Undervägs: engagera intressenter

Denna guide syftar till att ge beslutsfattare och övriga aktörer metoder och verktyg för att arbeta med intressenter och bygga ett deltagande arbetssätt.

Vem är denna guide till för?

Aktörer på kommunal nivå med ansvar för grupper bestående av flera berörda aktörer som är villiga att arbeta utifrån ett deltagandeperspektiv.

När bör guiden användas?

Guiden är uppdelad i två delar:

• Den första handlar om att inrätta en grupp bestående av flera intressenter som kan användas i början av projektcykeln.
• Den andra handlar om att hantera en intressentgrupp och upprätthålla momentum längs projektcykeln.

Intressenters ekosystemkarta

Intressenters ekosystemkarta är ett verktyg som syftar till att identifiera och kartlägga intressenter utifrån den sektor de tillhör och hur stor roll de spelar.

Vem är verktyget till för?

• Aktörer på kommunal nivå.
• Lokala intressenter.
• Experter.

När bör verktyget användas?
Använd verktyget i början av projektet. Det kan upprepas flera gånger under projektcykeln och anpassas till teamet om så behövs.

Hur används verktyget digitalt?
Verktyget kan användas digitalt för samarbetsövningar online. Handlingstabellen kan laddas upp på en digital whiteboard eller på ett kalkylark i Google. Deltagarna kan sedan fylla i tabellen med hjälp av digitala klisterlappar.

Intressenternas behörighet – intressematris

Intressenternas behörighet – intressematris är ett verktyg som syftar till att identifiera, kartlägga och prioritera intressenter. Verktyget används för att få fram ett effektivt sätt att möta intressenter.

Vem är verktyget till för?

• Aktörer på kommunal nivå som ansvarar för grupper av lokala intressenter.
• Experter.

När bör verktyget användas?
Använd verktyget i början av projektet. Det kan sedan användas flera gånger under projektcykeln om så behövs. Det kan användas vid brainstorming och för kunskaps- och idéutbyte.

Hur används verktyget digitalt?
Verktyget kan användas digitalt för samarbetsövningar online. Matrisen kan laddas upp på en digital whiteboard eller på ett kalkylark i Google. Deltagarna kan sedan fylla i tabellen med hjälp av digitala klisterlappar.

Tabellen för att analysera intressenter

Tabellen för att analysera intressenter syftar till att kartlägga intressenters intressen och motiv samt möjliga åtgärder för att bemöta dessa intressen och motiv. Den är effektiv att använda när ni har kartlagt intressenternas ekosystem samt deras behörighet och intresse för utmaningen.

Vem är verktyget till för?

• Aktörer på kommunal nivå som ansvarar för grupper av lokala intressenter.
• Experter.

När bör verktyget användas?
Använd verktyget i början av projektet. Det kan sedan användas flera gånger under projektcykeln om så behövs.

Det kan användas för brainstorming, workshops samt idé- och kunskapsutbyte efter en kartläggning av de intressenter som bedöms vara inblandade.

Hur används verktyget digitalt?
Verktyget kan användas digitalt för samarbetsövningar online. Tabellen kan laddas upp på en digital whiteboard eller på ett kalkylark i Google. Deltagarna kan sedan fylla i tabellen med hjälp av digitala klisterlappar.

Denna guide syftar till att ge beslutsfattare och övriga aktörer metoder och verktyg för att arbeta med intressenter och bygga ett deltagande arbetssätt.

Vem är denna guide till för?

Aktörer på kommunal nivå med ansvar för grupper bestående av flera berörda aktörer som är villiga att arbeta utifrån ett deltagandeperspektiv.

När bör guiden användas?

Guiden är uppdelad i två delar:

• Den första handlar om att inrätta en grupp bestående av flera intressenter som kan användas i början av projektcykeln.
• Den andra handlar om att hantera en intressentgrupp och upprätthålla momentum längs projektcykeln.

Intressentgruppens egenbedömning

Intressentgruppens egenbedömning är en tabell som tagits fram för att intressentgrupper ska kunna poängsätta sina resultat på åtskilliga plan.

Vem är verktyget till för?
Grupper bestående av lokala intressenter.

När bör verktyget användas?
Använd verktyget i början av projektet. Upprepa det under projektets livscykel för att förändra sådant som skulle kunna fungera bättre.

Hur används verktyget digitalt?
Excelversionen kan laddas upp via ett kalkylark i Google för en digital samarbetsövning kring intressentgruppens egenbedömning av ett utkast till handlingsplanen.

Egen bedömning av en integrerad handlingsplan

Verktyget för egen bedömning av integrerade handlingsplaner är en tabell som tagits fram för intressentgrupper, där dessa kan kontrollera sina egna framsteg i förhållande till handlingsplanen.

Vem är verktyget till för?
Aktörer på kommunal nivå och intressenter som vill göra en egen bedömning av en integrerad handlingsplan för att kontrollera om det finns några kryphål som bör täppas till.

