Tillväxtverket
eu-logotyp

Planera er budget

I planeringsfasen inför ansökan om stöd ska ni göra en detaljerad planeringsbudget. Planeringsbudgeten ligger till grund för vilket belopp ni kan ansöka om EU-stöd för.

Planera er kostnadsbudget

Projektets budget ska baseras på de kostnader och intäkter som uppstår vid genomförande av arbetspaket och aktiviteter.

En bra budget förutsätter därför väl genomtänkta och beskrivna arbetspaket och aktiviteter. Involvera gärna en ekonom i projektets budgetarbete på ett tidigt stadium. Budgeten ska läggas upp enligt något av alternativen som finns angivna nedan. När ni har gjort er kostnadsbudget ska ni även planera er finansieringsbudget.

En realistisk och kostnadseffektiv budget

Det är viktigt att er budget är realistisk och att ni beräknar kostnaderna med hänsyn till kravet på kostnadseffektivitet i projekten.

Tänk på att specificera de kostnader som ingår i budgeten och som ska upphandlas i den obligatoriska bilagan, Preliminär upphandlingsplan. Den preliminära upphandlingsplanen ska lämnas in oavsett om ni lyder under någon upphandlingslag eller inte.

Innan ni planerar er budget behöver ni ta del av de regler som gäller för stödberättigande kostnader. I avsnittet om stödberättigande kostnader framgår till exempel vilken typ av kostnader som ryms under respektive kostnadsslag och regler för stödberättigande. Det är viktigt att ni läser det avsnittet redan i den här fasen för att ha en förståelse och kunna planera budgeten utifrån de regler som gäller.

Innehållet i varje kostnadsslag i budgeten ska specificeras i er ansökan om stöd. Det gäller särskilt om ni ska använda alternativet faktiska kostnader, som beskrivs längre ned.

Hur ni fyller i budgeten framgår Så fyller ni i ansökan om stöd.

Tre olika sätta att budgetera kostnader

Det finns tre olika sätt att budgetera kostnader. Vilken av modellerna ni ska använda avgörs av typen av projekt och hur stor andel av budgeten som utgörs av kostnader för egen personal respektive inköp:

  1. Schablon på upp till 40 procent
  2. Faktiska kostnader
  3. Klumpsumma

Schablon på upp till 40 procent i de flesta fall

Kostnadsdelen av budgeten i ansökan om stöd ska bestå av tre delar:

  • Löner, inklusive eventuella projektrelaterade lönepåslag. I samband med ansökan om utbetalning kommer månadslön att räknas om till en enhetskostnad per timme. Den ska sedan multipliceras med antalet timmar varje person har arbetat i projektet.
  • Schablon för lönebikostnader. Det vill säga arbetsgivaravgifter, semestertillägg, kollektivavtalade pensionspremier och liknande. Ni ska ange lönebikostnaderna som en procentsats (en schablon) på lönerna. Procentsatsen ska vara i enlighet med arbetsgivarens sedvanliga praxis för kostnadsredovisning.
  • Schablon på upp till 40 procent. Schablonen läggs på summan av lönerna och lönebikostnaderna. Schablonen är i stället för att redovisa faktiska kostnader för annat än personalen. Det innebär att inga fakturor och ingen projektbokföring behöver redovisas till Tillväxtverket i samband med ansökningar om utbetalning under projektperioden.

Exempel

En organisation räknar med att lönerna för egen personal kommer att vara sammanlagt 4 miljoner kronor under projektperioden. Organisationens lönebikostnader enligt organisationens egen redovisningspraxis är 50 procent på lönerna. Organisationen bedömer att man kommer att göra relativt få inköp i projektet och väljer därför ett påslag med 35 procent. Trots att det är tillåtet att välja upp till 40 procent.

Summan av löner och lönebikostnader blir i exemplet 4 000 000 + (0,50 x 4 000 000) = 6 000 000 kronor.

Schablonpåslaget med 35 procent blir 0,35 x 6 000 000 = 2 100 000. Den totala kostnadsbudgeten blir då 6 000 000 + 2 100 000 = 8 100 000 kronor.

Bidrag i annat än pengar och/eller projektintäkter kan också finnas i budgeten.

