Tillväxtverket

Mejl

Hur får mina mejl avsedd effekt? Hur ska mejlasignaturen se ut? Vad gäller för mejl kopplat till GDPR?

Riktlinjer för mejl

Myndighetens riktlinjer för mejl anger ramarna för vår mejlanvändning och utgör ett stöd i det dagliga arbetet. Här sammanfattar vi det viktigaste:

Tänk på vad du skriver och vidarebefordrar

Mejl kan lätt skickas vidare. Sekretessbelagd, eller på annat sätt känslig, information lämpar sig därför inte för mejl. Skicka inte vidare långa konversationer i onödan och mejla inte konversationer som varit del i en intern beredning till externa mottagare.

Undvik mejl i vissa situationer. Vid brådskande ärenden – ring eller skicka sms. Vid komplicerade och känsliga ärenden – ta personlig kontakt.

Läs mer om mejl och GDPR

Läs mer om vanliga frågor om mejl och dokumenthantering

Skriv aldrig något som du inte kan stå för

Använd inte mejl på ett sätt som kan skapa missförstånd. Mejl till och från myndigheten, och även internt, är i regel allmänna handlingar som kan begäras ut av journalister och andra intresserade.

Undvik att skicka kopia

Mejl som är skickad till en mottagare som kopia är enbart till för information, aldrig för agerande.

Använd signatur

Använd avsändarsignatur, såväl externt som internt. Du är då tydlig som avsändare och mottagaren kan snabbt ringa för att diskutera oklarheter.

Autosvar vid frånvaro

När du planerar en frånvaro, lägg in ett autosvar.

Mejl till många?

Vi undviker att skicka massmejl i den mån det igår. Massmejl ska enbart skickas vid akut eller brådskande information. För information som ska nå många använder vi medarbetarsidorna för myndighetsgemensam information, teams/sharepoint för enhet- och avdelningsinformation och Yammer för diskussion och hejarop.

Läs hela Tillväxtverkets policy för mejl

Autosvar vid frånvaro

När du inte har möjlighet att besvara inkommande mejl på grund av frånvaro ska du aktivera ett automatiskt svar i Outlook som talar om under vilken period din fråvaro gäller samt lägga till följande stycke:

"Om ditt meddelande är av sådant slag att det kräver omedelbar åtgärd och bör tilldelas en annan handläggare, eller på annat sätt utgör information som är betydelsefull för Tillväxtverket, bör du även sända det för diarieföring antingen elektroniskt till registraturen@tillvaxtverket.se eller med vanlig post till Tillväxtverket, Box 4044, 102 61 Stockholm."

Engelsk version:

”If your notification is of such a nature that it requires immediate action and should be assigned to another administrator, or otherwise constitutes information that is important to Tillväxtverket - the Swedish Agency for Economic and Regional Growth - you should also send it for registration either electronically to registraturen@tillvaxtverket.se or by regular mail to Tillväxtverket, Box 4044, SE-102 61 Stockholm."

Fullmakt

När du är frånvarande ska du även fylla i en fullmakt som ger tjänstgörande registrator, närmaste chef och medarbetare som utses av närmaste chef, möjlighet att öppna din mejl då du själv inte har möjlighet att göra det.

Fullmakt för mejl Pdf, 141.8 kB, öppnas i nytt fönster. 

Mejlsignatur

En stor del av Tillväxtverkets kommunikation sker via mejl. Det är därför viktigt att vi har lättlästa, informativa och enhetliga avsändarsignaturer. Tillväxtverket är alltid avsändare.

Signaturen i mejl är också ett gyllene tillfälle att kort presentera Tillväxtverket och bidra till att kunskapen om oss som myndighet ökar. Därför är det viktigt att alla använder samma korta presentation.

Logotyper ska bara finnas med på mejl som går ut externt. Om alla mejl innehåller loggor blir det mycket minne som går åt av mejlserverns minne.

I mejl via mobiltelefon har du bara möjlighet till en signatur, och då utan logotyp.

Så här lägger du in dina signaturer i Outlook

Du kan ha flera signaturer: en på svenska, på engelska och en för internt bruk.

Vill du ha flera signaturer så är det bara att upprepa proceduren från punkt 4.

Klicka på fliken Arkiv och sedan på Alternativ.

  1. Klicka på E-post i sidomenyn och sedan alternativet Signaturer.
  2. Om du inte har någon signatur sedan tidigare klickar du på Ny. Om du har en sedan förut ändrar du bara i den befintliga.
  3. Döp signaturen genom att skriva ett namn i den ruta som kommer upp och klicka på OK.
  4. Du hittar mejlsignaturer i vår Mall för mejlsignaturer Word, 97.1 kB.. Kopiera texten från uppställningen i mallen och klistra sedan in den i den stora textrutan i Outlook, då får du med länkarna korrekt.
  5. Ändra sedan de textdelar som är kopplade till din person. Texten ska vara i Calibri 10 punkter. Välj fet stil på ditt namn och på Tillväxtverket.
  6. Klicka på OK.

Om du har flera signaturer så väljer du vilken som ska vara standard under rubriken "Nya meddelanden" till höger i rutan.

Så här lägger du in en signatur i mobilen

1. Gå in på outlookappen i din telefon. Klicka på ikonen med din profilbild (högst upp i vänstra hörnet) och sedan på ikonen för inställningar (längst ner i vänstra hörnet). Scrolla ner till signatur och skriv in dina uppgifter.

Mejlen via webben

Via Office.com når du Outlook och alla de andra Microsoft 365-programmen direkt i din webbläsare.

Mejl och GDPR

På undersidan Hantera mejl utifrån GDPR har vi samlat all information som rör mejl och hantering av personuppgifter.

Kontakt

Vid frågor om hur du använder Outlook eller något av de andra Microsoft 365-programmen kan du får stöd av Digital arbetsplats och vid tekniska problem ska du vända dig till IT Support.

Både Digital arbetsplats och IT Support kan du nå via EasIT som du hittar bland våra verktyg.