8. Vad är viktigt att tänka på?

När det finns en beslutad handlingsplan för externfinansiering och en funktion i organisationen är det dags att börja söka externa medel. För att underlätta när organisationen beslutat att skicka in en ansökan följer här några tips.

Alla finansiärer har olika ansökningsformulär och efterfrågar till viss del olika typer av information – kom ihåg att noga studera vad som efterfrågas.

Generella medskick - oavsett finansiär

• Ta tidig kontakt med den tänkta finansiären. Många finansiärer uppmuntrar en tidig dialog inför att en sökande tänker skicka in en ansökan. Det ger finansiären möjlighet att avgöra om idén passar med fonden eller programmet och vad som eventuellt skulle kunna göras annorlunda.
• Börja i god tid innan deadline, planera från deadline och bakåt.
• Skapa en detaljerad projektplan som inkluderar mål, tidslinjer, budget och resurser.
• Börja tidigt med budgeten. Det är inte en formsak som går att ordna i slutet av en ansökningsprocess.
• Beskriv hur projektet kommer att genomföras och vilka fördelar det kommer att ge exempelvis kommunen och dess invånare.
• Tänk på att ha en röd tråd genom ansökan så att de olika delarna hänger ihop, exempelvis baserat på förändringsteori.
• Studera bedömnings-/betygskriterier noga och var noga med de formella kraven! Säkerställ att all dokumentation är korrekt, tydlig och uppfyller kraven.
• Var noga med att inkludera alla delar som efterfrågas i ansökan till exempel omvärldsanalys, riskanalys etc.
• De flesta finansiärer har en handbok eller Terms of Reference som förklarar ansökningsförfarandet och tillhandahåller instruktioner för hur ansökan ska utformas. Använd dessa dokument!
• Samarbeta gärna med andra kommuner, organisationer eller före-tag som kan stärka ansökan och projektets genomförande.
• Inkludera en ekonom/controller tidigt i ansökningsprocessen.
• Se till att ha tid att reflektera kring medfinansieringen.
• Det bör finnas en tilltänkt projektledare, alternativt en plan för hur projektledare ska tillsättas redan vid ansökan.
• Låt någon som inte kan ämnet läsa ansökan. Många finansiärer använder externa bedömare och de är nödvändigtvis inte experter på just er ansökas område.
• Var beredd att svara på eventuella frågor eller ge ytterligare in-formation som krävs av finansiärerna under beredningstiden.
• Fundera på hur projektet ska kunna leva vidare efter projektavslut.
• Det är ofta mycket arbete med att hitta och etablera formell samverkan med andra parter inom en ansökan. Att använda en referensgrupp kan vara ett smidigt sätt att knyta samarbete med externa parter och personer till er ansökan. Det brukar vara uppskattat av finansiärer och även uppskattat att bli tillfrågad att sitta i en referensgrupp.

Undvik vanliga fällor

• Här är en utlysning har vi några idéer?
• Rätt idé till fel utlysning
• Budget är bara en formsak – den fixar vi på slutet!
  Kom ihåg att en ansökan som får avslag fortfarande har ett värde. Pro-cessen att få ihop en ansökan är i sig lärorik och oftast går det att återanvända delar av en avslagen ansökan i andra ansökningsprocesser.

Formalia

Det sparar tid att skapa en förteckning över information som ofta efter-frågas i ansökningar, till exempel organisationsnummer, IBAN och andra bankuppgifter, delegationsordning med vem som får teckna firman och när, postadress och så vidare.

Många typer av generella skrivningar efterfrågas i flera typer av ansökningar, till exempel beskrivningar av organisationen, tidigare genom-förda projekt inom ett visst tema, hur organisationen arbetar med hållbarhet och så vidare. Det är bra att ha ett bibliotek med dessa typer av skrivningar som sedan kan anpassas till varje ansökan. Ett arkiv med tidigare ansökningar kan till exempel fylla denna funktion.

Det är även bra att förbereda dokument och mallar. Många finansiärer förväntar sig exempelvis att aktörer har egna mallar för letter of intent eller samverkansavtal om de ämnar ingår i en annan aktörs projekt.