Rapportering av kostnader

Ni redovisar personalens lön direkt i Ansökan om utbetalning genom att lägga till anställd personal. Första gången en anställd redovisas ska ni registrera följande uppgifter

• Namn
• Personnummer
• Startdatum i projektet
• Roll i projektet
• Organisation
• Månadslön
• Arbetade timmar i perioden

När ni har registrerat uppgifterna räknas redovisad periods löne- och lönebikostnader ut automatiskt.

Första gången ni redovisar personalkostnader för en anställd ska ni bifoga underlag som styrker redovisad månadslön.

Tidredovisning dag för dag

Ni ska för personal som ska redovisa tid dag för dag skicka in underlag i form av tidredovisningen. Ni kan använda Tillväxtverkets mall för tidsredovisning eller utdrag från ert tidredovisningssystem.

Räkna om fast hel- eller deltid till antal timmar

Ni ska första gången personal redovisas skicka in intyget som visar hur stor del personen arbetar i projektet. I Min ansökan ska ni ange ett antal timmar. Som beräkningsgrund ska ni utgå från årsarbetstiden 1 720 timmar. Till exempel blir det för en person som inte har någon obetald frånvaro och arbetar 50 procent av arbetstiden i projektet under ett halvår 1 720 x 0,50 x 0,50 = 430 timmar.

Frånvarotid är bara stödberättigande om kostnaden belastar projektet

Om personal som arbetar fast hel- eller deltid varit frånvarande behöver ni inte räkna bort tid för eventuell sjukfrånvaro under de första 14 dagarna. Däremot ska sjukfrånvaro efter dag 14 samt frånvaro på grund av vård av barn eller tjänstledighet utan lön justeras på rapporterade timmar.

Exempel

Anton var ledig för vård av barn tre dagar under en redovisningsperiod. De tre dagarna ska dras bort när ni anger antalet timmar Anton har jobbat i projektet. De dagarna har inte kostat projektet något, eftersom Försäkringskassan betalar den tillfälliga föräldrapenningen.

Tillväxtverket använder årsarbetstiden 1 720 timmar i beräkningen av stödberättigande lönekostnad. Utslaget på 12 månader med i genomsnitt 20 arbetsdagar per månad gör det att en arbetsdag motsvarar 1 720 / 12 / 20 = 7,17 timmar. 20 dagar gäller alla månader.

Antons frånvarotid blir 3 x 7,17 = 21,51 timmar. Om ni fyller i Min ansökan innan det finns möjlighet att ange timmar med decimaler ska ni avrunda till heltal när ni summerar all arbetstid för en person. I så fall ska ni dra bort 22 timmar från den arbetade tid ni anger för Anton i Min ansökan.

Exemplet utgår från att Anton arbetar heltid i projektet. Om han i stället hade arbetat intygad fast deltid med 60 procent i projektet ska ni dra bort det antal timmar som motsvarar den procentandelen. Det vill säga 21,51 x 0,60 = 12,91 timmar, vilket ska avrundas till 13 om det inte går att ange decimaler i Min ansökan.

Personal som arbetar varierande antal timmar per månad och därför använder tidredovisning ska bara redovisa den faktiskt arbetade tiden i projektet, inte frånvarotid.

Hur rapporterar vi schablon och indirekta kostnader?

Ni ska inte lägga in några uppgifter avseende schablonkostnader. Min ansökan räknar automatiskt ut belopp baserade på schabloner när ni redovisar personalkostnader. Schablonsatserna är fastställda per projektpartner i beslutet om stöd.

Hur redovisar vi klumpsumma?

Ni ska i ansökan om utbetalning lägga in hela det stödberättigande kostnadsbelopp som framgår av ert beslut om stöd, i kostnadsslaget Klumpsumma. Ni ska lägga upp en verifikatrad manuellt och ange 0 i kolumnerna ver.nr, konto, kontonamn och leverantör. I kolumnen för datum anger ni datum för periodens sista dag för den här typen av kostnader.

Ni ska även registrera medfinansieringen.

Hur redovisar vi medfinansiering i form av bidrag i annat än pengar?

När ni redovisar bidrag i annat än pengar ska det vara tydligt vad bidraget avser och hur det bidrar till beslutade aktiviteter. Det ska vara tydligt att bidraget tillför något som projektet annars skulle behöva betala för.

Ni redovisar bidrag i annat än pengar genom att fylla i Sammanställning bidrag i annat än pengar. Bilagan hjälper er att fylla i efterfrågade uppgifter. Bilagan ska skrivas under av behörig företrädare för medfinansiären. Till sammanställningen ska ni bifoga underlag som styrker redovisade uppgifter.

