Planera projektet innan ni ansöker

1. Identifiera och beskriv det viktigaste skälet för att genomföra projektet i en eller ett par meningar.

Exempel på skäl är att:

• Något saknas.
• Något behöver utvecklas.
• Det finns ett problem som behöver lösas.

2. Identifiera och beskriv orsakerna till att situationen ser ut som den gör.

3. Tänk igenom och beskriv vilka följder den rådande situationen får.

När ni i steg 3 ska ta fram mål och i steg 9 ska planera aktiviteter för projektet använder ni beskrivningen av skäl, orsaker och följder som utgångspunkt och stöd.

Exempelprojektet Utöka marknaden genom export (UME)

Skäl
Små och medelstora företag (SMF) i regionen exporterar för lite utanför landets gränser

Orsaker
Orsak 1. De har inte ingångar till internationella marknader.
Orsak 2. De har inte nätverk som ger tillgång till erfarenheter.
Orsak 3. De har inte säljkunskap för internationella affärer.

Följder
Följd 1. Deras marknad blir begränsad och de blir sårbara.
Följd 2. De blir mindre innovativa.
Följd 3. Deras konkurrenskraft blir lägre.

Hur bidrar projektet till EU:s mål och strategier?

Alla projekt som finansieras av Europeiska regionala utvecklingsfonden ska tillsammans bidra till EU:s mål och strategier.

Tillväxtverket bedömer er ansökan utifrån hur väl ert projekt möter målen och strategierna. Det innebär att ju mer relevant projektet är för EU:s mål och strategier desto större är chansen att få stöd. Vid bedömningen utgår Tillväxtverket från

Europa 2020-strategin

Strategin består av tre inriktningar:

• Smart tillväxt - utveckling av en ekonomi baserad på kunskap och innovation.
  
• Hållbar tillväxt - en mer resurseffektiv, grönare och konkurrenskraftigare ekonomi.
  
• Inkluderande tillväxt - en ekonomi med hög sysselsättning och ökad social och territoriell sammanhållning.
  

Inriktningarna har brutits ned till fem mål:

• Ökad sysselsättning.
  
• Ökad andel av bruttoregionprodukten* som går till forskning och utveckling.
  
• Minska den negativa påverkan på klimatet och bidra till hållbar energiförsörjning.
  
• Ökad utbildningsnivå.
  
• Motverka fattigdom och utanförskap.
  

* Bruttoregionprodukten är värdet av alla de varor och tjänster som produceras i en region för att användas till konsumtion, export och investeringar.

Alla strukturfondsprogram är kopplade till Europa 2020-strategins tillväxtmål. Ni behöver därför vara inlästa på det strukturfondsprogram ni vill söka i och redan när ni planerar ert projekt fundera igenom om och på vilket sätt ert projekt kan bidra till att uppfylla de specifika mål som finns beskrivna i det program ni söker från.

Östersjöstrategin

Östersjöstrategin ska bidra till att fördjupa samarbetet mellan Östersjöländerna för att möta de gemensamma utmaningar som länderna i regionen står inför. Strategin omnämns i samtliga nio program och finns också med som ett eget eller en del av ett urvalskriterium för programmen. Om projektet har konkreta samarbeten med andra aktörer inom Östersjöområdet bedöms det som positivt och kan öka era möjligheter till att få stöd.

I er projektansökan kommer ni att behöva besvara frågor kring Östersjöstrategin. Ni ska svara på om projektet är ett flaggskeppsprojekt eller en del av ett flaggskeppsprojekt som anges i Östersjöstrategins handlingsplan, om projektet genomförs helt eller delvis i samverkan med parter utanför Sverige, har transnationell påverkan och bidrar till Östersjöstrategins mål och tillhörande indikatorer.

Genom att läsa på om flaggskeppsprojekt, transnationellt samarbete, Östersjöstrategins handlingsplan och syftet med strategin blir det lättare för er att svara på dessa frågor i ansökan.

• Östersjöstrategin
  

Hållbarhetsaspekter

Ett av EU:s övergripande mål är att verka för hållbar utveckling, alltså utveckling som inte äventyrar kommande generationers förmåga att tillgodose sina behov.

De tre hållbarhetsaspekterna miljö, mångfald och jämställdhet ska beaktas i såväl planering som genomförande och uppföljning av projekt. När Tillväxtverket handlägger er ansökan om stöd kommer den att bedömas utifrån hur väl hållbarhetsaspekterna har integrerats i projektets olika delar.

• Hållbarhetsaspekterna

Vad har projektet för mål?

I er ansökan ska ni beskriva projektets mål samt förväntade resultat och effekter. Ni ska bestämma tre sorters mål: övergripande mål, projektmål och delmål. Målen ska bidra till EU:s egna mål och strategier, och fokusera på konkreta resultat.

Formulera projektets mål utifrån när i tiden de ska nås.

Det övergripande målet ska ni nå först på lång sikt, alltså efter att projektet har avslutats. Projektmålet ska ni nå på medellång sikt, vid projektperiodens slut. Delmålen ska ni nå på kort sikt, alltså under projektperioden.

Övergripande mål

Projektet ska ha ett övergripande mål som helst ska kunna formuleras i en enda mening. Det övergripande målet ska bidra till det specifika målet/målen i den investeringsprioritering som ni söker finansiering från. Detta mål ska fungera som inspiration och vägledning i projektarbetet och behöver inte gå att mäta i siffror.

