Tillväxtverket

Följ reglerna för offentlig upp­handling och andra köp

Det är ni som stödmottagare som ansvarar för att era upphandlingar och köp följer aktuell upphandlingslagstiftning eller det särskilda inköpsförfarandet som bygger på principerna i Lagen om offentlig upphandling (LOU). Arrangera projektet så att ni har både den kompetens och den tid som behövs för att genomföra upphandlingarna och köpen på ett korrekt sätt.

Lyder ni under Lagen om offentlig upphandling (LOU), Lagen om offentlig upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) eller Lagen om upphandling av koncessioner (LUK) ansvarar ni för att era upphandlingar och köp följer de lagarna. En obligatorisk bilaga till ansökan om stöd är en inköps-/ upphandlingsplan där planerade inköp framgår. Så här gör ni en inköps-/ upphandlingsplan.

Lyder ni inte under någon upphandlingslagstiftning ska ni följa det särskilda inköpsförfarande som bygger på principerna i LOU.

Ni ansvarar själva för att sätta er in i och följa de regler som finns. Sammanfattning finns nedan men ni måste alltid kontrollera vad som gäller för er.

Från årsskiftet 2016/17 gäller tre nya upphandlingslagar;

  • lagen (2016:1145) om offentlig upphandling, LOU
  • lagen (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna, LUF

Dessa två lagar ersätter den numera upphävda lagen (2007:1091) om offentlig upphandling och lagen (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster.

Dessutom har en helt ny upphandlingslag börjat gälla:

  • lagen (2016:1147) om upphandling av koncessioner, LUK

När ni upphandlar ska ni också ta hänsyn till de upphandlingar ni gör i er löpande verksamhet utanför projektet, till exempel när ni beräknar direktupphandlingsbeloppet.

Bemanna projektet med upphandlingskompetens

Ert projekt ska ha tillgång till goda kunskaper om LOU och LUF samt LUK. Om ni som stödmottagare inte omfattas av dessa lagar ska någon eller några i projektet ha goda kunskaper om det särskilda inköpsförfarandet som baseras på principerna i LOU.

Det här innebär det särskilda inköpsförfarande baserat på principer i LOU (se nedan).

Ta fram en inköps-/upphandlingsplan

När ni ansöker om stöd ska ni som stödsökande lämna in en inköps-/upphandlingsplan, som tydligt visar vilka inköp ni planerar att göra och vilka upphandlingsformer ni ska använda enligt LOU, LUF eller LUK.

Mall för inköps-/upphandlingsplan

Om ni bara ska göra köp enligt det särskilda inköpsförfarande som bygger på principerna i LOU behöver ni inte lämna in någon plan. Samverkansprojekt ska alltid lämna en inköps-/upphandlingsplan.

Inköpsförfarande baserat på principerna i LOU

Om ni som stödmottagare inte omfattas av upphandlingsreglerna gäller särskilda regler, ett särskilt inköpsförfarande ska följas. Det särskilda inköpsförfarandet är baserat på principerna i LOU.

Inköpsförfarandet reglerar köp under och över beloppet för direktupphandling som framgår av 19 kap. 7 §. Ett köp får inte delas upp i flera mindre köp i syfte att kringgå reglerna.

Under direktupphandlingsgränsen:
För köp under beloppet för direktupphandlingsgränsen krävs ingen konkurrensutsättning. Vid köp som överstiger 100 000 kronor ska ni som stödmottagare skriftligen dokumentera vad parterna kommit överens om. Dokumentationen, som kan vara i form av mejl, ska innehålla parternas namn, pris, beskrivning av varan/tjänsten och tid för leverans. Saknas dokumentation så kan det finnas grund för att underkänna kostnaden.

Över direktupphandlingsgränsen:
Köp över beloppet för direktupphandling ska konkurrensutsättas. Stödmottagaren ska ställa en skriftlig förfrågan till minst två potentiella leverantörer och samma underlag ska skickas till samtliga leverantörer. Förfrågan och svar från potentiella leverantörer ska vara skriftliga. Ni som stödmottagare ska skriftligen dokumentera vad parterna kommit överens om. Dokumentationen, som kan vara i form av mejl, ska innehålla parternas namn, pris, beskrivning av varan/tjänsten och tid för leverans. Saknas dokumentation kring detta så finns det grund för att underkänna kostnaden.

