Tillväxtverket

Särskilda krav för vissa typer av projekt

Några typer av projekt och aktiviteter omfattas av särskilda regler, eller måste organiseras på ett speciellt sätt.

Läs om respektive projekttyp och aktivitet under flikarna nedanför.

Förstudier

Om det finns några tveksamheter gällande er projektidé kan det vara bra att genomföra en förstudie.

En förstudie är ett mindre, förberedande projekt där ni kan undersöka om och hur ni skulle kunna genomföra ett projekt inom strukturfondsprogrammet.

Följande särskilda regler gäller för förstudier:

  • En förstudie får högst pågå i 9 månader inklusive avslutsarbete.
  • Ni kan få maximalt 400 000 kronor och behöver även nationell medfinansiering motsvararande medfinansieringsgraden i det insatsområde ni söker från.
  • Ni får söka stöd för alla kostnadsslag, men ni ska vara restriktiva med inköp av utrustning och material. Förstudier ska inte användas för att göra bestående inköp.
  • Om det framtida projektet är ett samverkansprojekt ska ni utarbeta ett samverkansavtal under förstudien.
  • För att avgöra om ni kan genomföra ett framtida projekt förstudien resultera i ett underlag som besvarar följande frågeställningar:

    Omvärld och samverkan: Vad har gjorts tidigare? Finns det kopplingar till andra program?
    Målgrupp: Vilka ska delta i projektet? Vilka intressenter finns?
    Näringslivets behov: Vilken efterfrågan finns från näringslivet. Hur ska näringslivet involveras?
    Organisation: Hur kan det framtida projektet organiseras? Vilka roller behövs? Vem ska äga projektet?
    Genomförande: Vilka aktiviteter ska ingå? Tidsplan? Hur kan miljö, jämställdhet, integration och mångfald användas som verktyg i projektet?
    Mål och resultat: Vad ska projektet resultera i? Vilka effekter kommer projektet ha för regionen?
    Kan projektet genomföras som ett så kallat Östersjöstrategiprojekt?
  • Ni ska lämna slutrapport och betala alla kostnader innan projekttiden är slut.

Samverkansprojekt

Ett samverkansprojekt genomförs av flera parter gemensamt och ska skapa förutsättningar för nya nätverk och samarbeten. En av parterna, stödmottagaren, har huvudansvaret för att genomföra projektet.

En grundförutsättning för att vara part i samverkansprojekt är att varje enskild part ska klara av de grundkrav som ställs för att vara stödmottagare. Samverkansprojekt som projektform, ska bara användas om det bidrar till ett mervärde som inte kan nås genom flera separata projekt och att det finns ett ömsesidigt beroende mellan delprojekten. Det bör inte vara fler än fem samverkande parter eftersom komplexiteten ökar med fler inblandade parter.

Kontakta Tillväxtverket om ni tror ert projekt skulle passa som samverkansprojekt för att diskutera möjligheter och förutsättningar inför en eventuell ansökan.

Verksamheter som har ett ömsesidigt beroende av varandra kan med fördel drivas som ett samverkansprojekt. Om det det inte finns ska verksamheter drivas som enskilda projekt som samarbetar med varandra.

Läs mer om skillnaden mellan samverkan och samarbete på sidan Roller och ansvar.

