6. Besvara och möta upp

Att besvara en förfrågan om en etablering handlar både om att beskriva hur kommunens lokaliseringsfaktorer ser ut och hur samhällets förmåga ser ut när det gäller att stödja själva etableringsprocessen.

Ytterst är företagen intresserade av att få information som kan reducera deras osäkerhet och därmed minska risken i en etableringsprocess.

För kommunen handlar arbetet ofta om att väga av hur mycket resurser man ska lägga på att besvara och möta en investeringsförfrågan innan företaget i fråga tydligt har bundit sig till etableringen, exempelvis genom att köpa mark. Vid hanteringen av en konkret förfrågan är det också viktigt att känna sig säker på vad som gäller kring offentlighetsprincipen och sekretess.

Hur når en förfrågan kommunen?

Det är inte ovanligt att en förfrågan till kommunen kommer via en regionalt investeringsfrämjande organisation eller av Business Sweden. För den regionala organisationen kan det ibland behövas en avvägning i hur brett de ska skicka ut en förfrågan. Grunden är hur ni i er region kommit överens om att förfrågningar ska fördelas. I vissa fall går det att se att förfrågan rimligen bara är relevant för några kommuner som har de grundläggande förutsättningarna som efterfrågas av företaget.

Den investeringsfrämjande organisationen kan också bistå kommunen att besvara förfrågningar genom att till exempel samordna information, erbjuda expertis, bistå med statistik samt underlätta kontakter mellan företaget och kommunen.

Regional nivå - exempel på processkedja

Vissa regionala investeringsfrämjande organisationer har skapat en särskild ledningsgrupp för geografin. I gruppen ingår kommunala tillväxt- och näringslivschefer och representanter från regionalt investeringsfrämjande organisation och Business Sweden.

Huvudansvarig på den regionala investeringsfrämjande organisationen tar emot förfrågan och

• Skaffar sig en bild av förfrågan och gör en första bedömning av företagets kravlista för att se vilka kommuner som har platser/siter som mappar mot behoven.
• Vid behov ställs motfrågor till företaget där Business Sweden kan kallas in som stöd.

Utskick av Request for Information (RFI) till kommunerna:

• Skickar ut förfrågan till ledningsgruppens kommuner för information och tar ytterligare kontakt med de kommuner som är mest relevanta för den aktuella förfrågan.
• Gör en paketering av flera kommuners erbjudanden.

Förfrågans resa i kommunen

På kommunal nivå är det ofta en projektledare/etableringslots som håller ihop det etableringsfrämjande arbetet. Organisatoriskt tillhör personen i de flesta fall näringslivs- och/eller samhällsbyggnadsenheten. Viktiga egenskaper är en god organisatorisk förmåga samt en kunskap om och god förståelse för hur företag agerar.

Kommunal nivå - exempel på processkedja vid stor etablering

Vanliga grupperingar för att hantera en förfrågan är:

• Politikergrupp: Kommunstyrelsens ordförande, representant från oppositionen eventuellt också kommunchef och ekonomichef
• Styrgrupp: Projektledare, chefer från näringslivs- och teknisk avdelning
• Projektgrupp/team: Sakkunniga tjänstepersoner

Nedan beskrivs en processkedja av hur en etableringsförfrågan kan hanteras i en kommunal mottagarorganisation. Dock är det viktigt att skapa en organisation och en processkedja som är anpassad utifrån de egna kommunala förutsättningarna. Tänk också på att varje förfrågan är unik och därmed processen för att hantera den.

1. En väg in till kommunen: Projektledare eller motsvarande tar emot förfrågan.
2. Styrgruppen inklusive projektledaren gör en första bedömning av etableringsförfrågan: Passar förfrågan in i vår lokala och regionala näringslivskontext?
3. Styrgruppen inklusive projektledaren och eventuell representant från regional investeringsfrämjare organisation tar ett första möte med företaget eller ombudet. Syftet är att skapa en förståelse för vad etableringsförfrågan handlar om.
4. Styrgruppen inklusive projektledaren gör en första bedömning av hur mycket resurser som ska läggas på att besvara och möta upp investeringsförfrågan. För att få ytterligare information och bedömningsunderlag kan kommunen:
   1. Skicka en omvänd RFI för att få mer information om företaget. (Ladda ner exempel på Omvänd RFI.pdf nedan)
   2. Göra en grundläggande risk- och konsekvensbedömning av etablerings effekter
   3. Gör en första screening av företaget
5. Projektledaren tar förfrågan vidare till politisk förankring genom exempelvis en politikergruppering för etableringar. Grupperingen avgör om kommunen ska jobba vidare med etableringsfrågan eller inte.
6. Projektledaren sänder vidare förfrågan till relevanta delar av projektgruppen för att få svar på aktuella frågeställningar.
7. Styrgruppen hanterar ett eventuellt ytterligare möte med företaget eller ett besök i kommunen. Politikergruppen kan kopplas in för att bistå och visa på att det finns ett engagemang i frågan. Projektgruppens kompetenser bistår vid behov.
8. Politikergruppen fattar ett informellt vägledande beslut. Har det jobbats fram villkor med bolaget så fattas även beslut om det.
9. Vid större företagsinvesteringar kan det vara aktuellt att kommunstyrelsen och eventuellt kommunfullmäktige fattar beslut.
10. Vid avtalsskrivande mellan företaget och kommunen är det mycket viktigt att ha juridisk kompetens (från organisationen eller eventuellt från konsulter).

