7. Medfinansiering
Att förstå medfinansiering är avgörande för att lyckas med externfinansierade projekt. Här ges en översikt över olika typer av medfinansiering, finansiärers krav och hur organisationer kan planera och redovisa sina projektbudgetar.
Det finns olika sätt att medfinansiera och det är viktigt att i handlingsplanen klargöra organisationens möjligheter till medfinansiering. De flesta finansiärer kommer inte finansiera 100 procent av ett projekt, vilket innebär att andra finansieringskällor krävs för att täcka projektets kostnader.
Ofta ställs krav på medfinansiering både på projekt- och partsnivå. Projekt-nivå betyder att samtliga parters budgetar i ett projekt slås ihop och att finansiering kan sökas för en viss del av dessa totala projektkostnader.
Följande är en beskrivning som gäller för många finansiärer som utlyser nationella medel:
För de enskilda parterna ställs ofta krav på hur mycket finansiering som kan sökas. En viktig faktor brukar vara huruvida parten bedriver ekonomisk eller icke-ekonomisk verksamhet. Organisationer som bedriver ekonomisk verksamhet, till exempel vissa kommunala bolag, omfattas av statsstödsregler.
Ekonomisk verksamhet handlar översiktligt om organisationer som erbjuder en tjänst eller produkt på en marknad. Hit räknas i regel inte exempelvis offentlig verksamhet, universitet och högskolor, eller forskningsinstitut. Dessa typer av organisation brukar kunna söka 100 procent finansiering av sina stödberättigade kostnader och det klassas som icke-statsstöd.
Stödgrunder
Parter som bedriver ekonomisk verksamhet kan i regel inte söka 100 procent finansiering och hur mycket de kan söka styrs utifrån vilken stödgrund som en utlysning använder. Stödgrunder handlar om olika delar av EU-lagstiftning som styr statligt stöd (GBER1) kopplat till forskning och innovation, vilket styr hur stor andel finansiering olika aktörer kan söka.
En vanligt förekommande stödgrund är exempelvis industriell forskning. Experimentell utveckling och genomförbarhetsstudier är andra exempel på stödgrunder som kan förekomma i utlysningar. Dessa styr i sin tur hur stor del av sina stödberättigade kostnader en part som bedriver ekonomisk verksamhet kan söka bidrag för. Hur mycket stöd som en part kan söka beror även på om det är ett stort eller litet företag.
Detta betyder att olika parter i ett projekt i regel kan söka olika stort bidrag för att täcka sina kostnader. Reglerna utgår från den EU-rättsliga huvudprincipen att statligt stöd till organisationer som bedriver ekonomisk verksamhet normalt sett snedvrider konkurrensen. Men undantag finns – däribland visst stöd till forskning, utveckling och innovation med hänvisning till EU-kommissionens förordning om allmänna gruppundantag (GBER).
Som grund för att räkna ut en budget i ett projekt används ofta begreppet stödberättigade kostnader, vilket betyder de kostnader som en finansiär godkänner. Ofta uttrycks dessa i typer av kostnader, som exempelvis personalkostnader, OH-kostnader, material-kostnader och konsultkostnader.
Olika finansiärer kan ha olika sätt som dessa kostnader räknas ut, exempelvis tillåter vissa att schabloner används för att räkna ut personalkostnader och andra kräver att det ska vara faktiska kostnader. Även sättet som OH-kostnader, räknas ut kan skilja sig med olika accepterade procentsatser i relation till sökt personalkostnad. Det kan innebära att organisationens OH-kostnad inte fullt ut kan räknas som stödberättigad kostnad.
Olika typer av medfinansiering
Det finns flera olika typer av medfinansiering. Det kan röra sig om pengar och tid från den egna sökande organisationen eller andra aktörers pengar och tid. Viktigt att ha i åtanke är grundregeln att EU-medel oftast inte kan medfinansiera andra EU-medel.
Finansiärer har olika begrepp och riktlinjer för vad som kan utgöra medfinansiering och vilka kostnader som kan inkluderas i ett projekt. Härav är det alltid nödvändigt att studera vilka förutsättningar som gäller för specifika utlysningar. Texten nedan ska därför inte ses som generellt tillämpningsbar.
