3. Rapportera ert projekt

Ni ska skicka in er ansökan om utbetalning i enlighet med den plan för rapportering som finns i ert beslut. Ni ska skicka in den sista ansökan om utbetalning senast det datum som angivits som sista dag för projektperioden i beslutet.

Vilka frågor ska besvaras i ansökan om utbetalning?

Det är genom att besvara frågorna i lägesrapporten som ni ger Tillväxtverket information om hur det går för projektet. Frågorna är indelade i följande avsnitt

• Övergripande uppgifter om projektet
• Arbetssätt och organisation
• Aktiviteter
• Projektets resultat

Ni besvarar frågorna direkt i Min ansökan. Genom att besvara frågorna beskriver ni era resultat och ert hållbarhetsarbete samt eventuella hinder eller utmaningar som ni stött på under ert genomförande. Ni ska exempelvis beskriva

• Hur ni arbetar för att nå ut till representanter i målgruppen med olika bakgrund, kön, ålder och geografi
• Hur ni i projektorganisationen arbetar för en inkluderande kultur.

I den ekonomiska rapporteringen följer vi upp vilka kostnader ni haft för att genomföra projektet.

 Hur ska indikatorer rapporteras?

Varje indikator har en särskild beräkningsmetod som ni ska följa när ni mäter utfall på en indikator. Där framgår även när utfallen ska rapporteras in. Ni ska följa de instruktioner Tillväxtverket tagit fram för hur mätningen ska ske. När ni ska rapportera resultat framgår i indikatormanualen.

Ni ska rapportera det utfall på indikatorer som ni har uppnått under den period som ni redovisar. Ni ska löpande under projektet säkerställa att ni samlar in och redovisar värden för indikatorer i enlighet med Tillväxtverkets bestämmelser.

Information om vilka indikatorer ert projekt ska mäta finns i ert beslut om stöd.

• Manual för indikatorer - i avsnittet Blanketter och mallar för EU-projekt 2021-2027

Hur ska förstudier rapportera?

För att skicka in Ansökan om utbetalning behöver ni svara på frågorna i Min ansökan som rör lägesrapportering. Tillväxtverket har tagit fram särskilda anvisningar som ni ska följa.

Övergripande uppgifter om projektet

Ni ska använda svarsalternativ Ej aktuellt där det är möjligt. För övriga frågor ska ni använda svarsalternativ Nej. Om ni har mottagit bidrag i annat än pengar ska ni svara Ja och beskriva vad bidraget avser.

Arbetssätt och organisation

Ni ska på samtliga frågor använda svarsalternativ Nej. På följdfrågor svarar ni i fritextfältet Förstudie.

Aktiviteter

Ni ska på samtliga frågor där det är möjligt använda er av svarsalternativ Nej. På följdfrågor och fritextfält ska ni svara Förstudie.

Projektets resultat

Ni ska använda svarsalternativ Ej aktuellt där det är möjligt. För övriga frågor ska ni använda svarsalternativ Nej. På följdfrågor och fritextfält ska ni svara Förstudie.

Redovisning av resultatkriterier

Ni ska till Min ansökan bifoga svar på Resultatkriterier del ett och två. För del ett ska ni i ett separat dokument som bifogas ansökan besvara frågorna nedan.

Ni hittar era resultatkriterier i era särskilda villkor i beslut om stöd. Ni ska:

• Besvara utifrån given problemformulering de frågeställningar som formulerats i ansökan och som utgör projektbeskrivningen.
• Beskriva det tillvägagångssätt som ni använt för att besvara förstudiens frågeställningar.
• Beskriva var i organisationen förstudiens resultat förankrats och hur det tas vidare.
• Beskriva hur arbetet med kommunikation och resultatspridning genomförts.
• Beskriva hur arbetet med hållbarhetsfrågor som lyfts i ansökan genomförts.
• Om ett efterföljande projekt planeras, beskriva vad för insatser i det projektet som är riktade till företag och vad för legala grunder som är aktuella att tillämpa.

För del två ska ni bifoga de underlag som tagits fram inom ramen för ert projekt.

