Tillväxtverket
eu-logotyp

Vilket redovisnings­alternativ ska projektet använda?

Det finns tre olika redovisningsalternativ och två av dem innebär en enklare kostnadsredovisning för er under genomförandet av projektet. De alternativen ska ni använda om ert projekt är en förstudie eller ett personalintensivt projekt. Är projektet inget av dessa ska ni redovisa era faktiska kostnader.

I ansökningar om stöd som baseras på utlysningar från och med augusti 2019 ska ni använda det redovisningsalternativ som enligt informationen här gäller för det projekt ni söker stöd för. Om Tillväxtverket beviljar er ansökan ska ni i ansökningarna om utbetalning använda det redovisningsalternativ som Tillväxtverket fastställt i beslutet om stöd.

Redovisningsalternativet styrs av om projektet är ett:

  • Förstudieprojekt
  • Personalintensivt projekt
Om ert projekt varken är en förstudie eller räknas som personalintensivt är det ett:
  • Projekt som ska redovisa faktiska kostnader

För alla tre alternativ ska ni först ska ta fram en detaljerad planeringsbudget med projektets beräknade faktiska kostnader. Planeringsbudgeten ligger till grund för vilket belopp ni kan ansöka om EU-stöd för.När ni har tagit fram den detaljerade planeringsbudgeten ska ni, utifrån projektets karaktär och kostnadssammansättning, avgöra vilket redovisningsalternativ projektet ska använda. Redovisningsalternativen påverkar vilka kostnadsslag ni ska använda i er ansökningsbudget i e-tjänsten Min ansökan.

Läs mer om varje alternativ och de steg ni ska följa i planeringen under flikarna nedan.

Förstudieprojekt

Om ni ska genomföra en förstudie ska ni alltid använda redovisningsalternativet klumpsumma. Det innebär att EU-stödet betalas ut som en andel av en klumpsumma. Tillväxtverket måste godkänna att förstudien uppnått de resultat som fastställdes i beslutet om stöd för att stödet ska betalas ut.

Ni kommer inte behöva redovisa projektets faktiska kostnader utan Tillväxtverkets uppföljning kommer att fokusera på projektets resultat. Resultatet avrapporteras i samband med ansökan om utbetalning och en slutrapport.

Om förstudien inte uppnår resultatet kommer ingen utbetalning att ske. Det är inte möjligt att få ut delar av stödet om delar av resultatet har uppnåtts.

Definition av förstudie och specifika krav på förstudieprojekt

Klumpsumman ska ni beräkna utifrån era planerade faktiska kostnader för förstudien. Beräkningen ska ni därför göra i två steg:

Steg 1. Gör en detaljerad planeringsbudget med era faktiska kostnader för förstudien

Budgetera era beräknade faktiska kostnader i budgetmallen. Den detaljerade budget ni gör i mallen ska ni bifoga som bilaga till ansökan om stöd.

Budgetmall för planeringsbudget

Fördela kostnaderna på följande kostnadsslag:

  • Personal.
  • Externa tjänster.
  • Resor och logi.
  • Investeringar, materiel och lokaler.
  • Schablonkostnader.
  • Projektintäkter.
  • Offentliga bidrag i annat än pengar.
  • Privata bidrag i annat än pengar.

Eftersom det är en förstudie ska ni vara restriktiva med inköp av utrustning och material. Förstudier ska inte användas för att göra bestående inköp.

I er detaljerade budget ska ni inte använda kostnadsslagen Klumpsumma och Enhetskostnader, eftersom de innebär schabloniserade beräkningar och inte faktiska kostnader.

Mer om kostnadsslagen

Steg 2. Omvandla era faktiska kostnader i planeringsbudgeten till en klumpsumma i er ansökningsbudget

I Min ansökan ska ni ange den totala summan av de beräknade faktiska kostnaderna som en klumpsumma.

Bidrag i annat än pengar och projektintäkter ska inte ingå i klumpsumman. De ska ni budgetera separat i egna kostnadsslag.

Exempel

Detaljerad planeringsbudget:

Exempel på beräkning av klumpsumma

Klumpsumma att skriva in i Min ansökan är utifrån planeringsbudgeten ovan: 650 000 kronor.

Personalintensiva projekt

Personalintensiva projekt är projekt där en hög andel av de totala kostnaderna är kostnader för projektets egen personal. Genomför ni ett sådant projekt ska ni använda ett redovisningsalternativ som innebär en förenklad redovisning löpande i projektet.

För personalintensiva projekt ska ni redovisa projektets faktiska personalkostnader inklusive schablonpåslag för lönebikostnader. För alla övriga kostnader i projektet ska ni göra ett schablonpåslag med 40 procent.

