Tillväxtverket

Bifoga rapporter och ekonomisk redovisning

När ni ansöker om utbetalning ska ni skicka med rapporter och ekonomisk redovisning. Vilka rapporter som ska in beror på vilken period ni ansöker om.

Nedan framgår de krav som ställs på hur ansöker om utbetalning av stöd.

Gör er ansökan i e-tjänsten Min ansökan

Ni gör er ansökan om utbetalning av stöd genom e-tjänsten Min ansökanlänk till annan webbplats.

En ansökan om utbetalning ska alltid innehålla

Ansökan ska vara undertecknad av en behörig person

Er ansökan om utbetalning ska vara undertecknad av en person som är behörig att företräda er som stödmottagare. Skicka in ett missiv med namnunderskrift till Tillväxtverket. Kontaktuppgifter till Tillväxtverkets kontor

Läs om hur lång perioden för ansökan ska vara och när ni ska skicka er ansökan.

Läges- och slutrapporter

Det är ett krav att ni som stödmottagare ska fylla i och skicka in lägesrapporter kontinuerligt under hela projektperioden. Detta ska ni göra i samband med ansökan om utbetalning. Vid er sista ansökan om utbetalning ska ni istället skicka in en slutrapport.

Syftet med lägesrapporterna är att stämma av och följa upp att projektet genomförs enligt beslutet om stöd. En lägesrapport ska också kunna kopplas till de redovisade kostnaderna i ekonomirapporten.

Tillväxtverket godkänner rapporten i dialog med er som stödmottagare. Om det saknas uppgifter eller annan information som är av betydelse kan det innebära att ni behöver komplettera lägesrapporten.

Så lämnar ni in rapporterna

Lägesrapporteringen är uppdelad i två moment.

  • Indikatorrapporteringen lämnas direkt i Min ansökan, under rubriken ”Lägesrapport”.
  • Resterande delar av läges- och slutrapporten lämnas på en mall som finns utanför systemet Min ansökan.

Förenklad lägesrapport, fördjupad lägesrapport samt slutrapport 

Aktuell rapport fylls i av stödmottagaren. Rapporten ska sedan skannas och bifogas som elektroniskt dokument i Min ansökan under rubriken ”Lägesrapport”.

Tre typer av rapporter

Det finns tre olika typer av rapporter som ska bifogas er ansökan om utbetalning. Vilken ni ska använda beror på vilken period er ansökan om utbetalning avser.

Exempel
Projektperiod: januari år 1 – december år 2

  • Januari - juni år 1
    Förenklad lägesrapport
  • Juli - december år 1
    Lägesrapport
  • Januari - juni år 2
    Förenklad lägesrapport
  • Juli - december år 2
    Slutrapport

Förenklad lägesrapport
Vid varje ansökan om utbetalning ska ni lämna in en förenklad lägesrapport. För den ansökan om utbetalning som sträcker sig till sista december ska dock en fördjupad lägesrapport bifogas. Den förenklade lägesrapporten som lämnas löpande innehåller något färre uppgifter än den fördjupade lägesrapporten.

I förenklade lägesrapporten ska ni beskriva, kommentera och registrera uppgifter om:

  • verksamheten i den aktuella redovisningsperioden
  • eventuella avvikelser från beslutet om stöd
  • eventuella ändringar i verksamheten
  • hur ni bedrivit arbetet med de horisontella kriterierna
  • vilka processer som ni initierat
  • eventuella resor utanför programområdet
  • genomförda aktiviteter under perioden
  • resultat och utfall under perioden
  • aktuella indikatorer

Utöver detta ska ni, i de fall det är aktuellt för ert projekt, kommentera och beskriva era eventuella:

  • bidrag i annat än pengar (privat och offentligt)
  • socialfondskostnader
  • aktiviteter ni genomfört under den aktuella perioden

Fördjupad lägesrapport
Ni ska lämna in en fördjupad lägesrapport en gång om året på den ansökan om utbetalning som sträcker sig till sista december.

Utöver de frågor som finns i den förenklade lägesrapporten ska ni i den fördjupade lägesrapporten beskriva, kommentera och registrera uppgifter om:

  • budgeten upparbetas i den takt som ni planerat
  • informationsinsatser
  • uppföljning, utvärdering och lärande.

