Bifoga rapporter och ekonomisk redovisning

Det är ett krav att ni som stödmottagare ska fylla i och skicka in lägesrapporter kontinuerligt under hela projektperioden. Detta ska ni göra i samband med ansökan om utbetalning. Vid er sista ansökan om utbetalning ska ni istället skicka in en slutrapport.

Syftet med lägesrapporterna är att stämma av och följa upp att projektet genomförs enligt beslutet om stöd. En lägesrapport ska kunna kopplas till de redovisade kostnaderna i ekonomirapporten.

Tillväxtverket godkänner rapporten i dialog med er som stödmottagare. Om det saknas uppgifter eller annan information som är av betydelse kan det innebära att ni behöver komplettera lägesrapporten.

Så lämnar ni in rapporterna

Lägesrapporteringen är uppdelad i två moment.

• Indikatorrapporteringen lämnas direkt i Min ansökan, under rubriken ”Lägesrapport”.
• Resterande delar av läges- och slutrapporten skriver ni i en mall utanför systemet Min ansökan. Skanna in den ifyllda rapporten och bifoga som ett elektroniskt dokument i Min ansökan under rubriken "Lägesrapport".

Förenklad lägesrapport, fördjupad lägesrapport samt slutrapport 

Tre typer av rapporter

Det finns tre typer av rapporter som ni ska bifoga er ansökan om utbetalning. Vilken rapport ni ska använda beror på vilken period er ansökan om utbetalning avser.

Exempel
Projektperiod: januari år 1 – december år 2

• Januari - juni år 1
  Förenklad lägesrapport
• Juli - december år 1
  Fördjupad lägesrapport
• Januari - juni år 2
  Förenklad lägesrapport
• Juli - december år 2
  Slutrapport

Förenklad lägesrapport
Vid varje ansökan om utbetalning ska ni lämna in en förenklad lägesrapport. Om inte annat framgår i ert beslut om stöd ska dock en fördjupad lägesrapport bifogas med den ansökan som sträcker sig över sista december. Den förenklade lägesrapporten som lämnas löpande innehåller något färre uppgifter än den fördjupade lägesrapporten.

I den förenklade lägesrapporten ska ni beskriva, kommentera och registrera uppgifter om:

• Verksamheten i den aktuella redovisningsperioden.
• Eventuella avvikelser från beslutet om stöd.
• Eventuella ändringar i verksamheten.
• Hur ni bedrivit arbetet med hållbarhetsaspekter.
• Vilka processer som ni initierat.
• Eventuella resor utanför programområdet.
• Genomförda aktiviteter under perioden.
• Resultat och utfall under perioden.
• Aktuella indikatorer.

Utöver detta ska ni, i de fall det är aktuellt för ert projekt, kommentera och beskriva:

• Bidrag i annat än pengar (privat och offentligt).
• Socialfondskostnader.
• Aktiviteter ni genomfört under den aktuella perioden.

Fördjupad lägesrapport
Om inte annat framgår i ert beslut om stöd ska ni lämna in en fördjupad lägesrapport en gång om året i samband med den ansökan om utbetalning som sträcker sig över sista december.

Utöver de frågor som finns i den förenklade lägesrapporten ska ni i den fördjupade lägesrapporten beskriva, kommentera och registrera uppgifter om:

• Budgeten upparbetas i den takt som ni planerat.
• Informationsinsatser.
• Uppföljning, utvärdering och lärande.

Slutrapport
När ni skickar in er sista ansökan om utbetalning ska ni lämna in er slutrapport. Det gör ni oberoende av när projektet slutredovisas.

Slutrapporten består av två delar:

• Del 1 avser den aktuella periodens aktiviteter där frågorna är hämtade från lägesrapporten.
• Del 2 avser en sammanfattning av hela projektgenomförandet som inkluderar en diskussion och slutsats om projektet samt en beskrivning av hur ni tagit tillvara resultaten efter projektet slut.

I slutrapportens sammanfattning tillkommer en sammanfattning av hela projektgenomförandet, diskussion och slutsats samt beskrivning av hur resultat tas tillvara efter projektet har avslutas.

Exempel
Projektperiod: januari år 1 – december år 2

• Januari - juni år 1
  Förenklad lägesrapport
• Juli - december år 1
  Fördjupad lägesrapport
• Januari - juni år 2
  Förenklad lägesrapport
• Juli - december år 2
  Slutrapport

Indikatorrapportering
I varje läges- eller slutrapport ingår att indikatorutfallet ska rapporteras. Läs mer om vad som förväntas av dig som stödmottagare när det gäller att följa upp och mäta aktivitetsindikatorerna i dokumentet Riktlinje för att samla in och mäta aktivitetsindikatorer.

