Eda och Arvika ger små butiker chansen
Genom att bryta ut småkök ur kommunens upphandling kunde lokala dagligvarubutiker i Arvika och Eda kommuner lättare konkurrera om att leverera livsmedel till förskolor, fritidshem och gruppboenden. Resultatet blev större flexibilitet för verksamheterna och ökad omsättning i de lokala butikerna.
Faktaruta
Invånare: Arvika 26 000 och Eda 8 550
Projektägare: Arvika och Eda kommuner, gemensam upphandlingsenhet
Projekttid: Ett år från start till avtal
Total kostnad: Inga extra kostnader jämfört med andra upphandlingsprocesser
Kontakt
Charlotte Olsson, Arvika kommun
E-post: fornamn.efternamn@arvika.se
På 30 sekunder
- Arvika och Eda kommuner ville göra det möjligt för flera lokala och mindre leverantörer att lämna anbud – och förbättra villkoren för både små- och storkök.
- Lösningen blev att skilja på småkök och storkök i kommunens upphandling.
- Det nya arbetssättet har lett till mer flexibla leveranser, bättre anpassade måltider och ökad lokal handel.
Om projektet
Arvika och Eda är två kommuner som har valt att förändra sin upphandling av varor till kommunens kök. Anledningen var en önskan från kommunpolitiken att förbättra näringslivsklimatet och att i större grad dela upp olika upphandlingar – för att göra det möjligt för lokala leverantörer att vara med och lämna anbud. Det fanns även önskemål från personalen som arbetar i kommunens olika kök.
– När vi tittade på den offentliga maten var det tydligt att flera förskolor, fritidshem och gruppboenden var små och egentligen inte hade användning av de storpack som grossisterna levererade. Det tog tid att ta emot och dela upp leveranserna och ofta behövde de ändå komplettera med varor från den lokala butiken. Vissa ville hellre handla i vanliga butiker än av grossist, säger Charlotte Olsson som är upphandlare i Arvika
Genom att skilja på små- och storkök när kommunen upphandlade varor kunde fler vara med och lämna anbud. I några fall vann den lokala butiken upphandlingen. Egentligen är det en helt vanlig upphandlingsprocess där de noggrant har tittat på behoven och på vad marknaden kunde erbjuda.
– De flesta varor är lite dyrare i den lokala butiken än hos grossisten. Men vinsten för småkök som lagar få portioner och har små lagringsutrymmen är att de nu får tätare och mer anpassade leveranser. De kan lättare anpassa och variera maten efter behov och färre varor går till svinn med mindre förpackningar. Dessutom slipper de nu helt stora fordon inne på gårdarna, säger Charlotte Olsson.
En bonus med uppdelad upphandling är att pengarna nu cirkulerar lokalt och kan hålla servicenivån hög i bygden.
Aktiviteter
- Behovsanalys av vilka verksamheter som kan brytas ut till småköksupphandlingen, var de finns och vilken typ av varor som behövs.
- Marknadsanalys och dialog med potentiella leverantörer.
- Upphandlingen läggs ut.
- Uppstartsmöte efter kontaktstilldelning tillsammans med leverantörerna.
Resultat och lärdomar
- Lägg tid på förberedelser och räkna med att starta processen ett år innan avtalet ska tecknas. Avsätt kompetens för upphandling och verksamhet och skapa en tydlig bild av behov och marknad.
- Se till att anbuden särredovisar varor, plockning och transport så att ni kan göra rättvisande kostnadsjämförelser om ni väljer att lösa transporterna separat.
- Se hela bilden. Inköpspriset för de flesta av varorna i småköksupphandlingen är högre än när man handlar av grossist. Däremot vinner man mycket annat. Genom att småköken sorteras ut kan även villkoren för storköken bli bättre.
- Små leverantörer är ofta ovana vid offentliga upphandlingar. Tänk igenom informationen extra noggrant och ha öppna dialoger på tider som fungerar för dem. Bjud gärna in till ett möte för att gå igenom vilka krav som ställs och hur man lämnar anbud.
