Tillväxtverket

Följ reglerna för kostnader

Det här avsnittet beskriver vilka kostnader ni kan få stöd för i ert projekt. Ni behöver följa Tillväxtverket grundläggande krav på kostnader för att de ska vara stödberättigande. Avsnittet ger också exempel på kostnader som inte är stödberättigande.

Grundläggande krav för stödberättigande kostnader

Ni får bara stöd för kostnader som är stödberättigande.

Tillväxtverket prövar om en kostnad är stödberättigande i samband med att er ansökan om utbetalning granskas.

Kostnader är stödberättigande om de

  • har uppkommit för att genomföra projektet
  • är skäliga
  • har uppkommit under den projektperiod som är fastställd i ert beslut om stöd
  • är förenliga med EU-rättsliga och nationella bestämmelser
  • uppfyller de villkor som anges i ert beslut om stöd
  • kan styrkas av er som stödmottagare genom fakturakopior, bokföringsunderlag eller andra handlingar som har bokförts i enlighet med god redovisningssed, eller som uppfyller de krav som gäller för förenklade redovisningsalternativ.

Alla kostnader ni söker stöd för, med undantag av kostnader som är baserade på förenklade redovisningsalternativ ska vara betalda och bokförda inom projektperioden.

Läs mer om förenklade redovisningsalternativ

Särredovisa projektets kostnader

För att säkerställa att kostnaderna har uppkommit i syfte att genomföra projektet ska ni särredovisa projektets kostnader, intäkter och finansiering i bokföringen.

Särredovisning innebär att alla transaktioner som tillhör projektet ska kunna utläsas direkt ur redovisningen, oavsett om någon annan verksamhet pågår samtidigt eller inte. Särredovisningen ska säkerställas antingen genom att ni använder en särskild redovisningskod i bokföringen eller genom att ni har ett helt separat bokföringssystem för projektet. I samverkansprojekt ska särredovisningen ske hos varje part som deltar i projektet.

Kravet på särredovisning gäller inte för kostnader som är baserade på förenklade redovisningsalternativ, som till exempel indirekta kostnader.

En kostnad är inte stödberättigande om den har ingått i något annat EU-projekt eller finansierats genom något annat offentligt stöd.

Stödberättigande kostnader ska också

  • präglas av kostnadseffektivitet
  • följa gällande upphandlings- eller inköpsregler
  • följa reglerna om informationsskyldighet.

Kostnadseffektivitet

Alla kostnader i ett EU-projekt ska präglas av kostnadseffektivitet. Det innebär att alla kostnader ska utgå från principerna om sund ekonomisk förvaltning, som bygger på begreppen sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet.

  • I praktiken betyder det att kostnader som framstår som oskäliga inte är stödberättigande, varken helt eller delvis.

Läs mer om kostnadseffektivitet.

Upphandlings- och inköpsregler

Om ni som stödmottagare lyder under reglerna i lagen om offentlig upphandling (LOU) eller lagen om offentlig upphandling i försörjningssektorn (LUF) ska ni tillämpa dessa lagar vid inköp för att kostnaderna ska vara stödberättigande.

Om ni inte lyder under LOU eller LUF ska ni följa det särskilda inköpsförfarande som är baserat på principerna i LOU för att kostnaderna ska vara stödberättigande.

Det framgår av ert beslut om stöd om det är LOU, LUF eller köp enligt det särskilda inköpsförfarandet som gäller för er.

Läs mer om upphandlings- och inköpsregler på sidan Offentlig upphandling och andra köp.

Informationsansvar

Alla stödmottagare är skyldiga att informera allmänheten om att projektet är delfinansierat av EU. Därför ska ni använda EU:s logotyp i allt material ni tar fram för att informera om eller marknadsföra projektets verksamhet. Kostnader som är kopplade till informationsinsatser som evenemang, utrustning och publikationer är bara stödberättigande om ni har uppfyllt er informationsskyldighet.

Läs mer om informationsansvar.

Kostnader som i vissa fall är stödberättigande

En del kostnader kan vara stödberättigande under vissa förutsättningar, även om de normalt inte är stödberättigande.

