Redovisnings­alternativ

Om ni ska genomföra en förstudie ska ni alltid använda redovisningsalternativet och kostnadsslaget klumpsumma.

Redovisningsalternativet klumpsumma innebär att EU-stödet, maximalt 400 000 kronor, betalas ut med en stödandel av en klumpsumma. Tillväxtverket måste godkänna att förstudien uppnått de resultat som fastställdes i beslutet om stöd för att stödet ska betalas ut.

Om förstudien inte uppnår resultatet kommer ingen utbetalning att ske. Det är inte möjligt att få ut delar av stödet om delar av resultatet har uppnåtts.

Ni kommer inte att behöva redovisa projektets faktiska kostnader, Tillväxtverkets uppföljning kommer att fokusera på projektets resultat. Resultatet avrapporteras i samband med ansökan om utbetalning och en slutrapport.

• Vad en förstudie är och kraven för en förstudie
  

Klumpsumman ska ni beräkna utifrån era planerade faktiska kostnader för förstudien. Beräkningen ska ni därför göra i två steg:

Steg 1. Gör en detaljerad planeringsbudget med era faktiska kostnader för förstudien

Budgetera era beräknade faktiska kostnader i budgetmallen. Den detaljerade budget ni gör i mallen ska ni bifoga som bilaga till ansökan om stöd.

Fördela kostnaderna på ett eller flera av följande kostnadsslag:

• Personal.
• Externa tjänster.
• Resor och logi.
• Investeringar, materiel och lokaler.
• Schablonkostnader.
• Projektintäkter.
• Offentliga bidrag i annat än pengar.
• Privata bidrag i annat än pengar.

Eftersom det är en förstudie ska ni vara restriktiva med inköp av utrustning och material. Förstudier ska inte användas för att göra bestående inköp.

I er detaljerade planeringsbudget ska ni inte använda kostnadsslagen Klumpsumma och Enhetskostnader, eftersom de innebär schabloniserade beräkningar och inte faktiska kostnader.

• Budgetmall för planeringsbudget
• Kostnadsslagen

Steg 2. Omvandla era faktiska kostnader i planeringsbudgeten till en klumpsumma i er ansökningsbudget

I Min ansökan ska ni ange den totala summan av de beräknade faktiska kostnaderna som en klumpsumma.

Bidrag i annat än pengar och Projektintäkter ska inte ingå i klumpsumman. De ska ni budgetera separat i egna kostnadsslag.

Ni kan maximalt ansöka om 400 000 kronor i EU-stöd för förstudier.

Klumpsumma att skriva in i Min ansökan är utifrån planeringsbudgeten ovan: 650 000 kronor.

Personalintensiva projekt

Personalintensivt är det projekt där minst 45 procent av de totala kostnaderna i den detaljerade planeringsbudgeten är lönekostnader (exklusive lönebikostnader) för projektets egen personal. Genomför ni ett sådant projekt ska ni använda ett redovisningsalternativ som innebär en förenklad redovisning löpande i projektet.

Förstudieprojekt räknas aldrig som personalintensiva. Se information om det redovisningsalternativ som gäller för förstudier under fliken ovan.

För personalintensiva projekt ska ni redovisa projektets faktiska lönekostnader samt schablonpåslag för lönebikostnader. För alla övriga kostnader i projektet ska ni göra ett schablonpåslag med 40 procent.

För de kostnader som ingår i schablonpåslaget behöver ni inte redovisa kvitton eller fakturor.

Gå igenom steg 1 och steg 2 nedan för att avgöra om ert projekt är personalintensivt. Av steg 3 framgår hur ni ska beräkna budgeten i Min ansökan om ni har bedömt att ni har ett personalintensivt projekt.

Steg 1. Gör en detaljerad planeringsbudget med era faktiska kostnader för projektet

Beräkna era faktiska kostnader i budgetmallen. Den detaljerade budget ni gör i mallen ska ni bifoga som bilaga till ansökan.

Fördela kostnaderna på ett eller flera av följande kostnadsslag:

• Personal.
• Externa tjänster.
• Resor och logi.
• Investeringar, materiel och lokaler.
• Schablonkostnader.
• Projektintäkter.
• Offentliga bidrag i annat än pengar.
• Privata bidrag i annat än pengar.

