3. Styrning och organisering

Att söka externa medel är en process som involverar analysarbete, externa relationer, omvärldsbevakning, tolkning av administrativa krav samt kunskap om finansieringslandskapet. Handlingsplanen bör beskriva hur organisationen ska hantera denna process.

Organisationen kan med fördel skapa en funktion som stödjer verksamheten att söka externa medel. Funktionens syfte är att hjälpa organisationen att strategiskt nyttja viktiga program, fonder och andra externa finansieringsmöjligheter. Funktionen kan även främja samordning och lärande mellan projekt och organisationen samt stödja förankring och resultatspridning.

Kompetenser inom funktionen kan inkludera exempelvis strateg, projektutvecklare och projektekonom. Denna funktion blir sedan ansvarig för att genomföra handlingsplanen.

Funktionen kan bistå organisationen med att:

• Skapa kontakter internt och externt för nya samarbeten.
• Ta fram presentationer av projektidéer i syfte att förankra med eventuella samarbetspartners.
• Kartlägga och söka kontakt med till exempel universitet, forskningsinstitut och innovationsaktörer.
• Delta i strategiska nätverk i syfte att upptäcka intressanta initiativ och projektmöjligheter.
• Utveckla administrativa och ekonomiska rutiner samt stödja ekonomisk redovisning internt och gentemot finansiär.
• Ta fram rutiner för omvärldsbevakning och kontinuerligt uppdatera en översikt av relevanta fonder och program.
• Granska, kvalitetssäkra och koordinera ansökningar.
• Säkerställa att inte olika delar av organisationen skickar in konkurrerande ansökningar.
• Sprida information om utlysningar till berörda inom organisationen.
• Arrangera workshops och seminarier om aktuella utlysningar och hur man skriver ansökningar.
• Samordning och lärande mellan projekt och organisationer.
• Stödja förankring och resultatspridning.

En intern funktion för externfinansiering kan även underlätta om organisationen får förfrågningar från andra aktörer om att ingå i projekt för att hantera projektförslag och ta ställning till dessa.

När ni tar fram en beskrivning av hur arbetet ska organiseras kan följande frågor vara ett stöd:

• Hur ska arbetet styras? På vilken nivå inom organisationen ska beslut fattas?
• Hur självgående ska funktionen vara? Hur stor ska funktionen vara?
• Var i organisationen passar funktionen in?
• Med vilka behöver funktionen samverka för att det ska bli framgångsrikt?
• Vilka kompetenser och roller behöver funktionen ha tillgång till?
• Ska den ha stående arbets-/referensgrupper från resten av organisationen?
• Vilken roll har de(n) som arbetar inom funktionen? Ska de coacha andra i framtagande av ansökningar? Tipsa om relevanta utlysningar? Skriva ansökningar?
• Går det att identifiera befintliga anställda som skulle kunna ingå i funktionen? Lista deras kunskaper.
• Saknas några kompetenser hos befintlig personal och hur kan detta hanteras?
• Vilka stöd behövs internt i organisationen?
• Finns funktionen bara för den egna organisationen eller ska den också stötta andra, exempelvis företag eller en region som stöttar kommuner?
• Kan funktionen byggas upp tillsammans med andra organisationer?
• Hur passar externfinansiering med egna finansieringsströmmar?

Det organisationsförslag som tagits fram behöver stämmas av med organisationens ledning innan man går vidare. Det är klokt att i ett relativt tidigt skede förankra förslagen på upplägg.

• Beskriv vilka arbetsuppgifter en funktion för externfinansiering ska ha.
• Med utgångspunkt i ovanstående, beskriv vilka roller som behöver ingå i funktionen och vilka kunskaper dessa ska ha.