3. Planera och förankra inför omställningen

När ni är klara med analysarbetet är det dags att konkretisera arbetet och förankra vad som ska göras och av vem. I denna fas beslutar ni om strategiska inriktningar, prioriteringar, resurser och organisation för omställningsarbetet.

• Etablera en genomförande­organisation
• Ta fram en genomförandeplan i arbetsgruppen
• Kommunicera arbetet

Bilda en genomförande­organisation

Det är uppstartsgruppen som ansvarar för att bilda en organisation som ska genomföra omställningsarbetet. Organisationen kan byggas upp på olika sätt. Den kan exempelvis innehålla styr-, arbets-och referensgrupp.

Styrgruppen slår fast genomförandeplanen

Styrgruppen ansvarar för att fatta löpande strategiska beslut och tillsätter nödvändiga personella och ekonomiska resurser. Det gör den genom att slå fast en plan för hur omställningsarbetet ska genomföras, en så kallad genomförandeplan.

Styrgruppen kan helt eller delvis företrädas av de organisationer som fanns med i uppstartsfasen. Även nu är det viktigt att de personer som ingår i styrgruppen har mandat att besluta i den organisation de företräder. För att relativt snabbt kunna sammankalla gruppen bör styrgruppen inte ha för många medlemmar, 5–7 brukar vara lagom.

När styrgruppen, eller hela genomförandeorganisationen, vill knyta till sig expertkompetens är det bra att tillsätta en referensgrupp. Referensgruppen kan komma med inspel men fattar inte beslut och deltar inte i det operativa arbetet. Deltagarna i referensgruppen kan exempelvis tillföra kunskap om olika verktyg för näringslivsutveckling lokalt och regionalt. Det kan även handla om kunskap från andra som hanterat större varsel eller omställningar i näringslivet.

Styrgruppen kan gärna utse en ordförande som ansvarar för att hålla samman arbetet och ha löpande avstämningar med arbetsgruppen. Styrgruppen bör inledningsvis tydliggöra hur de ska arbeta.

Exempel på frågor som styrgruppen kan diskutera:

• Hur gör vi när vi fattar beslut?
• Måste alla i styrgruppen vara med eller räcker det med att det är en majoritet?
  
• Har ordföranden utslagsröst?
  
• Måste vi ha möten för att fatta beslut eller kan det göras på annat sätt?
  
• Hur dokumenterar vi besluten?
  
• Hur kommunicerar vi externt och internt?
  
• Bör alla i styrgruppen uttala sig i medier?
  
• Hur ska styrgruppen kommunicera med varandra, finns det någon gemensam digital plattform som vi kan använda?
  
• Behöver alla i styrgruppen få all information?
  
• Vem har löpande avstämningar med personen i arbetsgruppen som ansvarar för genomförandet?

Styrgruppen utser en eller flera arbetsgrupper

En av styrgruppens första uppgifter är att tillsätta den arbetsgrupp som ska driva arbetet. Styrgruppen ska vara tydlig med vilka förväntningar de har på arbetsgruppen och vilken tidsperiod det handlar om. Dokumentera förväntningarna för att undvika eventuella missförstånd. Arbetsgruppen bör inte bli allt för stor. Om det är mycket som ska göras är det bättre att tillsätta flera arbetsgrupper som arbetar med olika områden.

Exempel på frågor som styrgruppen kan diskutera innan de utser arbetsgruppen:

• Är det något som är särskilt angeläget att prioritera inledningsvis?
  
• Vad kan vänta?
  
• Vilka förväntningar finns inom 3, 6, 12, 18 månader?
  
• Behöver arbetsgruppen genomföra fördjupade analyser?
  
• Finns det tillräckligt med personal och pengar?
  
• Har arbetsgruppens sammansättning en bred kompetens?
  
• Har arbetsgruppen mandat att fatta beslut, och i så fall inom vilka områden?
  
• Vem i arbetsgruppen bör leda arbetet och stämma av med styrgruppen?

Arbetsgrupp/er

Arbetsgruppens uppgift är att genomföra extraordinära insatser med anledning av händelsen. Arbetsgruppen kan med fördel förstärka och utveckla det ordinarie näringslivsutvecklingsarbetet.

Arbetsgruppens första uppgift är att ta fram en genomförandeplan som beskriver omställningsarbetet. Den ska beslutas av styrgruppen. När styrgruppen har fattat beslut ansvarar arbetsgruppen för att driva arbetet enligt planen.

Tänk på att arbetsgruppen inte behöver genomföra alla insatserna själv utan att den ansvarar för att insatserna blir gjorda av någon.

Ta fram en genomförandeplan i arbetsgruppen

En av de första arbetsuppgifterna är att ta fram en plan för hur ni ska genomföra och kommunicera arbetet. Planen är det centrala styrdokumentet och den ska beslutas av styrgruppen. Planen ska beskriva strategiska avvägningar, vilka insatser ni ska genomföra och vilka resurser som ska avsättas.

Börja med att skapa gemensam förståelse för vad arbetsgruppen ska göra och vilka förväntningar som finns från styrgruppen. En gemensam bild av förväntningar och målsättningar underlättar det framtida arbetet.