Formulera målet så att det beskriver ett framtida tillstånd som projektet ska bidra till att uppnå på lång sikt, kanske hela 5–10 år efter projektets slut.

När ni formulerar det övergripande målet ska ni utgå från följderna som ni tog fram i steget "Varför behövs projektet).

Exempel på övergripande mål
De små och medelstora företagen i regionen har vidgat sin marknad och stärkt sin konkurrenskraft.

Exempel på följder 

• Följd 1. Företagens marknad blir begränsad och de blir sårbar.
• Följd 2. Företagen blir mindre innovativ.
• Följd 3. Företagens konkurrenskraft blir lägre.

Projektmål

Projektet ska också ha ett projektmål som även det kan formuleras i en enda mening. Även projektmålet ska bidra till det specifika målet/målen i den investeringsprioritering som ni sökerfinansiering från.

Projektmålet visar vilket syfte eller vilken huvudinriktning projektet har. Formulera projektmålet så att det beskriver vad projektet levererar när det avslutas, Använd den formulering av skälet till projektet, som ni tog fram i Steg 1, när ni formulerar projektmålet.

Projektmålet ska gå att mäta och det är projektets styrgrupp som ansvarar för att nå, mäta och följa upp målet.

Exempel på projektmål
Fler små och medelstora företag i regionen ska bedriva export.

Exempel på skäl för projektet (från Steg 1)       
Små och medelstora företag i regionen exporterar för lite utanför landets gränser.

Delmålen

Projektet kan ha flera delmål, som alla ska vara mätbara. De aktiviteter ni genomför i projektet ska leda till att ni når era delmål. Delmålen kan ha olika tidsperspektiv; något kanske ska nås efter bara några månader och några efter ett eller två år.

Försök att ha ett begränsat antal delmål. Om ni upplever att det behövs många delmål kan det vara bättre att dela projektet i två eller flera delprojekt.

I Steg 1 beskrev ni orsaker till de problem som projektet ska lösa. Använd dem när ni formulerar delmålen för projektet. Delmålen ska vara resultat av de aktiviteter som ni sedan genomför.

Exempel på delmål                       

• Delmål 1. Små och medelstora företag som deltar i projektet ska skapa internationella affärskontakter och göra internationella affärer.
• Delmål 2. Erfarenhetsutbyten med redan exporterande företag i regionen ska ha formaliserats.
• Delmål 3. Små och medelstora företag som deltar i projektet ska ha fått säljutbildning för internationella affärer.

Exempel på orsaker (från Steg 1)    

• Orsak 1. Små och medelstora företag har inte ingångar till internationella marknader.
• Orsak 2. Små och medelstora företag har inte nätverk som ger tillgång till erfarenheter från andra företag som redan exporterar.
• Orsak 3. Små och medelstora företag har inte säljkunskap för internationella affärer.

Direkta resultat räknas inte som mål

Många projekt har en förväntad siffra för till exempel hur många företag som ska delta eller för hur många förfrågningar de ska få. Detta är inte mål utan direkta och mätbara resultat av aktiviteter. Därför hör de till aktivitetsplaneringen, inte till målformuleringen.

Tänk på

• Målen måste styra mot det/de specifika målet/målen för den investeringsprioritering som ni söker finansiering från.
• Målen ska vara realistiska.
• Målen på olika nivåer ska hänga ihop logiskt. Det ska till exempel inte gå att nå projektmålet om inte delmålen nås.
• Olika typer av mål har olika tidsperspektiv för när de ska uppnås: lång sikt (övergripande mål), medellång sikt (projektmål) och kort sikt (delmål).

Vilka intressenter har projektet?

Alla som kan påverka eller som påverkas av ert projekt är intressenter. Om ni vet vilka intressenterna är och hur ni ska hantera dem ökar era möjligheter att förankra projektet hos rätt aktörer, att genomföra projektet på ett bra sätt och att se till att projektets resultat kommer till användning.

Analysera intressenterna och kategorisera dem

Det finns flera sätt att kartlägga intressenter, här presenterar vi ett sätt som ni kan använda. Låt gärna alla som är involverade i projektplaneringen delta i kartläggningen.

1. Gör en lista med alla grupper, organisationer och andra aktörer som kan påverka, bli involverade i eller är berörda av projektet.
2. Kategorisera varje intressent utifrån intresse i och inflytande över projektet enligt matrisen nedan. Skriv in bokstaven i kolumnen i listan med intressenter.
3. Skriv in vilka behov och önskemål på projektet varje intressent har.
4. Rangordna intressenterna i låg, medel eller hög prioritet utifrån hur viktiga de är för projektet. 
5. Tänk ut strategier för hur ni ska hantera de intressenter som har hög prioritet,  och gör en plan för hur ni ska genomföra strategierna.
6. Utse en person som ansvarar för att genomföra strategierna. 

Matris för att kategorisera intressenter

Inflytande betyder möjlighet att påverka projektets beslut, förutsättningar eller resultat.

Intresse betyder vilja att ta del av, stödja eller kritisera projektet.

(Bild på matris)

Tänk på att:

• Ni kan behöva uppdatera intressentanalysen under projektets gång. Därför bör ni se över den med jämna mellanrum under projekttiden.
  