Ni redovisar personalens lön direkt i Ansökan om utbetalning genom att lägga till anställd personal. Första gången en anställd redovisas ska ni registrera följande uppgifter

• Namn
• Personnummer
• Startdatum i projektet
• Roll i projektet
• Organisation
• Månadslön
• Arbetade timmar i perioden

Den månadslön ni anger ska vara personens ordinarie lön beräknad på heltid första månaden personen arbetar i projektet. Projektrelaterade tillägg den månaden får räknas in i månadslönen, förutsatt att det är tillägg som kommer att gälla under hela projektperioden. Tillfälliga avdrag den första månaden på grund av föräldraledighet, sjukdom eller liknande ska inte påverka den ordinarie månadslön som ni redovisar i första ansökan om utbetalning.

Som startdatum för en person ska ni ange det datum just den personen började arbeta i projektet. När ni har registrerat uppgifterna räknas redovisad periods löne- och lönebikostnader ut automatiskt. Första gången ni redovisar personalkostnader för en anställd ska ni bifoga underlag som styrker redovisad månadslön. Den första månadens lön utgör underlag för de stödberättigande personalkostnaderna för en person så länge den personen arbetar i projektet, även om det är flera år. Det är därför mycket viktigt att ni redovisar rätt månadslön.

Som underlag för rapporteringen av antalet timmar vid ansökan om utbetalning måste ni kunna visa något av följande alternativ för varje person som arbetat i projektet.

• Tidredovisning dag för dag.
• Avtal eller intyg om fast hel- eller deltid.

I ansökan om utbetalning ska ni oavsett metod för redovisning av arbetsinsatsen registrera ett antal timmar per person och redovisningsperiod. Om exempelvis en person med fast halvtid i projektet har arbetat ett kvartal motsvarar det 1 720 / 4 x 0,50 = 215 timmar.

Tidredovisning dag för dag

Ni ska första gången en person redovisas skicka in lönespecifikationen för den personen och intyget som visar hur stor del personen arbetar i projektet. Ni ska för personal som ska redovisa tid dag för dag skicka in underlag i form av tidredovisningen. Ni kan använda Tillväxtverkets mall för tidsredovisning eller utdrag från ert tidredovisningssystem.

Räkna om fast hel- eller deltid till antal timmar

I Min ansökan ska ni ange ett antal timmar. Som beräkningsgrund ska ni utgå från årsarbetstiden 1 720 timmar. Till exempel blir det för en person som inte har någon obetald frånvaro och arbetar 50 procent av arbetstiden i projektet under ett halvår 1 720 x 0,50 x 0,50 = 430 timmar.

Exempel på löneberäkning första gången en person förekommer i en ansökan om utbetalning

Anna har 40 000 kronor för heltidsarbete i grundlön per månad plus ett projektledartillägg på 5 000 kronor per månad för det aktuella projektet. Första månaden i projektet var hon föräldraledig några dagar och fick därför ut en bruttolön på 42 000 kronor. Ni ska trots det uppge 45 000 kronor som ordinarie månadslön för Anna. Första månaden ska ni bifoga Annas lönespecifikation för att styrka kostnaden.

Enhetskostnaden per timme för Anna blir 45 000 x 12 / 1 720 = 313,95 kronor.

Exempel på löneberäkning vid frånvaro

Anton var ledig för vård av barn tre dagar under en redovisningsperiod. De tre dagarna ska dras bort när ni anger antalet timmar Anton har jobbat i projektet. De dagarna har inte kostat projektet något, eftersom Försäkringskassan betalar den tillfälliga föräldrapenningen.

Tillväxtverket använder årsarbetstiden 1 720 timmar i beräkningen av stödberättigande lönekostnad. Utslaget på 12 månader med i genomsnitt 20 arbetsdagar per månad gör det att en arbetsdag motsvarar 1 720 / 12 / 20 = 7,17 timmar. 20 dagar gäller alla månader.

Antons frånvarotid blir 3 x 7,17 = 21,51 timmar. Exemplet utgår från att Anton arbetar heltid i projektet. Om han i stället hade arbetat intygad fast deltid med 60 procent i projektet ska ni dra bort det antal timmar som motsvarar den procentandelen. Det vill säga 21,51 x 0,60 = 12,91 timmar.