Regler för samverkansprojekt

  • Det är inte tillåtet att organisera ett samverkansprojekt för att kringgå regler om offentlig upphandling och statsstöd.
  • En av samverkansparterna lämnar in ansökan och blir då projektets stödmottagare. Stödmottagaren ska hålla ihop hela projektet, såväl verksamhetsmässigt som ekonomiskt och administrativt.
  • Alla parter i projektet ska ta del av EU-stödet. Samverkansparterna rekvirerar sina kostnader från stödmottagaren som sammanställer ansökan om utbetalning. När stödmottagaren fått stödet ska det fördelas även till samverkansparterna.
  • Den aktör som vill bli samverkanspart måste på egen hand kunna uppfylla de villkor Tillväxtverket ställer på stödmottagare. Läs mer på sidan Kapacitet att genomföra ett projekt. Läs även om vem som kan vara stödmottagare på sidan Roller och ansvar.
  • Antalet parter ska styras av projektets syfte och mål. Tillväxtverkets rekommendation är att antalet parter inte bör vara mer än fem.
  • Samtliga samverkansparter ska ingå ett samverkansavtal. Samverkansavtalet ska ni bifoga tillsammans med ansökan om stöd. Avtalet ska vara underskrivet senast vid tidpunkten för beslut om stöd. Ladda ner och använd Tillväxtverkets mall för samverkansavtal.
  • Om inköp eller upphandlingar ska göras i projektet ska en inköps-/upphandlingsplan lämnas in i samband med ansökan. Ladda ner och använd Tillväxtverkets mall.
  • Om ändring sker av vilken part som ansvarar för inköpen ska detta kommuniceras till Tillväxtverket.
  • Stödmottagaren bör äga eventuella investeringar. 
  • Både stödmottagaren och samverkansparterna ska följa de villkor som finns i beslutet om stöd.

Att tänka på i ett samverkansprojekt

I huvudsak har Tillväxtverkets handläggare kontakt med stödmottagaren som i sin tur har ansvar för att sprida information till samtliga parter i projektet. Det är också stödmottagaren som får beslutet om stöd och efterföljande beslut om utbetalning. Om det blir aktuellt med återkrav av utbetalt stöd ställs återkravet till stödmottagaren. I samverkansavtalet bör parterna därför reglera hur stödet ska fördelas och hur eventuella återkrav ska hanteras.

Den som är stödmottagare för ett samverkansprojekt behöver skapa tydliga projektrutiner och en bra styrning, ledning och uppföljning. Om parterna i ett samverkansprojekt lyder under olika regelverk och arbetssätt ställer det högre krav på projektets rutiner, till exempel samverkan mellan offentliga aktörer och privata.

När ni planerar ett samverkansprojekt är det därför viktigt att:

  • det finns ett aktivt ägarskap och att projektet har en tydlig styrning med en tydlig operativ ledning
  • alla roller och funktioner i projektet är väl definierade
  • projektet och dess mål är väl förankrat hos alla samverkansparter
  • det finns ett gemensamt arbetssätt
  • kommunikationen inom projektet är väl organiserad

De som bör vara med och planera för detta är:

  • en projektledare eller projektkoordinator från stödmottagaren
  • någon med mandat att representera stödmottagaren
  • delprojektledare och ekonomer från samtliga samverkansparter.

Vid upphandlingar bör ni ta in någon med upphandlingskompetens. Stödmottagaren kan med fördel göra gemensamma upphandlingar för hela samverkansprojektet.

Ett konkret tips inför arbetet är att låta stödmottagarens projektledare och ekonom göra en instruktion till samverkansparterna, så att alla parter vet hur de ska administrera delprojekten och hantera ekonomin. Lägg gärna instruktionen som en bilaga till ert samverkansavtal.

Exempel på punkter, i rutin för redovisning inom samverkansprojekt

  • Varje samverkanspart betalar och bokför sina kostnader/intäkter på en specifik projektkod.
  • Stödmottagaren skickar en Excel-mall till samverkansparterna som är uppställd enligt hur kostnader och intäkter ska sorteras vid import till Min ansökan.
  • Samverkansparterna sammanställer sin redovisning i Excel-mallen och sparar den som en CSV-fil (kommaavgränsad).
  • Varje samverkanspart skickar en rekvisition (ej faktura) till stödmottagaren tillsammans med de underlag som ligger till grund för redovisningen och CSV-filerna sorterade utifrån de kostnadsslag kostnaderna ska redovisas enligt beslutet. Ett annat alternativ är att samverkansparterna skickar en CSV-fil för varje kostnadsslag.
  • Stödmottagaren sammanställer redovisningen och gör en ansökan om utbetalning i Min ansökan.
  • Samverkansparternas kostnader/intäkter ska inte bokföras hos stödmottagaren.
  • Egen kontant medfinansiering från stödmottagare eller samverkanspart behöver inte någon separat verifiering. Denna finansiering styrks genom att kostnaderna har betalats.
  • Stödmottagaren skickar in ansökan om utbetalning.
  • Tillväxtverket granskar ansökan om utbetalning och efter att den har godkänts betalas EU-stödet ut till stödmottagaren.
  • Stödmottagaren bokför sin del av EU-stödet på projektet och resterande stöd fördelas (slussas vidare) till samverkansparterna i enlighet med vad som framgår av samverkansavtalet.