När ni redovisar arbetad tid ska ni fylla i namn, arbetad tid och en beskrivning av utfört arbete och dess koppling till beslutade aktiviteter. När ni redovisar arbetad tid ska ni bifoga underlag i form av tidsredovisning.

När ni redovisar övriga bidrag ska ni fylla i typ av bidrag, belopp och beskrivning av bidragets koppling till beslutade aktiviteter. När ni redovisar övriga bidrag ska ni bifoga underlag som styrker kostnaden.

Sammanställningsbilagan räknar automatiskt samman värdet av det totala bidraget. Det är det beloppet som ni rapporterar in som medfinansiering.

 Hur redovisar vi kontant medfinansiering?

Ni lägger in periodens medfinansiering direkt i Min ansökan.

Den medfinansiering som redovisas för perioden måste minst uppgå till den andel av kostnaderna som inte finansieras av EU-medel. Eventuell överskjutande medfinansiering får redovisas och kommer då att finnas kvar till godo i Min ansökan vid nästkommande ansökan om utbetalning.

Vad ska ni bifoga till första ansökan om utbetalning?

Vid första ansökan om utbetalning ska ni skicka in allt underlag som styrker de kostnader ni haft i projektet under redovisningsperioden.

• Skannad kopia av undertecknat signeringsunderlag ska alltid bifogas.
• Huvudbok om faktiska kostnader och/eller extern medfinansiering redovisas
• Vid extern kontant medfinansiering ska den vara projektbokförd och det ska finnas en inbetalningsavi eller beslut om utbetalade medel
• Om bidrag i annat än pengar förekommer, bifoga sammanställning samt tidredovisningar
• För personalkostnader; bifoga lönespecifikationer, intyg om fast hel- eller deltid alternativt tidredovisningar

• För externa tjänster; bifoga fullständiga fakturor med tillhörande underlag, exempelvis deltagarlistor vid workshop eller annonser
• För investeringar, materiel och lokaler; bifoga fullständiga fakturor med tillhörande underlag. För lokalkostnader ska tydliga beräkningsunderlag finnas
• För resor och logi; bifoga fullständiga fakturor/kvitton, reserapport som beskriver resans syfte, vilka som rest och resans relevans för projektet

Vad ska ni bifoga från och med andra ansökan om utbetalning?

• Skannad kopia av undertecknat signeringsunderlag
  
• Huvudbok om faktiska kostnader och/eller extern medfinansiering redovisas
• Vid extern kontant medfinansiering ska den vara projektbokförd och det ska finnas en inbetalningsavi eller beslut om utbetalade medel
• Om bidrag i annat än pengar förekommer, bifoga sammanställning. Tidredovisningar ska finnas och kunna bifogas på begäran.
• Om ny personal tillkommit; bifoga lönespecifikationer, intyg om fast hel- eller deltid alternativt tidredovisningar för den nytillkomna personalen

• När ett nytt kostnadsslag redovisas i projekt med redovisningsalternativet faktiska kostnader ska ni bifoga allt underlag för det kostnadsslaget (som vid första ansökan om utbetalning)
• För externa tjänster, investeringar, materiel och lokaler samt resor och logi; bifoga fullständiga fakturor/kvitton
• Bifoga avtal kopplat till inköp/upphandlingar om det är en leverantör/tjänst som kommer att överstiga 100 000 kronor totalt under projektets gång.
• Vid köp över direktupphandlingsgränsen; bifoga allt underlag som verifierar inköps- /upphandlingsförfarandet (annons, förfrågning, anbud, utvärdering, avtal med mera),
• Uppdatera inköps-/upphandlingsplanen löpande när inköp/upphandlingar har genomförts och skicka in planen på nytt när det är aktuellt.

Ni ska redovisa samtliga poster som ingår i periodens kostnader och intäkter post för post i en excelfil som har CSV-format. Filen ska innehålla följande kolumner med tillhörande rubriknamn

• Betald
• Bokförd
• Verifikatnummer
• Vad avser kostnad
• Bilaga kopplat till verifikatnummer
• Kontonummer
• Kontonamn
• Leverantör
• Belopp
• Valutakod
• Kostnadsslag
• Sökande part (projekt med flera projektpartner)

Det är möjligt att manuellt lägga till poster direkt i Min ansökan. Detta ska ni exempelvis göra när ni ansöker om stöd för klumpsumma.

Detaljerad instruktion inklusive beskrivning av hur ni konverterar från Excel till CSV-format finns i Manual för Min ansökan och i instruktionsfilmen Läs in utgiftsrader via CSV-fil.

 Söker ni stöd för köp av externa tjänster?

Tjänster som behövs för att genomföra projektet är stödberättigade om de har en tydlig koppling till er aktivitetsplan.