Personal som arbetar varierande antal timmar per månad och därför använder tidredovisning ska bara redovisa den faktiskt arbetade tiden i projektet, inte frånvarotid.

Hur ska arbetstid redovisas?

Timlönen ska multipliceras med ett antal timmar. Som underlag för rapporteringen av antalet timmar vid ansökan om utbetalning måste ni kunna visa något av följande alternativ för varje person som arbetat i projektet.

• Tidredovisning dag för dag.
• Avtal eller intyg om fast hel- eller deltid.

För personal som arbetar ett varierande antal timmar i projektet ska det finnas en tidredovisning som dag för dag verifierar antal arbetade timmar i projektet. Om det krävs enligt det gällande beslutet om stöd för projektet ska tidredovisningen täcka 100 procent av den anställdes arbetstid, det vill säga även tid i den ordinarie verksamheten eller i andra EU-projekt.

Tillväxtverket erbjuder en mall för tidredovisning. Om ni har ett eget tidredovisningssystem som visar motsvarande uppgifter som i Tillväxtverkets mall kan ni använda ett utdrag ur det systemet. Om tid attesteras av chef behöver inte personen som utfört tiden i projektet intyga utdragets riktighet.

För personal som arbetar i projektet på heltid eller fast deltid får arbetsgivaren i stället för tidredovisning dag för dag verifiera arbetsinsatsen i projektet med ett i förväg upprättat dokument som anger personens fasta procentandel i projektet. Med heltid avses 1 720 timmar per år exklusive semester. Med fast procentandel menas att den ska ligga fast i princip hela projektperioden. Om det är osäkert hur stor andel en person kommer att arbeta i projektet ska personen tidredovisa dag för dag.

Tillväxtverket erbjuder en mall för intyg om fast hel- eller deltid i projektet. Intyget ska upprättas innan en person börjar arbeta i projektet och gäller tills vidare. Ni ska bifoga en undertecknad kopia av intyget vid första ansökan om utbetalning. I följande utbetalningsansökningar ska ni bifoga nytt intyg för ny projektpersonal och om personal får en före den nya perioden bestämd ny fast tjänstgöringsgrad i projektet.

I ansökan om utbetalning ska ni oavsett metod för redovisning av arbetsinsatsen registrera ett antal timmar per person och redovisningsperiod. Om exempelvis en person med fast halvtid i projektet har arbetat ett kvartal motsvarar det 1 720 / 4 x 0,50 = 215 timmar.

När ni ansöker om utbetalning första gången i projektet ska ni ange personuppgifter, månadslön och arbetad tid för varje person som arbetat i projektet under redovisningsperioden. Följande utbetalningsansökningar räcker det att ange arbetad tid och uppgifter om eventuella nytillkomna personer.

• Blanketter och mallar för EU-projekt 2021-2027

Hur rapporterar vi schablon och indirekta kostnader?

Ni ska inte lägga in några uppgifter avseende schablonkostnader. Min ansökan räknar automatiskt ut belopp baserade på schabloner när ni redovisar personalkostnader. Schablonsatserna är fastställda per projektpartner i beslutet om stöd.

Hur redovisar vi klumpsumma?

Ni ska i ansökan om utbetalning lägga in hela det stödberättigande kostnadsbelopp som framgår av ert beslut om stöd, i kostnadsslaget Klumpsumma. Ni ska lägga hela beloppet på en enda verifikatrad. Trots att ni inte ska redovisa några fakturor i projekt med klumpsumma måste ni av tekniska skäl ange minst ett tecken i var och en av kolumnerna ver.nr, konto, kontonamn och leverantör. I kolumnen för datum anger ni periodens sista dag.

Ni ska även registrera medfinansieringen.

Hur redovisar vi medfinansiering i form av bidrag i annat än pengar?

När ni redovisar bidrag i annat än pengar ska det vara tydligt vad bidraget avser och hur det bidrar till beslutade aktiviteter. Det ska vara tydligt att bidraget tillför något som projektet annars skulle behöva betala för.

Ni redovisar bidrag i annat än pengar genom att fylla i Sammanställning bidrag i annat än pengar. Bilagan hjälper er att fylla i efterfrågade uppgifter. Bilagan ska skrivas under av behörig företrädare för medfinansiären. Till sammanställningen ska ni bifoga underlag som styrker redovisade uppgifter.

