Kostnader som är stödberättigande för alla typer av projekt

Här samlas information om de kostnader som är stödberättigande för alla typer av projekt.

Löner

Kostnader för löner är stödberättigande om:

• De har uppstått genom arbete i projektet
• Det finns anställningsavtal och arbetsbeskrivning för den som får lön
• Ni som projektägare inte har tagit emot stöd för lönekostnaderna från annat håll, till exempel genom lönebidrag eller anställningsstöd
  

När ni gör budgeten i ansökan om stöd ska ni uppskatta vad de faktiska lönekostnaderna kommer att bli under hela projektperioden. Inklusive förväntade löneökningar. Uppge förväntade lönekostnader per yrkeskategori eller roll hos den projektpersonal ni anser behövs för att genomföra projektet.

I samband med ansökningar om utbetalning ska ni uppge varje persons ordinarie månadslön för heltidsarbete första månaden personen arbetar i projektet. Tillväxtverket kommer att använda den månadslönen för beräkning av en timlön med hjälp av följande formel:

• Ordinarie månadslön x 12 / 1 720 timmar = timlön

Årsarbetstiden 1 720 timmar är ett EU-genomsnitt och avser nettoarbetstid för en heltids anställd person. Det vill säga exklusive semester och helgdagar. Tillväxtverket kommer att använda den för all projektpersonal.

Timlönen används sedan hela projektperioden, men Tillväxtverket kommer att räkna upp den var tolfte månad med en procentsats som baseras på allmän lönestatistik från Statistiska centralbyrån (SCB). Tills vidare kommer den årliga uppräkningen att vara 2,4 procent. Den automatiska uppräkningen sker per individ i beviljade projekt som pågår mer än ett år. Den beslutade projektbudgeten ligger dock fast, den ökas inte med automatik. Ni måste därför ta höjd för förväntade löneökningar när ni fyller i ansökan om stöd.

I den ordinarie månadslönen får inräknas eventuella projektrelaterade tillägg och eventuellt löneväxlat belopp, exklusive eventuella förmånsvärden. Så kallad löneväxling innebär att en projektmedarbetare har valt att växla en del av sin månadslön exempelvis mot en premie för privat tjänstepensionsförsäkring. Ni som projektägare kan då redovisa både den bruttolön som betalas ut till medarbetaren och den del som tecknas upp som privat tjänstepension som en stödberättigande del av månadslönen. Ett avtal om löneväxling mellan projektägare och den anställde ska finnas.

Tillfälliga avdrag på grund av föräldraledighet, sjukdom eller liknande ska inte påverka den ordinarie månadslön som Tillväxtverket lägger till grund för löneberäkningen i projektet.

Två alternativ för redovisning av arbetsinsatsen

Timlönen ska multipliceras med ett antal timmar. Som underlag för rapporteringen av antalet timmar vid ansökan om utbetalning måste ni kunna visa något av följande alternativ för varje person som arbetat i projektet.

• Tidredovisning dag för dag.
• Avtal eller intyg om fast hel- eller deltid.

För personal som arbetar ett varierande antal timmar i projektet ska det finnas en tidredovisning som dag för dag verifierar antal arbetade timmar i projektet. Om det krävs enligt det gällande beslutet om stöd för projektet ska tidredovisningen täcka 100 procent av den anställdes arbetstid, det vill säga även tid i den ordinarie verksamheten eller i andra EU-projekt.

Tillväxtverket erbjuder en mall för tidredovisning. Om ni har ett eget tidredovisningssystem som visar motsvarande uppgifter som i Tillväxtverkets mall kan ni använda ett utdrag ur det systemet. Om tid attesteras av chef behöver inte personen som utfört tiden i projektet intyga utdragets riktighet.

För personal som arbetar i projektet på heltid eller fast deltid får arbetsgivaren i stället för tidredovisning dag för dag verifiera arbetsinsatsen i projektet med ett i förväg upprättat dokument som anger personens fasta procentandel i projektet. Med heltid avses 1 720 timmar per år exklusive semester. Med fast procentandel menas att den ska ligga fast i princip hela projektperioden. Om det är osäkert hur stor andel en person kommer att arbeta i projektet ska personen tidredovisa dag för dag.