Ramprojekt

Ett ramprojekt är ett projekt som fördelar sitt EU-stöd vidare till de företag och organisationer som utför projektets aktiviteter och insatser.

Ett ramprojekt omfattar alltså aktiviteter i ett andra led. Aktiviteterna kan till exempel bestå av företagsstöd, företagscheckar eller delprojekt inom projektet. Delaktiviteterna väljs ut inom projektet och har start- och slutdatum som ryms inom projektperioden.

Det är bara vissa stödmottagare som kan beviljas ramprojekt. Offentliga stöd som direkt gynnar företag, så kallat statsstöd, är normalt inte tillåtet men det finns ett antal undantag. Ett sådant undantag är om det finns en godkänd stödordning som möjliggör att stödet går direkt till företag.

Om ni vill ansöka om ett ramprojekt krävs att ni som stödmottagare omfattas av och tillämpar en sådan godkänd stödordning. Stödmottagare som driver ramprojekt beviljar sedan i sin tur stöd till enskilda företag enligt villkoren i stödordningen.

Förutom de särskilda reglerna om stödordning gäller samma krav på ramprojekt som på övriga projekt.

Definitioner inom ramprojekt

  • Stödmottagare, är den organisation som ansöker om och blir beviljad stöd för att driva ett ramprojekt
  • Delprojekt, är det företag/organisation som, i andra led, tar emot stöd
  • Aktivitet, är den stödberättigade insatsen som utförs i delprojektet

Krav som ställs på ett ramprojekt

Ramprojekt lyder under samma förordningar som övriga projekt som finansieras av EU-medel. Alla ramprojekt har utöver det en egen stödordning med krav som också ska följas.

Bedömningen av om ett ramprojekt ska beviljas stöd görs på samma sätt som för ett vanligt projekt. Mer om kriterier för urval.

Även inriktningen ska, precis som för ett vanligt projekt, stämma överens med investeringsprioriteringen inom det program som ramprojektet ansöker om stöd från.

  • Det är enbart organisationer, som har rätt att tillämpa en statlig stödordning, som kan vara stödmottagare för ett ramprojekt.
  • Verksamheten, i de delprojekt som fått finansiering genom ett ramprojekt, ska stämma överens med det aktuella programmet och med den specifika verksamheten som bedrivs inom ramprojektet och som bekräftas genom beslutet om stöd.
  • Ni som sökande ska i samband med ansökan om stöd beskriva den rutin som ni kommer att använda för att göra urvalet av insatser inom ramprojektet.
  • Stödmottagaren ansvarar för projektet och samtliga aktiviteter inom projektet.
  • Stödmottagaren rapporterar också alla delar inklusive utfall till Tillväxtverket.
  • Det är stödmottagaren som ansvarar för att de stödberättigande kostnaderna är i linje med EUs och strukturfondernas gällande förordningar och föreskrifter. Stödmottagaren ansvarar också för att kraven, i den stödordning som tillämpas, följs.
  • Stödmottagaren är skyldig att ha en organisation som klarar av att säkerställa att alla aktiviteter inom projektet ligger i linje med beslut om stöd.
  • Det är stödmottagaren som ansvarar för att dokumentationen, av samtliga ingående aktiviteter, följer verifikationskedjan och är tillgänglig för att kunna granskas.
  • Det är också stödmottagarens ansvar att säkerställa att insatserna hos delprojekten är varaktiga.

Tillväxtverkets beslut om stöd och beslut om utbetalning ställs till stödmottagaren. Det innebär att även eventuella återkrav enbart ställs till stödmottagaren.

Om ni tror att formen ramprojekt skulle passa för ert projekt rekommenderar vi att ni kontaktar något av Tillväxtverkets kontor för mer information och för att diskutera era planer, innan ni gör er ansökan.