Meddela Tillväxtverket redan när ni ansöker om stöd om ni tror att ni kommer att behöva redovisa kostnader för något av följande

  • begagnade inventarier
  • gåvor
  • inköp av fastighet med eller utan byggnad
  • moms
  • utbildning
  • aktiviteter utanför programområdet.

Begagnade inventarier

Begagnade inventarier är stödberättigande om följande tre villkor är uppfyllda:

  1. inget annat stöd för utrustningen har tagits emot
  2. utrustningens pris är marknadsmässigt
  3. utrustningen har de tekniska egenskaper som behövs för projektet och uppfyller gällande normer och standarder

Gåvor

Kostnader för gåvor är stödberättigande om gåvan hör samman med marknadsföring, kommunikation, reklam eller information. Ni kan få stöd för gåvor som kostar upp till 450 kronor.

Inköp av fastighet med eller utan byggnad

Köp av obebyggda och bebyggda fastigheter är stödberättigande om

  • kostnaderna utgör högst 10 procent av de totala stödberättigande kostnaderna
  • det finns en direkt koppling mellan köpet och syftet med projektet
  • ni som stödmottagare kan styrka att inköpspriset inte överstiger marknadsvärdet
  • det inte har beviljats några nationella bidrag eller EU-medel för byggnaden under de senaste 10 åren, om fastigheten är bebyggd.

Om ni köper en obebyggd fastighet för att genomföra en miljöskyddsinsats är kostnaderna för köpet bara stödberättigande om köpet har godkänts av Tillväxtverket. Ni får sedan bara använda fastigheten för det avsedda ändamålet och under den tid som är fastställd i Tillväxtverkets godkännande. Fastigheten får inte användas för jordbruk.

Moms

Moms är en stödberättigande kostnad om ni som stödmottagare saknar avdragsrätt för ingående moms på projektets verksamhet. I så fall ska ni redovisa era kostnader inklusive moms.

Om ni har avdragsrätt för ingående moms på er projektverksamhet får ni däremot inte ta upp moms som en stödberättigande kostnad i projektet. Det innebär att ni ska redovisa era kostnader exklusive moms.

Kontakta Skatteverket och ta reda på vilka momsregler som gäller för just ert projekt. De regler som gäller för er ordinarie verksamhet gäller nämligen inte nödvändigtvis för projektet.

Mer information om reglerna finns på Skatteverkets sida om moms och EU-bidrag.länk till annan webbplats

Utbildning

Utbildningsaktiviteter är normalt inte stödberättigande. I huvudsak går det bara att få stöd för kostnader för rådgivning och seminarier som är lämpliga för projektet och projektets medverkande organisationer.

Under vissa förutsättningar går det dock att få stöd från Europeiska regionala utvecklingsfonden för kostnader för aktiviteter som normalt faller inom bestämmelserna för Europeiska socialfonden. Det kan till exempel gälla vissa kostnader för utbildning.

Läs mer på sidan Aktiviteter med socialfondskaraktär.

Kostnader för aktiviteter utanför programområdet

Kostnader för aktiviteter utanför programområdet kan under vissa förutsättningar vara stödberättigande.

Läs mer på sidan Projekt utanför programområdet.

Kostnader som inte är stödberättigande

Följande kostnader är inte stödberättigande:

  • finansiella kostnader som till exempel transaktionsavgifter, växlingsavgifter och räntekostnader
  • böter, sanktionsavgifter eller rättegångskostnader
  • kostnader för underleverantörskontrakt, om
    a) anlitandet av en underleverantör ökar kostnaden för projektet utan att tillföra något motsvarande värde
    b) utgiften för underleverantören beräknats med en procentuell andel av totalkostnaden för projektet.

Indelning av kostnader

När ni budgeterar för projektets kostnader ska ni dela in dem i nedanstående kostnadsslag. Ta reda på redan när i planerar vad som gäller för de kostnadsslag ni tror är relevanta för ert projekt, eftersom ni måste beskriva projektets budget i ansökan om stöd.

Läs under respektive flik i menyn här nedan, där framgår vilka kostnader som går att få stöd för i varje kostnadsslag och information och exempel hur ni ska redovisa era kostnader.

