Hoppa till innehåll

Ta fram ett årshjul

Ett årshjul visualiserar återkommande aktiviteter och händelser i ett cirkulärt format. Det bidrar till planering med bättre framför hållning, vilket i sin tur förbättrar kommunikation, samordning och effektivitet i arbetet. Ett väl utformat årshjul hjälper till att skapa en gemensam förståelse för prioriteringar och tidsramar för arbetet.

Illustration av gran

Kort om metoden och förväntat resultat

  • Ett årshjul ger en översikt över aktiviteter och fungerar som ett stöd i planeringen. I perioder när det händer mycket samtidigt kan årshjulet ge stöd för att prioritera mellan aktiviteter utifrån uppsatta mål. Det hjälper också till att synliggöra beroenden mellan olika aktiviteter.
  • Aktiviteterna som ska presenteras i årshjulet identifieras i en workshop. Där bidrar alla berörda parter bidra med sina perspektiv, vilket leder till en mer komplett och inkluderande planering.
  • Med stöd av ett årshjul kan kommunikation kring aktiviteter planeras i god tid, vilket minskar risken för missförstånd och ger ett tydligare fokus.

Förutsättningar för att lyckas

  • Bestäm vilket behov årshjulet ska uppfylla. Exempelvis översikt över projekt, årsplanering eller resurshantering.
  • Kom överens om vilken detaljnivå och vilket arbetssätt som ska användas innan ni börjar skapa årshjulet.
  • Informera och förankra arbetet med årshjulet hos de personer som kommer att använda det. Detta är avgörande för att säkerställa engagemang och delaktighet.
  • Kolla om det finns tidigare planeringar att bygga vidare på.
  • Använd ett digitalt verktyg eller en mall som är enkelt att uppdatera. Se till att det finns budget för eventuella kostnader kopplade till verktyget.

Steg för steg

Förbereda

  1. Informera och engagera alla berörda om syftet och nyttan med årshjulet.
  2. Köp in verktyget: Identifiera och investera i ett verktyg som möter era behov.
  3. Bjud in till ett arbetsmöte för att diskutera struktur och arbetssätt.
  4. Planera och bjud in till en workshop för att identifiera och samla in aktiviteter.

Genomföra

  • Genomför workshopen. Använd post-its eller digitala verktyg som Microsoft Whiteboard eller Miro för att brainstorma fram aktiviteter.
  • Presentera aktiviteterna för gruppen och placera ut dem på en tidslinje.
  • Identifiera eventuella beroenden mellan aktiviteter och diskutera hur dessa ska hanteras.
  • Avsluta med en gemensam genomgång för att säkerställa att inga viktiga aktiviteter saknas.

Sammanställa

  1. Lägg in de identifierade aktiviteterna i det valda årshjulsverktyget.
  2. Kommunicera det färdiga årshjulet till alla berörda. Säkerställ att de som ska arbeta med det får tydliga instruktioner om de förväntas använda det.

Uppföljning

  • Utvärdera årshjulets användning och innehåll regelbundet. Anpassa och uppdatera det vid behov.
  • Informera nyanställda om årshjulet och dess funktion. Detta kan exempelvis göras vid introduktionsutbildningar.
  • Skapa en rutin: Påminn regelbundet alla relevanta parter om att årshjulet finns och hur det används i det löpande arbetet.

Kontakt

Sara Holmsten
fornamn.efternamn@tillvaxtverket.se