För de kostnader som ingår i schablonpåslaget behöver ni inte redovisa kvitton eller fakturor.

Vart går gränsen för vad som räknas som personalintensivt projekt?

Om lönekostnaderna exklusive lönebikostnader är 45 procent eller mer av projektets beräknade totala faktiska kostnaderna räknas det som ett personalintensivt projekt.

Observera att förstudier aldrig räknas som personalintensiva projekt. Se information om det redovisningsalternativ som gäller för förstudier under fliken ovan.

Gå igenom steg 1 och steg 2 nedan för att avgöra om ert projekt är personalintensivt. I steg 3 framgår hur ni ska beräkna budgeten i Min ansökan om ni har bedömt att ni har ett personalintensivt projekt.

Steg 1. Gör en detaljerad planeringsbudget med era faktiska kostnader för projektet

Budgetera era beräknade faktiska kostnader i budgetmallen. Den detaljerade budget ni gör i mallen ska ni bifoga som bilaga till ansökan.

Budgetmall för planeringsbudget

Fördela kostnaderna på följande kostnadsslag:

  • Personal.
  • Externa tjänster.
  • Resor och logi.
  • Investeringar, materiel och lokaler.
  • Schablonkostnader.
  • Projektintäkter.
  • Offentliga bidrag i annat än pengar.
  • Privata bidrag i annat än pengar.

Mer om kostnadsslagen

Steg 2. Avgör om ert projekt räknas som personalintensivt

Beräkna hur stor andel av de totala faktiska kostnaderna som kostnadsslaget Personal utgör. Om andelen är 45 procent eller mer räknas projektet som personalintensivt.

Kostnader i kostnadsslaget personal / Totala faktiska kostnader = andel i procent.

Är andelen högre än 45 procent – gå vidare till Steg 3

Är andelen lägre än 45 procent – redovisa era faktiska kostnader. Se information om projekt som ska redovisa faktiska kostnader i nästa flik.

Exempel

Detaljerad planeringsbudget:

Exempel på en detaljerad planeringsbudget

Andel av de faktiska kostnaderna i kostnadsslaget personal:

4 460 000 / 8 827 244= 50,5 procent

Eftersom andelen är högre än 45 procent räknas projektet som personalintensivt.

Steg 3. Omvandla era faktiska kostnader i planeringsbudgeten till en förenklad redovisning i er ansökningsbudget

Er ansökningsbudget kan innehålla följande kostnadsslag:

  • Personal.
  • Schablonkostnader – Lönebikostnader.
    Schablonkostnader – Övriga projektkostnader.
  • Enhetskostnader.
  • Projektintäkter.
  • Bidrag i annat än pengar.

1. Beräkna lönekostnader
Beräkna ansökningsbudgetens lönekostnader genom att utgå från den arbetstid som ni har budgeterat i kostnadsslaget Personal i planeringsbudgeten.Välj om ni vill redovisa faktiska kostnader eller använda er av enhetskostnad per timme. Ni ska redovisa all lön i projektet på samma vis. För samverkansprojekt är det dock möjligt att välja olika redovisningssätt för olika parter.

  • Om ni vill projektbokföra och redovisa faktiskt utbetald lön ska ni använda samma lönekostnadsberäkning som i planeringsbudgeten.
  • Om ni inte vill projektbokföra och redovisa faktiskt utbetald lön för ska ni räkna om lönekostnaden med hjälp av en enhetskostnad per timme. Multiplicera antalet timmar som personen ska lägga i projektet med enhetskostnaden 282 kronor.

    För personer som i planeringsbudgeten är beräknade med en fast andel av sin arbetstid i projektet behöver ni först omvandla den arbetstiden till antal timmar innan ni multiplicerar med 282 kronor. Alla lönekostnader som ni beräknar på detta vis ska ni i ansökningsbudgeten budgetera i kostnadsslaget Enhetskostnader.

2. Beräkna schablonbeloppet för lönebikostnader
Beräkna schablonen för lönebikostnader genom att lägga samman ansökningsbudgetens lönekostnader i kostnadsslagen Personal och Enhetskostnader och multiplicera med 45,24 procent.
3. Beräkna schablonbeloppet för Övriga projektkostnader
Beräkna schablonen för Övriga projektkostnader genom att lägga samman ansökningsbudgetens kostnadsslag Personal, Enhetskostnader och schablon för lönebikostnader. Multiplicera summan med 40 procent.4. Lägg till projektintäkter och bidrag i annat än pengar
Lägg till planeringsbudgeten belopp för Projektintäkter och Bidrag i annat än pengar.