Personal

Kostnader för löner är stödberättigande om

  • de har uppstått genom arbete i projektet, (och skulle alltså inte ha funnits annars)
  • de är bokförda i projektets bokföring
  • det finns anställningsavtal och arbetsbeskrivning för den personal som får lön
  • ni som stödmottagare inte redan har tagit emot stöd för lönekostnader från annat håll, till exempel genom lönebidrag eller anställningsstöd.

Observera att ni bara ska redovisa lönekostnader under kostnadsstället Personal. Lönebikostnader som till exempel sociala avgifter, arbetsmarknadsförsäkringar och pension beräknas utifrån ett schablonpåslag och redovisas därför under Schablonkostnader.

Läs mer om hur ni redovisar schablonkostnader.

Traktamente och resekostnader ska ni redovisa under Resor och logi.

När ni ansöker om utbetalning ska ni sammanställa alla lönekostnader i en mall, som ni skickar med själva ansökan. I mallen finns även anvisningar om hur ni fyller i den. 

Mall för sammanställning av personalkostnader

Personal med månadslön som arbetar heltid eller fast del i projektet

Om ni har personal med projektanställning eller anställda som avsätter hela eller en fast del av sin arbetstid varje månad för att arbeta i projektet ska ni beräkna lönekostnaden på följande sätt:

  • utgå från periodens lönespecifikation
  • redovisa periodens bruttolön (månadslön inkl. eventuellt löneväxlat belopp*, exkl. eventuella förmånsvärden) multiplicerat med andelen arbetstid den anställda arbetar i projektet, även vid semester och annan betald frånvaro
  • upprätta ett intyg över hur stor del av arbetstiden den anställda ska arbeta med projektet, om det inte framgår av anställningsavtalet. Intyget ska upprättas innan den anställde påbörjar arbetet i projektet.

* Så kallad löneväxling sker i de fall då en projektmedarbetare har valt att växla en del av sin månadslön, exempelvis mot en premie för privat tjänstepensionsförsäkring. Ni som stödmottagare kan då redovisa både den bruttolön som betalas ut till medarbetaren och den del som tecknas upp som privat tjänstepension som en stödberättigad personalkostnad. Ett avtal om löneväxling mellan stödmottagaren och den anställde ska finnas.

Intyg för projektarbete

Ni behöver inte göra någon tidsredovisning för personal som arbetar heltid eller en fast del i projektet.

Exempel
a) Anna har 40 000 kronor i månadslön och arbetar heltid i projektet. I oktober var hon föräldraledig i några dagar och fick därmed ut en lön på 35 600 kronor, vilket är den stödberättigande lönekostnaden för oktober.

Anna bifogar sin lönespecifikation för att styrka kostnaden.

b) Bo har 30 000 kronor i månadslön beräknat på heltid. Han har en deltidstjänst på 80 procent. Under två år framöver kommer Bo att arbeta 50 procent av sin arbetstid i projektet, och övriga 50 procent i den ordinarie verksamheten. Detta kan styrkas genom intyg och lönespecifikation.

Den stödberättigande lönekostnaden för Bo varje månad är 12 000 kronor och räknas ut så här:

Bos heltidslön multipliceras först med 0,8 eftersom hans tjänstgöringsgrad är 80 procent

(30 000 kronor 0,8 = 24 000 kronor).

Denna kostnad multipliceras sedan med 0,5 eftersom Bo bara arbetar 50 procent av sin arbetstid i projektet

(24 000 kronor x 0,5 = 12 000 kronor).

Exemplet förutsätter att Bo inte har rapporterat någon frånvaro.

Personal med månadslön som arbetar varierande del i projektet

  • Om projektet har personal som arbetar ett varierande antal timmar i projektet ska ni beräkna timkostnaden per person enligt följande modell: (månadslön x 12) / årsarbetstid 1 720 timmar
    = timkostnad. Semesterersättning ingår i timkostnaden.
    Årsarbetstiden gäller för alla anställda.

Den stödberättigande lönekostnaden är timkostnaden beräknad enligt ovan, multiplicerad med antalet arbetade timmar i projektet.

Krav på tidsredovisning

Personal som arbetar varierad arbetstid i projektet är skyldig att tidredovisa dag för dag. Tidsredovisningen ska täcka 100 procent av den anställdes arbetstid. Det innebär att ni även ska redovisa den tid som ni arbetat i den ordinarie verksamheten, eller i annat EU-projekt.

