8. Stödja etableringsprocessen

Efter ett beslut om etablering återstår ofta mycket arbete för att leverera på de åtaganden som företaget och kommunen har kommit överens om. Det kräver insatser både på kort och på lång sikt där flera olika förvaltningar, nivåer och kompetenser kan behöva vara involverade.

Att stödja etableringsprocessen handlar om att få grundläggande lösningar på plats så att etableringen kan fortsätta enligt plan. Och att leverera på de åtaganden som företaget och kommunen har kommit överens om i en avsiktsförklaring. På längre sikt handlar det om att säkerställa att etableringen blir långsiktigt hållbar.

För att hantera och bistå i en större etableringsprocess kan det finnas behov av att initialt skapa en särskild genomförandeorganisation. För att hantera de större omställningsbehoven handlar det också om att vara ute i god tid, att tidigt involvera olika nivåer.

I detta skede är det också en fördel att kunna stärka relationen till företaget. Det kan bland annat göras genom att skapa en tydlighet och transparens i kommunala processer. Det skapar i sin tur en förutsägbarhet i den kommunala ärendehanteringen, en minskad osäkerhet och därmed risk för företagen. Att effektivisera ärendehanteringen och få kortare handläggningstider kan också bidra till att minska olika typer av risker och osäkerheter för företagen.

Mobilisera organisationen vid en större etablering

Ett sätt att hantera en större etablering kan vara att arbeta i en så kallad genomförandeorganisation. Syftet är att skapa en kraftsamling och genomföra det insatser som krävs för att fullfölja etableringen eller expansionen. En möjlighet kan vara att dela in organiseringen i två delar en som fokuserar på den konkreta etableringen och en som adresserar de större behoven av samhällsomställning.

Mindre etableringar kräver ingen särskild uppbyggd genomförandeorganisation utan kan hanteras inom ramen för linjeorganisationen eller i det team som kommunen har arbetat med fram tills företagets beslut om en etablering.

En genomförandeorganisation kan byggas upp på olika sätt. Det kan exempelvis innehålla ett huvudprojekt med arbetsgrupper.

Huvudprojekt

Inom huvudprojektet finns en projektledare som har den huvudsakliga kontakten med företaget. Projektledaren kommer ofta från kommunens näringslivs- eller tillväxtavdelning och understöds i huvudprojektet av chefer från exempelvis miljö- och bygg samt från den tekniska avdelningen. Huvudprojektet har ansvaret för genomförandet och riktningen för arbetet samt för löpande avstämningar med politiken. Detta för att informera eller synliggöra om det finns behov som gör att politiken måste fatta ”ett särskilt beslut” i hanteringen av företagsetablering såsom exempelvis löfte om att stödja företaget i processen med medflyttande.

Huvudprojektet har löpande avstämningsmöten med företaget och ansvarar, utifrån dagordningens innehåll, för att de kompetenser från kommunen som behövs på avstämningen bjuds in.

Arbetsgrupper

Huvudprojektet tillsätter en eller flera arbetsgrupper som ska driva arbetet. Huvudprojektet ska vara tydlig med vilka förväntningar de har på arbetsgruppen och vilken tidsperiod det handlar om. Dokumentera förväntningarna för att undvika eventuella missförstånd. Arbetsgruppen bör inte bli allt för stor. Om det är mycket som ska göras är det bättre att tillsätta flera arbetsgrupper som arbetar med olika områden.

Exempel på områden som arbetsgrupper kan knytas till är:

• Mark
• Bostäder
• Kompetensförsörjning
• Elförsörjning
• Avtalsvård
• Underlätta för medföljande

Exempel på frågor som huvudprojektet kan diskutera innan de utser arbetsgruppen:

• Är det något som är särskilt angeläget att prioritera inledningsvis?
• Vad kan vänta?
• Vilka förväntningar finns inom 3, 6, 12, 18, 32 månader?
• Behöver arbetsgruppen genomföra fördjupade analyser?
• Finns det tillräckligt med personal och pengar?
• Har arbetsgruppens sammansättning en bred kompetens?
• Har arbetsgruppen mandat att fatta beslut, och i så fall inom vilka områden?
• Vem i arbetsgruppen bör leda arbetet och stämma av med huvudprojektet?

