Särskilda genom­förande­krav för vissa typer av projekt

I ert beslut om stöd framgår om Tillväxtverket har beviljat er en förstudie som ska använda redovisningsalternativet klumpsumma eller om ni ska redovisa faktiska kostnader.

Förstudie som ska redovisa en klumpsumma

I ert beslut om stöd framgår det stödbelopp ni har beviljats i form av en klumpsumma. I beslutet finns också de villkor och resultat som ni ska uppnå.

När ni ansöker om utbetalning redovisar ni den klumpsumma ni har beviljats enligt beslut om stöd under kostnadsslaget klumpsumma.

Tillväxtverket kommer inte göra någon uppföljning av den verkliga kostnadsförbrukningen, ni behöver därför inte redovisa era faktiska kostnader när ni skickar in ansökan om utbetalning. Det är ändå väldigt viktigt att ni följer det regelverk som är aktuellt, som exempelvis lagar om upphandling och inköp samt regler om informationsskyldighet. Inköps-/upphandlingsdokumentation och dokumentation som visar att ni följt informationsskyldigheten kan komma att begäras in vid kontroll eller revision.

I er slutrapport ska resultatet av förstudien framgå och ni ska därför bifoga:

• Ett underlag som besvarar de frågeställningar som framgår av ert beslut om stöd.
• De krav på dokumentation som framgår enligt ert beslut om stöd, som exempelvis dokumentation av genomförda möten.

Klumpsumman kommer endast att betalas ut om resultatet enligt villkoren i beslut om stöd nås och blir godkänt av Tillväxtverket. Om ni inte når godkänt resultat kommer ingen utbetalning att ske. Det är inte möjligt att betala ut delar av stödet.

I de förstudier som beviljas med redovisningsalternativet klumpsumma kan ni, under projektets gång, bara begära ändring av projektperioden. Det kan inte bli aktuellt med ändringar mellan kostnadsslagen eftersom den faktiska kostnadsförbrukningen inte kontrolleras.

• Ändringar under projektets gång

Förstudier som redovisar faktiska kostnader

Om ni har beviljats en förstudie, som ni har ansökt om i en utlysning publicerad före 2019-08-01, ska ni redovisa förstudiens faktiska kostnader och det finns inga speciella krav vad det gäller genomförande eller rapportering utöver det som gäller övriga projekt.

Samverkansprojekt

Här beskriver vi vilka krav som ställs om ni genomför ett samverkansprojekt.

Vill ni veta mer om respektive projekttyp eller aktivitet, läs på sidan Särskilda krav för vissa typer av projekt.

Stödmottagaren är den part som:

• Har huvudansvaret för genomförandet av projektet, såväl verksamhetsmässigt som ekonomiskt och administrativt.
• Ansvarar för att de stödberättigande kostnaderna är i linje med EU:s gällande förordningar och föreskrifter.
• Sammanställer ansökan om utbetalning för hela projektet.
• Har det löpande ansvaret för att aktiviteterna i projektet ligger i linje med de aktiviteter som anges i beslutet om stöd.
• Ansvarar för kommunikationen mellan projektet och Tillväxtverket.
  

Stödmottagaren får utbetalningen av EU-stödet och är den som Tillväxtverket ställer eventuella återkrav till.

Följ reglerna för
stödberättigande kostnader

Endast projektrelaterade kostnader som betalats av och bokförts hos stödmottagaren eller någon av samverkansparterna i projektet kan vara stödberättigande.

Samverkansparter får inte göra några påslag på kostnaderna som är godkända i beslutet om stöd. Det är samma regler för stödberättigande kostnader för samverkansprojekt som för andra typer av projekt.

Både stödmottagaren och samverkansparterna ska följa de villkor som finns i beslutet om stöd .

Indirekta kostnader

Indirekta kostnader kan vara stödberättigande för alla parter om de är fastställda i beslutet om stöd. Om procentsatserna för indirekta kostnader skiljer sig åt mellan parterna anges procentsatsen för varje part, i beslutet om stöd.

Moms

Moms kan vara en stödberättigande kostnad för en part enbart om det fastställts i beslut om stöd.

Läs mer om moms på sidan Kostnader som i vissa fall är stödberättigande.

Ansökan om utbetalning

Det är ni som stödmottagare som ansvarar för att sammanställa underlaget till ansökan om utbetalning.

Ansökan om utbetalning ska innehålla en lägesrapport eller slutrapport om periodens verksamhet samt en ekonomirapport för stödmottagarens och samverkansparternas kostnader. Kostnaderna ska redovisas under det kostnadsslag som de avser.