Observera att all semester, sjukdom och annan frånvaro ska redovisas på ordinarie verksamhet.

Mall för tidredovisning

Om ni har ett eget tidredovisningssystem som visar motsvarande uppgifter som i tidredovisningsmallen får ni använda ett utdrag ur det systemet. Personen som utfört tiden i projektet ska intyga utdraget.

Vid det första redovisningstillfället, eller om lönen ändras, ska ni styrka månadslönen med en lönespecifikation, ett anställningsavtal eller liknande.

Exempel
Carola har 32 000 kronor i månadslön. I oktober har hon arbetat 47 timmar i projektet.

Timkostnaden är 32 000 kronor x 12 månader = 384 000 kronor, dividerat med 1 720 timmar = 223,25 kronor per timme.

Den stödberättigande lönekostnaden för oktober blir därför
47 timmar x 223,25 kronor = 10 492,75 kronor.

Carola bifogar den tidsredovisning som ligger till grund för kostnaden. Om timkostnaden ändras bifogar hon även sin lönespecifikation för att styrka den nya lönen.

Timanställd personal

Om projektet har timanställd personal ska ni beräkna den stödberättigande lönekostnaden så här:

  • Timlön + semesterersättning enligt anställningsavtal eller
    lönespecifikation x antal arbetade timmar i projektet.
    Alla timanställda ska tidsredovisa sin arbetstid dag för dag, och tidsredovisningen ska täcka 100 procent av den anställdas arbetstid.

Exempel
David var timanställd i projektet 31 timmar under oktober. Hans timlön var 180 kronor inklusive semesterersättning.

Den stödberättigande lönekostnaden för David i oktober blir
31 timmar x 180 kronor per timme = 5 580 kronor.

David bifogar sin lönespecifikation och tidsredovisning för att styrka kostnaden.

Extern sakkunskap och externa tjänster

Köp av tjänster för extern sakkunskap och externa tjänster som behövs för att genomföra projektet är stödberättigande.

Tjänster som innefattas i schablonen för indirekta kostnader är inte stödberättigande.

Läs mer om indirekta kostnader

Resor och logi

Följande kostnader för resor och logi är stödberättigande:

  • resor som exempelvis biljetter, rese- och bilförsäkring, bränsle, milersättning och vägtullar
  • måltider, om de inte täcks av traktamente
  • logi
  • visum
  • dagtraktamenten.

Investeringar, materiel och externa lokaler

Kostnader för investeringar och materiel är stödberättigande om investeringarna eller materielen köps, hyrs eller leasas av projektet. Investeringar som belastar projektet ska vara budgeterade och godkända i ert beslut om stöd.

Till investeringar räknas kostnader för inköp av utrustning som är avsedd för stadigvarande bruk. Att uppföra eller köpa en byggnad är också en form av investering. En investering bör ha en beräknad ekonomisk livslängd på minst 3 år.

Till kostnader för materiel räknas inköp av utrustning av karaktären förbrukningsmateriel, till exempel laboratoriekemikalier som behövs för projektaktiviter.

Om utrustningen som ni leasar eller köper in kommer att ha ett värde när projektet avslutas kan Tillväxtverket besluta att kostnaden bara är stödberättigande till en viss del.

Om ni säljer utrustningen i samband med att projektet avslutas ska ni räkna av inkomsten från projektets stöd. Om ni säljer eller för över utrustningen till en annan verksamhet under projektperioden måste ni redovisa det som en intäkt i projektet.

Investeringar och materiel som innefattas i schablonen för indirekta kostnader är inte stödberättigande. Det gäller till exempel kontorsutrustning för projektpersonal.

Läs mer under Schablonkostnader.

Externa lokaler

Hyra för externa lokaler kan vara stödberättigande. Med externa lokaler menas lokaler som inte är projektpersonalens kontorslokaler eller egna seminarie-, konferens- eller möteslokaler. Exempel på externa lokaler är lokaler för laboratorie-, inkubator- eller testbäddsverksamhet.

