Följ reglerna för offentlig upphandling och andra köp

Det är ni som stödmottagare som ansvarar för att era upphandlingar och inköp följer någon av upphandlingslagarna eller det särskilda inköpsförfarandet.

Tillväxtverket ger inte råd om hur ni ska genomföra enskilda upphandlingar och inköp.

Inköpsförfarande baserat på principerna i LOU

För att säkerställa att principerna i LOU följs så har Tillväxtverket beslutat om ett särskilt inköpsförfarande baserat på principerna som gäller för er som stödmottagare. Alla stödmottagare ska behandla alla leverantörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt samt genomföra inköpen på ett öppet sätt.

Inköpsförfarandet gäller för samtliga köp men kraven som måste följas skiljer sig åt beroende på om beloppet är under eller över direktupphandlingsgränsen. Från och med 1 februari 2022 är direktupphandlingsgränsen i LOU 700 000 kronor. Ett köp får inte delas upp i flera mindre köp i syfte att kringgå reglerna nedan.

• Information om upphandlingsprinciperna på Upphandlingsmyndighetens webbplats Länk till annan webbplats.

Under direktupphandlingsgränsen

För köp under beloppet för direktupphandlingsgränsen krävs ingen konkurrensutsättning. Likabehandlingsprincipen måste dock följas vilket innebär att konkurrensutsättning ändå kan behöva göras vid potentiella jävssituationer eller intressekonflikter för att undanröja risken att köpet strider mot denna princip, se avsnittet ”Koppling mellan stödmottagare och leverantör” nedan. Tips på hur konkurrensutsättning kan ske finns i avsnittet ”Konkurrensutsättning av köp” nedan.

Om inköpsvärdet understiger 100 000 kronor föreligger det inte någon dokumentationsplikt, men för att säkerställa och underlätta uppföljningsarbetet rekommenderas att alla inköp i projektet dokumenteras. För köp under direktupphandlingsgränsen ställer Tillväxtverket inte några särskilda krav på hur själva inköpsförfarandet ska genomföras. Dokumentationen ska vara tillräcklig för att ni som stödmottagare ska kunna motivera era beslut under inköpsförfarandets samtliga skeden.

Vid köp som överstiger 100 000 kronor ska ni som stödmottagare skriftligen dokumentera vad parterna kommit överens om. Dokumentationen, som kan vara i form av mejl, ska innehålla parternas namn, pris, beskrivning av varan/tjänsten och tid för leverans. Saknas dokumentation så kan det finnas grund för att underkänna kostnaden.

Över direktupphandlingsgränsen

Köp över direktupphandlingsgränsen ska konkurrensutsättas.

Ni som stödmottagare ska ställa en skriftlig förfrågan till minst två potentiella leverantörer och samma underlag ska skickas till samtliga leverantörer. Förfrågan till eventuella leverantörer ska göras utifrån objektiva krav och kriterier, samt hänsyn ska tas till reglerna i avsnittet ”Koppling mellan stödmottagare och leverantör” nedan.

Förfrågan och svar från potentiella leverantörer ska vara skriftliga. Ni som stödmottagare ska skriftligen dokumentera vad parterna kommit överens om. All kommunikation gällande inköpsbehov och avtalsvillkor ska dokumenteras skriftligt, dessa ska vara tydliga, transparenta och verifierbara. Dokumentationen, som kan vara i form av mejl, måste innehålla parternas namn, pris, tydlig beskrivning av varan/tjänsten och tid för leverans.

Saknas dokumentation kring detta så finns det grund för att underkänna kostnaden, samt kräva tillbaka tidigare utbetalning för samma tjänst/vara. Observera att kravet på att skriftlig förfrågan ska skickas till minst två potentiella leverantörer gäller även om annons läggs ut på er organisations webbplats.

Koppling mellan stödmottagare och leverantör

Tänk på att privata intressen avseende inköpsbeslutet som personalen eller andra personer med beslutande befogenheter hos stödmottagaren har i relation till en leverantör kan innebära att det uppstår en jävssituation eller en intressekonflikt. Med privata intressen avses familjeskäl, känslomässiga skäl, ekonomiskt eller politiskt intresse eller annat gemensamt intresse med leverantörerna.Exempel på potentiella jävssituationer eller intressekonflikter:

• En leverantör/fysisk person som företräder leverantören som varit anställd hos stödmottagaren
• En leverantör/fysisk person som företräder leverantören sitter i stödmottagarens styrelse eller projektets styrgrupp.
• En anställd, en företrädare eller en ledamot av beslutsorgan hos stödmottagaren sitter i leverantörens styrelse.
• En anställd, en företrädare eller en ledamot av beslutsorgan hos stödmottagaren har en anhörig som företräder leverantören.
• Fysiska personer som företräder stödmottagaren respektive leverantören är nära vänner.
• Beskrivningen av objektet, villkor, krav och kriterier är snävt utformade för att passa en viss leverantörs specifika kvalifikationer och tidigare erfarenheter.

Tänk på att även konsulter som ger rådgivning eller på ett annat sätt deltar i projektets utformning, budget och inköpsplanering befinner sig i en förmånligare ställning jämfört med andra leverantörer som tillhandahåller tjänster på samma marknad. Denna ställning medför troligtvis en otillbörlig konkurrensfördel.