• Omvänd RFI - Exempel från High Coast Invest.pdf Länk till annan webbplats.
• Exempel från verkligheten: Snabb risk- och konsekvensbedömningsanalys vid etableringar

Bakgrundskontroll

Vid en företagsinvestering är en noggrann bakgrundskontroll av investeraren viktig för att minimera risker. Det finns tre olika typer av huvudrisker att beakta, och de kan vara olika svåra att följa upp.

Exempel på vad en bakgrundskontroll kan innehålla:

• Kredit- och finansrisk: Likviditet, skuldsättning, kreditvärdighet
• Arbetsmiljö och sociala risker: Arbetsvillkor, efterlevnad av arbetsmiljölagar, intressekonflikter
• Miljö- och hållbarhetsrisker: Hantering av avfall, utsläpp och vattenförbrukning, bristande hållbarhetsstrategi (att följa miljölagar och internationella standarder tex ISO 14001)

Om förfrågan kommer via en konsult eller investeringsfrämjande organisation kan kommunen ställa krav på dessa aktörer för att få mer ingående information innan nästa steg tas.

Tänk på att avtalsskrivande part är ansvarig för att prövningen är genomförd och för innehållet i kontrollen.

Kontroll av utländska aktörer

ISP (Inspektionen för utländska produkter) är en granskningsmyndighet som bland annat granskar utländska direktinvesteringar. Det finns särskilda risker när utländska aktörer förvärvar svenska företag som bedriver verksamhet av skyddsvärd karaktär. Det kan handla om samhällskänslig och säkerhetskänslig verksamhet eller om verksamhet som prospekterar, utvinner, anrikar eller säljer kritiska råvaror eller metaller eller mineral som är strategiskt viktiga för Sveriges försörjning.

• Produkter med dubbla användningsområden Länk till annan webbplats.
  

Offentlighet och sekretess

Om frågan om sekretess kommer upp i samband med etableringar eller markförvärv är det viktigt att man som företrädare för kommun eller region vet vad som gäller. Det är också viktigt att alla kommuner och regioner hanterar frågan om sekretess på samma sätt så att det inte uppstår etableringsnackdelar.

Offentlighetsprincipen

Offentlighetsprincipen är central i den svenska rättsordningen. Den innebär att allmänheten har rätt till insyn i och tillgång till information om det offentligas verksamhet.

Huvudregeln är att allmänna handlingar är offentliga. Rätten att ta del av allmänna handlingar kan begränsas genom sekretess, som innebär ett förbud att muntligen eller på annat sätt röja uppgifter. Det kan vara så att vissa uppgifter i en allmän handling omfattas av sekretess och att andra är offentliga. Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) styr möjligheterna att sekretessbelägga information och kommunikationen i samband med en etablering. Den sekretessbestämmelse som kan komma att bli aktuell i sådant fall är 31 kap. 16 § OSL. Bestämmelsen stadgar att sekretess gäller för uppgift om en enskilds affärs- eller driftsförhållanden när denne har trätt i affärsförbindelse med en myndighet, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs.

Sekretess i näringsbolag

I vissa fall använder sig kommuner av näringslivsbolag i sina näringslivsrelaterade frågor. Frågan om sekretess ter sig olika beroende på hur näringslivsbolaget är ägt.

Tre varianter:

1. Av kommunen helägt näringslivsbolag
   Helägda aktiebolag omfattas av offentlighetsprincipen i samma utsträckning som kommunen. Här gäller alltså samma regler för bolaget som för kommunen (2 kap. 3 § OSL).
2. Kommunen samäger näringslivsbolaget med näringslivet
   1. När kommunen direkt eller indirekt äger mer än hälften av rösterna i bolaget gäller samma bedömning som för av kommunen helägda bolag (2 kap. 3 § OSL).
      
   2. Om kommunen äger mindre än hälften av rösterna i bolaget eller föreningen så är den juridiska personen inte bunden av offentlighetsprincipen.
3. Ett bolag helägt av näringslivet som jobbar på uppdrag av kommunen
   Är bolaget en upphandlad privat utförare så gäller inte offentlighetsprincipen. Kommunen ska dock genom avtal med utföraren tillförsäkra sig information som gör det möjligt för allmänheten att få viss insyn i den del av bolagets verksamhet som utförs för kommunen. Avtalet med utföraren reglerar insynens omfattning i enlighet med 10 kap. 9 § kommunallagen.