De kostnader för externa lokaler ni kan få stöd för är hyra för den andelen av lokalytan och den tid ni använder lokalerna enbart för att genomföra aktiviteter i projektet. Ni ska kunna visa antingen en separat faktura för de externa lokalerna eller en tydlig beräkningsmodell som visar hur stor andel av hyran som har direkt med era projektaktiviteter att göra.

Kostnader för projektpersonalens kontor omfattas alltid av schablonen för indirekta kostnader. Ni ska därför inte redovisa kostnader för kontorslokaler för projektpersonalen som en direkt kostnad, även om separat faktura finns. Det gäller oavsett vem som äger lokalerna och var de ligger.

Om ni som stödmottagare har lokaler, som inte är kontorslokaler, inom er organisation som behövs i projektverksamheten, till exempel en laboratorielokal kan den faktiska kostnaden för användandet av lokalen var stödberättigande. Det spelar ingen roll vilken hyra ni som stödmottagare eventuellt brukar ta av andra som hyr lokalen, endast den faktiskt visade kostnaden kan vara stödberättigande i projektet. 

Exempel
I ett projekt arbetar en projektledare, en projektekonom och fem forskare. Alla sju har kontor där de utför en del av projektarbetet. Kontorslokalerna innefattas i schablonen för indirekta kostnader, och får därför inte redovisas under något annat kostnadsslag än schablonkostnader.

De fem forskarna använder dessutom ett laboratorium för att undersöka om en tidigare oprövad teknik kan användas för att minska koldioxidutsläppen i regionen.

Stödmottagaren kan visa att hyran för hela laboratoriet under november månad är 40 000 kronor.

De fem forskarna använder 50 procent av laboratorieytan för projektetaktiviteter i genomsnitt 50 procent av tiden under november.

Den stödberättigande kostnaden för externa lokaler i november blir då (40 000 kronor x 0,5) x 0,5 = 10 000 kronor.

Investeringar i portföljbolag

Kostnadsslaget ska innehålla de investeringar som sker i portföljbolag. Kostnadsslaget förekommer endast inom projekttypen Finansieringsinstrument och ska enbart användas där.

Schablonkostnader

Projektets lönebikostnader och indirekta kostnader ska beräknas med ett schablonpåslag.

Lönebikostnader

Projektets lönebikostnader ska beräknas med ett lönekostnadspåslag. Lönekostnadspåslaget är ett schablonpåslag på 42,68 procent av periodens lönekostnader i kostnadsslaget personal. Påslaget motsvarar ett genomsnitt av lagstadgade arbetsgivaravgifter, kollektivavtalade pensioner samt avtalsförsäkringar för hela arbetsmarknaden.

Ni ska använda schablonen för all personal i projektet, oavsett vilka faktiska lönebikostnader ni har för personalen.

Ni behöver inte bokföra lönebikostnaderna på projektet. Eftersom de stödberättigande lönebikostnaderna beräknas med schablonen behöver ni inte heller skicka in kopior på betalda pensionspremier och liknande.

Eventuella skattepliktiga traktamenten och reseersättning som redovisas i kostnadsslaget resor och logi utgör inte underlag för lönebikostnader.

Exempel
Om den stödberättigande lönekostnaden för Anna var 35 600 kronor i oktober, blir de stödberättigande lönebikostnaderna för Anna 35 600 kronor x 0,4268 = 15 194 kronor.

Indirekta kostnader

Om ert projekt har stödberättigande personalkostnader ska ni beräkna projektets stödberättigande indirekta kostnader enligt särskilda schabloner som Tillväxtverket tagit fram.

Syftet med schablonerna är att förenkla kostnadsredovisningen för er som stödmottagare. Ni slipper att registrera fakturor och kvitton för vissa kostnader i er ansökan om utbetalning, något som tidigare visat sig varit svårt att redovisa på rätt sätt. Det gäller bland annat kostnader för resurser som används både i projektet och i organisationens ordinarie verksamhet. 