Arbetsgruppen(erna) kan med fördel ta fram en genomförandeplan som beskriver omställningsarbetet. Den ska godkännas av huvudprojektet. Arbetsgruppen behöver inte genomföra alla insatserna själv men ansvarar för att insatserna blir gjorda av någon.

Genomförandeplanen kan innehålla:

• kort bakgrundsbeskrivning
• mätbart mål för genomförandet
• mål och ekonomisk ram för respektive område
• aktiviteter som ska genomföras inom respektive områden. Dela upp aktiviteterna i vad organisationen ska göra själv och vilka aktiviteter som ska genomföras för att påverka någon annan.

För att kraftsamla kring utbyggnaden av samhället vid en företagsetablering så kan en Task Force skapas – ett nytt och effektivt arbetssätt som underlättar för kommun, region, företag och organisationer att samarbeta kring specifika sakfrågor.

Utmaningar

Den samhällsomvandling som kan behöva ske efter ett beslut om en större etablering skapar utmaningar inom många områden. Det kan vara utmaningar såsom ny elproduktion, infrastruktur, utbildningsmöjligheter och samhällsservice i form av till exempel skolor, vård och omsorg. Om inflyttningstakten ökar finns det även en utmaning i bristen på bostäder, vilket är det främsta hindret för flera människor att kunna rekryteras till de aktuella företaget och befintligt näringsliv.

Det är komplexa utmaningar som sträcker sig över administrativa gränser och samhällsnivåer vilket innebär att flera olika aktörer behöver involveras och jobba tillsammans. Samtidigt kännetecknas processen ofta av att de är långsiktiga och kostnadskrävande insatser. Att vara ute i god tid och att tidigt involvera olika nivåer är nödvändigt för att kunna hantera de större omställningsbehoven.

• Elförsörjning
• Kompetensförsörjning

Kommunikation

En företagsetablering kan påverka samhället på olika sätt. Det finns därför ett intresse för kommunens invånare och för befintliga företag att ta del av planer och aktuell information om en etablering eller expansion.

Ofta är etableringen förknippat med något positivt, det sker en tillväxt i kommunen som kan bidra till nya arbetstillfällen, till skatteintäkter och därmed till kommunens välfärd.

Ibland är en situation mer komplex. Det kan handla om att mark tas i anspråk som till exempel jordbruksmark, mark för friluftsliv och rekreation eller mark för rennäring.

Det kan också handla om frågeställningar kopplat till vilken typ av verksamhet som företaget driver och om företaget drivs på ett hållbart sätt. Tar företaget ansvar och bidrar till en hållbar samhällsutveckling miljömässigt, socialt och ekonomiskt?

För kommunen är det viktigt att tänka på om och i så fall när det är aktuellt att gå ut med information om en etablering, på vilket sätt det ska ske och av vem. En kommunikationschef bör vara med redan i initiala skeden av etableringsprocessen för att lägga upp en plan för hur etableringen ska kommuniceras.

Om det har bildats en opinion mot den aktuella etableringen bör det finnas en plan för hur olika frågeställningar kan hanteras.

Exempel på frågor som kan vara aktuella att diskutera är:

• Vilka är de viktigaste målgrupperna för kommunens kommunikation om en aktuell etablering eller expansion?
• Genom vilka kanaler når vi dem?
• Hur kan arbetet kommuniceras?
• När är det rätt tidpunkt att kommunicera? Finns det uppgifter som är sekretessbelagda eller ännu inte är beslutade?
• Finns det processer som bör kommuniceras innan ett beslut har fattats?
• Kan vi ta hjälp av det aktuella företaget i vår kommunikation?
• Finns det speciella sammanhang som målgruppen bör kontaktas i?
• Vem eller vilka bör ha kontakten med media?
• Hur anpassar vi kommunikationsinsatserna efter de resurser som finns och storleken på aktuell etablering/expansion?

• Kommunikation vid större etableringar