• De intressenter som klassas som A i matrisen är sannolikt lämpliga att involvera i projektets styr- eller referensgrupp.

Vilka målgrupper har projektet?

För att programmen ska finansiera ert projekt måste det finnas en eller flera målgrupper utanför er egen verksamhet som vill ha och behöver projektets resultat.

Primär målgrupp

Den primära målgruppen är de som direkt vinner på att projektmålet blir uppfyllt. I vårt exempelprojekt UME är det alltså små och medelstora företag som är den primära målgruppen.

Den primära målgruppen bör finnas i kategori A eller C i intressentmatrisen i Steg 4.

Sekundär målgrupp

Sekundära målgrupper kan ha nytta av en mindre del av projektet, som till exempel ett visst enskilt förväntat resultat eller projektets mer strategiska påverkan.

I exempelprojektet UME skulle sekundära målgrupper kunna vara handelskammare, andra exportorganisationer, länsstyrelse och regionförbund.

Hur påverkas projektet av sin omvärld?

Ett projekt påverkas alltid av sin omvärld, till exempel andra verksamheter eller av förändringar av olika slag.

Gör en omvärldsanalys genom att samla kunskap om:

• Branschen/sektorn/området som projektet befinner sig i.
• Regelverk, lagstiftning, konjunktur, konkurrensvillkor och liknande som påverkar projektet.
• Resultat av tidigare genomförda projekt inom samma område, både egna och sådana som andra har drivit. Undersök detta på alla relevanta nivåer: lokal, regional, nationell och internationell nivå.
  Du kan till exempel söka bland tidigare projekt i Projektbanken.
  
• Liknande verksamhet som pågår någon annanstans just nu. Undersök detta på alla relevanta nivåer: lokal, regional, nationell och internationell nivå.

Om den kunskap ni behöver inte finns kan ni genomföra en förstudie.

• Sök bland tidigare projekt i Projektbanken Länk till annan webbplats.

Vilka risker skulle kunna äventyra projektet?

Alla projekt utsätts för risker av olika slag. Ta fram en plan för att hantera de risker som ni redan i förväg kan se i er verksamhet.

En risk är inte något reellt eller fakta utan något som kan hända i framtiden. Om ni till exempel vet att ni har en snäv tidplan, så är det ingen risk. Riskens inträffande är osäker.

Involvera gärna olika kompetenser i arbetet, eftersom det ger projektet god framförhållning och beredskap.

Gör en riskanalys och ta fram en riskhanteringsplan:

1. Hämta en riskanalysmall
   På flik 2 i mallen finns ett exempel på en riskanalys utifrån projektexemplet ”UME”.
   
2. Fyll i de möjliga händelser som kan försvåra för projektet i riskanalysmallen. Ta med både risker som kan inträffa under projekttiden och risker som kan inträffa efter att projektet är slut, men som påverkar projektets övergripande mål.
   
3. Gruppera riskerna i externa och interna risker.
   Externa risker är i princip omöjliga för er att påverka, men kan ändå gå att hantera, antingen helt eller delvis.
   Exempel på externa risker är konjunktursvängningar, politisk utveckling eller förändrade lagar. Interna risker är sådana som ligger inom själva projektet och som ni i projektgruppen kan påverka.
   Exempel är personalförändringar, svårigheter att nå målgruppen eller brist på engagemang.
4. Bedöm sannolikheten att respektive risk inträffar, på en skala från 1 till 5 där 1 står för låg sannolikhet och 5 står för hög sannolikhet.
5. För varje enskild risk; bedöm hur stor konsekvensen skulle bli för projektet om risken skulle inträffa. Använd en skala från 1 till 5 där 1 står för liten påverkan och 5 står för mycket stor påverkan. 
6. Mallen räknar automatiskt fram riskvärdet, genom att multiplicera sannolikhetsvärdet med konsekvensvärdet.
7. Föreslå åtgärder för åtminstone de risker som har medelhögt och högt riskvärde (cirka 12–25), och bedöm åtgärdernas eventuella kostnad i förhållande till riskernas påverkan på projektet om de inte åtgärdas. Om det skulle kosta mer att åtgärda risken än vad dess skada för projektet skulle innebära bör ni lämna den utan åtgärd.
8. Utse personer som ska ansvara för åtgärderna.

Om riskhanteringsarbetet resulterar i aktiviteter ska ni fylla i dem i tabellen för tid- och aktivitetsplanering i ansökan.

Tänk på att:

• Ni behöver uppdatera riskanalysen under projektets gång! Riskhantering ska vara en återkommande punkt i projektets verksamhet. Ni kan till exempel passa på att gå igenom riskanalysen och riskhanteringen samtidigt som ni ser över intressentanalysen.
• Se till att styrgruppen är varse om riskerna och godkänner de åtgärder ni tänker er.

• Riskanalysmall

Vad behövs för att kunna genomföra projektet?

Ett projekt påverkas av olika förutsättningar, både sådana ni kan styra över och sådana ni inte kan råda över. Därför bör ni identifiera och beskriva projektets förutsättningar.

Skilj på de förutsättningar ni kan påverka och dem ni inte råder över

Att förankringen i Steg 6 lyckas är nödvändigt för att ni ska få tillgång till de resurser som krävs för att genomföra projektet och för att skapa goda förutsättningar för projektgenomförandet. Resurser är till exempel pengar, människor, material och lokaler.