När bör verktyget användas?
Använd verktyget när ett utkast till ramverk för handlingsplanen finns på plats. Det kan användas för löpnade uppföljning och för intern utvärdering.

Hur användes verktyget digitalt?
Verktyget kan användas för att organisera en digital samarbetsövning. Egenbedömningstabellen kan laddas upp på ett kalkylark i Google så att en grupp intressenter själva kan bedöma sitt utkast till handlingsplan.

Guiden om hur man uppnår resultat genom aktiva möten syftar till att informera om en rad metoder och tekniker som kan göra deltagarna aktiva på partnerskapsmöten på lokal, nationell och internationell nivå.

Vem är denna guide till för?
Aktörer på kommunal nivå som är intresserade av att underlätta deltagandeprocesser, bygga förtroende och säkerställa aktiva utbyten under möten.

När bör guiden användas?
Guiden innehåller åtta tips för att organisera och underlätta effektiva och aktiva möten.

Använd den längs hela projektets livscykel. Den kan vara tillämplig för möten på lokal, nationell och internationell nivå.

Fishbowl

Fishbowl-verktyget syftar till att skapa maximal delaktighet och perspektiv från alla deltagare om ett specifikt ämne. Det är en interaktiv och deltagande metod som stöder samtal och debatt mellan flera deltagare. Verktyget underlättar större gruppdialoger genom att fokusera på en liten gruppdiskussion i en inre krets (cirkel) medan resten av gruppen lyssnar och observerar från en yttre cirkel. Deltagarna går med i den inre kretsen när de vill bidra med någon idé eller ställa frågor, och lämnar den kretsen när de väl har bidragit tillräckligt.

Denna teknik bidrar till att öka insynen i beslutsfattandeprocessen samt förtroendet och förståelsen för komplexa frågor.

Vem är verktyget till för?
Aktörer på kommunal nivå med ansvar för grupper bestående av ett flertal intressenter som är villiga att föra interaktiva diskussioner med sina intressenter.

När bör verktyget användas?
Använd verktyget när ni organiserar teamsmöten, nätverksmöten eller internationella möten i syfte att utbyta idéer och kunskaper. Det kan användas som ett alternativ till traditionella debatter eller paneldiskussioner samt för att undvika presentationer.

World Café

World Café är en lättanvänd metod för att skapa ett aktivt nätverk med samarbetsinriktad dialog kring frågor kopplade till olika former av verksamhet.

Vem är verktyget till för?
Aktörer på kommunal nivå samt berörda parter som ansvarar för att utarbeta integrerade handlingsplaner.

När bör verktyget användas?
Använd verktyget vid teamsmöten eller internationella möten. Det kan användas vid brainstorming eller vid en workshop och bidrar till att främja idéskapande och interaktiv diskussion.

Hur används verktyget digitalt?
Detta verktyg kan användas vid digitala möten för att organisera en samarbetsövning online. Det krävs dock god förberedelse för att underlätta övningen.

Organisera ett digitalt möte och dela in deltagarna i separata gruppsessioner och tilldela varje session till en samordnare. Låt deltagarna diskutera en fråga i cirka 20 minuter och låt sedan alla deltagare återgå till huvudsessionen. Ni kan upprepa processen så många gånger som det behövs.

Parallellt kan ni förbereda en digital whiteboard så att deltagarna kan anteckna under varje diskussionsrunda. Det gör att ni kan följa samtliga sessioner live och återkoppla till deltagarna när ni är tillbaka i huvudsessionen.

Ni kan också använda en digital whiteboard för att samla och sammanfatta resultaten av World Café-diskussionerna i ett dokument och dela det med deltagarna.

De Bonos tänkehattar

Edward De Bonos metod Thinking Hats (tänkehattar) är ett mentalt rollspel baserat på imaginära eller verkliga hattar som uppmuntrar deltagarna att använda olika tänkesätt och sin kreativitet för att tänka, diskutera och utvärdera sina projekt och ämnen.

Vem är verktyget till för?
Aktörer på kommunal nivå och intressenter som är villiga att föra interaktiva diskussioner under möten.

När bör verktyget användas?
Använd verktyget vid brainstorming eller vid en workshop. Det främjar idéskapande och interaktivt deltagande.

Hur används verktyget digitalt?
Detta verktyg kan användas vid digitala möten för att organisera en samarbetsövning online.

Kritisk vän

Kritisk vän är ett verktyg som syftar till att få kritiska men vänliga återkopplingar och råd från deltagare i ett transnationellt möte eller vid ett studiebesök.

Vem är verktyget till för?

• Aktörer på kommunal nivå.
• Experter.
• Kommunikationsansvariga.
• Projektsamordnare.

När bör verktyget användas?
Använd verktyget vid möten samt vid studiebesök och så kallade walkshops.

Verktyget fungerar som hjälp för återkoppling och ändamål som gäller intern utvärdering.

Hur används verktyget digitalt?
Detta verktyg kan användas vid digitala möten genom att poängsättningsrutnätet laddas upp på ett kalkylark i Google eller på en whiteboard på nätet för en digital samarbetsövning.