Tillväxtverket

Medarbetarsamtal

Regelbundna samtal och tät dialog mellan chefer och medarbetare är en förutsättning för att vi tillsammans ska kunna driva och utveckla verksamheten.

Medarbetarsamtalet är ett årligt samtal med syfte att sätta individuella resultat- och kunskapsmål samt medarbetarmål i en Uppdrags- och utvecklingsplan. Samtalet följs upp löpande i så kallade uppdragsdialoger, inklusive en mer grundlig uppföljning efter ungefär ett halvår.

Tidigare har alla medarbetarsamtal genomförts under november till januari, som en del av ett gemensamt ”årshjul” med interna aktiviteter på Tillväxtverket. Men från med nu (november 2020) är det upp till varje chef att avgöra när under året samtalen ska genomföras.

Uppdrag- och utvecklingsplan

Vid medarbetarsamtalet ska en individuell Uppdrag- och utvecklingsplan tas fram för samtliga medarbetare. Den individuella planen för medarbetaren tas fram i dialog med närmsta chef.

Syftet med samtalet är att sätta individuella resultat- och kunskapsmål samt medarbetarmål för det kommande året.

Uppdragsdialoger

Uppdrag- och utvecklingsplanen ska vara ett levande dokument som följs upp och revideras löpande i uppdragsdialoger mellan chef och medarbetare. Eftersom alla enheter har sina unika förutsättningar så är det respektive chefs ansvar att i samråd med sina medarbetare utveckla formerna för hur samtalen genomförs och med vilken frekvens.

Syftet med de löpande uppdragsdialogerna är ge medarbetaren möjlighet att stämma av eventuella utmaningar eller beslut samt diskutera fortsatt arbete framåt.

Vid samtalet får chefen möjlighet att stämma av arbetsmiljön samt ge feedback och coachning till medarbetaren.

Halvårsuppföljning

En halvårsuppföljning av Uppdrag- och utvecklingsplanen genomförs för alla medarbetare. Halvårsuppföljningen är ett samtal med resultatfokus då målen följs upp lite mer grundligt än vid de löpande uppdragsdialogerna.

Syftet är att:

  • Följa upp resultatet fram till nu och diskutera framsteg mot mål för att säkerställa att målen nås inom angiven tidsram.
  • Identifiera behov av stöd och kompetensutveckling.
  • Diskutera hur eventuellt förändrade förutsättningar hanteras och om det finns behov av att revidera mål och överenskommelser.

Gemensamt ansvar

Ansvaret för att ta fram Uppdrag- och utvecklingsplan och genomföra löpande uppföljningar delas av chef och medarbetare. Den sammanfattande bedömningen i det lönesättande samtalet ska inte bli en överraskning om uppdragsdialoger har genomförts löpande under året.

Förberedelser inför samtalet

Förberedelser inför samtalet

Chefen ansvarar för att:

Kalla medarbetaren i god tid till samtal på ostörd och neutral plats. Avsätt gärna upp till två timmar för samtalet och se till att du får egen tid både före och efter.

  • Informera om vilka mål och resultatområden som är aktuella för avdelningen/enheten och var tydlig med att det är dessa och verksamhetsplanen (VP) som är utgångspunkten för samtalet. Skicka ut enhetens VP och även kompetensanalys om det gjorts en sådan.
  • Se över medarbetarens ansvar, befogenhet och uppdrag. Är några förändringar önskvärda?

Medarbetaren ansvarar för att:

Avsätta tid för förberedelse för att gå igenom de mål och resultatområden som är aktuella för din avdelning/enhet och aktiviteter kopplat till din enhets verksamhetsplan (VP).

  • Fylla i mallen Uppdrag- och utvecklingsplan och formulera förslag på resultatmål och medarbetarmål.

Under samtalet

Under samtalet:

  • Utgå ifrån medarbetarens ifyllda mall för Uppdrag- och utvecklingsplan och fastställ kommande målsättningar, när målen ska nås och vad den önskade effekten är. Diskutera även arbetets förutsättningar.

    Mall för Uppdrag- och utvecklingsplanWord.

Chef och medarbetare följer löpande upp Uppdrag- och utvecklingsplanen med löpande uppdragsdialoger samt vid en halvårsuppföljning där det finns möjlighet att revidera planen vid behov.

Kontakt

HR-enheten, hr@tillvaxtverket.se