När ni redovisar arbetad tid ska ni fylla i namn, arbetad tid och en beskrivning av utfört arbete och dess koppling till beslutade aktiviteter. När ni redovisar arbetad tid ska ni bifoga underlag i form av tidsredovisning.

När ni redovisar övriga bidrag ska ni fylla i typ av bidrag, belopp och beskrivning av bidragets koppling till beslutade aktiviteter. När ni redovisar övriga bidrag ska ni bifoga underlag som styrker kostnaden.

Sammanställningsbilagan räknar automatiskt samman värdet av det totala bidraget. Det är det beloppet som ni rapporterar in som medfinansiering.

 Hur redovisar vi kontant medfinansiering?

Ni lägger in periodens medfinansiering direkt i Min ansökan.

Den medfinansiering som redovisas för perioden måste minst uppgå till den andel av kostnaderna som inte finansieras av EU-medel. Eventuell överskjutande medfinansiering får redovisas och kommer då att finnas kvar till godo i Min ansökan vid nästkommande ansökan om utbetalning.

Vad ska ni bifoga till första ansökan om utbetalning?

Vid första ansökan om utbetalning ska ni skicka in allt underlag som styrker de kostnader ni haft i projektet under redovisningsperioden.

• Skannad kopia av undertecknat signeringsunderlag ska alltid bifogas.
• Huvudbok om faktiska kostnader och/eller extern medfinansiering redovisas
• Vid extern kontant medfinansiering ska den vara projektbokförd och det ska finnas en inbetalningsavi eller beslut om utbetalade medel
• Om bidrag i annat än pengar förekommer, bifoga sammanställning samt tidredovisningar
• För personalkostnader; bifoga lönespecifikationer, intyg om fast hel- eller deltid alternativt tidredovisningar
• Kopia av undertecknade bekräftelse av åtagande

Följande gäller enbart för projekt som ska redovisa faktiska kostnader

• För externa tjänster; bifoga fullständiga fakturor med tillhörande underlag, exempelvis deltagarlistor vid workshop eller annonser
• För investeringar, materiel och lokaler; bifoga fullständiga fakturor med tillhörande underlag. För lokalkostnader ska tydliga beräkningsunderlag finnas
• För resor och logi; bifoga fullständiga fakturor/kvitton, reserapport som beskriver resans syfte, vilka som rest och resans relevans för projektet
• Bifoga avtal kopplat till inköp/upphandlingar om det är en leverantör/tjänst som kommer att överstiga 100 000 kronor totalt under projektets gång.
• Vid köp över direktupphandlingsgränsen; bifoga allt underlag som verifierar inköps- /upphandlingsförfarandet (annons, förfrågning, anbud, utvärdering, avtal med mera),
• Uppdatera inköps-/upphandlingsplanen löpande när inköp/upphandlingar har genomförts och skicka in planen på nytt när det är aktuellt.

Vad ska ni bifoga från och med andra ansökan om utbetalning?

• Skannad kopia av undertecknat signeringsunderlag
  
• Huvudbok om faktiska kostnader och/eller extern medfinansiering redovisas
• Vid extern kontant medfinansiering ska den vara projektbokförd och det ska finnas en inbetalningsavi eller beslut om utbetalade medel
• Om bidrag i annat än pengar förekommer, bifoga sammanställning. Tidredovisningar ska finnas och kunna bifogas på begäran.
• Om ny personal tillkommit; bifoga lönespecifikationer, intyg om fast hel- eller deltid alternativt tidredovisningar för den nytillkomna personalen

Följande gäller enbart för projekt som ska redovisa faktiska kostnader

• När ett nytt kostnadsslag redovisas i projekt med redovisningsalternativet faktiska kostnader ska ni bifoga allt underlag för det kostnadsslaget (som vid första ansökan om utbetalning)
• För externa tjänster, investeringar, materiel och lokaler samt resor och logi; bifoga fullständiga fakturor/kvitton

Ni ska redovisa samtliga poster som ingår i periodens kostnader och intäkter post för post i en excelfil som har CSV-format.

