4. Planera projektet innan ni ansöker

Planera projektet väl för att förbereda er inför ansökan och öka möjligheterna till goda resultat. Tänk på att avsätta tid för planeringen av projektet och förankra det internt.

En ansökan ska motsvara de krav som finns i utlysningen och Tillväxtverkets principer och kriterier. Hur ett projekt är organiserat har stor betydelse för om ni når era mål och om verksamheten i projektet skapar långsiktiga effekter.

De här avsnitten innehåller råd och vägledning som inte är tvingande men som hjälper er att lyckas bättre.

Identifiera intressenter

Alla som kan påverka eller som påverkas av ert projekt är intressenter. Genom att ha god kännedom om intressenterna ökar möjligheterna att förankra projektet hos rätt aktörer, att genomföra projektet på ett bra sätt och att se till att projektets resultat kommer till användning.

Med hjälp av matrisen nedan kan ni kategorisera intressenterna utifrån intresse och inflytande. Med intresse menas vilja att ta del av, stödja eller kritisera projektet. Med inflytande menas möjlighet att påverka projektets beslut, förutsättningar eller resultat.

De intressenter som klassas som A i matrisen är sannolikt lämpliga att involvera i projektets styr- eller referensgrupp.

Gör en omvärldsanalys

Med en omvärldsanalys kan ni samla kunskap om branschen/sektorn/området för projektet. Analysen kan även omfatta regelverk och villkor som påverkar projektet.

Sök och ta del av resultat från tidigare genomförda projekt inom samma område. Ni kan exempelvis söka i Tillväxtverkets Projektbank.

Det kan också vara värdefullt att ta del av liknande verksamhet som pågår på relevanta nivåer: lokal, regional, nationell och internationell nivå.

• Tillväxtverkets projektbank Länk till annan webbplats.

Skapa en förändringsteori

En förändringsteori (verksamhetslogik) är ett sätt att beskriva projektets förutsättningar, genomförande och förväntade resultat. Den illustrerar hur saker och ting hänger antas hänga ihop och illustrerar er gemensamma syn på projektet och dess syften, samt hur ni kopplar ihop era aktiviteter med förväntade resultat.

Utgångspunkten när ni skapar en förändringsteori är att tydligt definiera projektet och vad som ligger bakom det. Detta innebär att klargöra det problem som projektet avser hantera, och vilka målgrupper som resultaten (i form av prestationer och effekter) är avsedda för.

För mer vägledning i hur ni tar fram en verksamhetslogik:

• Ekonomistyrningsverkets Vägledning (ESV 2016:31) (pdf) Pdf, 1.3 MB.

Vilken verksamhet ska projektet ha?

Projektets aktiviteter är den konkreta verksamhet som projektet kommer att utföra. Planera och formulera aktiviteterna på ett tidigt stadium så blir det lättare att fylla i er ansökan.

Koppla aktiviteterna till utfall och effekter

Projektets aktiviteter ska vara ett medel för att dels uppnå projektets önskade utfall på kort sikt och dels de förväntade effekterna lång sikt. Aktiviteterna ska alltså angripa orsakerna till att den situation ni vill ändra på ser ut som den gör (se ovan om att skapa en förändringsteori).

Ta fram huvudaktiviteter och eventuellt delaktiviteter

Det är ett krav att ni anger en eller flera huvudaktiveter i er ansökan. Det är däremot frivilligt att ange delaktiviteter till dessa huvudaktiviteter.

Projektets aktiviteter ska:

• vara tydliga och specifika
• överensstämma med gällande regler, lagar och förordningar

Hur kommer ni arbeta med hållbarhetsaspekter i projektet?

Beskriv om, och i så fall hur, ni integrerar hållbarhetsaspekter i projektets aktiviteter. Ju mer specifik aktivitetsplanen är desto lättare blir det för er att tillsätta resurser och budgetera, samt senare att styra, leda och genomföra projektet.

• Hållbarhetsaspekter – i avsnittet Ansöka

Hur stor budget behövs för projektet?