Andra förutsättningarna kan vara otydliga och svåra eller omöjliga att säkerställa och avtala om. Det kan till exempel vara stöd från ledningen, beslutsmandat, ramar, kultur och normer, lagar eller politik.

Utred vilka förutsättningar som ni i projektet behöver och dela upp dem i sådana som ni kan hantera och påverka själva och sådana som projektet inte råder över.

Förutsättningar som ni inte kan påverka och som kan hindra projektet från att nå sitt mål ska ni hantera som risker.

Läs mer om Riskanalys i steg 11 nedanför.

Hur kan ni förankra projektet?

Att förankra ert projekt är centralt. Börja med att förankra projektet, i det sammanhang som det kommer att befinna sig i, redan då ni planerar för projektet och innan det startar.

Ett projekt kan vara tydligt formulerat, efterfrågat hos målgruppen och planerat in i minsta detalj, men om det inte har förankrats och inte har fått legitimitet i omgivningen blir genomförandet ändå komplicerat.

Kontakta aktören som har det regionala utvecklingsansvaret

Det är särskilt viktigt att ni kontaktar den aktör i er region som har det regionala utvecklingsansvaret. Det kan till exempel vara ett regionförbund eller en länsstyrelse.

Legitimitet behövs även på bred front i er egen organisation och i eventuella samverkande parters organisationer. Det ger bättre möjligheter för er att få tillgång till de resurser och de förutsättningar som krävs för att driva projektet.

Hur kan ni förankra projektet?

Att förankra ert projekt är centralt. Börja med att förankra projektet, i det sammanhang som det kommer att befinna sig i, redan då ni planerar för projektet och innan det startar.

Ett projekt kan vara tydligt formulerat, efterfrågat hos målgruppen och planerat in i minsta detalj, men om det inte har förankrats och inte har fått legitimitet i omgivningen blir genomförandet ändå komplicerat.

Kontakta aktören som har det regionala utvecklingsansvaret

Det är särskilt viktigt att ni kontaktar den aktör i er region som har det regionala utvecklingsansvaret. Det kan till exempel vara ett regionförbund eller en länsstyrelse.

Se en karta över vem som har detta ansvar i er region. LÄNK

Legitimitet behövs även på bred front i er egen organisation och i eventuella samverkande parters organisationer. Det ger bättre möjligheter för er att få tillgång till de resurser och de förutsättningar som krävs för att driva projektet.

Vad ska projektet ha för verksamhet?

Projektets verksamhet, alltså det projektet gör, ska bidra till att projektet når sina mål. Projektets aktiviteter är den konkreta verksamhet som utförs. Det kan till exempel handla om tester, rådgivning eller olika säljarrangemang. Planera dessa redan nu, så blir det lättare att fylla i ansökan.

Koppla aktiviteterna till delmålen

Projektets aktiviteter ska vara medel för att uppnå delmålen. Aktiviteterna ska alltså angripa orsakerna till att den situation ni vill ändra på ser ut som den gör, (se Steg 1 om att formulera skälet för projektet). Det betyder att alla aktiviteter ska höra ihop med något delmål, och att alla delmål ska ha aktiviteter.

När projektet uppfyller delmålen leder det i sin tur till att projektmålet uppfylls, vilket på sikt även påverkar det övergripande målet.

Skilj på aktiviteter och mål

Aktiviteter och mål hör nära samman, men tänk på att hålla isär dem.

Aktiviteter är ett sätt att uppnå målen. Att arrangera 15 seminarier till exempel är därför inget mål, seminarier är en aktivitet. Målet kan däremot vara att öka kunskapen hos de som deltar i seminarierna.

Ta fram olika typer av aktiviteter

Ni måste ange ett antal huvudaktiveter i er ansökan men det är frivilligt att ange delaktiviteter till dessa huvudaktiviteter.

Projektets aktiviteter ska:

• Vara tydliga och specifika.
• Integrera de horisontella kriterierna.
  
• Överensstämma med gällande regler, lagar och förordningar. 

Ju mer specifik aktivitetsplanen är, desto lättare blir det för er att tillsätta resurser och budgetera och sedan styra, leda och genomföra projektet.

Förutom de aktiviteter som rör projektets mål ska ni också planera för och ange aktiviteter för att reflektera, följa upp, utvärdera och lära.

Ni behöver också ange aktiviteter som förbereder för projektets slut och för hur resultaten ska användas.

Exempelprojektet Utöka marknaden genom export (UME)

Delmål 1: Små och medelstora företag (SMF) som deltar i projektet ska skapa internationella affärskontakter och göra internationella affärer

Huvudaktiviteter för delmål 1:

• Uppsökande verksamhet gentemot företag med exportpotential.
• Informationsträffar i seminarieform, 4 stycken.
• Personliga besök hos företag.
• Casebaserade workshops, 10 stycken.
• Personlig coachning i 15 företag.
• Studieresor, 2 stycken.
• Kontakter med exportorganisationer på utvalda marknader.
• Delta i säljevent, ej mässor, internationella, 4 stycken.
• Mässdeltagande, internationella, 4 stycken.