Förstudie som ska redovisa en klumpsumma

När ni lämnar in slutrapporten för en förstudie som ska redovisa en klumpsumma ska ni bifoga:

• Ett underlag som besvarar de frågeställningar som framgår av ert beslut om stöd. Ni kan även välja att besvara frågeställningarna direkt i slutrapporten under punkten 12. Sammanfattning av projektet, dess aktiviteter, mål och resultat
• De krav på dokumentation som framgår enligt ert beslut om stöd, som exempelvis dokumentation av genomförda möten.
  

Rapportera utvärderingsinsatserna i samband med läges- och slutrapporter

Ni ska rapportera era utvärderingsinsatser i samband med att ni lämnar den fördjupade lägesrapporten och slutrapporten.

Rapportera era utvärderingsinsatser i den fördjupade lägesrapporten

I den fördjupade lägesrapporten ska ni ange vilka utfall och resultat som har kommit fram i projektets utvärderingsinsatser. Det gäller specifikt de aktivitetsindikatorer som ska valideras genom projektutvärdering.

Ni ska även beskriva vilka framsteg som gjorts i förhållande till projektets målsättning och det specifika mål som projektet beviljats stöd inom.

I lägesrapporten ska ni ange vilka utfall och resultat som har framkommit i projektets utvärderingsinsatser. Det gäller bland annat de aktivitetsindikatorer som ska valideras genom projektutvärdering.

Ni ska även beskriva kopplingen till projektets målsättning och det specifika mål som projektet beviljats stöd inom. I den fördjupade lägesrapporten ska ni dessutom redogöra för uppföljning, utvärdering och lärande. Exempelvis ska ni beskriva större informationsinsatser som har utförts under året för att sprida information om projektet och dess eventuella resultat samt hur ni synliggjort EU:s medverkan i projektet.

Rapportera utvärderingsinsatserna i slutrapporten

I slutrapporten ska ni beskriva hur projektet har arbetat med uppföljning och utvärdering samt vilka aktiviteter som gjorts för att främja lärande och hur detta har påverkat projektets utfall och resultat. Ladda ner Mall för slutrapport

Det handlar om att beskriva hur aktiviteterna har lett till resultat som bidrar till att projektet når sina mål samt redogöra för oförutsedda resultat och effekter.

Ni ska även redogöra för vilka särskilda metoder och insatser som har genomförts för att följa upp och utvärdera projektet. Hur har utvärderingen använts för att bidra till/skapa ett lärande?

I slutrapporten ska ni också ange utfall på de aktivitetsindikatorer som ska valideras genom projektutvärdering.

Bifoga slutrapport från extern och löpande utvärdering

I de fall projektet har upphandlat en extern eller löpande utvärdering ska utvärderaren, förutom att bidra med underlag till projektet rapportering under genomförandet, även lämna en specifik skriftlig slutrapport till er vid projekttidens slut.

Ni ska lämna in ett utkast till Tillväxtverket senast sex veckor innan projektets avslut och en slutlig version i samband med er sista ansökan om utbetalning. Rapporten kommer sedan att publiceras i Projektbanken på Tillväxtverkets webbplats.

Mallar för slutrapport för extern och löpande utvärderingar
Mallarna är obligatoriska från och med 2017-06-30

Läs mer om rapportering av utvärderingsinsatser

Ekonomisk redovisning

Den ekonomiska redovisningen är en av delarna i att ansökan om utbetalning. Ni ska rapportera periodens kostnader, intäkter och medfinansiering direkt i Min ansökan.

Syftet med den ekonomiska redovisningen är att verifiera att projektets kostnader är stödberättigande och att medfinansiering har erhållits innan utbetalning sker. De redovisade kostnaderna ska kunna kopplas till de aktiviteter som ni redogör för i lägesrapporten.

Om det saknas uppgifter eller annan information som är av betydelse kan det innebära att ni behöver komplettera den ekonomiska redovisningen.

Rapportera i Min ansökan

Ni gör den ekonomiska redovisningen direkt i e-tjänsten Min ansökan .

Manual för funktioner i Min ansökan.

Till varje ansökan om utbetalning ska ni redovisa följande direkt i Min ansökan:

• Specifikation av kostnader och intäkter.
• Specifikation av medfinansiering.

Ni ska bifoga följande underlag elektroniskt (som bifogat dokument) i Min ansökan:

• Huvudbok eller motsvarande.
• Underlag som verifierar redovisade kostnader.
• Underlag som verifierar kontant medfinansiering.
• Underlag som verifierar medfinansiering i form av bidrag i annat än pengar.

Underlag som verifierar redovisade kostnader ska ni bifoga vid första ansökan om utbetalning och tillsvidare. Tillväxtverket kan dock meddela att något annat ska gälla. I förekommande fall ska ni skicka in följande material:

• Personalkostnadssammanställning.
• Tidredovisning.
• Lönespecifikation eller motsvarande.
• Upphandlingsunderlag.
• Underlag som visar att kostnaden uppkommit i enlighet med EU:s upphandlingsprinciper.
• Verifiering av intäkter.
• Reserapport.
• Hyresavtal för lokaler utöver kontor.