En vanlig uppdelning som görs, särskilt för EU-medel, är:
- Offentlig kontant medfinansiering för EU-medel
- Privat kontant medfinansiering
- Bidrag i annat än pengar
Offentlig kontant medfinansiering för EU-medel
Offentlig kontant medfinansiering innebär att den sökta projekt-finansieringen medfinansieras med kontanta medel från en offentlig organisation på internationell, nationell, regional eller lokal nivå.
Det kan vara den sökande organisationens egna medel. Planera i tid och äska kontanta medel, om möjligt i budgetprocessen. Undersök om det redan finns pågående satsningar som går att växla upp eller på andra sätt dra nytta av.
Medel från en annan organisation, till exempel regionernas 1:1-medel. Detta är nationella medel som via regionerna kan sökas som medfinansiering till regionalfondsmedel. Respektive region har en egen process kring medlen.
Det kan även vara möjligt att medfinansiera sökta EU-medel med nationella medel. Det är viktigt att tänka på att det inte blir dubbelfinansiering och det behöver undersökas från finansiär till finansiär vad som är möjligt. Viktigt är även att ta skillnader i beaktning. Det kan röra sig om olika rapporterings-krav, bedömningsprocess och bedömningskriterier, skillnader i utbetalning av projektmedel, skillnader i tillåtna indirekta kostnader och villkor.
Privat kontant medfinansiering
Privat kontant medfinansiering innebär att projektet medfinansieras med kontanta medel från privata aktörer.
Bidrag i annat än pengar
Bidrag i annat än pengar (offentligt eller privat) innebär att projektet tillförs ett värde (ej kontanta medel) från någon annan aktör än projektägaren och projektparterna.
Finansiering i organisationen
En organisation bör eftersträva att ha både lösa medel och arbetstid att använda som medfinansiering. Målsättningen kan vara att eftersträva att projekten bidrar till att uppfylla det som organisationen redan har som mål enligt politiska beslut. Projektfinansieringen kan då bidra till att göra mer av något eller prova ett nytt inslag som organisationen inte haft möjlighet till annars. Med detta synsätt bör medfinansieringen redan vara budgeterad. Ett externt finansierat projekt blir då en uppväxling och ett mervärde.
Kombinera finansiering från olika finansiärer inom samma projekt
Ett projekt kan ha en inriktning och tema som öppnar upp för finansiering från flera finansiärer. Detta är en möjlighet för kommuner och regioner att stärka sin ekonomi i genomförandet av ett projekt men det är samtidigt ett förfarande som är förknippat med administrativa utmaningar. Det är även ett förfarande som vissa finansiärer inte tillåter och olika finansiärer har ofta olika villkor förknippade med finansieringen.
Ytterligare en utmaning är att denna typ av finansieringslösning kan kräva parallell rapportering av såväl kostnader som slutrapporter. En strategi för att hantera detta är att uträkning av kostnader anpassas till den finansiär som ställer de ”tuffaste” villkoren. Om två finansiärer exempelvis tillåter olika procentsatser för uträkning av indirekta kostnader så skulle uträkning och redovisning inom projektet kunna anpassas till den finansiär som tillåter lägst procentsats för denna typ av kostnader.
En viktig aspekt att ta hänsyn till är högsta tillåtna stödnivå och vilken stödgrund som används för en viss aktör inom ett projekt där breddad finansiering utforskas. Det styr förutsättningarna för hur mycket ytterligare finansiering som en viss aktör har möjlighet att söka. Observera att olika aktörer inom samma projekt kan ha olika högsta tillåtna stödnivåer. Myndigheter och kommuner brukar exempelvis ges bidrag utifrån icke-statsstöd men representanter från näringsliv deltar ofta utifrån en annan stödgrund och sammantaget betyder detta att högsta tillåtna stödnivå oftast skiljer sig åt mellan aktörerna i ett projekt.
Om exempelvis en kommun eller region beviljats medel från en finansiär och vill utforska finansiering av samma projekt från ytterligare en finansiär så är ett tips att etablera tidig dialog med båda finansiärerna för att utforska möjligheter och begränsningar. Tänk även på att vissa finansiärer inte tillåter att ytterligare offentlig finansiering läggs till ett redan finansierat projekt.
Ha med en ekonom tidigt i processen i alla frågor som rör finansiering.
Frågor att utgå ifrån:
- Vilka funktioner, till exempel ekonom, ska vara involverade i frågor som rör medfinansiering?
