1. Förbered för omställningen

Förberedelsefasen handlar om att bestämma och tydliggöra roller, ansvar och beslutsvägar. Målet är att skapa en övergripande bild av situationen och snabbt komma i gång med arbetet.

• Sätt ihop en uppstartsgrupp
• Skapa en bild av situationen
• Planera kommunikationen
• Tydliggör beslutsvägarna
• Tydliggör behovet av resurser

Kommunens uppgift är att bygga en struktur som kan hantera omställningen och som genomsyras av intern samverkan i hela verksamheten. Se också tidigt över möjligheten att avsätta extra resurser för genomförandet av omställningsarbetet. Hur ni bygger upp och genomför omställningsarbetet måste samtidigt utgå från de resurser och den kapacitet som organisationen har samt efter de lokala och regionala förutsättningarna.

Regionen kan eventuellt bistå, till exempel med analyskapacitet eller dialog med andra myndigheter och i vissa fall kanske ta en samordnande roll för att öka kapaciteten.

Bilda en uppstartsgrupp

Börja med att sätta ihop en grupp som snabbt kan komma i gång och arbeta. På så sätt skapar ni handlingskraft och överblick över situationen. Deltagarna i gruppen bör ha god kännedom om de lokala och regionala förutsättningarna och vilka verktyg som finns för att främja lokal näringslivsutveckling.

Det är positivt om representanter från det företag som lägger ner eller avvecklar sin verksamhet deltar. Det är också en fördel om personerna i gruppen har mandat att fatta beslut i den organisation de företräder. Egenskaper som behövs i gruppen är engagemang, upparbetade kontaktnät och lösningsfokus för att hitta nya möjligheter för näringslivet.

Uppstartsgruppen uppgifter är att ska skaffa sig en bild av situationen, tydliggöra beslutsvägar i organisationerna och se över behovet av resurser. Det krävs också beslut om hur kommunikation från kommunen ska ske samt initiativ till att ett analysarbete kommer i gång. Vidare bör uppstartsgruppen ansvara för att bilda en organisation som ska genomföra omställningsarbetet. Organisationen kan byggas upp på olika sätt. Den kan exempelvis innehålla styr-, arbets-och referensgrupper.

• Mer om genomförandeorganisation i fas 3 Planera och förankra inför omställning

Frågor för uppstartsgruppen

• Vem ska ingå i uppstartsgruppen?
• Är rätt personer med i uppstartsgruppen eller saknas någon?
• Vilka behöver få information om händelsen?
• Vem ska uttala sig i media?
• Kan vi ha dialog med företagsledningen?
• Har kommunen en handlingsplan för varsel och omställning i näringslivet?

Skapa en bild av situationen

Det är viktigt att få en övergripande uppfattning om händelsen och dom utmaningar och möjligheter som följer av en större omställning. I detta skede handlar det främst om att hämta den information som är mest nödvändig för att komma i gång med planeringen.

Så fort man har fått en första bild klar gäller det också att ta ett beslut om i vilken omfattning kommunen och regionen ska agera. Vad som kan göras och vilka konsekvenser det blir om inga eller begränsade insatser genomförs.

Frågor för att få en bild av situationen

• Hur många individer omfattas direkt av händelsen?
• Vilka kompetenser och förutsättningar har de individer som påverkas?
• Var bor arbetskraften och hur påverkar det möjligheten till anställning?
• Kommer arbetskraften/kompetensen att kunna absorberas på befintlig arbetsmarknad?
• Finns det underleverantörer på orten eller på närliggande orter som berörs?
• Finns det lokaler eller mark som kommer att frigöras?
• Finns det andra organisationer som kan stödja omställningsarbetet?
• Hur har andra kommuner hanterat liknande situationer?

Planera kommunikationen

Det är inte ovanligt att det skapas en medial krisbild under den inledande fasen. Media efterfrågar också tidigt hur kommunen agerar med anledning av det aktuella beskedet.

Kommunikationen från kommunen behöver vara konkret, relevant, lokal och direkt. Tänk också på att inte förekomma företagets processer. Kommunikationen bör förhålla sig till fakta och undvika spekulationer om vad som kan hända i framtiden.

• Mer om kommunikation i fas 3 Planera och förankra inför omställning

Tydliggör beslutsvägarna

I omställningsarbetet kan det vara viktigt att synliggöra, och kanske ändra, beslutsvägarna i respektive organisation kopplat till den specifika händelsen. Om beslutsvägarna är långa eller okända finns det risk att arbetet stannar av. Det kan även medföra att strategiska beslut fattas på fel nivåer och av fel personer.

Frågeställningar

• Vem fattar vilka beslut?
• Vilka beslut kan tjänstepersoner fatta?
• Vilka beslut kan politiker fatta?
• Hur lång tid tar det att fatta beslut?
  • Finns det utrymme att fatta strategiska beslut inom en vecka i organisationen?
  • Finns det möjlighet att delegera vissa beslut?

Tydliggör behovet av resurser

Börja med att fundera över vilka nyckelfunktioner och resurser som behöver vara med när ni ska genomföra omställningsarbetet.

Frågor att diskutera

• Vilken kapacitet och vilka resurser finns det tillgång till för att driva arbetet?
• Hur och vilka finansiella resurser kan ni avsätta till omställningsarbetet?
• Går det att avsätta tid från medarbetare?
  • Hur många timmar/procent av en anställning?
  • Under hur lång period?

• Vilka organisationer är viktiga att ha med?

• Vilka organisationer kan tillsätta personella resurser för att delta i omställningsarbetet?
• Vilka organisationer kan finansiera omställningsarbetet?
  • Bör och kan vi köpa en tjänst som projektledare eller annan resurs för arbetet? Om ja, vad ska den innehålla?
  • Behöver vi anställa?