Steg mot ökad digitalisering

Metoden Kickstart GO går ut på att identifiera och beskriva digitaliseringsbehovet hos företag. Företaget får därefter individuell coachning där coachens kunskapsområde matchar det identifierade behovet hos företaget.

Målsättningen med Kickstart GO är att hjälpa företagen att få en lägre tröskel vad gäller att nyttja digital teknik och att skapa insikten att det viktiga är att börja någonstans. Sänk ribban för att komma igång.

Om metoden

Vem kan använda metoden?

Aktörer som:

• arbetar med att ge företag insikter och kunskap om digitaliseringens möjligheter
• arbetar med att stötta företag i olika utvecklingsfaser
• har insikt om hur förändringsresor kan se ut hos olika företag.

När ska den användas?

När företag har uppnått en första grundförståelse för att digitalisering kan vara ett effektivt sätt att nå ökad konkurrenskraft. Innehållet kan exempelvis i detalj bestå av ett antal eller flera av dessa delar:

• inventering av nuläge/mognad
• kompetensinventering
• genomgång av egna tankar på området
• omvärldsbevakning och inventering av liknande redan genomförda projekt
• finns effekter att uppnå i anslutning till föreslaget behov
• vilket data kan ge effekt och hur ska det kompletteras, korreleras och visualiseras
• hur de kan interagera mer direkt med sina kunders- och leverantörers system.

Förväntade resultat

Företagen får en lägre tröskel vad gäller att nyttja digital teknik och att insikter skapas att det viktiga är att börja någonstans. Sänk ribban för gör och höj ribban för tänk.

Leverantörerna förflyttar sig i hur deras tjänster och utbud ser ut. Den typ av tjänst de levererar i metoden är troligen inte den typ av tjänster de normalt har i sitt utbud och kan innebära att de får upp ögonen för att det är ett sätt att göra affär. Det utvecklar även leverantörssidan att möta små och medelstora företags behov i högre grad.

Förutsättningar för att lyckas

Vilka förutsättningar krävs för att metoden ska gå att genomföra på ett bra sätt?

• Gärna en etablerad relation med företag som utgör målgruppen.
• Förmåga till handhållning, dvs hjälpa företagen att identifiera, formulera, nivåförflytta och avgränsa deras behov för att kunna formulera vad coachningen ska inriktas sig på.
• Arbeta med att löpande skapa case-/storytelling. Materialet används som införsäljning till intresserade företag där det berättas vad andra företag åstadkommit i sina coachningsprojekt. Se kampanjer i sociala medier som en kommunikationsmöjlighet.
• Dedikerad projektgrupp med stor uthållighet. Behov och vilja hos företagen är lätta att hitta men all utveckling konkurrerar med ordinarie verksamhet.

Tid

20 eller 40 timmar cochning per case och företag, utförd av coach. Därutöver tillkommer tid för införsäljning, analys och formulering av coachningsbehov.

Budget

Arbetstid för projektgrupp inklusive resor och kommunikationsbudget. Modell för kostnaden per timme coachning. (Metoden hade ett fönster mellan 700 och 1100 kr per coachad timme. I snitt hamnade utfallet på ca 950 kr/timme.)

En mindre avgift har fakturerats deltagande företag som en kvittens på att de går in med egna resurser och engagemang i arbetet med coachen. Metoden hade en avgiftsstruktur som var differentierad beroende på antal anställda och storlek på coachningsuppdraget och var i spannet 4000 - 12 000 kr.

Kompetens

Bemanna teamet med rätt kompetenser. Projektledare/teamledare, kommunikatör och medarbetare med kunskap kring digitalisering och digital transformation och med ett kontaktnät och kännedom om små och medelstora företags förutsättningar vad gäller utvecklingsarbete.

Tillgång till experter för coachning med affärsutvecklingsförmåga och spetskompetens inom olika verksamhets- och teknikområden.

Metodbeskrivning

Planering

• Utarbeta en systematik och administration från första början, såsom processbeskrivning och mallar för välkommenbrev, avrop och uppdragsrapport etc. Det spar tid i arbetet längre fram.
• Paketera kommunikationsmaterial, gärna med en grafisk profil
• Upphandling digitaliseringscoacher:

Skapa en process för upphandlings- och avropsförfarandet och skapa en kommunikativ beskrivning av denna för att bifoga upphandlingen.

