Tillväxtverket

Vad behöver vi dokumentera i ett ärende?

Du ska snarast dokumentera uppgifter som du får del av på annat sätt än genom en handling, om uppgifterna kan ha betydelse för beslut i ett ärende.

Skyldigheten att dokumentera är viktig för att den säkerställer

  • enskildas rätt att lämna uppgifter muntligt och möjlighet att ta del av andra uppgifter som lämnats muntligt
  • möjligheten att i efterhand kontrollera vad som hänt i ett ärende, till exempel för en domstol som ska ta ställning till ett överklagande.

Viktigt att tänka på:

  • Dokumentera i form av en tjänsteanteckning.
  • Sammanfatta det viktigaste uppgifterna kort och ange vem som har lämnat dem och när.
  • Dokumentera i direkt anslutning till att uppgifterna kommit in, så minskar du risken för att uppgifterna blir inkorrekta.
  • Vid samtal med enskild kan du med fördel gå igenom anteckningarna innan samtalet avslutas.

Gällande rätt

  • 27 § förvaltningslagen

Extern användare

test