Exempel på delaktiviteter för ”Mässdeltagande, internationella”

• Branschindela deltagande företag.
• Tillsammans med företagen inventera och prioritera befintliga internationella mässor.
• Bokningar och praktiskt arbete med arrangemang.
• Erfarenhetsutbyte med aktörer som deltagit tidigare på valda mässor.
• Bistå företagen i deras förberedelser.
• Följa upp kontakter efter mässan.
• Utvärdera mässornas bidrag till projektets mål och till deltagande företags affärsmöjligheter.
  

Vad ska projektet ha för budget?

Planera för ert projekts kostnader och finansiering.

Innan ni börjar arbeta med budgeten behöver ni ta till er informationen i avsnittet stödberättigande kostnader och avsnittet med regler för medfinansiering. Där finns till exempel information om vilka kostnader som är stödberättigande och i vilka kostnadsslag och kraven på hur stor den nationella medfinansiering ska vara.

• Stödberättigande kostnader
• Regler för medfinansiering

I ansökan om stöd, som baseras på utlysningar från och med augusti 2019, ska ert arbete med budgeten alltid ske i två steg.

Steg 1. Ni tar fram en detaljerad planeringsbudget som ligger till grund för det stödbelopp ni kan ansökan om EU-stöd för. Tips att tänka på när ni tar fram den finns i avsnittet här nedan.

Steg 2. Utifrån er detaljerade planeringsbudget ska ni utifrån projektets typ och kostnadssammanställning avgöra vilket redovisningsalternativ som passar ert projekt. Den budget ni ansöker om i Min ansökan ska anpassas utifrån det redovisningsalternativ som gäller för ert projekt.

Redovisningsalternativ

Planera er detaljerade kostnadsbudget

EU har en regel om att alla projekt som får stöd måste använda stödet på ett kostnadseffektivt sätt. Ta hänsyn till det när ni beräknar budgeten. Det är också viktigt att er budget är realistisk.

Budgeten ska utgå från projektets aktiviteter. En bra budget förutsätter därför väl genomtänkta och beskrivna aktiviteter. Involvera gärna en ekonom i budgetarbetet på ett tidigt stadium.

Skissa på hur kostnader och intäkter fördelar sig på projektets aktiviteter. Kostnader som ni tar upp i budgeten ska ha en tydlig koppling till de planerade aktiviteterna.

Kostnaderna i varje kostnadsslag ska specificeras i er detaljerade budget.

Om ni omfattas av upphandlingsreglerna ska ni tänka på att de kostnader som ingår i budgeten och som ska upphandlas ska specificeras i den obligatoriska bilagan, Preliminär upphandlingsplan.

Fördela kostnaderna i budgeten mellan följande kostnadsslag:

• Personal.
• Externa tjänster.
• Resor och logi.
• Investeringar, materiel och lokaler.
• Investeringar i portföljbolag (gäller enbart Finansieringsinstrument).
• Schablonkostnader.
• Projektintäkter.
• Offentliga bidrag i annat än pengar.
• Privata bidrag i annat än pengar.

• Bilagan Preliminär upphandlingsplan

Planera er finansieringsbudget

Vem förutom EU ska finansiera projektet? Det måste alltid finnas åtminstone en annan medfinansiär.

Medfinansieringen kan delas upp på följande typer vilket ska framgå av er finansieringsbudget:

• Offentlig kontant medfinansiering.
• Privat kontant medfinansiering.
• Offentliga bidrag i annat än pengar.
• Privata bidrag i annat än pengar.
  

Det är viktigt att beloppen för er medfinansiering, som läggs in i finansieringsbudgeten, stämmer överens med belopp och typ av medfinansiering på medfinansieringsintyget. Intyget skickar ni in som en som obligatorisk bilaga till er ansökan.

Ni ska specificera varje medfinansiär och belopp ska specificeras under respektive huvudtyp av medfinansiering i er ansökan om stöd.

Hur ni fyller i er finansieringsbudget kan ni läsa om i en specifik instruktion som finns under punkt 9. Budget under avsnittet Så fyller ni i ansökan om stöd.

Hur ska ni använda projektets resultat?

För att ert projekt ska ge upphov till resultat som faktiskt används behöver ni både planera för det och tidigt involvera de som ska använda resultaten.

Företrädare från den primära målgruppen som deltar i projektet ska förstå projektets olika mål och arbetssätt. Deras viktigaste uppgift i planeringen är att delta, i dialoger om och planering för hur de ska kunna använda projektets resultat .

I vårt exempelprojekt UME behöver alltså små och medelstora företag (SMF) med exportpotential i regionen få information om det tänkta projektets verksamhet och kunna påverka innehållet.

De företag som ska delta i genomförandet ska kunna avsätta resurser och sedan ha en vilja att använda de nätverk, säljkunskaper och internationella kontakter som projektet är tänkt att skapa.

Resultaten ska tas tillvara

Stödmottagaren har det största ansvaret för att projektets resultat faktiskt används och att projektet skapar långsiktiga och hållbara effekter.

När projektet avslutas är det endast den operativa projektverksamheten som ska upphöra. Det är stödmottagarens uppgift att därefter sprida, förvalta och använda resultaten. De ska tillsammans med erfarenheter från projektet överföras till nya sammanhang för att vidareutvecklas.

De eftersträvansvärda effekterna

När resultaten används på ett ändamålsenligt sätt går det att se effekterna av projektet. 

