Kommunicera med beslutsfattare och högre tjänstepersoner

Underlag till beslut och förankring av dessa består ofta av en muntlig och skriftlig del som tillsammans kompletterar varandra. Utgå från vad beslutsfattare och tjänstepersoner behöver när du kommunicerar kring beslut som rör kompetensförsörjning.

Förutsättningar för att lyckas

• Fundera på vad som är viktig för målgruppen. Exempelvis ekonomi, effektivitet eller förbättringar. Anpassa sedan kommunikationen utifrån beslutsfattarnas och tjänstepersonernas perspektiv.
• Visa på värdet och effekten av beslutet. Lyft fram om beslutet påverkar organisationen positivt, vilka behov det möter eller vilka problem det löser. Lyft även fram kopplingen till verksamhetens mål och strategier.
• Beslutsfattare och tjänstepersoner har ofta begränsad med tid, så gå rakt på sak. Vad kortfattad och tydlig. Presentera ditt huvudbudskap tidigt och använd gärna exempel. Undvik onödiga facktermer och långa utläggningar.
• Om kommunikationen rör fattade beslut - lyft fram varför beslutet har fattats samt vilka som berörs och förväntas bidra i arbetet. Du kan också behöva upprepa ditt budskap vid flera olika tillfällen.
  

Steg för steg när du kommunicerar förslag till beslut

Förbereda

1. Utifrån syftet och situation, definiera vad du vill kommunicera.
2. Sammanställ det underlag som ska presenteras. Välj ut det viktigaste och placera det först. En tydlig struktur hjälper din mottagare att följa med i ditt underlag.
   
   Ett underlag kan innehålla följande rubriker:
   • Sammanfattning av underlaget och förslag till beslut.
   • Syfte, bakgrund och mål.
   • Identifierat behov eller problembeskrivning.
   • Beskrivning av förslaget som ligger uppe för beslut samt eventuella andra förslag som har utvärderats.
   • Analys av möjligheter och konsekvenser.
   • Genomförande och tidplan.
   • Hänvisning till och bilagor med fördjupande innehåll.
     

Genomföra

• Presentera det viktigaste först. Använd konkreta exempel som att exempelvis visa hur beslutet löser problemet eller bidrar till verksamhetens mål.
• Bjud in till dialog! Ge utrymme för frågor och tankar.
• Avsluta med nästa steg. Var tydlig vad som behövs, exempelvis ett beslut, ytterligare diskussion eller förankring på andra nivåer.
  

Sammanställa

• Dela ditt underlag.
• Om beslutet behöver ytterligare förankring eller åtgärder, planera för nästa steg och håll dialogen levande.
  

Steg för steg när du kommunicerar beslut som har fattat

Förbereda

• Definiera vad du vill uppnå med kommunikationen och formulera dina kommunikationsmål.
• Identifiera målgruppen för kommunikationen och i vilka kanaler du bäst når dem.
• Förbered det underlag som behövs i kommunikationen. Försök att lyfta fram budskapet tidigt. Underlaget kan innehålla följande delar:
  • Kort sammanfattning av bakgrund, som behov, tidigare diskussioner, andra beslut eller analyser.
  • Beslutets värde, effekt och koppling till verksamhetens mål och strategier.
  • Beskrivning av vad som har beslutats.
  • Genomförande och nästa steg. Se till att lyfta fram om det finns möjlighet att påverka genomförandet och vart målgruppen kan vända sig med frågor.
• Pröva underlaget genom att presentera det för en kollega. Be om återkoppling för att identifiera förbättringar i en muntlig presentation. Eller be en kollega att läsa igenom ett skriftligt underlag – fyra ögon ser mer än två.
  

Genomföra

• Presentera ditt huvudbudskap tidigt.
• Använd konkreta exempel som att exempelvis visa hur beslutet löser problemet eller bidrar till verksamhetens mål
• Berätta om vilka som berörs av beslutet och hur de förväntas bidra.
• Ge möjlighet att ställa frågor. Anpassa kommunikationen utifrån frågor och återkoppling från målgruppen.
  

Sammanställa

• Om du har förankrat muntligt – dela underlaget som du presenterade.

Uppföljning

• Följ upp hur aktiverande kommunikationsmål presenterar. Justera din kommunikation om du ser tecken på att målgruppen inte gör det som förväntas av dem.
• Utvärdera dina kommunikationsinsatser. Reflektera över vad som fungerade bra och vad som kan förbättras till nästa gång utifrån de uppsatta kommunikationsmålen.