Ett tips är att i er instruktion till samverkansparterna fastställa redovisningsrutiner så att alla parter skickar in sina underlag i god tid. Alla parter ska redovisa samma period för att kopplingen mellan kostnader och redovisade aktiviteter ska vara tydlig.

Ni gör er ansökan om utbetalning i Min ansökan. Det stöd som godkänns betalas ut till stödmottagaren som ansvarar för att betala ut stödet till respektive part.

Lägesrapport och slutrapport

Den rapportering som sker i lägesrapporter och slutrapport ska omfatta hela verksamheten och avse aktuell rapporteringsperiod.

Alla parters aktiviteter, mål och resultat ska finnas med och det är stödmottagarens ansvar att se till att alla parter levererar det material som behövs inför varje ansökan om utbetalning.

Ekonomisk rapportering

Samverkansparterna redovisar kostnader för sin del av projektet i en redovisning med underlag till stödmottagaren. Detta ska ske genom redovisning av kostnader, inte fakturering mellan part och stödmottagare.

Redovisningen ska innehålla följande:

• Redovisning av kostnader fördelade enligt Tillväxtverkets kostnadsslag.
• Verifikat/underlag till respektive kostnadspost i enlighet med reglerna för stödberättigande kostnader.
• Utdrag ur huvudbok där det framgår att kostnaderna är projektbokförda hos samverkansparten (gäller ej för schablonkostnader).
• Transaktionslista ur redovisningen som uppfyller de grundkrav som finns i det ekonomiska underlag som krävs in i samband med ansökan om utbetalning.

Om ni finns inom samma koncern

Om ni som stödmottagare och era samverkansparter finns inom samma koncern kan samma projektkod användas i redovisningen för både stödmottagare och parter. Stödmottagaren kan då sammanställa alla parters redovisningar till en total projektredovisning, direkt i ekonomisystemet och parterna behöver då inte lämna en särskild redovisning av kostnaderna till stödmottagaren.

Om det inte råder något koncernförhållande ska ni ha separata projektredovisningar. Då gör ni den totala projektredovisningen i Min ansökan eftersom det inte går att sammanställa den totala projektredovisningen direkt i ekonomisystemet.

Medfinansiering

Extern medfinansiering kan godkännas av Tillväxtverket förutsatt att ni skickar in verifiering på inbetalningen. Medfinansieringen ska bokföras på den projektspecifika koden hos aktuell part.

Egen kontant medfinansiering från stödmottagare eller samverkanspart behöver inte någon separat verifiering. Denna finansiering styrks genom att den aktuella parten står för en eventuell finansiering som saknas för att Tillväxtverket ska kunna betala ut fullt stöd.

Maximalt kan medfinansiering för stödmottagare eller samverkanspart godkännas upp till budgeterat belopp.

Dokumentationen ska arkiveras

Ni som stödmottagare ansvarar för att all dokumentation kring projektet finns tillgänglig och sparas i enlighet med de krav som framgår på sidan Dokumentation och arkivering.

Här beskriver vi vilka krav som ställs om ni genomför ett samverkansprojekt.

Vill ni veta mer om respektive projekttyp eller aktivitet, läs på sidan Särskilda krav för vissa typer av projekt.

• Regler för stödberättigande kostnader för samverkansprojekt
• Indirekta kostnader
• Kostnader som i vissa fall är stödberättigande
• Ekonomisk rapportering
• Dokumentation och arkivering
  

Ramprojekt

Här beskriver vi vilka krav som ställs om ni genomför ett ramprojekt.

Aktiviteter ska stämma överens med beslutet om stöd

Som stödmottagare för ett ramprojekt fördelar ni EU-stödet vidare till de företag och organisationer som utför projektets aktiviteter och insatser. Det är ni som stödmottagare som säkerställer att alla ingående aktiviteter som utförs av delprojekten stämmer överens med beslutet om stöd.

Interna rutiner och en organisation med ansvar

Under genomförandet är det ett krav att ni har interna rutiner och en organisation som klarar av att:

• Säkerställa att samtliga aktiviteter inom projektet ligger i linje med beslut om stöd. Det innebär att verksamheterna i de delprojekt som får finansiering genom ert ramprojekt ska stämma överens den verksamhet som ni beviljats och som framgår i beslut om stöd.
• Rapportera alla delar inklusive utfall till Tillväxtverket.
• Ansvara för att de stödberättigande utgifterna är i linje med EU:s och strukturfondernas gällande förordningar och föreskrifter och den stödordning som tillämpas.
• Ansvara för att dokumentationen, av samtliga ingående aktiviteter, följer verifikationskedjan och är tillgänglig för att kunna granskas.
• Ansvara för att säkerställa att insatserna hos delprojekten är varaktiga.