Grundprincipen är att schablonerna för indirekta kostnader innefattar alla typer av kostnader som räknas upp i listan nedan. Vid enstaka tillfällen under projekttiden kan Tillväxtverket medge att ni redovisar kostnader enligt listan som direkta kostnader, förutsatt att följande tre villkor är uppfyllda:

  1. Kostnaden avser en eller flera klart avgränsade projektaktiviteter som förekommer högst två gånger per år i genomsnitt under projektperioden.
  2. Kostnaden för varje aktivitet ska uppgå till minst några tusental kronor och vara tydligt specificerad på en eller flera fakturor som avser projektet och inget annat.
  3. Aktiviteten ska vara godkänd i förväg av Tillväxtverket. Antingen genom att det framgår av aktivitetsplanen i beslutet om stöd att denna typ av aktivitet är en naturlig del av projektets verksamhet. Eller att ni tillfrågar Tillväxtverket innan respektive aktivitet genomförs, och inväntar Tillväxtverkets godkännande.

I schablonen ingår kostnader för:

  • kontorslokaler för projektpersonal, till exempel kostnader för hyra, el, gas, värme, vatten, säkerhet, underhåll, städning och reparationer av projektpersonalens kontor. Med kontorslokaler menas även egna lokaler som används för seminarier, konferenser och möten inom projektet.
  • inköp, avskrivning, hyra, leasing, reparation och underhåll av kontorsutrustning för projektpersonal, till exempel möbler och datorer inklusive programvaror
  • försäkringsavgifter och skatter för kontorslokaler och för kontorsutrustning
  • IT-system
  • utbildning och annan kompetensutveckling
  • sjuk- och hälsovård för projektpersonal
  • frisk- och personalvård för projektpersonal
  • frukt, fika, fikabröd, lunch och annan förtäring för projektpersonal
  • personalfester, personalutflykter och andra trivselaktiviteter för projektpersonal
  • projektpersonalens deltagande i informationsmöten, planeringskonferenser, kick-off, grupputveckling och liknande aktiviteter
  • övriga indirekta kostnader i organisationen, till exempel ledning, kundservice, personalenhet, ekonomi, administration, IT-support, information, marknadsföring och juridik
  • kontorsmaterial
  • kontorsservice
  • kopiering
  • reception
  • registratur och arkivering
  • rekryteringskostnader, till exempel annonsering av tjänst
  • bankavgifter för konton och kort
  • kommunikation, till exempel telefon, fax, internet, porto, visitkort
  • böcker och tidningar
  • parkeringskostnader
  • medlemsavgifter

Tillväxtverkets definitioner i detta sammanhang

Projektpersonal avser personal som är anställd hos stödmottagaren, eller hos samverkansparter i ett samverkansprojekt, och där de stödberättigande personalkostnaderna utgör underlag för schablonpåslag för indirekta kostnader.

Egna lokaler avser lokaler som ingår i stödmottagarens (eller samverkansparternas i ett samverkansprojekt) ordinarie lokalbestånd och nyttjas av projektets personal, samverkansparternas personal samt eventuellt inhyrda konsulter.

Direkt kostnad är en kostnad för något annat än det som nämns i listan ovan, förutsatt att den har en direkt koppling till projektgenomförandet och kan verifieras med bokförings- och fakturaunderlag. En direkt kostnad ska gå att utläsa av en faktura direkt ställd till projektet. Den får inte utgöra en schablonandel av en större faktura. För att vara stödberättigande ska en direkt kostnad gå att redovisa i något av kostnadsslagen

  1. Personal
  2. Extern sakkunskap och externa tjänster
  3. Resor och logi, eller
  4. Investeringar, materiel och externa lokaler

Det finns två olika schablonsatser för de indirekta kostnaderna, beroende på vilken typ av stödmottagare ni är:

  • 20 procent för universitet och högskolor
  • 15 procent för övriga stödmottagare.

Schablonerna beräknas som ett påslag på de stödberättigande personalkostnaderna inklusive lönebikostnader.

Exempel
a) Ett universitet har oktober–december haft stödberättigande lönekostnader på 1 000 000 kronor i ett projekt.

De stödberättigande personalkostnaderna inklusive lönebikostnader enligt Tillväxtverkets schablon blir då 1 000 000 kronor + (1 000 000 0,4268) = 1 426 800 kronor.

