Tillväxtverket

Digitalt och säkert i styrelserummen

I takt med att bolag i innovationsmiljöer växer, tar in kapital och får fler ägare blir styrelse- och ledningsarbetet allt viktigare. Det hanteras stora mängder känslig information varför arbetet med digital säkerhet blir extra viktigt. Styrelsearbetet sker generellt i en ganska odigitaliserad miljö. Det fanns en potential i att effektivisera med ganska små medel. Det var utgångspunkten för GU Ventures projekt.

När bolagen ska rusa genom komplexa situationer som rekrytering, produktutveckling, investeringsrundor, samarbeten, lansering och utlandsexpansion så ställs det naturligtvis stora krav på ledning och styrning. För att kunna fatta beslut, ofta snabba, krävs ordning och reda samt en säker digital miljö. Beslutsunderlag och dokumentation behöver vara tillgängliga mellan styrelsemötena.

Snabbfakta om projektet

Vad? Hjälpa ägargrupper, styrelser samt ledningar att utveckla och använda nya smarta digitala verktyg för ett professionellt styrelsearbete. Samt att göra företagen mer säkra i sina val av digitaliseringsstrategier.

Hur? Insats med behovsanalyser, seminarium & workshop med ett större antal bolag samt fördjupande individuellt stöd till en grupp om 7 startup-/scaleupbolag.

Varför? Stärka förståelsen om och vikten av digitala och säkra arbetssätt i styrelserummen

För vem? Styrelse och företagsledning för bolag inom life science och tech i Västra Götaland samt för affärsutvecklare hos GU Ventures

Genom vem? Göteborgsbaserade universitetsinkubatorn GU Ventures. En styrgrupp var engagerad till genomförandet.

När? 2019–2021

Skeptiska bolag inledningsvis

Vid projektets start hösten 2019 var det väldigt få bolag som använde någon särskild digital plattform/plats för styrelsearbetet. GU Ventures (GUV) genomförde en behovsanalys av 30–40 av sina portföljföretag inom life science och tech. Inventeringen visade på ett visst motstånd mot att jobba i molnlösningar och en osäkerhet kring säkerhetsaspekterna.

- Bolag i inkubatorsmiljöer får sägas ha en rätt hög digital mognad, samtidigt som de jobbar direkt i sina mejlkorgar. Alla vet att det inte är helt säkert, men man gör det som man alltid har gjort, säger, Sofia Hjelmberg, Investor Relations, GU Ventures.

Krav på användarvänliga och säkra plattformar

GU Ventures genomförde en workshop med företagen om krav och funktioner på en digital styrelseplattform, exempelvis för Kommunikation och beslut, Rapportering och uppföljning och Transparens och organiserad data. För att sänka tröskeln krävdes användarvänlighet och att plattformarna skulle fungera utifrån dator, mobil och Ipads. Hög säkerhet med tvåfaktorsautentisering var också krav.

GU Ventures utvärderade flera plattformar och tog sedan fram två erbjudanden till företagen: svenska Hippoly och BoardEaser. De är båda renodlade styrelseplattformar.

Sofia fortsätter:

- Vi ville jobba med lokala svenska leverantörer för att få en ”säkrare känsla”.

De utvalda styrelseplattformarna testades på ett antal utvalda företag. Inkubatorsföretagen var i tidiga skeden av sin affärsutveckling, men hade ändå kommit så pass långt att de tagit in sina första externa ägare och börjat ett arbete för att professionalisera styrelsearbetet. GUV satsade på enkla gränssnitt med styrelseplattformar där ”allt” finns integrerat. De är också synkade med myndigheter som Skatteverket och andra tjänsteleverantörer som möjliggör notifieringar i realtid.

Utmaningar i projektet

Det var en större utmaning att hitta deltagare till projektet än förväntat. Argument som ”vi har redan provat” och ”nej tack, jag vill ha mina papper utskrivna och skickade” lyftes. Trots att de båda plattformarna erbjöd sina molntjänster kostnadsfritt under det först året, och med efterföljande rabatt, nappade inte alla på erbjudandet. De avstod då de inte såg värdet i en särskild plattform.

- Det var ett stort steg för vissa. Ibland kan det vara en generationsfråga. Den suddades dock ut markant i och med pandemin.”

Resultat och lärdomar

Resultat och lärdomar

  • Inom allt styrelsearbete är säkerhet oerhört viktigt. Digitalisering och säkerhet går hand i hand. Många av bolagen hanterar patent, immaterialrättsliga frågor och kursdrivande kommunikation. De behöver förstå vad de ska skydda för att kunna se hur de ska göra det.
  • Videomöten och e-signering blev plötsligt vardag under pandemin, och en tillfällig lagändring tillät digitala bolagsstämmor.
  • Att genomföra digitala möten rent tekniskt var inga problem, men att skapa en bra, kreativ möteskultur online är svårare.
  • Att erbjuda en styrelseplattform är nu en del av GUVs inkubatorsprogram. Det finns en grundstruktur för vad som är obligatoriskt för styrelseledamöter och vad som är obligatoriskt för ägare. I slutet av projektet drog GU också i gång en process kring hur ägardirektiv kan digitaliseras. Det blir också en indirekt fortsättning på projektet.

Mer information

Nyfiken på mer detaljer från projektet? Mejla: sofia.hjelmberg@ventures.gu.se