(Personal + Enhetskostnader) x 0,4524 för lönebikostnader x 0,40 = Schablonkostnad för övriga projektkostnaderExempel (lägg in exemplet)

Exempel, ansökningsbudget i Min ansökan

  1. Beräkning av enhetskostnad för budgeterad personal:

    40 månader omräknat till timmar = (1720 tim x 3) + (1720 tim /12 mån x 4 mån) = 5 733 timmar

    Projektledaren: 5 733 timmar x 282 kronor = 1 616 706 kronor
    Forskningsassistent: (5 733 timmar x 0,4) x 282 kronor = 646 682 kronor
    Forskare: 5 733 timmar x 282 kronor = 1 616 706 kronor
    Kommunikatör: 600 timmar x 282 kronor = 169 200 kronor

    Summa enhetskostnader: 4 049 294 kronor
  2. Beräkning av schablonkostnad för lönebikostnader:
    4 049 294 kronor x 0,4524 = 1 831 901 kronor
  3. Beräkning av schablonkostnad för övriga projektkostnader:
    (4 049 294 kronor + 1 831 901 kronor) x 0,4 = 2 352 478 kronor

Budget i Min ansökan:

Exempel ansökningsbudget

Projekt med faktiska kostnader

Det här alternativet ska ni bara använda om ert projekt inte är en förstudie och inte räknas som ett personalintensivt projekt.

När ni ansöker om stöd i Min ansökan ska ni budgetera de faktiska beräknade kostnaderna för projektet. Även under genomförandet av projektet ska ni i ansökan om utbetalning redovisa era faktiska kostnader.

Vart går gränsen för att inte räknas som personalintensivt projekt?

Om lönekostnaderna exklusive lönebikostnader är mindre än 45 procent av de beräknade totala faktiska kostnaderna för ett projekt räknas det inte som personalintensivt.

Gå igenom steg 1 och steg 2 under fliken Personalintensiva projekt ovan för att avgöra om ert projekt är personalintensivt eller inte. Är projektet inte personalintensivt, gå vidare till steg 3 nedan.

Steg 3. Avgör om ni vill omvandla era faktiska lönekostnader i planeringsbudgeten till en förenklad redovisning i er ansökningsbudget

Använd faktiska lönekostnader
Om ni vill redovisa faktiskt utbetald lön för all projektpersonal som ni har budgeterat i planeringsbudgeten så behöver ni inte göra några omarbetningar till er ansökningsbudget.

Lägg in den detaljerade planeringsbudgeten direkt i Min ansökan. Ni behöver inte bifoga den detaljerade planeringsbudgeten som bilaga.

Använd enhetskostnader
Om ni inte vill projektbokföra och redovisa faktiskt utbetald lön för projektpersonalen kan ni välja att ansöka om att använda er av enhetskostnad per timme. Ni ska redovisa all lön i projektet på samma vis. För samverkansprojekt är det dock möjligt att välja olika redovisningssätt för olika parter. Ni behöver då omarbeta planeringsbudgetens lönekostnader och räkna om lönebikostnaderna. Alla lönekostnader som ni vill redovisa på detta förenklade vis ska i ansökningsbudgeten vara budgeterade i kostnadsslaget Enhetskostnader.

  1. Räkna om lönekostnaden
    Räkna om lönekostnaden genom ta antalet timmar som personen ska arbeta i projektet enligt planeringsbudgeten och multiplicera dem med enhetskostnaden 282 kronor.

    För personer som i planeringsbudgeten är beräknade med en fast andel av sin arbetstid i projektet behöver ni först omvandla den budgeterade arbetstiden till timmar. Därefter multiplicerar ni timmarna med 282 kronor.
  2. Beräkna schablon för lönebikostnader
    Beräkna en ny schablonkostnad för lönebikostnader genom att lägga samman Personal och Enhetskostnader och multiplicera med 45,24%. Denna schablonkostnad ska ni ta upp i kostnadsslaget Schablonkostnader i ansökningsbudgeten.

Lägg in de nya beräknade beloppen för Enhetskostnader och schablon för lönebikostnader i budgeten i Min ansökan. För alla andra kostnadsslag använder ni de belopp ni budgeterat i er ansökningsbudget.

Ni ska bifoga den detaljerade planeringsbudgeten som bilaga till ansökan.

PDF-version


Behandling av personuppgifter
Om du fyller i din e-postadress sparas den hos Tillväxtverket, och det är vi som ansvarar för denna uppgift. Vi sparar e-postadressen endast för att kunna svara dig om du har en fråga. Läs mer om hur vi behandlar personuppgifter på tillvaxtverket.se/personuppgifter.