Slutrapport
När ni skickar in er sista ansökan om utbetalning ska ni lämna in er slutrapport. Det gör ni oberoende av när projektet slutredovisas.

Slutrapporten består av två delar:

  • del 1 avser den aktuella periodens aktiviteter där frågorna är hämtade från lägesrapporten.
  • del 2 avser en sammanfattning av hela projektgenomförandet som inkluderar en diskussion och slutsats om projektet samt en beskrivning av hur ni tagit tillvara resultaten efter projektet slut.

I slutrapportens sammanfattning så tillkommer en sammanfattning av hela projektgenomförandet, diskussion och slutsats samt beskrivning av hur resultat tas tillvara efter projektet avslutas.

Indikatorrapportering
I varje läges- eller slutrapport ingår att indikatorutfallet ska rapporteras. Läs mer om vad som förväntas av dig som stödmottagare när det gäller att följa upp och mäta aktivitetsindikatorerna i dokumentet Riktlinje för att samla in och mäta aktivitetsindikatorer.

Rapportera utvärderingsinsatserna i samband med läges- och slutrapporter

Ni ska rapportera era utvärderingsinsatser i samband med att ni lämnar den fördjupade lägesrapporten och slutrapporten.

Rapportera era utvärderingsinsatser i den fördjupade lägesrapporten
I den fördjupade lägesrapporten ska ni ange vilka utfall och resultat som har kommit fram i projektets utvärderingsinsatser. Det gäller specifikt de aktivitetsindikatorer som ska valideras genom projektutvärdering.

Ni ska även beskriva vilka framsteg som gjorts i förhållande till projektets målsättning och det specifika mål som projektet beviljats stöd inom.

I lägesrapporten ska ni ange vilka utfall och resultat som har framkommit i projektets utvärderingsinsatser. Det gäller bland annat de aktivitetsindikatorer som ska valideras genom projektutvärdering.

Ni ska även beskriva kopplingen till projektets målsättning och det specifika mål som projektet beviljats stöd inom. I den fördjupade lägesrapporten ska ni även redogöra för uppföljning, utvärdering och lärande. Exempelvis ska ni beskriva större informationsinsatser som utförts under året för att sprida information om projektet och dess eventuella resultat samt hur ni synliggjort EU:s medverkan i projektet.

Rapportera utvärderingsinsatserna i slutrapporten
I slutrapporten ska ni beskriva hur projektet har arbetat med uppföljning och utvärdering samt vilka aktiviteter som gjorts för att främja lärande och hur detta har påverkat projektets utfall och resultat. Ladda ner Mall för slutrapportlänk till annan webbplats

Det handlar om att beskriva hur aktiviteterna har lett till resultat som bidrar till att projektet når sina mål samt redogöra för oförutsedda resultat och effekter.

Ni ska även redogöra för vilka särskilda metoder och insatser som har genomförts för att följa upp och utvärdera projektet. Hur har utvärderingen använts för att bidra till/skapa ett lärande?

I slutrapporten ska ni också ange utfall på de aktivitetsindikatorer som ska valideras genom projektutvärdering.

Bifoga slutrapport från extern och löpande utvärdering
I de fall projektet har upphandlat en extern eller löpande utvärdering ska utvärderaren, förutom att bidra med underlag till projektet rapportering under genomförandet, även lämna en specifik skriftlig slutrapport vid projekttidens slut. Mallar för slutrapport för extern och löpande utvärderinger kommer att finnas på sidan Ansök och rapporteralänk till annan webbplats

Rapporten ska redovisa hur utvärderingsinsatsen har bedrivits under projekttiden. I det ingår att beskriva vad som har framkommit i utvärderingen och hur det har förmedlats till projektet.

Rapporten ska även redogöra för vilka utvärderingsmetoder som har använts samt redogöra för hur utvärderingen har använts för att bidra till/skapa ett lärande. Rapporten kommer sedan att kunna tillhandahållas från Tillväxtverkets webbplats.

Ekonomisk redovisning

En del i ansökan om utbetalning är att rapportera periodens kostnader, intäkter och medfinansiering. Redovisningen görs direkt i Min ansökan.