Tillväxtverket erbjuder en mall för intyg om fast hel- eller deltid i projektet. Intyget ska upprättas innan en person börjar arbeta i projektet och gäller tills vidare. Ni ska bifoga en undertecknad kopia av intyget vid första ansökan om utbetalning. I följande utbetalningsansökningar ska ni bifoga nytt intyg för ny projektpersonal och om personal får en före den nya perioden bestämd ny fast tjänstgöringsgrad i projektet.

I ansökan om utbetalning ska ni oavsett metod för redovisning av arbetsinsatsen registrera ett antal timmar per person och redovisningsperiod. Om exempelvis en person med fast halvtid i projektet har arbetat ett kvartal motsvarar det 1 720 / 4 x 0,50 = 215 timmar.

När ni ansöker om utbetalning första gången i projektet ska ni ange personuppgifter, månadslön och arbetad tid för varje person som arbetat i projektet under redovisningsperioden. Följande utbetalningsansökningar räcker det att ange arbetad tid och uppgifter om eventuella nytillkomna personer.

• Blanketter och mallar för EU-projekt 2021-2027

Timanställd personal

För personal som är timanställd utgör timlönen inklusive semestersättning den stödberättigande lönekostnaden per timme. Timkostnaden räknas om till månadslön baserad på heltidstjänst. Månadslönen ligger sedan till grund för uträkning i personalkostnadsdelen av ansökan om utbetalning.

Alla timanställda ska tidsredovisa sin arbetstid dag för dag.

Traktamente och resekostnader är inte lön

Traktamente och resekostnader ska ni inte budgetera som lön. Även om de i er bokföring finns bland personalkostnaderna. Projekt som redovisar faktiska kostnader ska redovisa traktamenten och resekostnader samt eventuella arbetsgivaravgifter för dessa i kostnadsslaget Resor och logi. För övriga projekt faller traktamenten och resekostnader in under schablonen på upp till 40 procent eller klumpsumman.

Schablon för lönebikostnader

Ni ska beräkna lönebikostnaderna som en procentsats för varje organisation som har lönekostnader i projektet. Procentsatsen kan skilja sig mellan olika partner i ett projekt. Den ska spegla de faktiska lönebikostnader som förväntas gälla vid projektets början. De faktiska lönebikostnaderna kan variera per person, bland annat beroende på ålder och lönenivå. Men schablonen ska avse ett genomsnitt vid den del av organisationen där projektpersonalen arbetar.

Tillväxtverket beslutar om en procentsats för varje organisation inom ett projekt. Procentsatsen ska användas genom hela projektperioden. Tillväxtverket kan dock ändra procentsatsen om det sker stora förändringar av de lagstadgade arbetsgivaravgifterna.

Schablonen får innefatta

• Lagstadgade arbetsgivaravgifter
• Semestertillägg
• Avtalade pensioner och särskild löneskatt på dessa
• Medlemsavgifter till arbetsgivarorganisationer
• Avtalsförsäkringar som omfattar all personal på arbetsplatsen

Semesterlön är lön, inte en lönebikostnad. Semesterlön ska därför inte räknas in i schablonen. Schablonen ska avse lönebikostnader som betalas till Skatteverket, pensionsförvaltare och liknande externa aktörer. Den får inte innefatta interna avsättningar eller påslag mellan exempelvis olika delar av ett universitet eller mellan företag i en koncern.

Ni ska bifoga ett beräkningsunderlag till ansökan om stöd. Underlaget ska visa vilka typer av kostnader ni har räknat med för att komma fram till den procentsats ni anger i ansökan om stöd.

