsten externt. Tillväxtverket bedömer från fall till fall om den internfakturerade kostnaden kan godkännas.

Resor och logi

Följande kostnader för projektpersonalens resor och logi är stödberättigande:

• Resor som exempelvis biljetter, rese- och bilförsäkring, bränsle, milersättning, parkeringsavgifter och vägtullar
• Måltider, om de inte täcks av traktamente
• Logi
• Visum
• Traktamenten
• Arbetsgivaravgifter för traktamenten och reseersättningar.

Konsulters kostnader för resor och logi ska budgeteras och redovisas i kostnadsslaget Externa tjänster.

Investeringar, material och lokaler

Investering och material

Kostnader för investeringar och material är stödberättigande om de köps, hyrs eller leasas av projektet. Investeringar som belastar projektet ska vara budgeterade och godkända i beslutet om stöd.

• Till investeringar räknas kostnader för inköp av utrustning som är avsedd för stadigvarande bruk. Att uppföra eller köpa en byggnad är också en form av investering. En investering bör ha en beräknad ekonomisk livslängd på minst 3 år.
  
• Till kostnader för material räknas inköp av utrustning av karaktären förbrukningsmateriel, till exempel laboratoriekemikalier som behövs för projektaktiviteter.

Om utrustningen som ni leasar eller köper in kommer att ha ett värde när projektet avslutas kan Tillväxtverket besluta att kostnaden bara är stödberättigande till en viss del.

Om ni säljer utrustningen i samband med att projektet avslutas ska ni räkna av inkomsten från projektets stöd. Om ni säljer eller för över utrustningen till en annan verksamhet under projektperioden måste ni redovisa det som en intäkt i projektet.

• Kostnader som omfattas av schablonen för indirekta kostnader är inte stödberättigande i kostnadsslaget Investeringar, materiel och lokaler. Det gäller till exempel kontorsutrustning för projektpersonal.

Lokaler

Kostnader för andra lokaler än projektpersonalens kontor kan vara stödberättigande som direkt kostnad i kostnadsslaget Investeringar, materiel och lokaler. Det gäller speciallokaler som behövs i projektverksamheten. Exempel är lokaler för laboratorie-, inkubator- eller testbäddsverksamhet.

Om det är en extern lokal kan ni få stöd för kostnader motsvarande den andel av lokalytan och den tid ni använder lokalerna enbart för att genomföra aktiviteter i projektet. Ni ska kunna visa antingen en separat faktura eller en tydlig beräkningsmodell som visar hur stor andel av kostnaden som har direkt med era projektaktiviteter att göra.

Om det är en intern lokal ska ni ha en tydlig beräkningsmodell som visar hur ni beräknat lokalkostnaden för de aktiviteter som genomförs inom projektet. Oavsett vilken hyra ni eventuellt skulle ta av andra vid uthyrning av lokalen är det endast den faktiskt havda kostnaden som kan vara stödberättigande i projektet.

Kostnader för projektpersonalens kontor innefattas av schablonen för indirekta kostnader. Ni kan därför inte ta upp dessa som en direkt kostnad, även om separat faktura finns. Det gäller oavsett vem som äger lokalerna och var de ligger.

Exempel

I ett projekt arbetar en projektledare, en projektekonom och fem forskare. Alla sju har kontor där de utför en del av projektarbetet. Kontorslokalerna är en indirekt kostnad och får därför inte redovisas under något annat kostnadsslag än schablonkostnader.

De fem forskarna använder dessutom ett laboratorium för att undersöka om en tidigare oprövad teknik kan användas för att minska koldioxidutsläppen i regionen.

• Projektägaren kan visa att kostnaden för hela laboratoriet under november månad är 40 000 kronor.
• De fem forskarna använder 50 procent av laboratorieytan för projektaktiviteter i genomsnitt 50 procent av tiden under november.
  