- Vilka andra organisationer tror ni skulle kunna bidra med tid eller kontanter till projekt?
- Vilka initiativ pågår redan som skulle gå att växla upp?
- Finns det något som kan väga upp en lägre finansieringsgrad till exempel tillgång till finansiärens kunskap och nätverk?
Redovisning av externfinansierade projekt
En återkommande utmaning i externfinansierade projekt i kommunal och regional verksamhet är hur fleråriga projekt ska intäktsredovisas utan att ej förbrukade medel ska falla ut i driften. De externfinansierade projekten bör eftersträva att intäktsredovisas så att det vid varje bokslut får ett nollresultat när medfinansieringen är inräknad.
RKR (Rådet för Kommunal Redovisning) fastställer att ett bidrag generellt ska intäktsredovisas så fort de ekonomiska fördelarna som är förenliga med transaktionen kommer tillfalla kommunen. Undantaget är när ett bidrag är förenat med särskilda villkor avseende framtida prestationer vilket är vanligt i de flesta externfinansierade projekt. När så är fallet rekommenderar RKR att bidraget initialt bokas på balanskonto som en skuld och därefter intäktsredovisas i takt med att villkoren för bidraget blir uppfyllda. Då man inte kan vara säker på att villkoren är uppfyllda förrän en finansiell redovisning är gjord och godkänd, bör man vänta till dess med att intäktsredovisa bidrag och då endast till den del av kostnaderna som blivit godkända.
Projektets redovisningskrav och uppfyllandekriterier är inte låsta till det kommunala räkenskapsåret. Med det menas att till exempel medfinansiering inte behöver användas symmetriskt över projekttiden, utan kan infalla när som helst under perioden som bidraget gäller för. Huvudsaken är att rätt volym av medfinansiering tillförs projektet under projekttiden enligt tilldelningsbeslut och projektbudget. Detta är av vikt då medfinansieringen ofta är knuten till en specifik aktivitet eller anställning.
Då medfinansieringskällorna möjligen inte ligger symmetriskt över projekttiden gör det att intäktsredovisningen av bidraget inte heller behöver göra det. I förlängningen leder det till att man kan välja att ”spara” bidraget över årssluten och nyttja mer egna medel under ett räkenskapsår.
Ibland betalas bidrag ut i efterskott. För att undvika en situation där man på ett flerårigt projekt går med förlust under åren innan utbetalning sker så ska man reglera resultatet respektive år genom att boka en fordran på balanskonto motsvarande vad den förväntade bidragsdelen det året hade varit. Fordran i balansen regleras därefter när bidraget inkommer.
Statsstöd
Var uppmärksam på att statsstödsregelverket kan innebära krav på att projektets budget ska innehålla en specifik nivå privat medfinansiering.
EU:s regelverk tillåter stöd som lämnas till organisationer/företag ur ett statsstödsperspektiv som egentligen anses som ett gynnande av organisationen/ företaget (statsstöd enligt gruppundantagsförordningen). Exempel är stöd till investeringar, FoU hos företag, innovationskluster testbäddar, stöd till infrastruktur för FoU och annan infrastruktur såsom bredband, hamnar eller multifunktionell rekreationsinfrastruktur.
Är det fråga om begränsade stödbelopp eller ett gynnande av begränsat ekonomiskt värde finns också möjlighet att tillämpa särskilda bestämmelser om så kallat försumbart stöd, de minimis.
Ett vanligt scenario vid genomförande av projekt i regionalfonden är att de genomförs i regi av en projektägare där ett antal företag är målgrupp för projektets insatser. Detta kan ha formen av indirekt stöd där företag gynnas i form av subventionerade tjänster. Men även projektägaren kan betraktas som mottagare av stöd som faller under detta regelverk. Till exempel vid plattformsbyggande, metodutveckling, investeringar och liknande. Detta kan ställa specifika krav på bland annat medfinansieringens sammansättning då det ofta behövs en viss andel privat medfinansiering.
Vid en ansökan om stöd är det därför viktigt att definiera aktiviteter och därtill knutna kostnader som är statsstödsrelevanta. Det är viktigt att föra ett tydligt resonemang och bifoga beräkningar för aktiviteter som omfattas av reglerna för statsstöd. Ett projekts verksamhet påverkar vilka statsstödsregler som tillämpas. Kontakta gärna finansiären för att diskutera detta innan en ansökan lämnas in.