Exempel på underlag till lönebikostnadsschabloner för två olika organisationer

Schablon på upp till 40 procent

Om ert projekt inte uppfyller något av kriterierna för att få använda faktiska kostnader ska ni använda en schablon på upp till 40 procent för övriga stödberättigande projektkostnader. Den procentsats ni väljer kommer att fastställas i beslutet om stöd och gäller hela projektperioden. Schablonen utgör grund för automatiska beräkningar i ansökningar om utbetalning.

Schablonen är i stället för att redovisa indirekta kostnader och faktiska kostnader för externa tjänster, resor och logi, investeringar, materiel och lokaler. Ni väljer själv om ni vill använda den högsta tillåtna nivån 40 procent. Eller en lägre procentsats. En lägre nivå än 40 procent kan till exempel vara aktuellt om någon medfinansiär kräver det eller om ni räknar med att ha relativt låga kostnader för annat än egen personal.

Den procentsats som Tillväxtverket fastställer i beslutet om stöd kommer att gälla hela projektperioden. Det stödberättigande beloppet kommer sedan att beräknas automatiskt. Baserat på summan av lönekostnader och lönebikostnader.

• Planera er budget – i avsnittet Planera

Projektintäkter

Om ert projekt ska redovisa faktiska kostnader och ger upphov till intäkter under projektets gång ska ni redovisa intäkterna löpande. Med projektintäkter avses till exempel intäkter från:

• Biljetter
• Försäljning
• Deltagaravgifter
• Uthyrning
• Tjänster som projektet tillhandahåller

Om en intäkt har ett direkt samband med projektverksamheten ska ni reducera de stödberättigande kostnaderna med motsvarande summa.

När ni redovisar projektets intäkter på kostnadsslaget Projektintäkter kommer de totala kostnaderna att reduceras med summan för det kostnadsstället. Om intäkten bara har ett visst samband med verksamheten ska ni beräkna intäkten med hjälp av en lämplig fördelningsmodell.

Bidrag i annat än pengar

Offentliga eller privata bidrag i annat än pengar räknas bara som stödberättigande kostnader om bidraget består i tillhandahållande av:

• Varor
• Tjänster, till exempel arbetstid
• Mark och fastigheter
• Bygg- och anläggningsarbeten

Bidrag i annat än pengar är en kostnad i projektet, men betalas inte av er som projektägare. Kostnaden finns i stället redovisad hos någon offentlig eller privat organisation som räknas som medfinansiär i projektet. Ett exempel kan vara en kommun som bidrar till projektet genom att tillhandahålla lokaler för projektets verksamhet.

Bidrag i annat än pengar ska ni redovisa i finansieringsbudgeten under offentliga eller privata bidrag i annat än pengar. Beloppet utgör samtidigt en kostnad som registreras automatiskt i projektets kostnadsbudget i ansökan om stöd.

Krav på tidredovisning

Den som bidrar med arbetad tid ska tidredovisa dag för dag. Av tidrapporten ska framgå den huvudsakliga arbetsuppgiften och antal arbetade timmar. Tidrapporten i original ska finnas tillgänglig hos er som projektägare och kunna uppvisas på begäran från Tillväxtverket.

När ni ansöker om utbetalning ska ni bifoga en sammanställningsbilaga över de personer som bidrar med arbetstid. För varje person ska ni specificera huvudsaklig arbetsinsats och antal nedlagda timmar. Bilagan ska skrivas under av behörig företrädare för medfinansiären.

Värdet för offentlig eller privat medfinansiering i form av arbetad tid

Värdet på bidrag i annat än pengar får inte vara högre än det som i allmänhet accepteras på marknaden, det vill säga marknadsvärdet. Värdet för arbetad tid för personal från en medfinansiär som arbetar i projektet är bestämt till 409 kronor per arbetstimme. Lönebikostnadspåslag och semesterersättning ingår i beloppet.

Beloppet är samma för all personal, oavsett vilken faktisk lön personalen har. Medfinansiären behöver inte projektbokföra de faktiska kostnaderna.

Om något offentligt eller privat bidrag i annat än pengar skulle falla bort, fastän det finns med i de uträkningar som står i er budget och i ert beslut, leder det till att också stödbeloppet från EU reduceras.