När ni är inne i Utbetalningar/Ansökan om utbetalning kan ni skapa en CSV-fil med alla kolumner. Filen skapas i avsnittetn Ekonomiuppföljning. För att kunna skapa filen behöver ni under Utgifter först lägga till en verifikatrad. När ni gjort det kan ni exportera filen och fortsätta ert arbete. När ni sedan importerar filen ska ni först ta bort den rad som ni skapade för exporten. Detta för att det inte ska bli en dubblett.

Om ni väljer att skapa filen manuellt ska den innehålla följande kolumner med tillhörande rubriknamn

• Rad
• Ver id
• Ver no
• Verifikattext
• Bokförd
• Betald
• Konto
• Kontonamn
• Leverantörnamn
• Belopp
• Valutakod
• Belopp i ärendevaluta
• Belopp
• Valutakod
• Kostnadsslag
• Sökande / Medsökande
• Sökande kommentar
• Bilaga No

Om ni ska göra en fördjupad kostnadsredovisning finns det kolumner med tillhörande rubriknamn som ni ska lägga till i filen.

För stöd till företag som grundas på reglerna om statsstöd ska ni lägga till:

• Är kostnaden ett statsstöd enligt GBER? I värde ska ni ange ja eller nej.

• GBER-artikel. I värde ska ni ange det artikelnummer som framgår av ert beslut om stöd.

För inköp som är del av upphandling överstigande EU:s tröskelvärden ska ni lägga till:

• Är kostnaden kopplad till upphandling som överstiger tröskelvärdet? I värde ska ni ange ja eller nej
• Upphandlingsförfarande. Värde ska ni välja något av öppet förfarande, Selektivt förfarande, Förhandlat förfarande med föregående annonsering, Förhandlat förfarande utan föregående annonsering, Konkurrenspräglad dialog eller Förfarande för inrättande av innovationspartnerskap
• Typ av kontrakt. Välj något av Byggentreprenadkontrakt, Tjänstekontrakt, Varukontrakt, Kontrakt som grundar sig på ramavtal

• Kontraktsbelopp
• Upphandling enligt. Välj något av LOU (Lagen om offentlig upphandling), LUF (Lagen om upphandling inom försörjningssektorn, LUK (Lagen om upphandling av koncessioner), LUFS (Lagen om upphandling på försvars och säkerhetsområdet)
• Namn på entreprenör/underentreprenör. Ange värde ja eller nej
• Organisationsnummer
• Finns verklig huvudman för entreprenör/underentreprenör? Ange värde ja eller nej

• Namn
• Efternamn
• Personnummer
• Kontraktsdatum. Ange ÅÅÅÅ-MM-DD

Om beloppet avser avskrivningskostnader för investering ska ni lägga till:

• Avser beloppet avskrivningskostnad? I värde ska ni ange ja eller nej

För kostnader för aktiviteter av socialfondskaraktär ska ni lägga till:

Finns det aktivitet av socialfondskaraktär. I värde ska ni ange ja eller nej

Avser kostnaden markförvärv?

• Markförvärv. Ange värde ja eller nej.
• Antal enheter. Ange antal enheter.
• Enhetskostnad. Ange värdet av enhetskostnaden

Ni kan ladda ned en tom csv-fil med alla ovanstående kolumner.

Om ni inte gör den fördjupade kostnadsredovisningen direkt i CSV-filen kan ni lägga till dessa uppgifter per verifikat direkt i Min ansökan istället. Ni klickar då upp varje enskilt verifikat som omfattas av en fördjupad kostnadsredovisning och skrollar ner till rubriken Fördjupad kostnadsredovisning. Detta ska ni exempelvis göra när ni ansöker om stöd för klumpsumma.

Detaljerad instruktion inklusive beskrivning av hur ni konverterar från Excel till CSV-format finns i Manual för Min ansökan och i instruktionsfilmen Läs in utgiftsrader via CSV-fil.

 Söker ni stöd för köp av externa tjänster?

Tjänster som behövs för att genomföra projektet är stödberättigade om de har en tydlig koppling till er aktivitetsplan.

Kostnader för tjänster som ingår i schablonen för indirekta kostnader ska ni inte redovisa som en kostnad.