Ni som stödmottagare ska, enligt förordning (2014:1383) om förvaltning av EU:s strukturfonder, följa de principer som framgår av 4 kap. 1 § LOU vid köp, hyra och leasing. Hyra omfattar inte hyra av fastighet utan avser hyra av tjänster, maskiner och dylikt.

De principer som anges i 4 kap. 1 § LOU är principerna om icke-diskriminering, likabehandling, ömsesidigt erkännande, proportionalitet och öppenhet.

Beskrivning av principerna

Icke-diskriminering innebär att det är förbjudet att direkt eller indirekt diskriminera en leverantör på grund av omständigheter som exempelvis nationalitet.

Den upphandlande myndigheten får därmed inte ställa krav som enbart svenska företag kan känna till eller utföra.

Likabehandling innebär att alla leverantörer ska ges samma förutsättningar. Alla leverantörer ska till exempel få tillgång till samma information samtidigt så att ingen leverantör gynnas framför någon annan.

Det kan strida mot likabehandlingsprincipen om det för en viss vara eller tjänst ställs krav på tillverkare, varumärke eller patent.

Exempel på när en situation kan strida mot principen för likabehandling är när en tidigare anställd eller företrädare för köparen går över till en av leverantörerna, eller om en anställd eller företrädare för köparen har en anhörig som företräder en av leverantörerna eller sitter i leverantörens styrelse. Samma gäller om en anställd eller företrädare för en av leverantörerna sitter i köparens styrelse.

Även nära vänskap eller tidigare köp mellan köpare och säljare kan ligga till grund för att en situation kan anses strida mot likabehandlingsprincipen.

Exempel på rättsfall som berör frågan om konsultjäv:

Öppenhet (även kallad transparensprincipen) innebär att köparen är skyldig att skapa öppenhet och förutsebarhet om köpet och lämna information om hur köpet ska gå till rent praktiskt. Det innebär bland annat att förfrågan ska vara tydlig och innehålla samtliga krav som ställs.

Proportionalitet innebär att kraven på leverantören och på varan eller tjänsten ska ha ett naturligt samband med och stå i rimlig proportion till det som ska köpas. De krav som ställs ska vara både lämpliga och nödvändiga för att uppnå syftet med köpet.

Ömsesidigt erkännande innebär att intyg och certifikat, som utfärdats av en myndighet i en EU-medlemsstat, ska vara giltiga också i övriga EU-/EES-länder. Detta kopplas till den grundläggande EU-rättsliga principen om fri rörlighet för varor och tjänster samt principen om etableringsfrihet.

Direktupphandling

Vid direktupphandling görs ett undantag från lagens krav på annonsering och öppen konkurrens. Detta förfarande är i princip utan formkrav som används för enstaka upphandlingar till mindre belopp. Det finns dokumentationsplikt på upphandlingar över 100 000 kronor.

Belopp för direktupphandling
Från januari 2016 är beloppet för direktupphandling 534 890 kronor för LOU, 993 368 kronor för LUF, 2 387 903 kronor för LUK.

Köp under beloppet för direktupphandling

  • För köp under beloppet för direktupphandling krävs ingen konkurrensutsättning.
  • Vid köp som överstiger 100 000 kronor ska stödmottagare skriftligen dokumentera vad parterna kommit överens om. Dokumentationen, som ska vara i form av mail, ska innehålla parternas namn, pris, beskrivning av varan/tjänsten och tid för leverans.

Tänk på att det inte enbart det aktuella köpet som räknas, utan även andra köp av samma slag som genomförts under räkenskapsåret, 19 kap. 8 § LOU. Observera att räkenskapsåret för projekten beräknas för den tid som projektet fortlöper, det vill säga för projektperioden. Läs mer om köp av samma slaglänk till annan webbplats (Vägledningen är inte uppdaterad utifrån nya LOU men sakfrågan är densamma.)