Företagsstödjande projekt

Ett företagsstödjande projekt är ett projekt inom forskning, teknisk utveckling eller innovation där företag och universitet, forskningsinstitut eller branschorganisationer har ett nära samspel och där samtliga projektparter kan tavdel av stödet. Den här typen av projekt omfattas av EU:s statsstödsregler vilket innebär vissa begränsningar för hur projektet kan använda ett beviljat stöd.

Projektet ska hållas samman av en stödmottagare som ansvarar för genomförandet av projektet såväl verksamhetsmässigt som ekonomiskt och administrativt. Övriga parter ska vara kända när projektet lämnar in sin ansökan om stöd. Ta kontakt med Tillväxtverket för mer information om modellen för företagsstödjande projekt.

Finansieringsinstrument

Delar av medlen inom de operativa programmen ska användas till att upprätta finansieringsinstrument. Finansieringsinstrument kan utformas som marknadskompletterande investeringskapital såsom ägarkapital, kreditgarantier och lån.

I Sverige används instrumentet ägarkapital för att investera i små och medelstora företags tidiga utvecklingsfaser. Denna stödform är revolverande, vilket innebär att medlen kan återanvändas vid en positiv avkastning.

Finansieringsinstrumenten genomförs via särskilda projekt och det finns särskilda krav på aktörernas förmåga att förvalta sådana projekt. Projekt som innehåller finansieringsinstrument skiljer sig från andra projekt genom sitt upplägg samt att de delvis också styrs av särskilda regler.

Läs mer om finansieringsinstrument.

Projekt med transnationellt samarbete

Om projekt som har aktiviteter inom EU:s strategi för Östersjöregionen

Aktiviteter som är stödberättigade

Aktiviteter som bidrar till att genomföra Östersjöstrategin är stödberättigade. Ett kännetecken för insatserna i strategin är att de inte kan genomföras på egen hand utan kräver samarbete mellan två länder runt Östersjön.

Två sätt att få stöd

Det finns två sätt att få stöd för samarbete med andra länder i nationella och regionala strukturfondsprojekt.

1. Transnationell komponent - TNK
Har ni redan ett godkänt och pågående regionalfondsprojekt finns det möjlighet att ansöka om ett tilläggsprojekt, eller en så kallad transnationell komponent. Ett sådant tilläggsprojekt ska tillföra ett mervärde och stärka det ursprungliga projektet genom ett samarbete med projekt och parter i andra länder.

Tilläggsprojektet ska även bidra till Östersjöstrategins genomförande och mål. Samarbetet ska syfta till att lösa, för länderna, gemensamma utmaningar. Genom att projekten söker medel för samarbete separat blir flexibiliteten större gällande längd och inriktning på samarbetet. Samarbetet kan genomföras med projekt från olika struktur- och investeringsfonder. Om det finns särskilda skäl kan andra parter utgöra samarbetspart.

En transnationell komponent handlar troligen om ett mindre tilläggsprojekt i form av samarbete med aktörer i ett eller flera länder och som kan bidra till projektets resultat. Länder som kan komma ifråga är Polen, Litauen, Lettland, Estland, Finland, Sverige och Danmark, Norge, Island, Ryssland, Vitryssland samt norra Tyskland.

Eftersom aktiviteterna inom den transnationella komponenten sker kopplade till ett redan beviljat och pågående projekt är det möjligt att ansöka samt få beslut om beviljat projekt löpande, utanför annonserade utlysningar. Denna förenklade beslutsprocess gäller tilläggsprojekt som uppgår till maximalt 400 000 kr i EU-stöd. Är stödbeloppet högre måste ansökan lämnas in i en ordinarie utlysning med normal beslutsgång.

Aktiviteterna, rapportering och utvärdering samordnas med huvudprojektet för att genomförandet ska kunna ske tids- och kostnadseffektivt.