I metoden upphandlas digitaliseringscoacher med kompetens inom olika verksamhets- och teknikområden liksom digital transformation. Följande områden identifierades som lämpliga i metoden:

• Automation – digitalisering från/genom automation.
• Administrativ processautomatisering – förberedande av implementering av stödjande system, samordna system och korrelera data, automation av processer i och mellan system.
• Simulering och visualisering – VR, AR, dashboards, modellering, animering etcetera.
• Försäljnings- och marknadsföringsfunktioner – praktisk effektivisering av sälj- och marknadsföringsmetoder genom digitalisering.
• Dataförädling – databehandling, dataanalys, maskininlärning, big-data, AI.
• Infrastruktur, datakommunikation, IT-säkerhet – inventeringar och analyser av förutsättningar och möjligheter i IT-infrastruktur för att kunna ta sig vidare mot digitalisering.
• IoT, inbyggda sensorsystem – uppkoppling av funktioner och implementering av sensorteknologi för förmedling av funktion.
• Additiv tillverkning, 3D print etc – hur kan produktsortiment konverteras till nya tillverkningsmetoder, hur ska produktutveckling anpassas.
• Affärsutveckling, affärsmodellering – strategi, management, juridik, samarbeten och projektledning för transition mot digitalisering.

Upphandlade coacher inom matchande område/områden avropas sedan i förnyad konkurrensutsättning allt eftersom företagens digitaliseringsbehov identifierats och beskrivits enligt en framtagen avropsmall.

Efter genomförd upphandling ges coacherna ett stort förtroende för genomförandet. Uppmana gärna att de vid uppstartsmöte med behovsägare även kallar projektmedarbetare att närvara för att kunna förtydliga syften, förväntningar och process.

Genomföra

Leta företag och analysera deras behov:

• Marknadsför konceptet i olika digitala kanaler och i samband med event.
• Använd goda exempel från andra företag som haft nytta av digitalisering.
• Var beredd på en kalendertidsmässigt krävande process, där tid och engagemang hos företagen är avgörande.
• Gör personliga besök hos företagen där man tillsamman tittar på processerna ”in real life”, det vill säga besök verkstadsgolvet och be dem förklara hur saker och ting går till.
• Tillhandahåll hjälpen att analysera deras behov

Fördjupad analys av behov

• Tillhandahåll hjälpen att formulera företagens behov och förankra beskrivningen hos företaget innan avrop av coach genomförs. Företagen kan behöva hjälp i att se vad ett behov är. Man hamnar som behovsägare alltför lätt i att diskutera lösning i detta stadium och fastnar därmed ofta i tankebanor som inte inkluderar digitalisering i den grad metoden syftar till att nå.
• Bedöm omfattningen av det kommande coachningsuppdraget. Flertalet coachningsuppdrag i metoden omfattar 40 timmar.
• Använd avropsprocessen för att hitta rätt kompetens hos coach.
• Skicka ut ett välkommenbrev till företaget i samband med att avrop sker för att göra en formell uppstart av det konkreta arbetet mellan dem och coach.
• Delta gärna på uppstartmöte när företaget och upphandlad coach träffas första gången
• Följ coachningen på distans. Erfarenheterna visar att företaget och coach tillsammans på egen hand ofta utför arbetet på ett utmärkt sätt.

Sammanställa

• Begär in uppdragsrapport från digitaliseringscoacherna innan dessa får klartecken att fakturera uppdraget.
• Följ upp med företaget hur arbetet gått.
• Nyttja möjligheten att skapa storytelling runt resan. Både företag och coach brukar uppskatta detta.

Mäta och följa upp metoden

• För statistik över storlek på coachningsuppdrag, verksamhets- och teknikområden som omfattats av coachning och kostnader för de avrop som tilldelats. Erfarenheter är värdefulla att ta med sig.
• Skicka ut en enkät eller använd telemarketingtjänst för att intervjua deltagande företag.

• Metoden Kickstart GO Länk till annan webbplats.