Utforma genomförandeplanen

Genomförandeplanen synliggör och skapar en gemensam förståelse för de utmaningar och möjligheter som följer av att verksamheten avvecklas.

Genomförandeplanen kan ha olika tidshorisonter. Den bör inte sträcka sig över mer än tre år då det kan vara svårt att vara konkret i ett längre tidsperspektiv. Det är bättre att uppdatera planen om det behövs, istället för att ha en lång tidshorisont.

Tänk på att tydliggöra vilka insatser som arbetsgruppen själv ska genomföra och vilka insatser som andra ska genomföra. Det brukar ta längre tid att påverka någon annan att göra något än aktiviteter som organisationen själv kan göra. Det är även osäkert om någon annan aktör kommer att genomföra de insatser ni önskar. Fundera därför över hur mycket tid ni ska lägga på påverkansarbete i relation till att genomföra egna insatser.

Genomförandeplanen bör som minimum innehålla:

• kort bakgrundsbeskrivning
• mätbart mål för genomförandet
• ett begränsat antal insatsområden, vanligtvis 3–4 stycken
• mål och ekonomisk ram för respektive insatsområde
• huvudaktiviteter som kopplas till respektive insatsområde. Dela upp aktiviteterna i vad organisationen ska göra själv och vilka aktiviteter som ska genomföras för att påverka någon annan.
  

Exempel på frågor som arbetsgruppen kan diskutera:

• Vilka verktyg har vi idag som vi kan utgå från?
  
• Behöver vi skapa nya verktyg?
  
• Vilka är målgruppen för våra aktiviteter?

Inspiration till insatser att genomföra

Låt gärna medborgare och näringsliv komma med idéer till omställningsarbetet. Det skapar god förankring och visar handlingskraft. Ni kan bjuda in till möten där ni presenterar förslag som ni vill att de ska reagera på. Ett annat alternativ är att ni bjuder in till ett mer förutsättningslöst möte för att fånga upp förslag på insatser. Tänk på att denna typ av möte kan skapa förväntningar som ni behöver hantera.

Ni kan även inspireras av hur andra har arbetat för att hantera ett större varsel eller omställning i näringslivet. I bilagan till guiden hittar ni exempel på hur andra kommuner drivit sitt omställningsarbete.

Berätta om vad ni har gjort

Bra kommunikation i omställningsarbetet handlar om att skapa gemenskap, ägarskap, engagemang och framtidstro. Det är viktigt att komma igång med informations- och kommunikationsarbete tidigt. Ta initiativ till att berätta. På detta sätt kan ni ta kontroll över kommunikationen. Identifiera de olika intressenternas förväntningar och prata med dem.

Börja med att tydliggöra vilka ni ska kommunicera med.

• Vilka är de viktigaste målgrupperna för kommunikation? Var gärna konkreta med namn, organisation och kontaktinformation.
• I vilka sammanhang bör ni kontakta dem?
• Genom vilka kanaler når ni dem?
• Vilka är de viktigaste samverkansparterna i kommunikationsarbetet?
• Hur kan ni kommunicera arbetet?
• Anpassa kommunikationsinsatserna efter de resurser som finns.

En webbplats är en enkel och tillgänglig informationskanal som är relativt lätt att hålla uppdaterad. Fundera på om omställningsarbetet behöver en egen webbplats där ni kan berätta om vad som är på gång eller om det räcker med en tydlig plats på kommunens webb.

Skapa gärna fasta sammanhang för dialog med viktiga målgrupper, till exempel återkommande frukostmöten för näringslivet eller andra aktörer. Här kan erfarenheter utbytas och relevant information spridas. Det kan även handla om årliga informationsmöten där kommunen informerar om arbetet som varit och det som kommer att genomföras.

Ni kan även ta fram ett officiellt presentationsmaterial som presenterar omställningsarbetet och sprids till nyckelpersoner i genomförandeorganisationen och hos samarbetspartners. På så vis kan ni presentera insatserna för andra på det sätt som ni vill.

Ett annat förslag är att lägga möten inom genomförandeorganisationen (styrgrupp, arbetsgrupp eller referensgrupp) hos företag i kommunen. Kombinera mötet med ett kort företagsbesök. På så sätt kan genomförandeorganisationen få kunskap om det lokala näringslivet samtidigt som ni får möjlighet att sprida information om omställningsarbetet.

Vilket budskap vill ni nå ut med?

Ta er tid att informera och förklara vad som faktiskt kommer hända och vad som är realistiskt att förvänta sig av omställningsarbetet. Var konkreta, relevanta, lokala och direkta. Ofta har det skapats en krisbild av kommunen under den inledande fasen. Kommunikationen under omställningsarbetet bör omdefiniera detta till något mer positivt, exempelvis kopplat till förnyelse, utveckling, tillväxt och engagemang.

Det kan också handla om att det skapas stora förväntningar om vad som kan åstadkommas på kort tid. Orealistiska förväntningar kan skapa stort motstånd och göra omställningsarbetet svårare. Använd kommunikation som ett verktyg för att kontrollera lokala förväntningar.