3. Planera er budget

En organisation räknar med att lönerna för egen personal kommer att vara sammanlagt 4 miljoner kronor under projektperioden. Organisationens lönebikostnader enligt organisationens egen redovisningspraxis är 50 procent på lönerna. Organisationen bedömer att man kommer att göra relativt få inköp i projektet och väljer därför ett påslag med 35 procent. Trots att det är tillåtet att välja upp till 40 procent.

Summan av löner och lönebikostnader blir i exemplet 4 000 000 + (0,50 x 4 000 000) = 6 000 000 kronor.

Schablonpåslaget med 35 procent blir 0,35 x 6 000 000 = 2 100 000. Den totala kostnadsbudgeten blir då 6 000 000 + 2 100 000 = 8 100 000 kronor.

Bidrag i annat än pengar kan också finnas i budgeten.

Om projektet använder faktiska kostnader kan följande kostnadsslag förekomma i kostnadsbudgeten, utöver löner och lönebikostnader:

• Externa tjänster
• Resor och logi
• Investeringar, materiel och lokaler
• Schablon för indirekta kostnader. Schablonen får vara upp till 25 procent för universitet, högskolor och forskningsinstitut. För övriga organisationer får den vara upp till 15 procent. Schablonen för indirekta kostnader läggs på summan av lönerna och lönebikostnaderna. Kostnader som omfattas av schablonen för indirekta kostnader är inte stödberättigande i något annat kostnadsslag.
• Projektintäkter. Om någon aktivitet i projektet genererar intäkter ska dessa redovisas i en budget som baseras på faktiska kostnader.

Ni ska budgetera och redovisa löner och lönebikostnader på samma sätt oavsett hur ni redovisar inköpen i projektet.

Förstudier ska använda budgetbaserad klumpsumma

Förstudier får ha en kostnadsbudget på högst 1 860 000 kronor. Ni kan utforma budgeten för förstudien antingen med schablonen på upp till 40 procent eller med faktiska kostnader. Vilket alternativ ni ska välja beror på andelen planerade inköp av den totala kostnadsbudgeten.

Se beskrivningarna ovan av de två sätten att utforma en budget. Om Tillväxtverket godkänner budgeten kommer Tillväxtverket att fastställa den som en klumpsumma.

Ni skriver in klumpsummebeloppet som enda kostnadspost i Min ansökan. Den detaljerade planeringsbudgeten som visar hur ni kommit fram till klumpsumman bifogas ansökan.

Se mer information om klumpsumma på sidan Särskilda villkor för vissa typer av projekt.

Klumpsumma för projekt med ett tydligt mätbart mål

Andra projekt än förstudier men med budget under 1 860 000 kronor kan i vissa fall få tillstånd av Tillväxtverket att använda budgetbaserad klumpsumma. Det ska i så fall finnas ett enda mycket tydligt och mätbart mål för projektet. EU-stöd baserat på en klumpsumma betalas bara ut om det mätbara målet är uppnått. Vid tvekan om ifall målet har uppnåtts eller inte blir det ingen utbetalning alls, oavsett hur mycket kostnader ni lagt ned i projektet.

• Särskilda krav för vissa typer av projekt – i avsnittet Krav på projektet

När ni gör budgeten i ansökan om stöd ska ni uppskatta vad de faktiska lönekostnaderna kommer att bli under hela projektperioden. Inklusive förväntade löneökningar. Uppge förväntade lönekostnader per yrkeskategori eller roll hos den projektpersonal ni anser behövs för att genomföra projektet.

Under projektets gång kommer personalens faktiska lön den första månaden en person arbetar i projektet att användas för beräkning av den stödberättigande lönekostnaden. Efter den första månaden släpper Tillväxtverket kopplingen till den faktiska lönen. En automatisk uppräkning sker med 2,4 procent efter tolv månader. Syftet är att förenkla rapporteringen, ni behöver bara visa den faktiska lönen en gång per projekt. Enda avsteget från detta är om en person fått mer än 5 000 kronor per månad i löneökning till följd av väsentligt förändrad roll i projektet. 

Traktamente och resekostnader ska ni inte budgetera som lön. Även om de i er bokföring finns bland personalkostnaderna.

Det finns två sätt att redovisa arbetad tid:

• Tidredovisning dag för dag
• Avtal eller intyg om fast hel- eller deltid.

Läs mer om hur ni sedan rapporterar lön under Rapportera ert projekt.

• Rapportera ert projekt

Schablon för lönebikostnader (%)

Ni ska beräkna lönebikostnaderna som en procentsats för varje organisation som har lönekostnader i projektet. Procentsatsen kan skilja sig mellan olika partner i ett projekt. Den måste inte vara exakt men ska spegla de faktiska lönebikostnader som förväntas gälla i genomsnitt under projektperioden. De faktiska lönebikostnaderna kan variera per person, bland annat beroende på ålder och lönenivå. Om hela organisationens genomsnitt inte är rättvisande för projektet får schablonen avse ett genomsnitt vid den del av organisationen där projektpersonalen arbetar.