Tänk långsiktigt och i effekter redan under planeringen av projektet. Gör en plan för hur projektets resultat och verksamhet ska tas tillvara eller fasas in i ordinarie verksamhet efter projektavslutet.

Exempelprojektet UME
En effekt från vårt exempelprojekt UME kan till exempel vara att ett exportnätverk av små och medelstora företag (SMF) ger upphov till att företagen efter en tid går samman i en ekonomisk förening för gemensamma exportaktiviteter som ökar exporten ytterligare. Dessutom använder andra företag i landet sig av samma modell och exporten ökar även i andra regioner.

Hur ska ni följa upp och utvärdera projektet?

De indikatorer som är aktuella för ert projekt framgår i det strukturfondsprogram som ni tänkt ansöka ifrån. Varje indikator är kopplad till ett specifikt mål inom respektive insatsområde i de olika programmen. När ni gör er ansökan i tjänsten Min ansökan kommer de aktuella indikatorerna att visas automatiskt utifrån ert val.

En indikator är en variabel som används för att mäta hur bra projekten och programmen genomförs. Indikatorn ger information om en utveckling eller förändring och kan till exempel mäta ett resultatmål.

Med hjälp av indikatorer kan ni följa upp ert projekt löpande och få en indikation på om projektet är på rätt väg.

Indikatorer i programperioden 2014–2020

I programperioden 2014–2020 har EU-kommissionen bestämt att strukturfondsprogrammen ska använda två olika typer av indikatorer: aktivitetsindikatorer och resultatindikatorer.

De ska mäta utfall på projektnivå respektive förändring på programnivå.

Aktivitetsindikatorer mäter utfall på projektnivå

I ansökan om stöd ska ni som sökande ange förväntade värden för aktivitetsindikatorerna. Ni behöver alltså inte ange några värden för resultatindikatorerna.

Om ert projekt beviljas stöd förväntas ni följa upp och i vissa fall utvärdera utfallet av aktivitetsindikatorerna. Detta kommer ni att ange i läges- och slutrapporter. Tillväxtverket följer sedan upp utfallet av aktivitetsindikatorerna utifrån de värden ni angett.

Varje enskilt projekts utfall för aktivitetsindikatorerna summeras sedan till programmets totala utfall, som Tillväxtverket rapporterar till EU-kommissionen.

Aktivitetsindikatorerna är olika i olika program och i olika insatsområden och investeringsprioriteringar. Läs i det program ni söker från så får ni information om vilka aktivitetsindikatorer ni ska använda i ert projekt.

Vad som kommer förväntas av er som stödmottagare när det gäller att följa upp och mäta aktivitetsindikatorerna framgår i dokumentet Riktlinje för att samla in och mäta aktivitetsindikatorer.

Riktlinje för att samla in och mäta aktivitetsindikatorer

Resultatindikatorerna visar resultat för hela regionen

Resultatindikatorer mäter resultat i hela regionen och ska inte mätas av er i de enskilda projekten. Tillväxtverket ansvarar för att följa upp resultatindikatorerna. De påverkas både av insatser som genomförs inom ramen för strukturfondsprogrammen och av andra faktorer, exempelvis konjunkturutvecklingen.

Andra mått på utfall och förändring i det egna projektet

Kanske är ni vana vid och ser ett stort värde i att ta fram och använda egna mått för att följa projektet? Det kan ni naturligtvis också göra. Då är det viktigt att dessa ligger i linje med specifikt mål för investeringsprioriteringen och ert projekts mål samt med de aktivitetsindikatorer som ni angett.  

Några tips om ni kommer att använda egna mått

Här nedan hittar ni några tips på hur ni kan tänka om ni vill jobba med egna mått.

• Definiera 1 till 3 mått för att mäta hur väl ni når projektmålet.
• Definiera 1 till 3 mått som mäter hur väl ni når projektets delmål.
  

Om de här måtten är svåra att definiera så kan det bero på att målen för projektet är otydliga.

Viktigt att tänka på om ni definierar egna mått för att mäta projektets utfall och förändring:

1. Mäter det mått ni definierar målet i fråga?
2. Är det ett lämpligt mått för att mäta över tid?
3. Behöver ni ta fram ett utgångsvärde innan ni börjar mäta?
4. Fångar måttet upp avvikelser från målet?
5. Kommer det att vara möjligt att samla in ett utfall och analysera detta?
6. Kommer informationen som ni samlar in att vara användbar och kommer värdena att vara tillförlitliga?

Tänk på att all typ av uppföljning kräver tid och resurser och ta med er det när ni planerar era aktiviteter!

Planera för utvärdering av projektet

Utvärdering handlar om hur ni genomför projektet och vad aktiviteterna leder till på kort och lång sikt, alltså deras resultat och effekter. Ni ansvarar för att följa upp och utvärdera projektet och beroende på projektets storlek och komplexitet så kan ni utföra arbetet själva eller anlita någon.

• Egenutvärdering
  Om ni söker ett mindre projekt, högst 3 miljoner i EU-stöd, eller om ni söker ett projekt där projektorganisationen består av fåtal funktioner som ska genomföra ett fåtal insatser för att uppnå ett fåtal tydliga och mätbara resultat.
• Extern utvärdering
  Om ni söker ett medelstort projekt, 3-10 miljoner i EU-stöd. Det passar också om ert projekt har en mer omfattande projektorganisation, med flera separata funktioner som genomför flera olika typer av insatser och där resultatet i betydande utsträckning är beroende av flera olika faktorer.
• Löpande utvärdering
  Om ni söker ett stort projekt om 10 miljoner eller mer i EU-stöd och där många olika funktioner måste samspela i genomförandet. Redan när ni ansöker om stöd ska ni beskriva hur ni har tänkt ta tillvara och sprida utvärderingsresultaten.

