Tillväxtverket

Vilka handlingar är allmänna?

En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och är inkommen till eller upprättad hos en myndighet.

En handling är dokumentation som är framställd i skift eller bild, eller en upptagning som kan läsas eller avlyssnas.

Läs mer om begreppen ”förvarad”, ”inkommen” och ”upprättad” under rubrikerna nedan.

Tillväxtverkets interna regler för hur vi hanterar utlämnande av allmänna handlingar hittar du under rubriken "Dokumenthantering" på sidan "Policyer och interna regler".

Förvarad

En handling anses förvarad om den finns i myndighetens lokaler eller hos en av myndighetens tjänstemän, exempelvis i dennes bostad.

Undantag:

  • Handlingar som vi förvarar som ett led i en teknisk bearbetning eller teknisk lagring för någon annans räkning.
  • Säkerhetskopior, det vill säga handlingar som vi förvarar enbart för att kunna återskapa information som har gått förlorad i ordinarie system för automatiserad behandling av information.

Inkommen

En handling anses inkommen om den har anlänt till myndigheten och till en person som är anställd på myndighetenen.

Undantag:

  • Privata brev.
  • Brev som inte har koppling till tjänsten, utan till exempel till engagemang i ett politiskt parti eller fackförbund.

Upprättad

En handling anses vara upprättad när den expedierats, eller offentliggjorts på annat sätt, samt när den har slutbehandlats, till exempel när ett protokoll justerats.

I vardagligt tal används ofta begreppet ”arbetsmaterial” som ett exempel på handlingar som inte anses upprättade. Begreppet arbetsmaterial finns dock inte i lagen.

Däremot säger lagen att minnesanteckningar inte anses vara upprättade – om de inte tillför ärendet någon sakuppgift. En minnesanteckning är en promemoria eller annan redogörelse som endast har kommit till för föredragning eller beredning av ett ärende. Om minnesanteckningen har arkiverats anses den dock vara upprättad, och därmed också en allmän handling.

Här är andra exempel på handlingar som inte anses upprättade:

  • mellanprodukter, till exempel beslutsutkast
  • handlingar som överlämnas till en annan myndighet för samråd
  • loggar från sammanträde via Teams
  • information till fackliga organisationer
  • mejl mellan tjänstemän som inte är ärenderelaterade
  • mejl från en tjänsteman till en utomstående där tjänstemannen inte har agerat i tjänsten.

Gällande rätt

  • 2 kapitlet tryckfrihetsförordningen, TF
  • Högsta förvaltningsdomstolens dom HFD 2022 ref. 14 (om förteckning över säkerhetskopior som i sig inte är att anses som allmänna handlingar är ett undantag enligt 2 kapitlet. 13 § 2 stycke TF)
  • 2 kapitlet 12 § tryckfrihetsförordningen (definition av minnesanteckningar)

Extern användare

test