Tillväxtverket beslutar om en procentsats för varje organisation inom ett projekt, efter eventuell korrigering av den ansökta procentsatsen om den visar sig felaktig. Procentsatsen ska användas genom hela projektperioden. Tillväxtverket kan dock ändra procentsatsen om det sker stora förändringar av de lagstadgade arbetsgivaravgifterna.

Schablonen får innefatta

• Lagstadgade arbetsgivaravgifter
• Semestertillägg
• Avtalade pensioner och särskild löneskatt på dessa
• Medlemsavgifter till arbetsgivarorganisationer
• Avtalsförsäkringar som omfattar all personal på arbetsplatsen

Semesterlön är lön, inte en lönebikostnad. Semesterlön ska därför inte räknas in i schablonen. Schablonen ska avse lönebikostnader som betalas till Skatteverket, pensionsförvaltare och liknande externa aktörer. Den får inte innefatta interna avsättningar eller påslag mellan exempelvis olika delar av ett universitet eller mellan företag i en koncern.

Kommuner och regioner får, om procentsatsen i ansökan om stöd inte är uppenbart för hög med tanke på den egna organisationens faktiska förhållanden, använda sig av de senast tillgängliga procentsatser för personalomkostnadspålägg (PO-pålägg) som Sveriges kommuner och regioner publicerar på sin webbplats. Exempelvis var i oktober 2024 det preliminära genomsnittliga pålägget för år 2025 enligt den webbplatsen 41,4 procent för kommuner och 46,4 procent för regioner. Till detta får läggas 0,43 procent lagstadgat semestertillägg, eller annan procentsats för semestertillägg som gäller hos den aktuella kommunen eller regionen.

Statliga myndigheter får, om procentsatsen i ansökan om stöd inte är uppenbart för hög i förhållande till den egna myndighetens faktiska förhållanden, använda sig av de senast tillgängliga procentsatser för avgifter och skatter som Arbetsgivarverket publicerar på sin webbplats. Exempelvis var avgiftsuttaget för år 2024 enligt den webbplatsen i genomsnitt 53,89 procent för personal med pensionsavtalet PA 16, men med stor skillnad mellan avtalets avdelning 1 och avdelning 2. Till detta får läggas 0,43 procent lagstadgat semestertillägg, eller annan procentsats för semestertillägg som gäller hos den aktuella myndigheten.

Om ingen av de ovan nämnda källorna är aktuell för projektet ska ni bifoga ett beräkningsunderlag till ansökan om stöd. Underlaget ska visa vilka typer av kostnader ni har räknat med för att komma fram till den procentsats ni anger i ansökan om stöd.

Exempel på underlag till lönebikostnadsschabloner för två olika organisationer

Det finns två schablonsatser för att beräkna indirekta kostnader. De utgår från vilken typ av organisation projektpersonalen är anställd hos. Båda förutsätter att ert projekt har stödberättigande personalkostnader.

Schablonen för indirekta kostnader är

• Upp till 25 procent för universitet, högskolor och forskningsinstitut
• Upp till 15 procent för övriga organisationer.

Ni ska beräkna schablonen för indirekta kostnader som ett påslag på summan av de stödberättigande kostnaderna i kostnadsslagen löner och schablon för lönebikostnader.

Exempel på beräkning av indirekta kostnader

Sökande är ett universitet vars lönekostnader i projektet beräknas uppgå till 2 000 000 kronor. Schablonen för lönebikostnader enligt universitets egen redovisningspraxis är 54 procent på lönerna. Lönebikostnaderna blir då 2 000 000 x 0,54 = 1 080 000 kronor.

De indirekta kostnaderna blir med schablonen 25 procent
2 000 000 + 1 080 000 = 3 080 000 x 0,25 = 770 000 kronor

Bidrag i annat än pengar och/eller projektintäkter kan också finnas i budgeten.

Investeringar, material och lokaler

Investeringar och material

Ni kan budgetera för investeringar och material som krävs för att genomföra projektet.

• Till investeringar ska ni budgetera inköp av utrustning som är avsedd för stadigvarande bruk. Att uppföra eller köpa en byggnad är också en form av investering. En investering bör ha en beräknad ekonomisk livslängd på minst 3 år.
  
• Till kostnader för material ska ni budgetera inköp av utrustning av karaktären förbrukningsmaterial, till exempel laboratoriekemikalier som behövs för projektaktiviteter.

Om ni planerar att sälja utrustningen i samband med att projektet avslutas ska ni budgetera det som en intäkt. Det gäller även om ni planerar för att sälja eller föra över utrustningen till en annan verksamhet under projektperioden.

Hur du budgeterar investeringen beror på om den i huvudsak är inköpt för projektets genomförande. Investeringen kan antingen tas upp i sin helhet i projektet eller genom avskrivningskostnad årsvis för de år projektet pågår. En tidigare inköpt investering kan även den vara stödberättigande till avskrivningskostnad och ev. fördelat utifrån beräkningsmodell hur stor del som används i projektet respektive ordinarie verksamhet.