Om ni genomfört konferenser eller projektmöten som varar en heldag eller mer med flera projektpartner ska ni skicka in följande underlag

• Inbjudan
• Agenda/program
• Deltagarlista
• Mötesanteckningar
• Koppling till aktivitetsplanen

Om ni köpt in konsulttjänster som behövs för genomförandet av projektet ska ni skicka in underlag där det framgår

• Vem som utfört tjänsten
• Vad för typ av tjänst som utförts
• Arbetade antal timmar och timkostnad alternativt avtalat belopp
• Koppling till aktivitetsplanen

Om denna information inte tydligt framgår av fakturan ska leverantören tillhandahålla informationen exempelvis genom tidredovisning eller liknande.

 Söker ni stöd för kostnader för resor och logi?

Ni ska redovisa kostnader för resor och logi för projektpersonal. Kostnader för externa experter och konsulters resor och logi ska budgeteras och redovisas i kostnadsslaget Externa tjänster.

När ni söker stöd för en resa ska ni alltid skicka in underlag som visar

• Vem som gjort resan
• Syfte
• Vem man träffat

Ni får ta upp följande kostnader för projektpersonalens resor och logi

• Resekostnader som exempelvis biljetter, rese- och bilförsäkring, bränsle, milersättning, parkeringsavgifter och vägtullar
• Måltider, om de inte täcks av traktamente
• Logi
• Visum
• Traktamenten

Söker ni stöd för kostnader för investeringar, material och lokaler?

Ni ska redovisa kostnader för investeringar, material och lokaler som är budgeterade och godkända i beslutet om stöd. Om ni säljer eller för över utrustningen till en annan verksamhet under projektperioden måste ni redovisa det som en intäkt i projektet.

Kostnader som omfattas av schablonen för indirekta kostnader är inte stödberättigande i kostnadsslaget Investeringar, materiel och lokaler. Det gäller till exempel kontorsutrustning för projektpersonal.

Om investeringar och material har ett värde när projektet avslutas kan Tillväxtverket besluta att endast en del av kostnaden är stödberättigad.

Den stödberättigande kostnaden utgörs av kvoten av antalet månader som återstår av projektet vid tidpunkten för inköpet och total projektperiod, multiplicerat med inköpspris.

När ni redovisar kostnader för lokaler ska ni skicka in en separat faktura för hyreskostnaden eller en tydlig beräkningsmodell som visar hur stor andel av hyran som har direkt med era projektaktiviteter att göra.

Ni ska göra en fördjupad kostnadsredovisning för de kostnader som stödmottagare som är företag har haft. Det innebär att ni för varje aktuellt verifikat ska ange vilken GBER-artikel stödet grundar sig på.

Ni kan läsa om de olika artiklarna på sidan Vägledning för statsstöd.

• Vägledning för statsstöd

 Så här redovisar ni inköp/upphandling överstigande EU:s tröskelvärde

Ni ska lämna en fördjupad kostnadsredovisning för inköp som är en del av upphandling överstigande EU:s tröskelvärde. EU:s tröskelvärden är olika beroende på typ av upphandlande myndighet och typ av upphandling. Tröskelvärden i kronor hittar ni hos Konkurrensverket och Upphandlingsmyndigheten.

För dessa inköp ska ni registrera följande

• Upphandlingsförfarande
• Typ av kontrakt
• Kontraktsbelopp
• Vilken upphandlingslagstiftning som tillämpats
• Om leverantörens, och eventuella underleverantörers:
• namn på entreprenör/underentreprenör
• organisationsnummer
• uppgift om huvudman för entreprenör/underentreprenör

Så här redovisar ni avskrivning av investering

Ni ska i en fördjupad kostnadsredovisning ange om redovisat belopp avser avskrivningskostnad. Detta gör ni genom att svara ja eller nej på frågan.

Har ni gjort inköp som finns upptagna i er plan för upphandling och inköp?

Om ni under redovisad period avtalet om de inköp ni har i er upphandlingsplan ska ni ange följande uppgifter i er ansökan om utbetalning

• vad inköpet avser
• om det ingår i er upphandlingsplan
• avtalsnummer
• leverantör

Ni ska till ansökan även bifoga kopia av det avtal som avser inköpet.

• Följ reglerna för offentlig upphandling och andra köp - i avsnittet Krav och styrande dokument