5. Utvärdering och lärande

Handlingsplanen behöver beskriva hur utvärdering och lärande ska gå till. För alla organisationer och verksamheter är det viktigt med kontinuerlig utvärdering av arbetet med externt finansierade projekt och systematiskt lärande för den egna organisationen.

En organisatorisk lärandeprocess underlättar för den nya kunskap som skapas i projekten att komma till nytta i organisationens ordinarie verksamhet. Frågor att ställa sig är:

• Finns det kompetens inom organisationen som arbetar med utvärdering? Finns det exempelvis pågående kvalitetsutvecklings-arbete?
• Behövs det särskilda resurser för utvärdering av arbetet med externt finansierade projekt?
• Hur kan ny kunskap integreras, något som kan variera beroende på typ av projekt/aktivitet?

Verksamheten hos funktionen behöver också följas upp – fungerar det som avsett? Har något förändrats i organisationen eller hos finansiärer som kräver justering av funktionens verksamhet?

• Beskriv hur ni tänker att uppföljning och utvärdering av arbetet med externfinansiering ska struktureras.

Projektportföljer

Projektportföljer är ett sätt för en organisation att skapa ett mervärde utifrån alla de projekt som organisationen arbetat och arbetar med. Genom att ta fram och jobba med projektportföljer kan organisationen arbeta strategiskt inom de program och fonder som är viktiga för verksamheten.

En kommun som arbetar med portföljer är Lund där man har en katalog med fem portföljer med rubrikerna ekologisk hållbarhet, inkluderande, attraktivt, tryggt samt robust Lund. Portföljerna summerar kommun-fullmäktiges mål och styrdokument. Varje portfölj är också kopplad till minst en kommunövergripande ledningsgrupp för kontinuerlig uppföljning.

Syftet med portföljer:

• Skapa ett sammanhang, en berättelse, för externt finansierade projekt.
• Koppla projekten till portföljer som i sin tur visar koppling till styrdokument och kommunfullmäktiges mål.
• Främja övergripande samordning och lärande inom organisationen.
• Strukturen med projektportföljer bidrar också till bilden att projekten tillhör organisationen och inte enskilda individer.
• Börja med att inventera vilka projekt kommunen eller regionen redan har fått externfinansiering för. Här bör det framgå vilka som är pågående och vilka som är sökta.
• Ta fram ett projektregister – det vill säga en lista över projekt med finansiärer som ansökts till, sökt bidrag, anbudsresultat, återkoppling från finansiärer, utvärderingar och så vidare.
• Samla alla avslutade projekt och avslagna ansökningar. När det gäller avslagen är det bra att ta med motiveringar till avslag för att undvika att göra om samma misstag, se vad som kan förbättras till nästa gång eller om den finansiären borde undvikas.
• I dokumentet för avslutade projekt kan det vara bra att länka till slutrapporter.

Beskriv hur ni tänker er att en sammanställning kan organiseras.