Lokaler

Ni kan budgetera för andra lokaler än projektpersonalens kontor, i de fall speciallokaler behövs i projektverksamheten. Exempel är lokaler för laboratorie-, inkubator- eller testbäddsverksamhet. Er budget ska spegla er användning av lokalen i projektet.

Resor och logi

Kostnader för resor och logi som är nödvändiga för att genomföra projektet ska budgeteras i kostnadsslaget Resor och logi. Ni ska i budgeten räkna in traktamenten och resekostnader samt eventuella arbetsgivaravgifter för dessa.

Konsulters kostnader för resor och logi ska budgeteras och redovisas i kostnadsslaget Externa tjänster.

Externa tjänster

Externa tjänster innefattar köp av extern sakkunskap och andra externa tjänster som behövs för att genomföra projektet. Ni ska inte budgetera för tjänster som innefattas i schablonen för indirekta kostnader.

Kostnaderna ska specificeras i Mall för inköps- och upphandlingsplan, som är en obligatorisk bilaga för samtliga projekt, oberoende av om ni lyder under någon upphandlingslag eller inte.

Ska ni budgetera för begagnade inventarier, inköp av fastighet, moms eller utbildning?

Meddela Tillväxtverket redan när ni ansöker om stöd om ni tror att ni kommer att behöva redovisa kostnader för något av följande

• Begagnade inventarier
  
• Inköp av fastighet med eller utan byggnad
• Moms, om projektets budget är över 46,5 miljoner kronor
• Utbildning

Offentlig medfinansiering innebär att projektet delfinansieras med kontanta medel eller bidrag i annat än pengar från en offentlig organisation eller offentligrättsligt organ på nationell, regional eller lokal nivå.

Privat medfinansiering

Privat medfinansiering innebär att projektet delfinansieras med kontanta medel eller bidrag i annat än pengar från privata aktörer.

Bidrag i annat än pengar

Med bidrag i annat än pengar menas att projektet tillförs ett värde (ej kontanta medel) från någon annan aktör än stödmottagare. Bidraget kan komma från offentliga eller privata aktörer.

Det kan till exempel vara:

• Varor
• Tjänster (till exempel arbetstid)
• Mark och fastigheter
• Bygg- och anläggningsarbeten

Bidrag i annat än pengar får högst uppgå till 50 procent av den totala nationella medfinansieringen. Det vill säga minst hälften av medfinansieringen ska bestå av kontanta medel.

Bidrag i annat än pengar är både en form av finansiering och en kostnad i projektets budget. Om bidrag i annat än pengar förekommer i projektet ska ni registrera det som finansiering i budgetdelen av e-tjänsten Min ansökan. Det kommer då automatiskt med bland budgetens kostnader.

Beräkna värdet av bidrag i annat än pengar

För att arbetad tid ska kunna räknas som bidrag i annat än pengar ska det tydligt tillföra projektet något. Medfinansiären ska aktivt bidra till projektets genomförande. Ett aktivt bidrag kan till exempel vara ett arbete som projektet annars hade varit tvungna att köpa in som en tjänst till projektet. Värdet av bidrag i annat än pengar i form av arbetad tid ska anges till 409 kronor per timme. Beloppet är fastställt av Tillväxtverket och inkluderar lönebikostnader. Tidredovisning krävs.

Arbetad tid som ska utföras av projektägarens egen personal eller av personal hos en projektpartner ska inte redovisas som bidrag i annat än pengar. Den ska redovisas som kontant medfinansiering och i kostnadsslaget personal.

Ett passivt deltagande i projektets verksamhet, alternativt passivt mottagande av projektets tjänster, godkänns inte som bidrag i annat än pengar. Exempel på passivt deltagande är deltagande på seminarier och i workshops.

Medfinansiärer som leverantörer

En medfinansiär kan normalt sett inte vara leverantör till projektet. Detta beror på att en medfinansiär troligen har en sådan kännedom om projektet att det kan ge fördel gentemot konkurrerande leverantörer vid en upphandling. Ett sådant upplägg ställer stora krav på upphandlande enhet som måste visa att medfinansiären/leverantören inte får en otillbörlig konkurrensfördel genom sin tidigare kännedom om projektet.

Det är den upphandlande enheten som ansvarar för att upphandlingsprinciperna följs. Det innebär att man aktivt måste vidta åtgärder för att neutralisera medfinansiärens fördel.

Det finns inget förbud mot att en medfinansiär även är leverantör men i praktiken är det nästan omöjligt att vidta tillräckliga åtgärder. Om en upphandlande myndighet visar på sådana aktiva åtgärder sker en bedömning från fall till fall om det var tillräckligt.

Tillväxtverkets definition av intressekonflikt

När en person har motstående intressen i en situation uppstår en intressekonflikt. Ett exempel kan vara att man är partisk i en sakfråga, släkt med någon som berörs av ett beslut eller haft en tidigare anställning eller ett uppdrag som kan påverka situationen.