Bifoga rapporter och ekonomisk redovisning

Det är ett krav att ni som stödmottagare ska skicka in lägesrapporter kontinuerligt under hela projektperioden. Vid ansökan om slututbetalning ska ni istället skicka in en slutrapport.

Tillväxtverket godkänner rapporterna i dialog med er som stödmottagare. Om det saknas uppgifter eller annan information som är av betydelse kan ni behöva komplettera rapporten.

Så skriver och lämnar ni in rapporterna

Läges- och slutrapporterna skriver ni i Tillväxtverkets särskilda mallar för detta.

• Blanketter och mallar

Lägesrapport

Vid varje ansökan om utbetalning ska ni lämna in en lägesrapport som består av två delar.

En del består av ovan nämda lägesrapportmall. Där ska ni beskriva, kommentera och registrera de uppgifter som efterfrågas i mallen.

Den andra delen av lägesrapporten finns i Min ansökan, fliken Lägesrapport, här rapporterar ni utfall av projektets aktivitetsindikatorer. De resultat ni uppnår under projekttiden redovisar ni löpande i lägesrapporten. Det är det ackumulerade värdet (resultatet) för varje indikator som ska anges vid varje delrapport respektive i slutrapporten. Det vill säga det totala uppnådda värdet (resultatet) vid varje delrapport.

Exempel: vid lägesrapport 1 rapporteras värde 10, vid lägesrapport 2 har ytterligare 5 tillkommit i värde, då ska man rapportera totalen dvs 15 i värde.

Syftet med lägesrapporterna är att stämma av och följa upp att projektet genomförs i enlighet med beslutet om stöd. En lägesrapport ska också kunna kopplas till de redovisade kostnaderna i ekonomirapporten.

I samband med lägesrapporteringen ska ni som är intermediärer och har aktiviteter där företag/potentiella företagare deltar, redovisa deltagaruppgifter för Tillväxtverkets uppföljning. Läs mer om denna insamling av organisationsnummer (eller personnummer i det fall deltagare ännu ej startat företag), och e-postadress på sidan Följ upp och rapportera.

• Följ upp och rapportera

Slutrapport

När ni skickar in er sista ansökan om utbetalning ska ni lämna in er slutrapport. Datum för detta anges i ert beslut om stöd.

I slutrapporten ska ni rapportera den sista periodens utfall samt göra en sammanfattning av hela projektets genomförande. Ni kan läsa mer om krav på uppföljning och rapportering på sidan "Följ upp och rapportera" samt i ert beslut om stöd.

• Följ upp och rapportera

Ekonomisk redovisning

En ansökan om utbetalning ska alltid innehålla en ekonomisk rapport med periodens kostnader, intäkter och medfinansiering. Rapporteringen görs direkt i e-tjänsten Min ansökan.

Syftet med den ekonomiska rapporten är att Tillväxtverket innan utbetalning ska kunna verifiera att periodens upptagna kostnader är stödberättigande och att ni har erhållit eventuell medfinansiering.

För att vara stödberättigande ska de kostnader ni redovisar gå att koppla till de aktiviteter som ni redogör för i lägesrapporten. Om det saknas uppgifter eller annan information som är av betydelse kan det innebära att ni behöver komplettera den ekonomiska redovisningen.

Så skapar och lämnar ni in den ekonomiska redovisningen

Ni lämnar den ekonomiska redovisningen direkt i e-tjänsten Min ansökan. Även underskrivna dokument kan ni skanna in och skicka elektroniskt. Numrera de bilagor ni bifogar.

• Manual för funktioner i Min ansökan Pdf, 7.5 MB.
  

Vid varje ansökan om utbetalning ska ni redovisa följande:

• Specifikation av kostnader och intäkter
• Specifikation av medfinansiering

Läs mer nedan om hur ni tar fram en sådan specifikation och hur ni laddar upp den i Min ansökan.

Vid första ansökan om utbetalning och tills Tillväxtverket meddelar annat ska ni bifoga följande underlag

• Huvudbok
• Underlag som verifierar redovisade kostnader
• Underlag som verifierar kontant medfinansiering
• Underlag som verifierar medfinansiering i form av bidrag i annat än pengar
• Personalkostnadssammanställning

För vissa kostnadsslag ska ni i förekommande fall även skicka in följande material

• Tidredovisning
• Lönespecifikation
• Upphandlingsunderlag
• Verifiering av intäkter
• Hyresavtal

Avtal behöver ni bara skicka in en gång, så länge det inte sker någon förändring i avtalet.

Läs mer under Följ reglerna för kostnader om vilka underlag som krävs för vilka kostnader och/eller medfinansiering.

• Följ regler för kostnader

• Mallar för läges- och slutrapport, tidredovisning, personalkostnadssammanställning

Specifikation av kostnader och intäkter

När ni ansöker om utbetalning ska ni redovisa periodens samlade kostnader och intäkter post för post.