De stödberättigande indirekta kostnaderna för kvartal 4 blir 1 426 800 kronor x 0,2 = 285 360 kronor.

b) En ekonomisk förening har april–juni haft stödberättigande lönekostnader på 150 000 kronor i ett projekt.

De stödberättigande personalkostnaderna inklusive lönebikostnader enligt Tillväxtverkets schablon blir då 150 000 kronor + (150 000 x 0,4268) = 214 020 kronor.

De stödberättigande indirekta kostnaderna för kvartal 2 blir 214 020 kronor x 0,15 = 32 103 kronor.

Enhetskostnader

Har ert projekt kostnader för personal som arbetar med socialfondsinsatser ska de beräknas utifrån de regler som Svenska ESF-rådet har fastställt i socialfondsprogrammet.

I socialfondsprogrammet beräknas personalkostnaderna utifrån en enhetskostnad per timme. Om ert projekt har personalkostnader för socialfondsinsatser ska ni använda dessa enhetskostnader även i regionalfondsprogrammet.

Kostnaderna ska redovisas i kostnadsslaget Enhetskostnader, och inte Personal.

Läs socialfondens dokument om att budgetera i socialfonden 2014-2020länk till annan webbplats.

Projektintäkter

Om ert projekt ger upphov till intäkter under projektets gång ska ni redovisa intäkterna löpande.

Med projektintäkter avses till exempel intäkter från

  • biljetter
  • försäljning
  • deltagaravgifter
  • uthyrning
  • tjänster som projektet tillhandahåller.

Om en intäkt har ett direkt samband med projektverksamheten ska ni reducera de stödberättigande kostnaderna med motsvarande summa.

När ni redovisar projektets intäkter på kostnadsslaget Projektintäkter kommer de totala kostnaderna att reduceras med summan för det kostnadsstället. Om intäkten bara har ett visst samband med verksamheten ska ni beräkna intäkten med hjälp av en lämplig fördelningsmodell.

Om ert projekt genererar nettoinkomster efter projektavslut gäller särskilda regler.

Läs mer om nettoinkomster.

Offentliga bidrag i annat än pengar

Offentliga bidrag i annat än pengar räknas bara som stödberättigande kostnader om bidraget består i tillhandahållande av

  • varor
  • tjänster, till exempel arbetstid
  • mark och fastigheter
  • bygg- och anläggningsarbeten.

Offentliga bidrag i annat än pengar är en kostnad i projektet, men betalas inte av er som stödmottagare. Kostnaden finns i stället redovisad hos någon offentlig organisation, som räknas som medfinansiär i projektet. Ett exempel kan vara en kommun som bidrar till projektet genom att tillhandahålla lokaler för projektets verksamhet.

Kostnaden tas upp i projektets kostnadsbudget under Offentliga bidrag i annat än pengar, och redovisas samtidigt på motsvarande ställe i finansieringsbudgeten.

Värdet på bidrag i annat än pengar får inte vara högre än det som i allmänhet accepteras på marknaden, det vill säga marknadsvärdet.

Värdet för arbetad tid för personal från en medfinansiär som arbetar i projektet är bestämt till 330 kr per arbetstimme.

När ni ansöker om utbetalning ska ni verifiera medfinansieringen med underlag från den aktör som har betalat och bokfört kostnaden. I de fall kostnaden består av arbetad tid, ska ni verifiera den arbetade tiden med tidsredovisning.

Mall för tidredovisning

Mall för sammanställning av bidrag i annat än pengar

Krav på tidsredovisning

Personal från en medfinansiär som bidrar med arbetstid i projektet är skyldig att tidredovisa dag för dag. Tidsredovisningen ska täcka 100 procent av den anställdes arbetstid. Det innebär att ni även ska redovisa den tid som ni arbetat i den ordinarie verksamheten, eller i annat EU- projekt.

Observera att all semester, sjukdom och annan frånvaro ska redovisas på ordinarie verksamhet.

Om medfinansiären har ett eget tidredovisningssystem som visar motsvarande uppgifter som i tidredovisningsmallen får ni använda ett utdrag ur det systemet. Personen som utfört tiden i projektet ska intyga utdraget.