Det ska ni begära av delprojekten

För att säkerställa att aktiviteterna är i linje med beslut om stöd ska ni som stödmottagare

• Följa den rutin som ni upprättat för att göra urval av insatser inom ramprojektet när delprojekten väljs ut. Rutinen skickade ni in till Tillväxtverket i samband med ansökan om stöd. Delprojektens aktiviteter måste ligga i linje med de aktiviteter som framgår i ert beslut om stöd.
• Löpande under delprojektens gång följa upp att delprojektens aktiviteter ligger i linje med de beviljade aktiviteterna
• Löpande under delprojektens gång följa upp de resultat som delprojekten bidrar med

För att säkerställa att reglerna kring stödberättigande kostnader följs
För att ni ska kunna säkerställa att era delprojekt följer gällande regler kring stödberättigande kostnader så ska de skicka in följande till er:

1. En kostnadsspecifikation som sammanställer delprojektets alla kostnader.
2. Samtliga fakturor och övriga verifikat.
3. Betalningsbevis (exempelvis betalningsunderlag från bank) och huvudboksutdrag.
4. Intyg om att begagnad utrustning inte tidigare har köpts in med offentliga svenska stöd eller med EU stöd, underlag som visar att priset är markandsmässigt och att utrustningen tekniska egenskaper som behövs för projektet.
5. Dokumentation som visar att alla inköp har gjorts på enligt EU:s upphandlingsprinciper eller i enlighet med LOU/LUF.
6. Vid informations- och marknadsföringskostnader; bilder eller underlag som styrker offentliggörandet av EU:s medfinansiering.
7. Vid rese- och representationskostnader ska uppgift om syfte, namn på resenär eller deltagare och organisation finnas med.
8. Andra väsentliga underlag knutna till delprojektets kostnader.

När ni granskar
När delprojekten kommer in med ansökningar om utbetalning till er ska ni kontrollera att kostnaderna är stödberättigande utifrån EU:s och strukturfondernas gällande förordningar och föreskrifter, Tillväxtverkets Handbok för EU-projekt (som den här sidan ingår i) samt utifrån er egen förordning.

Er granskning av varje delprojekt ska dokumenteras i en checklista för ramprojekt.

Hur checklistan ska fyllas i förklaras i en handledning till checklista för ramprojekt.

Alternativt kan ni använda en egen checklista förutsatt att samtliga kontrollpunkter finns med.

Det ska ni skicka in tillsammans med ansökan om utbetalning

När ni skickar in er ansökan om utbetalning ska ni även skicka in ett antal obligatoriska bilagor till ansökan:

• En lista som sammanställer periodens utbetalningar.
• En lista som sammanställer projektets totala utbetalningar.
• Ett utdrag från ert ekonomisystem där periodens utbetalningar framgår.

Följande delar ska ni skicka med som bilagor, uppdelade per delprojekt:

• Dokumentation av er granskning genom granskningschecklistan.
• Det preliminära beslutsbrevet där det framgår att delprojektet tagit emot information om att de ingår i ett EU-projekt och de krav som gäller för detta.
• Delbeslut om utbetalning
• Det slutliga beslutet för de delprojekt som har slutredovisats
• En kostnadsspecifikation som sammanställer delprojektets samtliga fakturor som ligger till grund för utbetalt stöd.
• Vid er första ansökan om utbetalning ska samtliga underliggande fakturor och övriga bilagor skickas in.
  

Det innebär de grafiska riktlinjerna

Vid alla typer av investeringar, informations- och marknadsföringskostnader ska stödmottagare och delprojekten visa på och dokumentera EU:s medverkan.

Samtliga informations- och marknadsföringskostnader i delprojekten och hos stödmottagaren ska innehålla korrekta uppgift om EU:s medfinansiering, det vill säga en EU-logotyp som inkluderar EU:s flagga, texten Europeiska unionen och texten Europeiska regionala utvecklingsfonden.

Utökade kontroller

Var förberedd på att ert projekt kommer att granskas och hantera projektets dokumentation öppet. Besök kan komma att ske både hos stödmottagaren för ramprojektet och hos de delprojekt som fått finansiering.

Arkivering

Stödmottagaren ansvarar för att all dokumentation kring projektet finns tillgänglig och sparas i enlighet med de krav som anges på sidan Dokumentation och arkivering.