Utgå från den typ som stämmer med ert projekt när ni planerar er utvärdering. Om ni är osäkra på vilken nivå som gäller för det projekt ni söker, ta gärna kontakt med handläggare.

Bemanna projektet strategiskt

Hur ni organiserar ert projekt har stor betydelse för om ni når era mål och om verksamheten i projektet skapar långsiktiga effekter. Det är därför viktigt att ni:

• Redan från början planerar hur ni ska bemanna projektet, så att ni har all kompetens som behövs.
• Ser till att projektet har särskild upphandlingskompetens om inköp ska göras. Upphandling styrs av många regler och allt måste vara lagenlig och korrekt.
  

• Reglerna kring upphandling

I det här steget sammanfattas forskning och erfarenheter i syfte att ge råd till er som sökande när ni organiserar ert projekt.

Hur projekt är organiserat har stor betydelse för genomförandet i stort och särskilt för resultat, måluppfyllelse och långsiktiga effekter. Det visar både tidigare forskning och Tillväxtverkets erfarenheter från föregående programperiod.

Ett sätt att organisera ett projekt som ger resultat och långsiktiga och hållbara effekter är att tillsätta följande funktioner och roller:

1. En aktiv ägare.
2. En professionell och engagerad styrgrupp.
3. En kompetent projektledning.
4. Tillräckligt med projektpersonal med rätt kompetens.
5. Engagerade och involverade mottagare/målgrupper med rätt förutsättningar att dra nytta av projektets resultat.
6. Att arbeta systematiskt med uppföljning, utvärdering och lärande.

Projektet ska ha en aktiv ägare

Stödmottagaren är ytterst ansvarig för projektet och tar på sig det ansvaret i och med att den som har rätt att teckna firman skriver under ansökan.

Stödmottagaren förväntas vara en aktiv ägare som skapar förutsättningar för att projektet drivs framåt och som tar ansvar för att resultaten tas om hand och blir till långsiktiga effekter.

Den aktiva ägaren ska bland annat

• Arbeta för att projektet får de resurser och förutsättningar som krävs.
• Följa projektet till exempel genom att vara representerad i styrgruppen.
• förankra projektet.
• Se till att projektet samspelar med den ordinarie verksamheten.
• Ta hand om och nyttiggöra projektets resultat.
• Se till att projektet utvärderas och att erfarenheterna och lärandet förs tillbaka till projektet men även sprids utanför projektet.  
  

Notera att en projektledare inte kan vara den aktiva ägaren, projektledaren har en annan funktion i projektet.

• Stödmottagarens formella och juridiska roll och ansvar

En professionell och engagerad styrgrupp står för det strategiska

Styrgruppen är beslutande organ i projektet och bör därför bestå av representanter som har intresse, behov av eller inflytande över projektets verksamhet.

Vilka som bör ingå i styrgruppen kan ni få fram genom att använda intressentanalysen i Steg 4 - Kartlägg projektets intressenter längre ner på denna sida.

En styrgrupp har till uppgift att fatta beslut som rör projektet, följa projektet, ansvara för ekonomi och se till att projektet styr mot målen.

Styrgruppen arbetar strategiskt och proaktivt och i nära dialog med projektledningen. Uppdelningen, mellan det strategiska arbetet som styrgruppen gör och det operativa arbetet som projektledning och projektmedarbetare utför, ska vara tydlig.

Styrgruppen i ett projekt som delfinansieras av ett regionalt strukturfondsprogram eller av det nationella regionalfondsprogrammet ska se till att projektet genomförs på ett korrekt sätt.

Det innebär bland annat att

• Följa det som står i beslutet om stöd.
• Följa lagar och regler.
• Se till att de horisontella kriterierna integreras i projektet planera för hur och vilka som ska ta till vara och nyttiggöra resultatet av projektet när det avslutas.
• Sprida och förankra projektets resultat i de egna organisationerna och externt.
• Kontinuerligt följa och aktivt ta del och lära av de utvärderingar som genomförs i projektet.

En kompetent projektledning tar ansvar för det operativa arbetet

I projektledningen ingår de personer som leder eller stödjer projektet, till exempel projektledare, projektkoordinator och projektekonom. Om ni ska göra upphandlingar bör det finnas rätt kompetens för det kopplad till projektet.

Projektledningen ansvarar för det operativa arbetet i projektet. Det vill säga att genomföra det som projektet ska göra enligt beslutet om stöd och utifrån styrgruppens olika beslut.

Beslutet om stöd från Tillväxtverket är det dokument som Tillväxtverket kommer att granska och bedöma projektet utifrån, oavsett om styrgruppen har tagit ett annat beslut i en fråga.

En projektledares roll

Projektledaren ansvarar för projektets operativa arbete och bör involveras i projektplaneringen så tidigt som möjligt. Tänk på att formulera vilket mandat projektledaren ska ha, till exempel att upphandla eller godkänna leveranser.