Kostnader för tjänster som ingår i schablonen för indirekta kostnader ska ni inte redovisa som en kostnad.

Om ni genomfört konferenser eller projektmöten som varar en heldag eller mer med flera projektpartner ska ni skicka in följande underlag

• Inbjudan
• Agenda/program
• Deltagarlista
• Mötesanteckningar
• Koppling till aktivitetsplanen

Om ni köpt in konsulttjänster som behövs för genomförandet av projektet ska ni skicka in underlag där det framgår

• Vem som utfört tjänsten
• Vad för typ av tjänst som utförts
• Arbetade antal timmar och timkostnad alternativt avtalat belopp
• Koppling till aktivitetsplanen

Om denna information inte tydligt framgår av fakturan ska leverantören tillhandahålla informationen exempelvis genom tidredovisning eller liknande.

 Söker ni stöd för kostnader för resor och logi?

Ni ska redovisa kostnader för resor och logi för projektpersonal. Kostnader för externa experter och konsulters resor och logi ska budgeteras och redovisas i kostnadsslaget Externa tjänster.

När ni söker stöd för en resa ska ni alltid skicka in underlag som visar

• Vem som gjort resan
• Syfte
• Vem man träffat

Ni får ta upp följande kostnader för projektpersonalens resor och logi

• Resekostnader som exempelvis biljetter, rese- och bilförsäkring, bränsle, milersättning, parkeringsavgifter och vägtullar
• Måltider, om de inte täcks av traktamente
• Logi
• Visum
• Traktamenten

Söker ni stöd för kostnader för investeringar, material och lokaler?

Ni ska redovisa kostnader för investeringar, material och lokaler som är budgeterade och godkända i beslutet om stöd. Om ni säljer eller för över utrustningen till en annan verksamhet under projektperioden måste ni redovisa det som en intäkt i projektet.

Kostnader som omfattas av schablonen för indirekta kostnader är inte stödberättigande i kostnadsslaget Investeringar, materiel och lokaler. Det gäller till exempel kontorsutrustning för projektpersonal.

Om investeringar och material har ett värde när projektet avslutas kan Tillväxtverket besluta att endast en del av kostnaden är stödberättigad.

Den stödberättigande kostnaden utgörs av kvoten av antalet månader som återstår av projektet vid tidpunkten för inköpet och total projektperiod, multiplicerat med inköpspris.

När ni redovisar kostnader för lokaler ska ni skicka in en separat faktura för hyreskostnaden eller en tydlig beräkningsmodell som visar hur stor andel av hyran som har direkt med era projektaktiviteter att göra.

Ni ska göra en fördjupad kostnadsredovisning för de kostnader som stödmottagare som är företag har haft. Det innebär att ni för varje aktuellt verifikat ska ange vilken GBER-artikel stödet grundar sig på.

Ni kan läsa om de olika artiklarna på sidan Vägledning för statsstöd.

• Vägledning för statsstöd

 Så här redovisar ni inköp/upphandling överstigande EU:s tröskelvärde

Ni ska lämna en fördjupad kostnadsredovisning för inköp som är en del av upphandling överstigande EU:s tröskelvärde. EU:s tröskelvärden är olika beroende på typ av upphandlande myndighet och typ av upphandling. Tröskelvärden i kronor hittar ni hos Konkurrensverket och Upphandlingsmyndigheten.

För dessa inköp ska ni registrera följande

• Upphandlingsförfarande
• Typ av kontrakt
• Kontraktsbelopp
• Vilken upphandlingslagstiftning som tillämpats
• Om leverantörens, och eventuella underleverantörers:
• namn på entreprenör/underentreprenör
• organisationsnummer
• uppgift om huvudman för entreprenör/underentreprenör

Så här redovisar ni avskrivning av investering

Ni ska i en fördjupad kostnadsredovisning ange om redovisat belopp avser avskrivningskostnad. Detta gör ni genom att svara ja eller nej på frågan.

Så här redovisar ni kostnader för socialfondsaktiviteter

Ni ska i den fördjupade kostnadsredovisningen ange om kostnaden avser aktivitet som är av socialfondskaraktär. Detta gör ni genom att svara ja eller nej på frågan.

Har ni gjort inköp som finns upptagna i er plan för upphandling och inköp?

Om ni under redovisad period avtalet om de inköp ni har i er upphandlingsplan ska ni ange följande uppgifter i er ansökan om utbetalning

• vad inköpet avser
• om det ingår i er upphandlingsplan
• avtalsnummer
• leverantör

Ni ska till ansökan även bifoga kopia av det avtal som avser inköpet.

• Följ reglerna för offentlig upphandling och andra köp