Syftet med den ekonomiska redovisningen är att verifiera att projektets kostnader är stödberättigande och att medfinansiering har erhållits innan utbetalning sker. De redovisade kostnaderna ska kunna kopplas till de aktiviteter som ni redogör för i lägesrapporten. Om det saknas uppgifter eller annan information som är av betydelse kan det innebära att ni behöver komplettera den ekonomiska redovisningen.

Rapportera i Min ansökan

Ni gör den ekonomiska redovisningen direkt i e-tjänsten Min ansökan .

Manual för funktioner i Min ansökan.PDF

Till varje ansökan om utbetalning ska ni redovisa följande direkt i Min ansökan:

  • Specifikation av kostnader och intäkter
  • Specifikation av medfinansiering

Ni ska bifoga följande underlag elektroniskt (som bifogat dokument) i Min ansökan:

  • Huvudbok eller motsvarande
  • Underlag som verifierar redovisade kostnader
  • Underlag som verifierar kontant medfinansiering
  • Underlag som verifierar medfinansiering i form av bidrag i annat än pengar

Underlag som verifierar redovisade kostnader ska bifogas vid första ansökan om utbetalning och tillsvidare. Tillväxtverket kan dock meddela att annat ska gälla. I förekommande fall ska ni skicka in följande material:

  • Personalkostnadssammanställning
  • Tidredovisning
  • Lönespecifikation eller motsvarande
  • Upphandlingsunderlag
  • Underlag som visar att kostnaden uppkommit enligt EU:s upphandlingsprinciper
  • Verifiering av intäkter
  • Reserapport
  • Hyresavtal för lokaler utöver kontor

När det gäller avtal behöver ni bara skicka in dessa en gång, samt om det eventuellt skett någon förändring.

Läs mer under Följ reglerna för kostnader om vilka underlag som krävs för kostnader och medfinansiering. Numrera de bilagor som bifogas ansökan om utbetalning. Om underlag bifogas elektroniskt kan underlagen med fördel skannas till en längre PDF-fil i motsvarande ordning som i sammanställningen i Min ansökan. Även underskrivna dokument går bra att skanna in och skicka elektroniskt.

Mallar för läges- och slutrapport, tidredovisning, personalkostnadssammanställning

Specifikation av kostnader och intäkter

I Min ansökan ska ni redovisa samtliga poster som ingår i periodens kostnader och intäkter post för post.

För att underlätta detta kan periodens poster exporteras från er projektbokföring till en fil som ni sedan importerar in i Min ansökan. Filen ska innehålla följande kolumner:

  • Verifikationsnummer
  • Verifikattext
  • Bokförd (datum)
  • Betalad (datum)
  • Konto
  • Kontonamn
  • Leverantör
  • Belopp

Se exempel nedan:

Specifikation av kostnader och intäkter

Exempel på tabell

Filen som importeras i Min ansökan ska vara i formatet ”CSV, kommaavgränsad”. Ni kan enkelt omvandla excelfiler till detta format. Så här konverteras filen (instruktionPDF).

Färdigställ all data i excelfilen så långt som möjligt innan ni omvandlar filen till CSV-format. Sortera till exempel kolumner och ta bort poster som inte ska vara med

Ni kan också lägga till poster manuellt direkt i Min ansökan. Detta gäller för till exempel schablonkostnader och enhetskostnader eftersom de är beräknade kostnader som inte går att hämta direkt ur redovisningen.

Schablonkostnader och enhetskostnader omfattas inte av kravet på bokföring, därför ska ”0” anges i kolumnerna ver.nr, konto, kontonamn och leverantör. I kolumnerna för datum anges datum för periodens sista dag för den här typen av kostnader. Se en lathund för hur den ekonomiska redovisningen kan sammanställas här nedan.