• Budgetmall för planeringsbudget
• Kostnadsslagen

Steg 2. Avgör om ert projekt räknas som personalintensivt

Beräkna hur stor andel kostnadsslaget Personal utgör av planeringsbudgetens totala faktiska kostnader. Om andelen är 45 procent eller mer räknas projektet som personalintensivt.

Kostnader i kostnadsslaget personal / Totala faktiska kostnader = andel i procent.

Är andelen högre än 45 procent – gå vidare till Steg 3

Är andelen lägre än 45 procent – redovisa era faktiska kostnader. Se information om projekt som ska redovisa faktiska kostnader i nästa flik.

Exempel

Detaljerad planeringsbudget: (bild borttagen)

Steg 3. Omvandla era faktiska kostnader i planeringsbudgeten till en förenklad redovisning i er ansökningsbudget

Er ansökningsbudget kan innehålla följande kostnadsslag:

• Personal.
• Schablonkostnader – Lönebikostnader.
  Schablonkostnader – Övriga projektkostnader.
• Enhetskostnader.
• Projektintäkter.
• Bidrag i annat än pengar.

1. Beräkna lönekostnader
Beräkna ansökningsbudgetens lönekostnader genom att utgå från den arbetstid som ni har budgeterat i kostnadsslaget Personal i planeringsbudgeten. Välj om ni vill redovisa faktiska lönekostnader eller använda er av enhetskostnaden 409 kronor per timme. Ni ska redovisa all lön i projektet på samma vis. För samverkansprojekt kan ni dock välja olika redovisningssätt för olika parter.

Enhetskostnaden, 409 kronor per timme, motsvarar en månadslön på 40 385 kronor (exklusive lönebikostnader). Om projektpersonalens månadslön i genomsnitt understiger denna lönenivå ska ni redovisa era faktiska lönekostnader.

• Om ni vill projektbokföra och redovisa faktiskt utbetald lön ska ni använda samma lönekostnadsberäkning som i planeringsbudgeten.
• Om ni inte vill projektbokföra och redovisa faktiskt utbetald lön för ska ni räkna om lönekostnaden med hjälp av en enhetskostnad per timme. Multiplicera antalet timmar som personen ska lägga i projektet med enhetskostnaden 409 kronor. 409 kronor är lön inklusive lönebikostnader.

För personer som i planeringsbudgeten är beräknade med en fast andel av sin arbetstid i projektet behöver ni först omvandla den arbetstiden till antal timmar innan ni multiplicerar med 409 kronor. Alla lönekostnader som ni beräknar på detta sätt ska ni i ansökningsbudget en budgetera i kostnadsslaget Enhetskostnader.

Enhetskostnader

2. Beräkna schablonbeloppet för lönebikostnader
Beräkna schablonen för lönebikostnader genom att multiplicera ansökningsbudgetens lönekostnader i kostnadsslaget Personal med 45,24 procent.

Har ni valt att använda enhetskostnader ska ni inte ta upp lönebikostnader separat eftersom de redan är inkluderade beloppet för enhetskostnaden, det vill säga i beloppet 409 kronor.

3. Beräkna schablonbeloppet för Övriga projektkostnader
Lägg samman ansökningsbudgetens kostnadsslag Personal, Enhetskostnader och schablon för lönebikostnader. Multiplicera summan med 40 procent.

(Personal + (lönebikostnader 0,4524 x Personal) + Enhetskostnader) x 0,40 = Schablonkostnad för övriga projektkostnader

4. Lägg till Projektintäkter och Bidrag i annat än pengar
Lägg till belopp för Projektintäkter och Bidrag i annat än pengar.

