Testsida - Planera o förankra

Nu är det dags att konkretisera arbetet och förankra vad som ska göras och vem som ska göra det. I denna fas beslutar ni om strategiska inriktningar, prioriteringar, resurser och organisation för omställningsarbetet. Målet är en gemensam och förankrad plan för genomförandet.

• Etablera en genomförande­organisation
• Ta fram en genomförandeplan i arbetsgruppen
• Kommunicera arbetet

Innan ni sätter igång

Att påbörja ett omställningsarbete kan kännas komplext och det kan vara svårt att veta vart arbetet ska ta sin början. Börja med att reflektera över hur ni ska ta er an följande:

• Identifiera en gemensam och tydlig målbild - En gemensam målbild för omställningsarbetet bidrar till ökat engagemang, ökad delaktighet och legitimitet. Målbilden kan vara på kort eller medellång sikt. På kort sikt handlar det om vad ni ska uppnå när ni hanterar konsekvenserna av ett större varsel eller en företagsnedläggning. På längre sikt kan ni anpassa målbilden efter den utveckling som ni önskar att effekterna ska ge.
  

• Inkludera samarbetspartners - När ni har en gemensam målbild använder ni det som ett verktyg för att identifiera och inkludera viktiga samarbetspartners i omställningsarbetet och att ställa förväntningar på respektive aktör. En gemensam målbild med tydliga roller skapar ett ökat förtroende i dialogen med andra aktörer, men även med ortens företag och invånare.

• Förankra - Kom i gång tidigt med att kommunicera och förankra arbetet. Gör klart hur arbetet behöver förankras och vid vilka tillfällen det krävs en politisk förankring. Tänk på att olika kommunikationsinsatser samtidigt kan vara en del i ett förankringsarbete hos olika målgrupper.

• Ta del av erfarenheter från andra - Det kan vara lärorikt att ta del av andra regioners och kommuners erfarenheter av omställningsarbete för att få inspiration och tips. I fasen Genomföra hittar ni exempel på hur andra kommuner har drivit sitt omställningsarbete.

Etablera en genomförandeorganisation

Det är uppstartsgruppen som bör ansvara för att bilda en organisation som ska genomföra omställningsarbetet. Organisationen kan byggas upp på olika sätt. Den kan exempelvis innehålla styr-, arbets-och referensgrupper.

Styrgrupp

En styrgrupp kan helt eller delvis företrädas av de organisationer som fanns med i uppstartsfasen. Det är fortsatt viktigt att de personer som ingår i styrgruppen har mandat att fatta beslut i den organisation de företräder. Styrgruppen fattar inledningsvis beslut om en plan för hur omställningsarbetet ska genomföras.

En annan av styrgruppens uppgifter är att tillsätta den eller de arbetsgrupper som ska driva arbetet. Styrgruppen bör också tidigt ta ställning till om en uppföljning ska göras av det arbete som omställningsorganisationen genomför och av effekterna som omställningen har på det lokala näringslivet och på arbetsmarknaden. Mer om det i fas 5 Följa upp.

Exempel på frågor för styrgruppen:

• Måste vi ha möten för att fatta beslut eller kan det göras på annat sätt?
• Hur dokumenterar vi besluten?
• Bör alla i styrgruppen uttala sig i massmedia?
• Behöver alla i styrgruppen få all information?
• Är det något som är särskilt angeläget att prioritera inledningsvis? Vad kan vänta?
• Vilka förväntningar finns inom 3, 6, 12, 18, 32 månader?

Exempel på frågor för arbetsgrupper:

• Behöver arbetsgruppen genomföra ytterligare fördjupade analyser?
• Finns det tillräckliga personella och finansiella resurser?
• Har arbetsgruppens sammansättning en bred kompetens?
• Har arbetsgruppen mandat att fatta beslut, och i så fall inom vilka områden?
• Vem i arbetsgruppen bör leda arbetet och stämma av med styrgruppen?

Arbetsgrupp

Arbetsgruppens uppgift är att genomföra extraordinära insatser med anledning av händelsen. Arbetsgruppen kan med fördel förstärka och utveckla det ordinarie näringslivsutvecklingsarbetet.

Arbetsgruppens första uppgift är att ta fram en genomförandeplan som beskriver omställningsarbetet. När planen är förankrad ansvarar arbetsgruppen för att driva arbetet. Tänk på att arbetsgruppen inte behöver genomföra alla insatserna själv utan att den ansvarar för att insatserna blir gjorda av någon.

Referensgrupp

När styrgruppen, eller hela genomförandeorganisationen, vill knyta till sig expertkompetens är det bra att tillsätta en referensgrupp. Deltagarna i referensgruppen kan exempelvis tillföra kunskap om olika verktyg för näringslivsutveckling lokalt och regionalt. Det kan även handla om kunskap från andra som hanterat större varsel eller omställningar i näringslivet.