Den stödberättigande kostnaden för lokaler i november blir då (40 000 kronor x 0,5) x 0,5 = 10 000 kronor.”

Schablon för indirekta kostnader

Schablonerna för indirekta kostnader innefattar alla typer av kostnader som räknas upp i följande lista:

Kontorslokalkostnader för projektpersonal

• Kontorslokalkostnader för projektpersonalen
• Förvaltning och drift av kontorslokaler, inklusive underhåll, städ/vaktmästeri och reparationer
• Försäkringar kopplade till kontorslokaler för personal och till kontorsutrustning (brand, stöldförsäkring)
• El, värme, vatten
• Reception, kontorsservice, telekommunikation för projektpersonal
• Kommunikation; till exempel telefon, internet, postservice, porto, visitkort
• Kontorsutrustning (möbler, kontorsdatorer inklusive normalt förekommande kontorsprogramvaror för till exempel e-post, ordbehandling, kalkylering och registerhållning); Inköp, hyra, avskrivning, reparation och underhåll
• Kontorsmaterial; papper, pennor, pärmar med mera
• Kopieringskostnader.
• Bankavgifter; till exempel konto- och kortavgift
• Böcker/tidningar, medlemsavgifter med mera

Intern representation

• Mat, frukt, fikabröd, dryck och annan förtäring för projektpersonalen vid interna möten där deltagarna enbart kommer från en eller ett fåtal projektparter (se exempel nedan).

Registratur och arkivering

• Registratur- och arkiveringskostnader

Övergripande styrning och ledning

• Övrig indirekt personalkostnad i organisationen till den del som inte arbetar direkt i projektet (ledning, kundservice, personalenhet, ekonomi, administration, IT-support, in-formation, marknadsföring, juridik med mera)

Centralt personalstöd för all personal i organisationen

• Utbildning och annan kompetensutveckling för projektpersonal
• Rekryteringskostnader inklusive utannonsering av tjänst
• Sjuk- och hälsovård
• Frisk- och personalvårdsförmåner

Tillväxtverkets definitioner i detta sammanhang

Projektpersonal avser personal som är anställd hos projektägaren, eller hos annan projektpartner i ett projekt, och där de stödberättigande personalkostnaderna utgör underlag för schablonpåslag för indirekta kostnader.

Direkt kostnad är en kostnad för något annat än det som nämns i listan ovan, förutsatt att den har en direkt koppling till projektgenomförandet och kan verifieras med bokförings- och fakturaunderlag. En direkt kostnad ska gå att utläsa av en faktura direkt ställd till projektet. Den får inte utgöra en schablonandel av en större faktura. För att vara stödberättigande ska en direkt kostnad gå att redovisa i något av kostnadsslagen:

1. Löner (som via schablonpåslag ger effekt även på lönebikostnaderna)
2. Externa tjänster
3. Resor och logi
4. Investeringar, materiel och lokaler

Begagnade inventarier är stödberättigande om följande tre villkor är uppfyllda:

1. Inget annat stöd för utrustningen har tagits emot
2. Utrustningens pris är marknadsmässigt
3. Utrustningen har de tekniska egenskaper som behövs för projektet och uppfyller gällande normer och standarder

Utbildning

Utbildningsaktiviteter är normalt inte stödberättigande. I huvudsak går det bara att få stöd för kostnader för rådgivning och seminarier som är lämpliga för projektet och projektets medverkande organisationer.

Under vissa förutsättningar går det dock att få stöd från Europeiska regionala utvecklingsfonden för kostnader för aktiviteter som normalt faller inom bestämmelserna för Europeiska socialfonden. Det kan till exempel gälla vissa kostnader för utbildning.

• Särskilda krav för vissa typer av projekt – i avsnittet Krav på projektet

Moms

Moms är en stödberättigande kostnad om projektets budget är högst 46,5 miljoner kronor. Men bara om momsbeloppet går att härleda till en projektbokförd kostnad som är relaterad till projektet. I projekt med statsstöd enligt EU:s allmänna gruppundantagsförording är återvinningsbar moms aldrig stödberättigande.