Exempel, ansökningsbudget i Min ansökan

1. Beräkning av enhetskostnad för budgeterad personal:
   
   Projektperiod 40 månader omräknat till timmar = (1720 timmar / 12 mån) x 40 mån = 5 733 timmar
   
   Projektledare: 5 733 timmar x 409kronor = 2 344 797 kronor
   Forskningsassistent: (5 733 timmar x 0,4) x 409 kronor = 937 918 kronor
   Forskare: 5 733 timmar x 409 kronor = 2 344 797 kronor
   Kommunikatör: 600 timmar x 409kronor = 245 400 kronor
   
   Summa enhetskostnader: 5 872 912 kronor
2. Beräkning av schablonkostnad för övriga projektkostnader:
   5 872 912 kronor x 0,4 = 2 349 165 kronor
   

Budget i Min ansökan: (bild borttagen)

Projekt med faktiska kostnader

Det här alternativet ska ni bara använda om ert projekt varken är en förstudie eller räknas som ett personalintensivt projekt.

Alternativet innebär att ni ska budgetera era beräknade faktiska kostnader för projektet när ni söker stöd i Min ansökan. Även under genomförandet av projektet ska ni i ansökan om utbetalning redovisa era faktiska kostnader.

Vart går gränsen för att inte räknas som personalintensivt projekt?

Om lönekostnaderna exklusive lönebikostnader är mindre än 45 procent av de beräknade totala faktiska kostnaderna för ett projekt räknas det inte som personalintensivt.

Gå igenom steg 1 och steg 2 under fliken Personalintensiva projekt ovan för att avgöra om ert projekt är personalintensivt eller inte. Är projektet inte personalintensivt, gå vidare till steg 3 nedan.

Steg 3. Avgör om ni vill omvandla era faktiska lönekostnader i planeringsbudgeten till en förenklad redovisning i er ansökningsbudget

Använd faktiska lönekostnader
Om ni vill redovisa faktiskt utbetald lön för all projektpersonal som ni har budgeterat i planeringsbudgeten så behöver ni inte göra några omarbetningar till er ansökningsbudget.

Lägg in den detaljerade planeringsbudgeten direkt i Min ansökan. Ni behöver inte bifoga den detaljerade planeringsbudgeten som bilaga.

Använd Enhetskostnader
Om ni inte vill projektbokföra och redovisa faktiskt utbetald lön för projektpersonalen kan ni välja att ansöka om att använda er av enhetskostnad per timme. Ni ska redovisa all lön i projektet på samma vis. För samverkansprojekt är det dock möjligt att välja olika redovisningssätt för olika parter.

Enhetskostnaden, 409 kronor per timme, motsvarar en månadslön på 40 385 kronor (exkl. lönebikostnader). Om projektpersonalens månadslön i genomsnitt understiger denna lönenivå ska ni redovisa era faktiska lönekostnader.

För att använda enhetskostnad behöver ni omarbeta planeringsbudgetens lönekostnader och lönebikostnader. Alla lönekostnader som ni vill redovisa på detta sätt ska i ansökningsbudgeten vara budgeterade i kostnadsslaget Enhetskostnader.

1. Räkna om lönekostnaden
   Räkna om lönekostnaden genom att ta antalet timmar som personen ska arbeta i projektet enligt planeringsbudgeten och multiplicera med enhetskostnaden 409 kronor.
   
   För personer som i planeringsbudgeten är beräknade med en fast andel av sin arbetstid i projektet behöver ni först omvandla den budgeterade arbetstiden till timmar. Därefter multiplicerar ni timmarna med 409 kronor.
2. Beräkna schablon för lönebikostnader
   Har ni valt att använda enhetskostnader ska ni inte ta upp lönebikostnader separat eftersom de redan är inkluderade i enhetskostnaden.
   
   Om ni har ett samverkansprojekt där någon part redovisar faktiska lönekostnader behöver ni räkna om schablonkostnad för lönebikostnader från den detaljerade planeringsbudgeten för den/de parter som använder faktiska kostnader. Multiplicera kostnadsslaget Personal med 45,24 procent. Denna schablon för lönebikostnader ska ni ta upp i kostnadsslaget Schablonkostnader i ansökningsbudgeten.

Lägg in de ändrade beloppen för Enhetskostnader och schablon för lönebikostnader i budgeten i Min ansökan. För alla andra kostnadsslag använder ni de belopp ni budgeterat i er ansökningsbudget.

Bifoga den detaljerade planeringsbudgeten som bilaga till ansökan.