Utarbeta en uppföljnings­rutin

Det är viktigt att alla regler följs upp på ett genomtänkt och strukturerat sätt. Planera därför för uppföljningen redan när du gör konsekvensutredningen, och ta fram en rutin för hur uppföljningen ska genomföras.

Beakta målen vid uppföljningen

Att ha tydliga mål när regler införs är en förutsättning för att kunna följa upp om målen med regeln nås.

Det är viktigt att rutinen är uppdaterad. Om exempelvis målet eller målen på det aktuella området ändras i stor utsträckning är det sannolikt att rutinen behöver ändras. Det är bra att sträva efter att hitta mål som gäller för hela myndigheten, men det kan finnas behov av att sätta upp ytterligare mål som bara gäller för vissa regler.

Det kan vara bra att göra en tydlig prioritering mellan olika mål genom att tydligt ange hur målen förhåller sig till varandra. Detta gör det möjligt att utvärdera om de viktigaste målen har nåtts, vilket förtydligar uppföljningsarbetet.

Bestäm tidpunkt och prioriteringar för uppföljningen

Regelgivaren kan bestämma i sina rutiner hur ofta en uppföljning av regler ska ske samt om det ska finnas vissa prioriteringar.

Beroende på vilken regelgivare det gäller kan olika prioriteringar vara aktuella. En regelgivare som ofta får nya regler från EU eller har en stor författningssamling har normalt ett stort behov av att prioritera uppföljningsarbetet.

De regelgivare som har regler som leder till stora kostnader bör kontinuerligt följa upp dessa regler. Detta gäller till exempel stora kostnader för företag, hushåll eller kommuner. Det behöver inte heller nödvändigtvis röra sig om monetära kostnader till följd av regler utan kan även röra sig om annan påverkan på exempelvis hälsa och miljö.

Beroende på regelgivarens och författningssamlingens storlek kan uppföljningsarbetet prioriteras olika. Mindre regelgivare med begränsad författningssamling har vanligtvis inte samma utmaningar med att prioritera uppföljningsarbetet. Vid en prioritering kan regelgivaren finna vägledning i de mål som är uppsatta för regelgivningen.

Tips

En möjlighet är att redan i konsekvensutredningen ange när en regel ska följas upp. I interna dokument kan regelgivaren samtidigt som den nya eller ändrade regeln kommer till stånd ange vem som ska göra uppföljningen.

Utgå från tidigare konsekvensutredning

Genom att utgå från den tidigare konsekvensutredningen kan uppföljningen bli bättre och effektivare.

En utgångspunkt i uppföljningsarbetet kan vara att regelgivaren alltid utgår från den konsekvensutredning som gjordes när regeln togs fram. Den beskrivning som gjordes där kan användas som ett nollvärde vid en uppföljning. Med nollvärde menas något som regelgivaren vid utredningsarbete kan använda som utgångsvärde för att följa upp förändring. Att ha ett nollvärde som utgångspunkt är bra för att kunna beräkna eller uppskatta förändring och därmed också vilken effekt regeln har haft.

Här är det viktigt att fundera på om förändringar på området gjort att exempelvis det mål som formulerats i den tidigare konsekvensutredningen inte längre är desamma och på vilket sätt det i sin tur påverkar arbetet. I de flesta fall är dock målet med regleringen detsamma.

Hitta former för dialog

Det är viktigt för regelgivare att samla in synpunkter och förbättringsförslag på regler, såväl internt som externt.

Hur samlar regelgivaren in information om regelförbättringsförslag? Finns det möjlighet att ta fram en rutin för detta eller är det något som redan finns inom myndigheten? Ett annat sätt kan vara att titta på handläggningen av regelefterlevnaden. I vilken grad följer målgruppen reglerna? Vad säger handläggarna?

Glöm inte att samråd är aktuellt både internt bland handläggare och externt med de som reglerna berör. En lösning är att ha en virtuell plats där alla berörda löpande kan göra noteringar om en regel exempelvis inte fungerar eller fungerar särskilt bra.

Lean-systematik

En annan idé är att använda sig av metoderna inom Lean och använda trafikljus, det vill säga markera med grönt, gult, rött för olika regler. Aktuella personalkategorier kan vara de som arbetar med kontroll och tillsyn, de som arbetar med service och inte minst de som arbetar med externa samråd. Helst bör alla som med någorlunda frekvens har externa kontakter med målgruppen för reglerna kunna lägga in noteringar.

Externa samråd

Det är bra att löpande notera värdefulla kommentarer som kan komma till användning vid en senare uppföljning. När det väl är dags för uppföljning är det ofta lämpligt att använda sig av externa samråd dels för att utvärdera existerande regler och dels för att få in förslag och idéer till förändringar för framtiden. Ett annat bra sätt att få inspel från verksamheten är att internt arbeta med chefsmöten eller styrgruppsmöten där synpunkter från verksamheten lyfts och förankras. Här kan även ett internt rapporteringssystem användas baserat på någon av de digitala lösningar som finns att tillgå, exempelvis intranät, forum eller tipslåda.