Om ni som projektpartner saknar avdragsrätt för ingående moms på projektets verksamhet ska ni redovisa era kostnader inklusive moms.

Om ni, i ett projekt med budget över 46,5 miljoner kronor, har avdragsrätt för ingående moms på projektets verksamhet får ni inte ta upp moms som en stödberättigande kostnad i projektet. Det innebär att ni ska redovisa era kostnader exklusive moms.

Kontakta Skatteverket och ta reda på vilka momsregler som gäller för just ert projekt. De regler som gäller för er ordinarie verksamhet gäller nämligen inte nödvändigtvis för projektet.

Inköp av fastighet med eller utan byggnad

Köp av obebyggda och bebyggda fastigheter är stödberättigande om:

• Kostnaderna utgör högst 10 procent av de totala stödberättigande kostnaderna
• Det finns en direkt koppling mellan köpet och syftet med projektet
• Ni som projektägare kan styrka att inköpspriset inte överstiger marknadsvärdet
• Det inte har beviljats några nationella bidrag eller EU-medel för byggnaden under de senaste 10 åren, om fastigheten är bebyggd

Om ni köper en obebyggd fastighet för att genomföra en miljöskyddsinsats är kostnaderna för köpet bara stödberättigande om köpet har godkänts av Tillväxtverket. Ni får sedan bara använda fastigheten för det avsedda ändamålet och under den tid som är fastställd i Tillväxtverkets godkännande. Fastigheten får inte användas för jordbruk.

Intern representation som direkt kostnad

Intern representation är när projektpersonal inklusive personal från eventuella projektpartner träffas för att delta i planerade projektaktiviteter och styrning av projektet. Grundprincipen är att förtäring i dessa sammanhang ska innefattas i schablonen för indirekta kostnader. Undantag får göras vid möten som pågår en eller flera arbetsdagar med deltagare från ett flertal projektpartner i ett projekt.

Exempel från två olika möten i ett projekt med fyra projektpartner:

• Projektpersonal från två projektpartner träffas en förmiddag för att planera en projektaktivitet. Mat och dryck innefattas i schablonen för indirekta kostnader och får därför inte redovisas som direkt kostnad. Det gäller även om det finns separat faktura och andra stödjande dokument.
• Projektpersonal från alla fyra projektpartner träffas en hel arbetsdag för ett upptaktsmöte inför ett nytt verksamhetsår inom projektet. Mat och dryck får redovisas som direkt kostnad i kostnadsslaget Externa tjänster. Förutsatt att den kan styrkas med faktura, inbjudan, program, deltagarförteckning och i förekommande fall mötesanteckningar.

Extern representation som direkt kostnad

Extern representation i form av mat och dryck kan under följande förutsättningar utgöra stödberättigande direkta kostnader i kostnadsslaget Externa tjänster. I sådana fall är både de externa gästernas och deltagande projektpersonals kostnader för förtäring stödberättigande.

• Det ska finnas ett direkt samband mellan genomförandet av projektet och representationen. Exempel på sådana tillfällen är förtäring i samband med styrgruppsmöten eller möten med externa intressenter vid utländska besök, mässor och utställningar.
• Representationen ska präglas av återhållsamhet med avseende på belopp, frekvens och antal deltagare. Endast personer som har koppling till aktiviteten kan medverka och representationen ska begränsas till möten av det slag som anges ovan.
• Utgifter ska alltid dokumenteras genom inbjudan, program, deltagarförteckning (namn och organisation på deltagarna) och i förekommande fall mötesanteckningar.

• Finansiella kostnader som till exempel transaktionsavgifter, växlingsavgifter och räntekostnader
• Böter, sanktionsavgifter eller rättegångskostnader
• Kostnader för upprättande av avtal mellan projektpartner