Exempel på direktupphandlingar av samma slag:

Köp över beloppet för direktupphandling

  • Köp över beloppet för direktupphandling ska konkurrensutsättas. Ni som stödmottagare ska ställa en skriftlig förfrågan till minst två potentiella leverantörer. Samma underlag ska skickas till samtliga leverantörer.
  • Förfrågan och svar från potentiella leverantörer ska vara skriftliga.
  • Ni som stödmottagare ska skriftligen dokumentera vad parterna kommit överens om. Dokumentationen, som kan vara i form av mail, ska innehålla parternas namn, pris, beskrivning av varan/tjänsten och tid för leverans.

Konkurrens
Ett köp blir nästan alltid bättre om fler än en leverantör får möjlighet att lämna anbud. Att genomföra en konkurrensutsättning kan vara enkelt.

Konkurrensutsättning kan till exempel ske genom:

  • ett antal telefonsamtal, här ska konkurrensutsättning redovisas skriftligt till exempel genom en tjänsteanteckning
  • via mejl
  • via upphandlingsverktyg
  • via en annons på organisationens webbplats
  • via en offentlig annonsdatabas

Stödmottagarens ansvar

Det är ni som stödmottagare som ansvarar för att era upphandlingar och köp följer LOU, LUF, LUK eller det särskilda inköpsförfarande som bygger på principerna i LOU.

Tillväxtverket ger inte råd i hur ni ska genomföra enskilda upphandlingar och köp. Därför är det viktigt att ni arrangerar projektet så att ni har den kompetens som behövs för att genomföra de upphandlingar och köp som ingår i projektet.

Koppling mellan stödmottagare och leverantör

Upphandlingar och köp där det finns en koppling mellan stödmottagare och leverantör (intressekonflikt) riskerar att stå i strid med LOU, LUF, LUK och det särskilda inköpsförfarande som bygger på principerna i LOU.

Exempel på sådana kopplingar är när

  • en leverantör varit anställd hos stödmottagaren
  • en leverantör sitter i stödmottagarens styrelse eller projektets styrgrupp
  • en anställd hos stödmottagaren sitter i leverantörens styrelse
  • en anställd hos stödmottagaren har en anhörig som företräder leverantören.

Ytterligare kopplingar som kan strida mot regelverket är när

  • stödmottagaren köpt eller upphandlat av leverantören tidigare
  • stödmottagaren och leverantören är nära vänner
  • köpet eller upphandlingen är anpassat förleverantören.

Lagen om upphandling av koncessioner, LUK

Lagen (2016:1147) om upphandling av koncessioner, LUK, är för tilldelning av bygg- och tjänstekoncessioner som gäller från 1 januari 2017. Den har ungefär samma struktur som LOU och LUF men allmänt sett är reglerna i LUK mindre detaljerade.

Läs mer om LUKlänk till annan webbplats

Avropa befintliga ramavtal

Om ni har ramavtal som ni har upphandlat för er löpande verksamhet kan ni välja att avropa på dem och använda tjänsterna i projektet, om de täcker projektets behov.

Det gäller också ramavtal som Statens inköpscentral har upphandlat, förutsatt att ni har rätt att använda de avtalen. Det finns alltså inga krav på att projektet ska genomföra de planerade upphandlingarna eller köpen.

Ni får bara avropa de tjänster eller varor som ramavtalet omfattar. Det betyder att ni inte får sträcka ut eller ändra ett ramavtal för att det ska passa projektet.

Upphandling i samverkansprojekt

Om ert projekt är ett samverkansprojekt ska stödmottagaren tydliggöra vilken eller vilka parter som ska genomföra era upphandlingar eller köp. Det gör ni i inköps-/upphandlingsplanen som är en obligatorisk bilaga till ansökan för er som ansöker om ett samverkansprojekt.

Mall för inköps-/upphandlingsplan

Stödmottagaren ska också se till att samverkansparten har en ändamålsenlig organisation och den kompetens som krävs för att genomföra de planerade upphandlingarna eller köpen.

Det är inte tillåtet att organisera ett samverkansprojekt för att kringgå regler om offentlig upphandling och statsstöd.

Läs mer på sidan Samverkansprojekt.

Vid upphandling och köp av varor och tjänster av samma slag i samverkansprojekt beräknas direktupphandlingsbeloppet och tröskelvärden samman för samtliga parter i projektet. Samverkansparterna får alltså inte var för sig köpa eller handla varor av samma slag för direktupphandlingsbeloppet utan samtliga upphandlingar och köp i projektet ska läggas samman.

PDF-version