Tillväxtverket

Förbered projekt­starten

Tydliga styrdokument gör det lättare att genomföra och följa upp projektet. Här beskriver vi exempel på bra styrdokument.

Detaljerad projektplan

När projektet startar är det bra att ni utformar en mer detaljerad projektplan utifrån den planering som ni tidigare gjort. En detaljerad projektplan gör det lättare att styra arbetet i projektet. Den detaljerade projektplanen bör innehålla information om:

  • vilka aktiviteter som ska utföras
  • i vilken ordning de ska utföras
  • vem som är ansvarig för vad
  • vilka resurser som krävs.

Planen bör också innehålla avstämningspunkter, etappmål och datum för aktiviteter, så att ni kan arbeta effektivt med uppföljning och styrning.

För att få en bra grund för genomförandet och en gemensam syn och engagemang bör de som kommer att arbeta i projektet delta i planeringsprocessen.

Projektplanen är ett levande dokument som ni bör stämma av och revidera löpande.

Ett tidsschema ger överblick

Ett tidsschema ger er en god överblick över projektets aktiviteter. I schemat kan ni se hur lång tid projektet tar, hur lång tid varje aktivitet tar och vem som ansvarar för respektive aktivitet.

Planera er kommunikation

En kommunikationsplan hjälper er att effektivt planera och samordna er kommunikation för bästa möjliga effekt. Planen anger hur ni ska kommunicera ert projekt så att rätt målgrupp nås av rätt information i rätt tid.

I planen kan ni beskriva vilket syfte och mål ni har med er kommunikation, och vilka budskap och kanaler ni ska använda er av. Det bör också framgå vem som är ansvarig för kommunikationsaktiviteterna, kommunikationsbudgeten och uppföljningen av kommunikationen.

Mer om kommunikationsplan och resultatspridning.

Rapportera löpande i statusrapporten

En statusrapport är ett bra sätt att ge löpande information till projektets medarbetare, styrgrupp och referensgrupp. Statusrapporten är en kortfattad nulägesbeskrivning för hela projektet, som beskriver projektets aktuella aktiviteter, tidplan med mera.

Statusrapporten ska också innehålla förslag på hur ni kan åtgärda eventuella avvikelser och risker i projektet. Statusrapporten bör uppdateras ofta.

Gör en plan för uppföljning

De resultat, effekter och indikatorer som ni skapar genom projektet ska följas upp. För att ni ska kunna göra uppföljningen enklare och effektivare rekommenderar vi att ni gör en uppföljningsplan. Planen bör ange vad som ska följas upp, hur, när och av vem. Den bör också ange hur resultaten och lärandet ska tas tillvara efter projektets slut.

PDF-version