Skapa en CSV-fil med periodens projektbokföring

För att underlätta rapporteringen kan ni exportera er projektbokföring till en Excelfil som ni bearbetar och omvandlar till formatet "CSV, kommaavgränsad". Denna CSV-fil importerar ni sedan till Min ansökan.

Färdigställ data så långt som möjligt i Excelfilen innan ni omvandlar till CSV-format. Ta bort intäkts- och kostnadsposter som inte ska vara med.

Filen ska innehålla nedanstående kolumner. Det är viktigt att alla rubriker finns med och att de är rättstavade. Däremot kan de sättas i vilken inbördes ordning ni vill.

• Betald
• Bilaga No
• Bokförd
• Ver No
• Konto
• Kontonamn
• Leverantör
• Belopp
• Kostnadsslag
• Verifikattext

Bearbeta data manuellt i Min ansökan

Ni kan lägga till poster manuellt i Min ansökan. Det behöver ni göra till exempel om ni har beviljats schablonberäknade kostnader som inte går att hämta direkt ur bokföringen.

För kostnader som inte finns i bokföringen anger ni ”0” i kolumnerna ver.nr, konto, kontonamn och leverantör. I datumkolumnerna anges datum för periodens sista dag.

En detaljerad instruktion inklusive beskrivning av hur ni konverterar från Excel till CSV-format finns i:

• Manual för Min ansökan Pdf, 7.5 MB.
  

• Lathund för hur den ekonomiska redovisningen kan sammanställas

Uppgifter som registreras i Min ansökan

För varje kostnadspost som ni har importerat eller manuellt lagt in i Min ansökan ska ni ange följande uppgifter:

• Kostnadsslag
• Samverkanspart som kostnaden uppstått hos (om samverkansprojekt)
• Eventuell kommentar
  

Hantering av kreditfakturor

För att en kostnad ska vara stödberättigande ska den vara eller tjänst som kostnaden avser vara levererad och betald. Om ni anar att en kostnad kan komma att krediteras längre fram, ska ni avvakta med att ta upp den i ansökan om utbetalning.

• Skyldighet att återbetala

Specifikation av medfinansering

När ni ansöker om utbetalning ska ni redovisa periodens medfinansiering.

Om periodens medfinansiering är högre än kostnaderna har ni den överskjutande delen till godo vid nästa ansökan om utbetalning. Vid slututbetalningen ska ni ha rapporterat in all medfinansiering.

• Manual för Min ansökan Pdf, 7.5 MB.
  

Kontakta er handläggare om ni som stödmottagare inte är registrerade som medfinansiärer i projektet.

Lathund för sammanställning

Här visas hur man skapar sammanställning av kostnader och intäkter.

1. Exportera periodens transaktioner från projektbokföringen till en excelfil som innehåller följande kolumner:

• Betald
• Bilaga No
• Bokförd
• Ver No
• Konto
• Kontonamn
• Leverantör
• Valutakod
• Belopp
• Kostnadsslag
• Verifikattext

Obs! Se till att den första raden i excelfilen innehåller rubriker för kolumnerna. Det är noga att rubrikerna är rättstavade enligt ovan och att alla rubriker finns med. Däremot kan de sättas i vilken inbördes ordning ni vill.

2. Lägg till kostnadsslag

Ange kostnadsslag för varje transaktionsrad i excelfilen.

3. Gå igenom transaktionerna och kontrollera att det inte finns negativa belopp

Sammanställningen i Min ansökan ska bara innehålla kostnader och intäkter. Det innebär att kostnader måste ”nettoredovisas”, om en kostnad bokförts och sedan krediterats till en viss del är det nettobeloppet som ska framgå som en post. Framgår det som ett flertal plus- och minusposter ur bokföringen måste detta korrigeras, detta är enklare att göra medan data fortfarande är i excelformat men går även göra i Min ansökan efter att posterna importerats.

4. Lägg till manuella rader för transaktioner som ska tas upp men som saknas i bokföringen

Detta gäller kostnader inom kostnadsslagen schablonkostnader och enhetskostnader som inte finns i bokföringen utan beräknas utifrån redovisade personalkostnader.

I kolumnerna för datum anges datum för periodens sista dag för den här typen av kostnader. I celler som saknar information måste ”0” anges. Ange typ av schablon- eller enhetskostnad i fältet verifikattext.

Dessa poster kan läggas till direkt i filen innan export alternativt går det också att lägga till dem manuellt som poster direkt i Min ansökan efter import.

5. Kontrollera att filen innehåller alla kostnader och intäkter som ska tas upp för perioden

Konvertera sedan excelfilen till formatet ”CSV, kommaavgränsad”.

Filen med periodens kostnader och intäkter kan sedan importeras till Min ansökan.

Detaljerad instruktion inklusive beskrivning av hur du konverterar från Excel till CSV-format finns i:

• Manual för Min ansökan Pdf, 7.5 MB.