• Checklista för ramprojekt
• Informationsansvar
• Revision och kontroll av projekt
• Dokumentation och arkivering
•  

Dispositionsprojekt

Här beskriver vi de krav som ställs om din region genomför ett dispositionsprojekt det vill säga regionalt disponerar hanteringen av medel från React-EU som ska användas till affärsutvecklingscheckar till enskilda företag i regionen. Din region har sökt och beviljats dessa EU-medel av Tillväxtverket. Regionen ska nu, inom den budgetram som beviljats genom dispositionsprojektet, besluta om affärsutvecklingscheckar till företagen.

Aktiviteter ska stämma överens med beslutet om stöd

Som stödmottagare för ett dispositionsprojekt fördelar din region EU-stödet vidare till de företag som regionen beviljar en affärsutvecklingscheck. Det är din region som stödmottagare som säkerställer att alla ingående aktiviteter som utförs av företagen stämmer överens med beslutet om stöd.

Interna rutiner och en organisation med ansvar

Under genomförandet är det ett krav att din region har interna rutiner och en organisation som klarar av att:

• Säkerställa att samtliga aktiviteter inom projektet ligger i linje med beslut om stöd.
• Rapportera till Tillväxtverket som i sin tur sammanställer rapportering till regeringen och EU. Se avsnittet om rapportering längre ned.
• Ansvara för att de stödberättigande utgifterna är i linje med EU:s och strukturfondernas gällande förordningar och föreskrifter och den stödordning som tillämpas.
• Ansvara för att dokumentationen, av samtliga ingående aktiviteter, följer verifikationskedjan och är tillgänglig för att kunna granskas.

Det ska regionen begära av företagen

För att säkerställa att aktiviteterna är i linje med beslut om stöd ska din region som stödmottagare:

• Följa den rutin (så kallad genomförandemodell) som regionen tagit fram för att göra urvalet av de företag som ska få stöd inom dispositionsprojektet. Rutinen skickade din region in till Tillväxtverket i samband med ansökan om stöd.
• Löpande under projektets gång följa upp att företagens aktiviteter ligger i linje med de beviljade aktiviteterna
• Löpande under projektets gång följa upp de resultat som företagen uppnår.

Begär in underlag för stödberättigande kostnader från företagen
För att regionen ska kunna säkerställa att företagen som får stöd följer gällande regler för stödberättigande kostnader ska de skicka in följande till regionen:

1. En kostnadsspecifikation som sammanställer respektive företags kostnader för att genomföra affärsutvecklingsinsatserna.
2. Samtliga fakturor och verifikat.
3. Betalningsbevis (exempelvis betalningsunderlag från bank) och huvudboksutdrag.
4. Dokumentation som visar att alla inköp har gjorts enligt EU:s upphandlingsprinciper eller i enlighet med Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU), Lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) eller Lag (2016:1147) om upphandling av koncessioner (LUK).
5. Vid informations- och marknadsföringskostnader; bilder eller underlag som styrker offentliggörandet av EU:s finansiering.
6. Vid resekostnader ska uppgift om syfte, namn på resenär eller deltagare och organisation finnas med.
7. Vid projektanställningar:
   - Beskrivning av syftet med projektanställningen.
   - Den projektanställdes anställningskontrakt.
8. Andra väsentliga underlag knutna till företagets kostnader
9. Företagets lägesrapport eller slutrapport.

När din region granskar företagen

När företagen kommer in med ansökningar om utbetalning till regionen ska ni kontrollera att kostnaderna är stödberättigande utifrån EU:s och strukturfondernas gällande förordningar och föreskrifter, Tillväxtverkets Handbok för EU-projekt (som den här sidan ingår i) samt utifrån tillämplig förordning, SFS 2015:210.

Regionens granskning av varje företags affärsutvecklingscheck ska ni dokumentera i en granskningschecklista för dispositionsprojekt. Mallen för granskningschecklistan får ni direkt från er handläggare.

Vad din region ska granska och hur ni fyller i checklistan förklaras i en handledning till granskningschecklista för dispositionsprojekt.

Alternativt kan regionen använda en egen checklista förutsatt att samtliga kontrollpunkter finns med.

När din region betalar ut till företagen

När regionens granskning av företagets ansökan om utbetalning är klar kommer ni fatta utbetalningsbeslut i ärendet i systemet för stödärendehantering Nyps men inte expediera besluten.

Din region sammanställer periodens utbetalningar och lämnar en ansökan om utbetalning till Tillväxtverket, se rubriken rapportering.

Efter Tillväxtverkets granskning och eventuella justeringar ska din region expediera periodens utbetalningsärenden i Nyps, utbetalningarna går då till företagen direkt från Tillväxtverket.