Faktiska kostnader för inköp ska användas i vissa fall

Ni ska budgetera och redovisa löner och lönebikostnader på samma sätt oavsett hur ni redovisar inköpen i projektet. Att redovisa de faktiska kostnaderna för inköp medför ökad administration och tidsåtgång för både projektet och Tillväxtverket i samband med ansökningar om utbetalning. Denna typ av budget bör därför undvikas för andra projekt än de som omfattas av reglerna för statligt stöd.

Det finns tre godtagbara skäl att använda faktiska kostnader för inköp i stället för schablonen på upp till 40 procent

  • Projekt som söker statligt stöd enligt artikel 107.1 i EU-fördraget ska redovisa faktiska kostnader. Om projektet kommer att omfattas av regler om statligt stöd som gör att vissa kostnader måste framgå separat. Det handlar i så fall om regler som har sin grund i EU:s allmänna gruppundantagsförordning. Detta gäller också om en partner i ett projekt med flera projektpartner omfattas av reglerna för statligt stöd.
  • Om summan av löner och lönebikostnader utgör så liten andel av projektets kostnadsbudget att schablonen på upp till 40 procent leder till orimligt låg kostnadstäckning. Så kan till exempel vara fallet om investeringar eller stora inköp av externa tjänster är en planerad del av projektets verksamhet.
  • Om ni bedömer risken som mycket stor att ni under projektets gång kommer att behöva byta från egen personal till inköp av externa tjänster. Det går inte att byta redovisningsmodell under ett pågående projekt.

Om projektet använder faktiska kostnader kan följande kostnadsslag förekomma i kostnadsbudgeten, utöver löner och lönebikostnader:

  • Externa tjänster
  • Resor och logi
  • Investeringar, materiel och lokaler
  • Schablon för indirekta kostnader. Schablonen får vara upp till 25 procent för universitet, högskolor och forskningsinstitut. För övriga organisationer får den vara upp till 15 procent. Schablonen för indirekta kostnader läggs på summan av lönerna och lönebikostnaderna. Kostnader som omfattas av schablonen för indirekta kostnader är inte stödberättigande i något annat kostnadsslag.

Exempel på beräkning av indirekta kostnader

Sökande är ett universitet vars lönekostnader i projektet beräknas uppgå till 2 000 000 kronor.
Schablonen för lönebikostnader enligt universitets egen redovisningspraxis är 54 procent på lönerna. Lönebikostnaderna blir då 2 000 000 x 0,54 = 1 080 000 kronor.

De indirekta kostnaderna blir med schablonen 25 procent
2 000 000 + 1 080 000 = 3 080 000 x 0,25 = 770 000 kronor

Bidrag i annat än pengar och/eller projektintäkter kan också finnas i budgeten.

Klumpsumma för de flesta projekt med budget under 1 860 000 kronor

Projekt med en budget under 1 860 000 kronor får använda faktiska kostnader endast om projektet har inslag av statsstöd enligt EU:s allmänna gruppundantagsförordning. Beloppsgränsen baseras på en EU-regel med gränsen 200 000 euro. Tillväxtverket ska tills vidare enligt en svensk regel använda valutakursen 9,30 kronor per euro i samband med budgetering i Regionalfonden och Fonden för en rättvis omställning.

Förstudier ska använda budgetbaserad klumpsumma

Förstudier får ha en kostnadsbudget på högst 1 860 000 kronor. Ni kan utforma budgeten för förstudien antingen med schablonen på upp till 40 procent eller med faktiska kostnader. Vilket alternativ ni ska välja beror på andelen planerade inköp av den totala kostnadsbudgeten.

Se beskrivningarna ovan av de två sätten att utforma en budget. Om Tillväxtverket godkänner budgeten kommer Tillväxtverket att fastställa den som en klumpsumma. Detaljerad planeringsbudget ska alltid bifogas.

Se mer information om klumpsumma på sidan Särskilda villkor för vissa typer av projekt.

Projekt under 1 860 000 kronor som inte är förstudier

Andra projekt än förstudier med en kostnadsbudget på högst 1 860 000 kronor får använda antingen en budgetbaserad klumpsumma eller schablonen på upp till 40 procent. Budget med faktiska kostnader får endast förekomma om projektet har inslag av statligt stöd enligt EU:s allmänna gruppundantagsförordning. Se ovan för beskrivning av schablonen på upp till 40 procent respektive klumpsumma.

Ni skriver in klumpsummebeloppet som enda kostnadspost i Min ansökan. Den detaljerade planeringsbudgeten som visar hur ni kommit fram till klumpsumman bifogas ansökan.

PDF-version