Planera projektets kostnadsbudget

Budgeten ska utgå från och ha en tydlig koppling till projektets aktiviteter, alltså den verksamhet som projektet ska utföra. Skissa på hur kostnader och intäkter fördelar sig på dessa aktiviteter. En bra budget förutsätter därför väl genomtänkta och beskrivna aktiviteter.

Involvera en ekonom i budgetarbetet på ett tidigt stadium.

Ni ska fördela projektets budgeterade kostnader på de kostnadsslag som anges i den aktuella utlysningen. Specificera för varje kostnadsslag vad som ingår i beräkningen. En vägledning finns i hjälptexterna i Min ansökan.

För att kunna planera er budget behöver ni ta del av de regler som gäller för stödberättigande kostnader.

• Det här kan ni få stöd för – i avsnittet Planera

En realistisk och kostnadseffektiv budget

Projekt som beviljas stöd är skyldiga att använda stödet på ett kostnadseffektivt sätt. Ta hänsyn till det när ni beräknar budgeten. Det är också viktigt att er budget är realistisk i förhållande till de resultat projektet ska uppnå.

• Kapacitet att genomföra projektet – i avsnittet Krav på er som ansöker

Planera er finansieringsbudget

Kostnadsbudgeten ska kompletteras med en finansieringsbudget. Av utlysningen framgår om det krävs att ni själva eller någon annan aktör förutom Tillväxtverket medfinansierar projektet.

I finansieringsbudgeten ska ni dela upp eventuell medfinansiering på följande typer:

• Offentlig kontant medfinansiering
• Privat kontant medfinansiering
• Offentliga bidrag i annat än pengar
• Privata bidrag i annat än pengar
  

Varje medfinansiär och respektive belopp ska specificeras under respektive huvudtyp av medfinansiering i er ansökan om stöd.

Ingår bidrag i annat än pengar i form av deltagarersättningar i ert projekt? Specificera då finansiären (exempelvis Arbetsförmedlingen) och specificera också att bidraget består av deltagarersättning.

Vägledning finns i hjälptexterna direkt i Min ansökan.

Ni som stödmottagare och samverkansparter (i de fall ni bedriver ett samverkansprojekt) kan enbart gå in med kontant medfinansiering. Bidrag i annat än pengar förutsätter att medfinansiären är en extern aktör.

Ta del av de regler som gäller för medfinansiering på sidan om krav på medfinansiering och medfinansieringens storlek på sidan Medfinansiering av projekt.

• Medfinansiering av projektet – i avsnittet Krav på projektet

Vilka risker skulle kunna äventyra projektet?

Alla projekt utsätts för risker av olika slag. Ta fram en plan för att hantera de risker som ni redan i förväg kan se i er verksamhet. En risk är något som kan hända i framtiden. Om ni till exempel vet att ni har en snäv tidplan, så är det ingen risk. En risk kan kännetecknas av att det är osäkert om den kommer att inträffa.

Förankra ert projekt

Att förankra ert projekt är centralt för genomförandet. Inled förankringsprocessen redan då ni planerar för projektet och innan det startar.

Ett projekt kan vara tydligt formulerat, efterfrågat hos målgruppen och planerat i detalj, men om det inte har förankrats och inte fått legitimitet i sin omgivning blir genomförandet ändå komplicerat.

Bemanna projektet strategiskt

Hur ni organiserar ert projekt har stor betydelse för möjligheterna att nå era mål och i vilken mån verksamheten i projektet kommer att skapa långsiktiga effekter.

Tänk igenom redan från början hur ni ska bemanna projektet så att ni har all kompetens ni behöver.

Ett bra sätt att organisera ett projekt för att nå resultat och långsiktiga, hållbara effekter är att tillsätta följande funktioner och roller:

• En aktiv ägare som skapar förutsättningar för att projektet drivs framåt och ansvar för resultatet. Läs mer om stödmottagarens formella och juridiska roll och ansvar.
• En professionell och engagerad styrgrupp.
• En kompetent projektledning som ansvarar för det operativa arbetet.
• Tillräckligt mycket projektpersonal och med rätt kompetens. Om projektet kommer att behöva upphandla - se till att projektet har särskild upphandlingskompetens!
• Engagerade och involverade mottagare/målgrupper med rätt förutsättningar att dra nytta av projektets resultat.