Ta fram en genomförandeplan

En av de första arbetsuppgifterna för arbetsgruppen är att ta fram en plan för hur arbetet ska genomföras och kommuniceras. Planen är det centrala styrdokumentet och den bör beslutas av styrgruppen. Planen ska beskriva strategiska avvägningar, vilka insatser som ska genomföras och vilka resurser som ska avsättas.

Utforma genomförandeplanen

Genomförandeplanen synliggör och skapar en gemensam förståelse för de utmaningar och möjligheter som följer av den aktuella händelsen.

Genomförandeplanen kan ha olika tidshorisonter utifrån exempelvis ett kort- och medellångsiktigt perspektiv. Den bör inte sträcka sig över mer än tre år då det kan vara svårt att vara konkret i ett längre tidsperspektiv. Det är bättre att vid behov uppdatera planen, än att ha en lång tidshorisont.

Tänk på att tydliggöra vilka insatser som arbetsgruppen ska genomföra och vilka insatser som andra ska genomföra. Det brukar ta längre tid att påverka någon annan att göra något än aktiviteter som organisationen själv kan göra. Fundera därför över hur mycket tid ni ska lägga på påverkansarbete i relation till att genomföra egna insatser.

Genomförandeplanen bör som minimum innehålla:

• Kort bakgrundsbeskrivning
• Mätbart mål och eventuella delmål för kort respektive medellång sikt
• Ett begränsat antal insatsområden, vanligtvis 3–4 stycken
• Mål och ekonomisk ram för respektive insatsområde
• Aktiviteter som kopplas till respektive insatsområde
• Vem som är ansvarig för att utföra aktiviteten.
  

Kommunicera arbetet

Bra kommunikation i omställningsarbetet handlar om att skapa gemenskap, ägarskap, engagemang och framtidstro. Det är viktigt att tidigt komma i gång med ett informations- och kommunikationsarbete. Ta initiativ till att berätta för medborgarna. På detta sätt kan ni ta kontroll över kommunikationen. Det är en viktig funktion för att skapa ett lugn och en optimism inför framtiden. Identifiera de olika intressenternas förväntningar och prata med dem.

Vilka ska ni kommunicera med och hur?

• Vilka är de viktigaste målgrupperna för kommunikation? Om det går var gärna konkret med namn, organisation och kontaktinformation.
• Vem kommunicerar vad och till vilka?
• I vilka sammanhang bör ni kontakta dem?
• Genom vilka kanaler når ni dem?
• Vilka är de viktigaste samverkansparterna i kommunikationsarbetet?
• Hur kan arbetet kommuniceras?
• Anpassa kommunikationsinsatserna efter de resurser som finns.
  

Vad bör kommuniceras?

Ta er tid att informera och förklara vad som faktiskt kommer hända och vad som är realistiskt att förvänta sig av omställningsarbetet. Det är viktigt att kommunikations-arbetet är kontinuerligt i hela omställningsarbetet och bör omdefiniera detta till något mer positivt, exempelvis kopplat till förnyelse, utveckling, tillväxt och engagemang.

Det kan också handla om att det skapas stora förväntningar om vad som kan åstadkommas på kort tid. Orealistiska förväntningar kan skapa stort motstånd och göra omställningsarbetet svårare. Använd kommunikation som ett verktyg för att kontrollera lokala förväntningar.

Information till de drabbade individerna

Kommunikationsinsatser riktade till de drabbade individerna ansvarar i huvudsak de aktuella företaget för som en del i varsel- och nedläggningsprocessen. Kommunen och andra aktörer i omställningsorganisationen kan stå för en kompletterande information.

Var och hur kommunicerar vi?

En tydlig plats på kommunens webb är en enkel och tillgänglig informationskanal som är lätt att hålla uppdaterad. Den interna kommunikationen är också viktig och genom kommunens intranät kan kollegor bli uppdaterade.

Skapa gärna fasta sammanhang för dialog med viktiga målgrupper, till exempel
återkommande frukostmöten för näringslivet eller andra aktörer. Här kan erfarenheter utbytas och relevant information spridas. Det kan även handla om årliga informationsmöten där kommunen informerar om arbetet som varit och det som kommer att genomföras.

Kommunikationsinsatser kan även handla om att ta fram ett officiellt
presentationsmaterial som presenterar omställningsarbetet och sprids till nyckelpersoner i genomförandeorganisationen och hos samarbetspartners. Detta gör det möjligt att presentera insatserna för andra på det sätt som ni vill.

Ett annat förslag är att lägga möten inom genomförandeorganisationen (styrgrupp,
arbetsgrupp eller referensgrupp) hos företag i kommunen. Kombinera mötet med ett kort företagsbesök. På så sätt kan genomförandeorganisationen få kunskap om det lokala näringslivet samtidigt som ni får möjlighet att sprida information om omställningsarbetet.