Uppdelad upphandling

Uppdelad upphandling av stor- och småkök i kommunen gör att lokala butiker lättare kan konkurrera med större grossister. Dessutom får småköken mer anpassade leveranser och storköken bättre villkor. En bonus med ökad lokal handel är en högre servicenivå på orten.

Förutsättningar för att lyckas

• God samverkan mellan upphandlingsenhet och kostchefer.
• En involverad och engagerad verksamhet, där det nya arbetssättet förankras.
• Gott om tid – minst ett år för hela upphandlingsprocessen.
• Tydlig information och tillgängligt stöd för leverantörer som är ovana vid upphandling. Där kan näringslivsutvecklare vara till stor hjälp.

Steg för steg

Förbereda

• Gör en behovsanalys. Kommunens kostchef kan tillsammans med förskole- och omsorgsenheternas kostombud se över vilka varor som efterfrågas och till vilken kvalitet de ska vara. Gör en analys av i vilka verksamheter det kan löna sig att bryta ut i mindre områden. Hur många portioner frukost, mellis och kvällsfika handlar det om? Hur ser geografin ut?
• Gör en marknadsanalys. Undersök vilka leverantörer som finns, vad de kan erbjuda och vad som är kostnadsdrivande.
• Håll en tidig dialog där ni antingen bjuder in potentiella leverantörer i grupp eller enskilt. Var tydlig med syftet och dokumentera dialogerna.
• Små och mycket små leverantörer kan förväntas vara intresserade av att lämna anbud. Stäm av vilka administrativa rutiner som är rimliga.
• Informera om hur anbudsgivningen går till.

Genomföra

• Genomför upphandlingen. Utifrån vad ni ser i era behovs- och marknadsanalyser kan ni dela in upphandlingen i mindre områden. Skilj på villkoren för storkök och småkök, till exempel när det gäller förpackningsstorlek och leveranser.
• Informera i flera kanaler om att annonsen ligger ute, till exempel via näringslivskontoret.

Sammanställa

• Ordna ett uppstartsmöte med leverantören efter att tilldelningen är klar. Där kan ni stämma av detaljer som vilka dagar olika enheter vill ha leverans, hur beställningar görs och hur ni ska följa upp avtalet.
• Följ upp tillsammans med verksamheten och leverantören.

Samarbetspartners

Upphandlingsansvarig och kommunens kostansvariga är nyckelpersoner. Dessutom behöver verksamheten som ska beställa varorna involveras. Kommunens näringslivsutvecklare kan hjälpa till att sprida information och ordna med dialoger.

Uppföljning

Stäm av mellan handlare och verksamhet så eventuella oklarheter eller problem kan lösas med en gång. Kom överens om hur avtalet ska följas upp och vilka som är kontaktpersoner.

Fördjupa dig

• Eda och Arvika ger små butiker chansen
• Inköpsprocessen i offentlig upphandling | Upphandlingsmyndigheten Länk till annan webbplats.