Tänk på balansen

Stabila spelregler leder till att berörda målgrupper kan känna sig trygga med regler, vilket gynnar en effektiv regeltillämpning. Samtidigt kan nya och ändrade regler förenkla, förbättra eller främja vissa samhällsintressen. Ett resonemang kring dessa aspekter bör finnas med i uppföljningsarbetet.

Det är bra att fundera på hur behovet av stabila regler respektive behovet av förändring ser ut på det aktuella området. För berörda intressenter kan utformningen av övergångsbestämmelser ha stor betydelse för hur dessa ser på behovet av stabilitet kontra förändring. Med väl genomtänkta övergångsbestämmelser och bra samråd kan dessutom acceptansen för förändring öka.

Samordning

Det är bra att i rutinen för uppföljning ta ställning till hur regelgivaren ser på när i tiden olika typer av förändringar bör göras. Det är även bra, om möjligt, att samordna större ändringar av regler om de rör en viss bransch eller en viss aktör. Samordning bör ske internt men även gärna med andra berörda myndigheter. Regelgivaren kan dessutom bestämma vid vilka tidpunkter reglerna bör träda i kraft under året - allt för att skapa förutsägbarhet.

För företagen är det viktigt med stabila regler och stora respektive kostsamma regelförändringar bör inte komma särskilt ofta. Samtidigt kan det finnas regler som exempelvis är svårtolkade eller orsakar irritation för företagen. Att förbättra dessa delar kanske inte medför någon större omställning för företagen och då kan den typen av förändringar vara bra att göra relativt snabbt. Behovet av stabila regler kontra snabb förändring kan skilja sig åt mellan olika områden. Här kan samråd ge viktiga inspel.

Överväg oberoende uppföljning

En person som inte varit med vid införandet av de regler som ska följas upp kan ha lättare att identifiera möjliga förbättringar än den person som tagit fram reglerna.

Vem är det som genomför en uppföljning eller beslut om att en uppföljning ska genomföras? Kanske finns det anledning till att detta inte bör vara personer som tagit fram nuvarande regler?

Hos Jordbruksverket finns en granskningsgrupp (ett internt regelråd) som prövar om konsekvensutredningen är av tillräckligt god kvalitet. Vid behov föreslår gruppen förbättringar. Gruppen har också till uppgift att bedöma föreskriftsförslagens effekter på den administrativa bördan för företag. En annan möjlighet skulle kunna vara att ta in externa resurser i form av konsulter som kan hjälpa till att göra uppföljningar.

Se över vilka kompetenser som behöver delta i uppföljningsarbetet. Samhällsekonomer, jurister, språkkonsulter och kommunikatörer är kompetenser som kan bidra i arbetet.

Överväg slutdatum för regeln

Ett sätt att tvinga fram uppföljning av regler men också att undvika en ökad regelmassa är att bestämma ett slutdatum för regeln redan när den införs.

Alternativt kan myndigheten redan från början bestämma att regeln ska följas upp inom en viss tid.

Att bestämma ett slutdatum för en regel gör att ett nytt beslut måste fattas för att regelns giltighetstid ska förlängas. Inför detta beslut behöver effekterna av regeln följas upp. På så sätt ses uppföljningen som en naturlig del i regelgivningsprocessen. Denna metod används bland annat i Storbritannien där den kallas för sunset-clause, på svenska brukar det kallas bortre tidsgräns eller solnedgångsklausul.

I Sverige har en bortre tidsgräns i några fall använts på lagnivå. Det kan vara lämpligt om lagstiftningen är kontroversiell eller stiftad för att testa utfallet av en viss regelgivning. Några exempel är lagen om hemlig rumsavlyssning (2007:978) samt lagen om allmän kameraövervakning (1998:150).

En bortre tidsgräns kan även fylla en funktion när regler tas fram utifrån ett brådskande behov av att lösa ett problem, kanske har något inträffat som gör att regelgivaren måste agera snabbt. Den bortre tidsgränsen innebär att regelgivaren efter en tid måste lyfta frågan igen och se om behovet kvarstår. I en svensk kontext kan ett beslut om att en regel ska följas upp vid ett visst datum leda till att uppföljningen verkligen blir av.

Sprid goda resultat

En stor del av att arbeta med uppföljning är att göra det till en naturlig del av regelgivningsprocessen.

Här ska man inte underskatta vikten av goda exempel för att visa handläggare och ansvariga chefer hur uppföljning kan se ut, men även att lyfta uppföljningsarbetet inom organisationen.

Hur kan goda resultat kring uppföljning spridas internt hos er? Fundera gärna på om det finns några uppföljningsprojekt som fungerat särskilt bra och som är värda att lyfta lite extra. På intranät eller liknande kan även miniintervjuer göras med ansvariga för att sprida värdefulla erfarenheter och tips.

Goda exempel handlar om att lära av andra regelprojekts resultat och erfarenheter och på så sätt förbättra sina prestationer med små resurser.

Att kommunicera goda exempel på uppföljningsarbeten är även intressant externt. På så sätt visar regelgivaren sina intressenter, samhället och företag att regler ständigt ses över och att myndigheten strävar efter så enkla och ändamålsenliga regler som möjligt.