• Likabehandling innebär att alla leverantörer ska ges samma förutsättningar. Alla leverantörer måste till exempel få tillgång till samma information samtidigt, så att ingen leverantör får ett övertag. Oavsett om beloppet är under eller över direktupphandlingsgränsen så måste principerna i LOU följas. Tänk på att en koppling mellan er som stödmottagare och en leverantör kan innebära att det uppstår en jävssituation eller en intressekonflikt. I sådana situationer kan det vara svårt att visa att ni gjort en konkurrensutsättning på lika villkor för alla leverantörer och därmed uppfyllt likabehandlingsprincipen. Likabehandling innebär att alla leverantörer ska ges samma förutsättningar. Alla leverantörer måste till exempel få tillgång till samma information samtidigt, så att ingen leverantör får ett övertag. Det kan vara svårt att visa att ni uppfyllt detta i en jävssituation eller vid en intressekonflikt. En sådan situation ställer därmed krav på er som stödmottagare att aktivt agera för att få till en konkurrensutsättning på lika villkor.

Konkurrensutsättning av köp

Ett köp blir nästan alltid bättre om fler än en leverantör får möjlighet att lämna anbud. Att genomföra en konkurrensutsättning kan vara enkelt. Tänk på att ni är skyldiga att löpande dokumentera genomförandet av inköpets alla steg och att Tillväxtverket kan komma att begära in underlag som styrker att en konkurrensutsättning har genomförts.

Dokumentationen ska vara slutförd senast 30 dagar efter att ni har ingått avtal med en leverantör. Ni ska bevara dokumentationen i sex år räknat från datumet för sista utbetalningsbeslutet.

Konkurrensutsättning kan till exempel ske genom:

• Ett antal telefonsamtal, här ska all kommunikation mellan stödmottagare och leverantörer som kontaktas i samband med konkurrensutsättningen vara skriftligen dokumenterad till exempel genom en tjänsteanteckning eller ett protokoll som antecknas i direkt anslutning till beslutet att ingå avtal.
• Via e-post, all utgående och inkommande post som avser konkurrensutsättningen ska dokumenteras samt bevaras i originalform.
• Via upphandlingsverktyg som registrerar all utgående och ingående kommunikation mellan stödmottagare och leverantör som deltar i inköpsförfarandet.
• Via en annons på er organisations webbplats som sprids med hjälp av marknadsföringsverktyg i sociala medier eller på ett annat lämpligt sätt. Notera att även inkommande kommunikation, svar på annonsen oavsett form – skriftligt eller muntligt – ska finnas dokumenterat i skrift.

Via en offentlig annonsdatabas. Listan med nuvarande godkända annonsdatabaser för upphandlingar finns på Konkurrensverkets webbsida.

• Annonsdatabasregistret - Konkurrensverket Länk till annan webbplats.

Avropa befintliga ramavtal

Om ni har ramavtal som ni har upphandlat för er löpande verksamhet kan ni välja att avropa på dem och använda tjänsterna i projektet, om de täcker projektets behov.

Det gäller också ramavtal som Statens inköpscentral har upphandlat, förutsatt att ni har rätt att använda de avtalen.

Ni får bara avropa de tjänster eller varor som ramavtalet omfattar. Det betyder att ni inte får sträcka ut eller ändra ett ramavtal för att det ska passa projektet.

Upphandling i projekt med flera partner

Om ert projekt är ett projekt med flera partner ska stödmottagaren tydliggöra vilken eller vilka projektpartner som ska genomföra era upphandlingar eller köp. Det gör ni i inköps-/upphandlingsplanen som är en obligatorisk bilaga till ansökan.

Stödmottagaren ska också se till att det finns en ändamålsenlig organisation och den kompetens som krävs för att genomföra de planerade upphandlingarna eller köpen.

Det är inte tillåtet att organisera ett projekt med fler partner för att kringgå regler om offentlig upphandling och statsstöd.

Vid upphandling och köp av varor och tjänster av samma slag i projektet beräknas direktupphandlingsbeloppet och tröskelvärden samman för samtliga parter i projektet. Parterna får alltså inte var för sig köpa eller handla varor av samma slag för direktupphandlingsbeloppet utan samtliga upphandlingar och köp i projektet ska läggas samman.

Koppling mellan stödmottagare och leverantör

Upphandlingar och köp där det finns en koppling mellan stödmottagare och leverantör (intressekonflikt) riskerar att stå i strid med LOU, LUF och LUK eller det särskilda inköpsförfarandet baserat på principerna i LOU.

Läs mer på Upphandlingsmyndighetens webbplats om hur ni förbereder en upphandling och vad ni bör tänka på.

• Information om att förebygga korruption vid offentlig upphandling på Upphandlingsmyndighetens webbplats Länk till annan webbplats.

Exempel på koppling mellan stödmottagare och leverantör:

• En leverantör har varit anställd hos stödmottagaren.
• En leverantör sitter i stödmottagarens styrelse eller projektets styrgrupp.
• En anställd hos stödmottagaren sitter i leverantörens styrelse.
• En anställd hos stödmottagaren har en anhörig som företräder leverantören.
• Stödmottagaren och leverantören är nära vänner.
• Beskrivningen av vad som ska köpas är utformad för att passa en viss leverantör.