Grundkrav för att aktiviteterna ska kunna godkännas är att:

  • ni som söker redan driver ett pågående regionalfondsprojekt
  • att aktiviteterna bidrar till genomförandet av Östersjöstrategin
  • att aktiviteterna gagnar programområdet
  • att aktiviteterna utförs inom de länder som Östersjöstrategin berör
  • att ekonomiskt utrymme för aktiviteter utanför programområde fortfarande finns kvar inom insatsområdet ni söker i

Det krävs ingen gemensamt framtagen plan, medfinansiering eller Letter of intent från samarbetsparter i de andra länderna, men i er ansökan ska ni kunna ange:

  • Samarbetspartners ni avser att samarbeta med. Partnern bör ha, eller söka, finansiering via exempelvis europeiska regionalfonds-, socialfonds- eller landsbygdsprogrammet från landet i fråga.
  • Mervärden som ni förväntar att uppnå, för projektet och för regionen/programområdet.
  • De aktiviteter ni söker tilläggsfinansiering för i den transnationella komponenten.
  • De aktiviteter som er samarbetspart i annat land ansvarar för och finansierar (översiktligt).
  • De kostnader projektet finansierar utanför programområdet, om ni planerar för sådana.
  • En gränsöverskridande analys som ligger till grund för ansökan.

2. Makroregionalt integrerade projekt (Östersjöstrategiprojekt)
Om samarbete med aktörer i andra länder ingår som en integrerad del i er originalansökan kan ni ansöka om stöd för ett makroregionalt integrerat projekt. Ni behöver då tydligt redogöra för vilket mervärde som samarbetet tillför projektet och för programområdet och hur det bidrar till Östersjöstrategins genomförande och mål.

I ansökan behöver ni redogöra för:

  • Samarbetspartners ni avser att samarbeta med.
  • Mervärden som ni förväntar att uppnå, för projektet och för regionen/programområdet.
  • De aktiviteter som ni ska genomföra tillsammans, där ni definierar vilka delar som ingår i ansökan och vad som ska finansieras av samarbetspartnerna.
  • Är ni ett flaggskeppsprojekt ska ni bifoga intyg från prioritetssamordnaren för relevant område i strategin.
  • En avsiktsförklaring (letter of intent) från samarbetspartner ska bifogas er ansökan. Avsiktsförklaringen ska inkludera en bekräftelse på avsikten från era partner att medfinansiera, och att partnern har, eller söker, ERUF-finansiering i motstående program i landet ifråga.

Läs mer om vad ni förväntas svara på när ni gör er ansökan om transnationellt samarbete.

Projekt med aktiviteter utanför programområdet

En grundförutsättning för att ett projekt ska få stöd är att aktiviteterna genomförs inom det programområdet. Men ett projekt kan under vissa förutsättningar, helt eller delvis, genomföra aktiviteter även utanför programområdet.

Att kunna ha aktiviteter utanför det egna programområdet ger möjligheter för projekt att kunna samverka över regiongränser och för samarbeten i Östersjöregionen.

För att genomföra aktiviteter utanför programområdet ska följande krav vara uppfyllda:

  • att aktiviteterna gagnar det egna programområdet
  • att aktiviteterna genomförs inom EU
  • programspecifika krav enligt nedan

Programmens övervakningskommittéer har bestämt vilka programspecifika krav som gäller.

De typer av projekt som kan beviljas stöd för aktiviteter utanför det egna programområdet ska uppfylla följande krav:

  • Projektet omfattar funktionella samarbeten över administrativa programområdesgränser inom områden som exempelvis kluster- och innovationssatsningar, besöksnäring och internationalisering.
  • Projektet skapar ett mervärde för regionen som inte kan uppnås enbart genom projekt inom det egna programområdet.

Vad innebär det att en aktivitet genomförs utanför programområdet?

Den plats där en aktivitet genomförs anses vara den plats som aktiviteten är belägen. Gäller det till exempel investeringar så är det platsen där investeringen görs, gäller det aktiviteter som exempelvis en konferens så är det platsen där konferensen hålls. Detta gäller oberoende av vilka som deltar i aktiviteten, om de bor och arbetar inom programområdet eller inte.

Konferenser, evenemang, investeringar, forskning eller liknande som projektet själv anordnar eller bedriver utanför programområdet anses vara aktiviteter som genomförs utanför programområdet. Däremot anses inte resor, studiebesök för anställda i projektet, deltagande i konferenser och liknande, vara aktiveter som genomförs utanför programområdet.