Det ska regionen som stödmottagare rapportera till Tillväxtverket

Som stödmottagare för dispositionsprojektet ska din region skicka in ansökan om utbetalning och en läges- eller slutrapport i Min ansökan enligt den plan för rapportering som finns i ert beslut om stöd.

När din region skickar in ansökan om utbetalning ska ni även skicka in ett antal obligatoriska bilagor till ansökan för Tillväxtverkets kontroll innan utbetalning görs till företagen:

• Ett utdrag ur Nyps som visar periodens utbetalningar som är klara för expediering. Utdraget ska visa uppgift om ärende-ID och belopp som ska betalas ut.
• Preliminära utbetalningsbeslut för de ärenden som ska betalas ut
• Dokumentation av er granskning genom granskningschecklistor för de ärenden som ska betalas ut.

Efter dialog med Tillväxtverket kan innehållet i redovisningen komma att ändras.

När din region skickar in läges- eller slutrapport ska ni även skicka in:

• Ett utdrag ur Nyps som visar periodens beviljade affärsutvecklingscheckar. Utdraget ska visa uppgift om Ärende-ID i Nyps, företagets namn och organisationsnummer, datum då stödet beviljades och beviljat belopp.

Det innebär de grafiska riktlinjerna

Både din region som stödmottagare och det enskilda företaget ska vid alla typer av informations- och marknadsföringsåtgärder visa på och dokumentera EU:s medverkan.

Säkerställ att informations- och marknadsföringsåtgärder i företagen och hos regionen innehåller korrekta uppgifter om EU:s finansiering, det vill säga en EU-logotyp som inkluderar EU:s flagga, texten Europeiska unionen och texten Europeiska regionala utvecklingsfonden.

Läs mer om kraven som gäller för Informationsansvar.

Utökade kontroller

Var förberedd på att din regions projekt kommer att granskas och hantera projektets dokumentation öppet. Besök kan komma att ske både hos regionen som stödmottagare för dispositionsprojektet och hos de företag som fått stöd.

Läs mer om vilka som kan komma att kontrollera er och vad ni behöver hålla tillgängligt.

Arkivering

Som stödmottagare ansvarar din region för att all dokumentation kring projektet finns tillgänglig och sparas i enlighet med de krav som anges på sidan Dokumentation och arkivering.

• Handledning till granskningschecklista för dispositionsprojekt
• Informationsansvar
• Revision och kontroll av projekt
• Dokumentation och arkivering
• 
  

Projekt i flera programområden

Om ni har beviljats stöd för att genomföra projekt i flera programområden har ni tagit emot ett beslut om stöd för varje projekt från respektive program. Läs mer om vilka krav som ställs på ett projekt i flera programområden.

Redovisa varje projekt separat

Varje projekt ska redovisas separat. Det vill säga att de aktiviteter som ni genomför i ett projekt ska beskrivas i en egen lägesrapport och de kostnader som är kopplade till aktiviteterna ska redovisas separat då ni gör en ansökan om utbetalning.

Aktiviteterna ska vara enligt beslutet om stöd
De aktiviteter som ni gör i projektet ska vara i enlighet med det beslut om stöd som är ställda till respektive projekt. Resultaten som ni redovisar ska enbart avse det redovisade projektet (för att resultaten inte ska redovisas dubbelt).

Särredovisade kostnader
Varje projekts kostnader ska särredovisas, det vill säga ha en egen projektredovisning. De kostnader som ni redovisar ska uppfylla samma krav som i ett projekt som inte genomförs i flera programområden.

Om det finns gemensamma kostnader för projekten får de inte fördelas till varje projekt med en schablon, till exempel andel 25 %, det ska vara faktiska kostnader.

Rapportera och ansöka om utbetalning

Lägesrapport för projektet och ansökan om utbetalning ska skickas till Tillväxtverkets kontor i respektive program.

• Särredovisning

Aktiviteter utanför programområdet

Om ni ska genomföra aktiviteter utanför det egna programområdet ska det alltid framgå i beslutet om stöd.

När ni har genomfört aktiviteter utanför det egna programområdet ska de beskrivas tydligt i lägesrapporten, och kostnader som hör till aktiviteten ska redovisas separat i ansökan om utbetalning.

Aktiviteter av socialfondskaraktär

Om ni ska genomföra aktiviteter av socialfondskaraktär i ert projekt ska det framgå av beslutet om stöd.

När ni har genomfört aktiviteter av socialfondskaraktär i ert projekt ska ni beskriva dem tydligt i lägesrapporten. Kostnader som hör till aktiviteten ska redovisas separat i ansökan om utbetalning.