Schabloner
Här sammanfattas de kostnader som räknas som schablonkostnader för indirekta kostnader och som därmed inte får redovisas som en faktisk kostnad i ert projekt.
Kostnader som schablonerna för indirekta kostnader innefattar
Schablonerna för indirekta kostnader innefattar alla typer av kostnader som räknas upp i följande lista:
Kontorslokalkostnader för projektpersonal
- Kontorslokalkostnader för projektpersonalen
- Förvaltning och drift av kontorslokaler, inklusive underhåll, städ/vaktmästeri och reparationer
- Försäkringar kopplade till kontorslokaler för personal och till kontorsutrustning (brand, stöldförsäkring)
- El, värme, vatten
- Reception, kontorsservice, telekommunikation för projektpersonal
- Kommunikation; till exempel telefon, internet, postservice, porto, visitkort
- Kontorsutrustning (möbler, kontorsdatorer inklusive nor-malt förekommande kontorsprogramvaror för till exempel e-post, ordbehandling, kalkylering och registerhållning); Inköp, hyra, avskrivning, reparation och underhåll
- Kontorsmaterial; papper, pennor, pärmar med mera
- Kopieringskostnader.Bankavgifter; till exempel konto- och kortavgift
- Böcker/tidningar, medlemsavgifter med mera
Intern representation
- Mat, frukt, fikabröd, dryck och annan förtäring för projektpersonalen vid interna möten där deltagarna enbart kommer från en eller ett fåtal projektparter (se exempel nedan).
Registratur och arkivering
- Registratur- och arkiveringskostnader
Övergripande styrning och ledning
- Övrig indirekt personalkostnad i organisationen till den del som inte arbetar direkt i projektet (ledning, kundservice, personalenhet, ekonomi, administration, IT-support, in-formation, marknadsföring, juridik med mera)
Centralt personalstöd för all personal i organisationen
- Utbildning och annan kompetensutveckling för projekt-personal
- Rekryteringskostnader inklusive utannonsering av tjänst
- Sjuk- och hälsovård
- Frisk- och personalvårdsförmåner
Exempel på när intern representation får redovisas som direkt kostnad
Intern representation är när projektpersonal inklusive personal från eventuella projektpartner träffas för att delta i planerade projektaktiviteter och styrning av projektet. Grundprincipen är att förtäring i dessa sammanhang ska innefattas i schablonen. Undantag får göras vid möten som pågår en eller flera arbetsdagar med deltagare från ett flertal projektpartner i ett projekt.
Exempel från två olika möten i ett projekt med fyra projektpartner:
- Projektpersonal från två projektpartner träffas en förmiddag för att planera en projektaktivitet. Mat och dryck innefattas i schablonen och får därför inte redovisas som direkt kostnad. Det gäller även om det finns separat faktura och andra stödjande dokument.
- Projektpersonal från alla fyra projektpartner träffas en hel arbetsdag för ett upptaktsmöte inför ett nytt verksamhetsår inom projektet. Mat och dryck får redovisas som direkt kostnad i kostnadsslaget Externa tjänster. Förutsatt att den kan styrkas med faktura, inbjudan, program, del-tagarförteckning och i förekommande fall mötesanteckningar.
Exempel på när extern representation får redovisas som direkt kostnad
Extern representation i form av mat och dryck kan under följande förutsättningar utgöra stödberättigande direkta kostnader i kostnadsslaget Externa tjänster. I sådana fall är både de externa gästernas och deltagande projektpersonals kostnader för förtäring stödberättigande.
- Det ska finnas ett direkt samband mellan genomförandet av projektet och representationen. Exempel på sådana tillfällen är förtäring i samband med styrgruppsmöten eller möten med externa intressenter vid utländska besök, mässor och utställningar.
- Representationen ska präglas av återhållsamhet med avseende på belopp, frekvens och antal deltagare. Endast personer som har koppling till aktiviteten kan medverka och representationen ska begränsas till möten av det slag som anges ovan.
- Utgifter ska alltid dokumenteras genom inbjudan, program, deltagarförteckning (namn och organisation på deltagarna) och i förekommande fall mötesanteckningar.
Tillväxtverkets definitioner i detta sammanhang
Projektpersonal avser personal som är anställd hos projektägaren, eller hos annan projektpartner i ett projekt, och där de stödberättigande personalkostnaderna utgör underlag för schablonpåslag för indirekta kostnader.
Direkt kostnad är en kostnad för något annat än det som nämns i listan ovan, förutsatt att den har en direkt koppling till projektgenomförandet och kan verifieras med bokförings- och fakturaunderlag. En direkt kostnad ska gå att utläsa av en faktura direkt ställd till projektet. Den får inte utgöra en schablonandel av en större faktura. För att vara stödberättigande ska en direkt kostnad gå att redovisa i något av kostnadsslagen:
- Löner (som via schablonpåslag ger effekt även på lönebikostnaderna)
- Externa tjänster
- Resor och logi
- Investeringar, materiel och lokaler