... och vad krävs för att aktiviteten ska anses gagna det program vi söker stöd från?

Ett projekts aktiviteter, utanför det egna programområdet, anses gagna programmet om de bidrar till de specifika mål som anges i den investeringsprioritering som projektet ansöker om stöd för. Ni som sökande ska kunna visa på det.

Ni kan genomföra en aktivitet som är till nytta för det egna programmet och som också ger effekter för regionen där aktiviteten genomförs, men inom en viss gräns. Effekten får inte vara mer än marginell för det programområde där aktiviteten genomförs. Om effekten går att kvantifiera så får den inte vara större än 5 procent.

Om ni har aktiviteter utanför programområdet i projektet ska ni beskriva dem i ansökan om stöd. Motivera hur de gagnar programområdet och ange även en uppskattad kostnad för aktiviteterna.

Projekt med aktiviteter av socialfondskaraktär

Om ert projekt, inom de regionala strukturfondsprogrammen, har aktiviteter av socialfondskaraktär kan de vara stödberättigande under vissa förutsättningar.

Handlar aktiviteterna om kompetensutveckling på individnivå så stöds de inte av de regionala strukturfondsprogrammen i normala fall, den typen av aktiviteter hör hemma i Europeiska socialfondsprogrammet som ESF-rådet förvaltar.

Det kan ändå i vissa fall finnas en tydlig koppling mellan kompetenshöjande insatser och den utveckling som Europeiska regionala utvecklingsfonden eftersträvar. Därför finns det vissa möjlighetet att tillåta kompetensutveckling för individer i projekt även inom de regionala strukturfondsprogrammen.

Aktiviteter i enlighet med Europeiska socialfondens handlingsplan

Ert projekt inom de regionala strukturfondsprogrammen får ha aktiviteter, som är stödberättigande enligt Europeiska socialfondens regionala handlingsplan, inom det aktuella geografiska området.

För att aktiviteterna ska kunna godkännas förutsätts att:

  • Ert projekt kan visa på ett tydligt samband mellan socialfondsaktiviteterna och projektets mål och aktiviteter.
  • Socialfondsaktiviteterna i projektet budgeteras och redovisas enligt Svenska ESF-rådets bestämmelser.
    Det innebär i praktiken att personalkostnaderna i socialfondsdelen av projektet ska redovisas på annat sätt än personalkostnaderna i resten av projektet, då socialfonden använder sig av enhetskostnader för personal.
    Det innebär också att påslaget för indirekta kostnader är 15 procent för alla typer av stödmottagare, även universitet och högskolor.
  • Kostnader för socialfondsaktiviteterna i ett enskilt projekt får vara högst 49 procent av projektets totala kostnader. I er ansökan om stöd ska ni beräkna och ange de totala kostnaderna för socialfondsaktiviteter.

Huvudsyftet ska vara att utveckla Sveriges arbetsmarknadspolitik

För att aktiviteter i ert projekt inom ett regionalt strukturfondsprogram ska anses vara av socialfondskaraktär ska de ha som huvudsyfte att förstärka eller bidra till att utveckla Sveriges arbetsmarknadspolitik, genom att:

  • stimulera kompetensutveckling som stärker individers ställning på arbetsmarknaden
  • förstärka kopplingen mellan utbildning och arbetsliv
  • öka övergångarna till arbete bland personer som står långt ifrån arbetsmarknaden
  • underlätta ungas etablering i arbetslivet och deltagande i utbildning.

Europeiska socialfonden på ESF-rådets webbplats.länk till annan webbplats

Så ska ni budgetera och redovisa kostnaderna enligt Europeiska socialfonden.länk till annan webbplats

PDF-version


Behandling av personuppgifter
Om du fyller i din e-postadress sparas den hos Tillväxtverket, och det är vi som ansvarar för denna uppgift. Vi sparar e-postadressen endast för att kunna svara dig om du har en fråga. Läs mer om hur vi behandlar personuppgifter på tillvaxtverket.se/personuppgifter.