Uppgifter som ska anges direkt i Min ansökan

För varje kostnadspost ska följande uppgifter anges direkt i Min ansökan:

  • Kostnadsslag
  • Samverkanspart som kostnaden uppstått hos (om samverkansprojekt
  • Om kostnaden ingår i upphandling som är över EU:s tröskelvärde, ange typ av kontrakt (varukontrakt, tjänstekontrakt, byggentreprenadkontrakt, varor och tjänster inom områdena vatten, energi och transport eller kontrakt som faller inom ramen för avtalet om offentlig upphandling)
  • Om kostnaden ingår i särskilda aktiviteter (socialfondskaraktär eller utanför programområdet)
  • Eventuell kommentar

Redovisa inte mer kostnader än budget
Observera att totala redovisade kostnader inte får överstiga total kostnadsbudget enligt beslut om stöd. Det är tillåtet med en viss flexibilitet jämfört med budget för respektive kostnadsslag.

Hantering av kreditfakturor

Grundförutsättningen för att en kostnad ska vara stödberättigande är att den vara eller tjänst den avser ska vara levererad och betald. Om ni misstänker att en kostnad kan komma att krediteras längre fram, ska ni vänta med att ta med den i ansökan om utbetalning. Om ni fått en kreditfaktura för en kostnad som ni redan fått stöd för ska den betalas tillbaka, kontakta din handläggare för vidare hantering.

Läs mer om skyldighet att återbetala.

Specifikation av medfinansiering

Ni lägger in periodens medfinansiering direkt i Min ansökan. Se manual för Min ansökan.PDF

Den medfinansiering som redovisas för perioden måste minst uppgå till den andel av kostnaderna som inte finansieras av EU-medel. Eventuell överskjutande medfinansiering får redovisas och kommer då att finnas kvar till godo i Min ansökan vid nästkommande ansökan om utbetalning.

Exempel:
Om totala redovisade kostnaderna är 100 000 kronor och EU:s andel av finansieringen är 50 procent måste medfinansiering som uppgår till minst 50 000 kronor redovisas.

Om ni inte har erhållit tillräckligt mycket medfinansiering för periodens kostnader från era medfinansiärer ska ni lägga in resterande belopp på er som stödmottagare, eftersom ni har betalt kostnaden. En omfördelning får sedan göras mellan finansiärer när ni erhållit er medfinansieringen.

Finns ni som stödmottagare inte upplagda som medfinansiär i projektet, ta kontakt med er handläggare

Lathund för sammanställning

Här visas hur man skapar sammanställning av kostnader och intäkter.

1. Exportera periodens transaktioner från projektbokföringen till en excelfil som innehåller följande kolumner:

  • Verifikationsnummer
  • Verifikattext
  • Bokförd (datum)
  • Betalad (datum)
  • Konto
  • Kontonamn
  • Leverantör
  • Belopp

Obs! Kolumnen leverantör ska alltid finnas med, den behöver dock inte innehålla data för kostnadsslag där leverantör saknas, till exempel Personal.

2. Gå igenom posterna och kontroller att det inte finns negativa belopp
Sammanställningen i Min ansökan ska bara innehålla kostnader och intäkter. Det innebär att kostnader måste ”nettoredovisas”, om en kostnad bokförts och sedan krediterats till en viss del är det nettobeloppet som ska framgå som en post. Framgår det som ett flertal plus- och minusposter ur bokföringen måste detta korrigeras, detta är enklare att göra medan data fortfarande är i excelformat men går även göra i Min ansökan efter att posterna importerats.

3. Lägg till manuella rader för poster som ska tas upp men som saknas i bokföringen
Detta gäller till exempel kostnader inom kostnadsslagen schablonkostnader och enhetskostnader som inte finns i bokföringen utan beräknas utifrån redovisade personalkostnader. När ni ska lägga till dessa i sammanställningen för kostnader och intäkter görs det enligt följande format:

Lathund: sammanställning av kostnader och intäkter

Exempel på tabell.

 

I kolumnerna för datum anges datum för periodens sista dag för den här typen av kostnader. I celler som saknar information måste ”0” anges.

Dessa poster kan läggas till direkt i filen innan export alternativt går det också att lägga till dem manuellt som poster direkt i Min ansökan efter import.

4. Kontrollera att filen innehåller alla kostnader och intäkter som ska tas upp för perioden
Konvertera sedan excelfilen till formatet ”CSV, kommaavgränsad”. Se instruktion om hur exceldatat hanterasPDF

Filen med periodens kostnader och intäkter kan sedan importeras till Min ansökan. Manual för Min ansökan.PDF

PDF-version