När det gäller avtal behöver ni bara skicka in dessa en gång, samt om det sker någon förändring.

Läs mer under Följ reglerna för kostnader om vilka underlag som krävs för kostnader och medfinansiering.

Även underskrivna dokument går bra att skanna in och skicka elektroniskt. Tänk på att döpa bifogade bilagor på ett sådant sätt att det är enkelt att förstå vad filen innehåller.

Mallar för läges- och slutrapport, tidredovisning, personalkostnadssammanställning

Specifikation av kostnader och intäkter

Ni ska redovisa samtliga poster som ingår i periodens kostnader och intäkter post för post.

För att underlätta detta kan periodens poster exporteras från er projektbokföring till en fil som ni sedan importerar in i Min ansökan. Filen ska innehålla följande kolumner:

• Betald.
• Bilaga No.
• Bokförd.
• Ver No.
• Konto.
• Kontonamn.
• Leverantör.
• Valutakod.
• Belopp.
• Kostnadsslag.
• Verifikattext.

Observera! Rubrikerna ska vara rättstavade enligt ovan och alla rubriker ska finns med. Däremot kan de sättas i vilken inbördes ordning ni vill.

Filen som importeras i Min ansökan ska vara i formatet ”CSV, kommaavgränsad”.

Färdigställ all data i excelfilen så långt som möjligt innan ni omvandlar filen till CSV-format. Sortera till exempel kolumner och ta bort poster som inte ska vara med.

Ni kan också lägga till poster manuellt direkt i Min ansökan. Detta gäller för till exempel schablonkostnader, enhetskostnader och klumpsumma eftersom de är beräknade kostnader som inte går att hämta direkt ur bokföringen.

Schablonkostnader, enhetskostnader och klumpsumma omfattas inte av kravet på bokföring, därför ska ”0” anges i kolumnerna ver.nr, konto, kontonamn och leverantör. I kolumnerna för datum anges datum för periodens sista dag för den här typen av kostnader.

Detaljerad instruktion inklusive beskrivning av hur ni konverterar från Excel till CSV-format finns i Manual för Min ansökan och i instruktionsfilmen Läs in utgiftsrader via csv-fil. Se även en lathund för hur den ekonomiska redovisningen kan sammanställas här nedan.

Uppgifter som ska anges direkt i Min ansökan

För varje kostnadspost ska följande uppgifter anges direkt i Min ansökan:

• Kostnadsslag.
• Samverkanspart som kostnaden uppstått hos (om samverkansprojekt.
• Om kostnaden ingår i upphandling som är över EU:s tröskelvärde, ange typ av kontrakt (varukontrakt, tjänstekontrakt, byggentreprenadkontrakt, varor och tjänster inom områdena vatten, energi och transport eller kontrakt som faller inom ramen för avtalet om offentlig upphandling).
• Om kostnaden ingår i särskilda aktiviteter (socialfondskaraktär eller utanför programområdet).
• Eventuell kommentar.

Redovisa inte mer kostnader än budget
Projektets totala redovisade kostnader får inte överstiga total kostnadsbudget enligt beslut om stöd. Det är tillåtet med en viss flexibilitet när det gäller justeringar i budgeten mellan kostnadsslag.

Hantering av kreditfakturor

Grundförutsättningen för att en kostnad ska vara stödberättigande är att den vara eller tjänst den avser ska vara levererad och betald. Om ni vet eller har anledning att tro att en kostnad kan komma att krediteras längre fram, ska ni vänta med att ta med den i ansökan om utbetalning. Om ni tagit emot en kreditfaktura för en kostnad som ni redan fått stöd för ska stödet betalas tillbaka. Kontakta din handläggare så får ni hjälp med hur ni ska gå tillväga.

Läs mer om skyldighet att återbetala.

Specifikation av medfinansiering

Ni lägger in periodens medfinansiering direkt i Min ansökan. Se manual för Min ansökan.

Den medfinansiering som redovisas för perioden måste minst uppgå till den andel av kostnaderna som inte finansieras av EU-medel. Eventuell överskjutande medfinansiering får redovisas och kommer då att finnas kvar till godo i Min ansökan vid nästkommande ansökan om utbetalning.

Exempel:
Om de totala redovisade kostnaderna är 100 000 kronor och EU:s andel av finansieringen är 50 procent måste ni redovisa medfinansiering med minst 50 000 kronor.

Om ni inte har erhållit tillräckligt mycket medfinansiering från era medfinansiärer för periodens kostnader ska ni lägga in resterande belopp med er som stödmottagare som finansiär. Det ska ni göra eftersom ni har betalt kostnaden och därmed medfinansierar kostnaderna i väntan på att den förväntade medfinansieringen kommer in. En omfördelning får sedan göras mellan finansiärer när ni erhållit er medfinansieringen.

Ta kontakt med er handläggare om ni som stödmottagare inte finns upplagda som medfinansiär i projektet.

Lathund för sammanställning