4. Hantering av projektidéer

När organiseringen av funktionen är beskriven och förankrad behöver det tydliggöras hur projektidéer ska hanteras. För att kunna söka extern-finansiering är det viktigt att ha en tydlig process för projektidéer, projekt-utveckling och anbudsskrivning.

Externt finansierade projekt skiljer sig från interna utvecklingsprojekt då de exempelvis i regel inkluderar samverkan där projektägaren kan vara en annan organisation och att processen börjar med en ansökan om externa medel. Dessutom kan utlysningsperioder ligga utanför organisationens rådighet.

Mot bakgrund av detta är det bra att utforma interna processer för hur ansökningar hanteras, dels för när organisationen koordinerar en ansökan dels för när organisationen är partner i en ansökan som koordineras av en extern organisation.

Det förekommer att projektidéer eller förfrågningar om att delta i projekt kommer från en annan aktör. I dessa fall måste det säkerställas att förslagen går i linje med organisationens egna behov och mål. Dessa förfrågningar måste ofta hanteras skyndsamt eftersom det är vanligt, särskilt om det gäller EU-projekt, att de går ut till flera aktörer i många olika länder och utlysningarna inom fonderna och programmen enbart är öppna under en kortare period.

Följande frågor kan vara ett stöd:

• Vem inom/utom organisationen kan och förväntas komma med förslag till ansökningar eller projekt?
• Till vem ska förslag lämnas in?
• Vem eller vilka ska diskutera förslaget och besluta om man ska gå vidare med det?
• Hur ska förslaget presenteras? Skickas in digitalt? Föredras på möten?
• Bör det finnas en standardiserad mall i vilken projektidéer lämnas in och vilken information som ska ingå?
• Hur hanteras projektförfrågningar som kommer från andra aktörer? Behöver de hanteras mer skyndsamt?
• Vilken konstellation diskuterar förslaget och gör en bedömning? Hur ofta ska de ha möten?
• Hur görs bedömning av förslagets genomförbarhet och hur vägs det mot organisationens mål?
• Vilken konstellation, på vilken nivå fattar slutgiltigt beslut om att gå vidare med en ansökan? Hur ofta ska de ha möten?
• När förslaget har bedömts relevant – hur ska det bearbetas vidare? Hur engageras de som lämnat förslaget?

Förslag på rutiner för hantering av projektidéer

Det kan vara praktiskt att ta fram en mall som kan användas i organisationen för projektidéer. I mallen anges exempelvis projektets syfte, vilken utmaning i organisationen den matchar, uppskattad budget, tänkt finansiär och så vidare.

Det är bra att skapa eller använda ett redan etablerat forum för såväl diskussion om idéer som inför beslut om att ansöka om externfinansiering. En konstellation för idédiskussioner kan bestå av sakkunniga och någon ansvarig chef. De idéer som bedöms relevanta kan sedan lyftas för beslut om att söka. Den beslutande gruppen kan bestå av de som har mandat att fatta beslut om att gå vidare med en ansökan. Om det är stora projektansökningar kan det behövas ett politiskt beslut.

Från idé till formell ansökan

Exempel på process från idé till formell ansökan till Tillväxtverket:

1. Projektidé skickas in via webbformulär.
2. Återkoppling inom cirka 2 veckor.
3. Vägledningsmöte - Strategins koordinator och strateg med sakkunskap
4. Besked om idén är i linje med strategin eller ej.
5. Om ja - vägledning inför formell ansökan till Tillväxtverket.
6. Ansökan till Tillväxtverket.