Projektledaren spelar en viktig roll för framgången i projektet, men ska för den skull inte vara ensam med allt ansvar. I ett större projekt kan en delprojektledare ta ansvar för genomförandet och resultaten i mindre avgränsade delar av projektet.

Ni som planerar för ett projekt som inkluderar delprojekt bör fråga er vad varje delprojekt ska uppnå och hur delprojektens resultat bidrar till att uppfylla hela projektets mål.

Samordningen och samspelet mellan delprojekten är viktiga. Ett stort projekt med flera delprojekt behöver också en projektkoordinator för att hålla samman och sprida resultat och lärande mellan dessa.

Vad gör en projektekonom eller projektadministratör?

En projektekonom eller projektadministratör sköter projektets ekonomiska administration och samlar alltså in och sammanställer de ekonomiska underlag som ska skickas till Tillväxtverket.

Utse en eller flera personer redan i planeringsfasen av projektet som tar ansvar för projektets ekonomi och administration och involvera dem i det strategiska planeringsarbetet. Ekonomifunktionen bör vara en integrerad del av projektledningen.

Kompetens för att upphandla

Om ni planerar för stora inköp av varor och/eller tjänster bör ni också involvera någon med upphandlingskompetens i projektet i ett tidigt stadium.

Tillräckligt med kompetent projektpersonal

Övrig personal i projektet är de som genomför de faktiska aktiviteterna. I vissa fall kan även projektledaren vara operativ.

Definiera vilka funktioner och arbetsuppgifter respektive medarbetare ska ha och vilka resurser som krävs för att de ska kunna utföra sina arbetsuppgifter. Tänk på att vara tydliga med vad som ingår i respektive roll och på vilket sätt var och en bidrar till att nå målen med projektet.

Mottagare av ert projekts resultat

Målgruppen måste vara intresserade och ha resurser, kunskaper och möjligheter att ta emot och dra nytta av projektets resultat. Ni som planerar och organiserar för projektet måste säkerställa detta tidigt genom att involvera mottagarna i projektplaneringen.

Referensgrupp

En referensgrupp kan ge ytterligare en dimension till projektet. Den här gruppens uppgift är att ge råd och stödja projektet med sina kunskaper. Ni kan även använda referensgruppen till att förankra projektet. Utgå gärna från er intressentanalys när ni utser referensgruppens ledamöter.

Gör en kommunikationsplan

De flesta stödmottagare vill informera/kommunicera mer om sina projekt än det man är skyldig att göra. Som underlag för kommunikationsaktiviteterna kan det vara bra att göra en kommunikationsplan.

Den kan exempelvis innehålla följande delar:

Nuläge

• Hur ser kommunikationen ut idag?
• Vad påverkar att kommunikationen ser ut som den gör?
• Kan kommunikationen utnyttjas bättre?

Mål

Vad vill ni att målgrupperna ska:

• Kunna (kunskap).
• Tycka (attityd).
• Göra (beteende).

Målgrupper

• Vilka är projektets interna och externa målgrupper?
• Vilka målgrupper finns på lokal, regional, nationell och europeisk/internationell nivå?
• Vilka målgrupper är viktigast att nå?

Budskap

• Vilket budskap har ni?
• Finns det huvudbudskap och sekundärbudskap?
• Har ni olika budskap till olika målgrupper?

Kanaler och aktiviteter

• Vilka kanaler vill ni använda?
• Vilka kanaler är effektiva?

Exempel på kanaler och aktiviteter:

• Egna: Exempelvis brev, telefonsamtal, webb, sociala medier, nyhetsbrev.
• Köpta: Exempelvis annonser, filmer, trycksaker.
• Ej köpta: Exempelvis massmedia, samarbetspartners som regionalt tillväxtansvariga, strukturfondspartnerskap samt andra regionala aktörer.
• Egna och andras arenor: Möten, workshoppar, seminarier, konferenser, med mera. 

Gör en upphandlingsplan

Om ert projekt kommer att göra offentliga upphandlingar ska ni anpassa er projektorganisation och projektplan efter det och i samband med ansökan ska ni lämna in en inköps-/upphandlingsplan.

Om ni bara ska göra köp enligt det särskilda inköpsförfarande som bygger på principerna i LOU behöver ni inte lämna in någon plan. Är ert projekt ett samverkansprojekt ska ni alltid lämna in en inköps-/upphandlingsplan.

Upphandlingsplanen ska tydligt visa vilka upphandlingar ni planerar att göra och vilka upphandlingsformer ni ska använda enligt LOU, LUF eller LUK.

• Mall för preliminär upphandlingsplan

Har ni genomfört alla steg?

Då har ni skapat förutsättningar för ett lyckat projekt!

Ett sådant projekt:

• Är väl planerat, väl beskrivet i ansökan och väl avgränsat.
• Har en väl fungerande organisation.
• Har tillräckliga resurser och kompetenser för att driva verksamheten.
• Har förankrats väl i stödmottagarens egen organisation.
• Har förankring i regionen.
• Har kompetent löpande utvärdering som bidrar till att projektet leder mot målen.
• Har en god intern och extern kommunikation.
• Har tydliga mål.
• Har någon som tar hand om projektets verksamhet och resultat vid avslut.
• Ligger i fas med stödmottagarens ordinarie verksamhet.