Värdet för offentlig medfinansiering i form av arbetad tid

Om ert projekt har offentlig medfinansiering i form av arbetad tid för personal från en medfinansiär som arbetar i projektet ska ni använda en standardkostnad på 330 kronor per arbetstimme. Lönebikostnadspåslag och semesterersättning ingår i beloppet.

Beloppet är samma för all personal, oavsett vilken faktisk timlön personalen har. 330 kr per arbetstimme motsvarar den genomsnittliga lönenivån på den offentliga marknaden. Den offentliga medfinansiären behöver inte projektbokföra de faktiska kostnaderna.

Ni måste tidsredovisa den arbetade tiden.

Exempel
Personalen hos en offentlig aktör som medfinansierar projektet via arbete har juli–september arbetat 138 timmar i projektet.

Den stödberättigande offentliga medfinansieringen i annat än pengar för kvartal 3 blir då 138 timmar x 330 kronor per timme = 45 540 kronor.

Om något offentligt bidrag i annat än pengar skulle falla bort, fastän det finns med i de uträkningar som står i er budget och i ert beslut, leder det till att också EU-medlen reduceras.

Privata bidrag i annat än pengar

Privata bidrag i annat än pengar räknas bara som stödberättigande kostnader om bidraget består i tillhandahållande av

  • varor
  • tjänster (till exempel arbetstid)
  • mark och fastigheter
  • bygg- och anläggningsarbeten.

Privata bidrag i annat än pengar är en kostnad i projektet, men betalas inte av er som stödmottagare. Kostnaden finns redovisad hos någon privat organisation, som räknas som medfinansiär i projektet. Ett exempel kan vara ett privat företag som bidrar till projektet genom att tillhandahålla lokaler för projektets verksamhet.

Kostnaden tas upp i projektets kostnadsbudget under Privata bidrag i annat än pengar, och redovisas samtidigt på motsvarande ställe i finansieringsbudgeten.

Värdet på bidrag i annat än pengar får inte vara högre än det som i allmänhet accepteras på marknaden, det vill säga marknadsvärdet.

Värdet för arbetad tid för personal från en medfinansiär som arbetar i projektet är bestämt till 330 kronor per arbetstimme.

När ni ansöker om utbetalning ska ni verifiera medfinansieringen med underlag från den aktör som har betalat och bokfört kostnaden. I de fall kostnaden består av arbetad tid, ska ni verifiera den arbetade tiden med tidsredovisning.

Mall för tidredovisning

Mall för sammanställning av bidrag i annat än pengar

Krav på tidsredovisning

Personal från en medfinansiär som bidrar med arbetstid i projektet är skyldig att tidredovisa dag för dag. Tidsredovisningen ska täcka 100 procent av den anställdes arbetstid. Det innebär att ni även ska redovisa den tid som ni arbetat i den ordinarie verksamheten, eller i annat EU-projekt.

Observera att all semester, sjukdom och annan frånvaro ska redovisas på ordinarie verksamhet.

Mall för tidredovisning

Om medfinansiären har ett eget tidredovisningssystem som visar motsvarande uppgifter som i tidredovisningsmallen får ni använda ett utdrag ur det systemet. Personen som utfört tiden i projektet ska intyga utdraget.

Värdet för privat medfinansiering i form av arbetad tid

Om ert projekt har privat medfinansiering i form av arbetad tid för personal från en medfinansiär som arbetar i projektet ska ni använda en standardkostnad på 330 kronor per arbetstimme. Lönebikostnadspåslag och semesterersättning ingår i beloppet. Beloppet är samma för all personal, oavsett vilken faktisk timlön personalen har.

330 kr per arbetstimme motsvarar den genomsnittliga lönenivån på den privata marknaden. Den privata medfinansiären behöver inte projektbokföra de faktiska personalkostnaderna.

Ni måste tidsredovisa den arbetade tiden.

Exempel
Personalen hos ett privat företag som medfinansierar projektet via arbete har juli–september arbetat 138 timmar i projektet.

Den stödberättigande privata medfinansieringen i annat än pengar för kvartal 3 blir då 138 timmar x 330 kronor per timme = 45 540 kronor.

Om något privat bidrag i annat än pengar skulle falla bort, fastän det finns med i de uträkningar som står i er budget och i ert beslut, leder det till att också EU-medlen reduceras.

PDF-version