Tillväxtverket

Frågor och svar om tidredovisning

Du som anställd tidredovisar i verktyget Business World.

Frågor om närvaro

Varför ska jag tidsredovisa?

Tidredovisningen är ett sätt att följa upp kostnader för våra uppdrag. Tidredovisning är också viktig för att du ska kunna följa ditt flexsaldo de veckor du jobbar mer eller mindre än din normalarbetstid.

Lönesystemet Primula och tidredovisningen Business World är inte ihopkopplade och därför ska du som registrerar exempelvis en semesterdag tänka på att rapportera i båda systemen.

Tidredovisning är viktigt för dig och TillväxtverketPowerpoint

Hur redovisar jag min arbetstid?

Du redovisar din tid på arbetsområden. Arbetsområden är sex-siffriga nummer som du kan lägga tid, fakturor och utlägg på. Hur du fördelar tiden mellan arbetsområdena får du information om av din närmsta chef.

Det är viktigt att du tidredovisar varje vecka och som senast på tisdagen den efterföljande veckan.

Det minsta du behöver tidredovisa är en kvart. Det redovisas med 0,25. En halvtimme redovisas med 0,5 och trekvart med 0,75.

Det finns fem myndighetsgemensamma arbetsområden som alla medarbetare har tillgång till:

FRISKVAR (Friskvård)

Du som anställd har möjligheten att upp till två timmar i veckan skriva tid på friskvård. Dessa timmar redovisas då på arbetsområde FRISKVAR. För mer information om vad som omfattas som friskvård se Friskvård.

FRANVARO (Frånvaro)

Här redovisar du giltig frånvaro, t.ex. semester, vab och läkarbesök.

100000 (Gemensamt)

Här kan du redovisa din tid för personalinformation eller en myndighetsdag som gäller hela Tillväxtverket.

100010 (Kompetensutveckling)

Här kan du registrera din tid för kompetensutveckling. Om din kompetensutveckling är direkt kopplad till ett effektivt genomförande av de EU-program myndigheten förvaltar, ska du skriva timmarna på arbetsområde 100009 - Kompetensutveckling TA-grundande, se nedan.

Tillväxtakademin räknas inte som kompetensutveckling utan du ska redovisa tiden på din enhet. Prata med din enhetsadministratör om vilket arbetsområde som gäller för just din enhet.

100009 (Kompetensutveckling TA-grundande)

TA står för technical assistance och översätts som Tekniskt stöd. Kompetensutveckling TA-grundande måste alltid vara direkt kopplad till ett effektivt genomförande av de EU-program Tillväxtverket förvaltar. Gör den inte det ska du istället skriva din tid på arbetsområde 100010 - Kompetensutveckling, se ovan.

Hur redovisar jag deltid?

Vid deltid är veckoarbetstiden proportionell i förhållande till veckoarbetstiden för heltid och ditt arbetsschema blir din deltidsprocent x 8 timmar vid en vanlig arbetsdag (antal timmar en heltidsanställd arbetar). Vid halvdagar blir beräkningen din deltidsprocent x 4 timmar.

Du ansöker om deltid i Primula. Kontakta Ekonomi via Easit om din normaltid för veckan inte stämmer med den deltidsprocent du har registrerat i Primula så hjälper vi dig.

Om du har en deltidstjänst där du kommit överens med din arbetsgivare om att vara ledig vissa specifika dagar i veckan ska du ansöka om detta i Primula. I tidredovisningen kommer arbetsschemat att vara upplagt proportionellt i förhållande till veckoarbetstiden för heltid, dvs jämt fördelat på alla veckans dagar, men du ska registrerar din arbetstid såsom det är uppsatt i Primula att du ska arbeta.

Mertid

Om du arbetar deltid och arbetar mer än den tiden per vecka, kallas det mertid. Läs hur du registrerar mertid på sidan Arbetstid.

Hur redovisar jag och tar ut flex?

Flextid innebär att du har möjlighet att inom givna tidsramar och med hänsyn till arbetsuppgifterna själv bestämma arbetstiden för veckan. Information om tidsramarna, flexavstämning, regler för uttag av flex samt flex vid anställnings upphörande hittar du på sidan Arbetstid.

För att ta ut flex i tidredovisningen lämnar du dagen/timmarna utan tid. Om du vill specificera uttaget för din chef kan du ange en kort text på valfritt arbetsområde i fritextfältet Beskrivning på tidredovisningsraden i Business World, exempelvis "uttag flex fre". Glöm inte att du behöver ansöka om heldags flexuttag i Primula.

Tidredovisningen beräknar flexsaldot automatiskt när du klarmarkerar och sparar en vecka. Du ser ditt aktuella flexsaldo i saldolistan som ligger uppe till höger i tidredovisningen.

Varför stämmer inte mitt flexsaldo?

Det kan bero på att du ändrat tjänstgöringsgrad eller registrerat felaktigt. Det kan exempelvis ske när du går ner eller upp i arbetstid. Innan förändringen slår igenom kan flexsaldot vara felaktigt. Kontakta då Ekonomi via Easit som hjälper dig att åtgärda felet.

Vill du se ditt flexsaldo veckovis, öppna rapporten Flex per vecka i Business World: rapporter > tidredovisning > flex per vecka.

Vad händer med flexsaldot när jag slutar?

Se flex vid anställnings upphörande på sidan Arbetstid

Frågor om frånvaro

Vad är frånvaro?

Frånvaro är all tid som klassas som giltig frånvaro. Vid längre frånvaro som deltid, tjänstledighet eller föräldraledighet lägger Ekonomi in frånvaron centralt så att du inte behöver tidredovisa den tiden. Kontakta Ekonomi via Easit om normaltiden för veckan inte stämmer med den längre frånvaro du har angett i Primula, så hjälper vi dig.

Som huvudregel ska du tänka att all frånvaro som man rapporterar i Primula alltid behöver registreras i tidredovisningen med samma antal timmar för den aktuella tidpunkten. Om du exempelvis tar ut en semesterdag eller vab behöver du rapportera dagen både i Primula och i tidredovisningen. I tidredovisningen registrerar du all giltig frånvaro på arbetsområde FRANVARO.

För att underlätta för den som attesterar din tidrapport är det bra att skriva vad frånvaron avser. Ange en kort text, exempelvis "vab", "sem", "läkarbesök", i fritextfältet Beskrivning på tidredovisningsraden i Business World.

Hur redovisar jag frånvaro när jag arbetar deltid?

Vid deltid är veckoarbetstiden i tidredovisningen proportionell i förhållande till veckoarbetstiden vid heltidsarbete och vid frånvaro heldag redovisar du din deltidsprocent x 8 timmar (antal timmar en heltidsanställd arbetar för dagen) på arbetsområde FRANVARO. För en halvdag registrerar du deltidsprocent x 4 timmar på arbetsområde FRANVARO.

Om du har en deltidstjänst där du kommit överens med din arbetsgivare om att vara ledig vissa specifika dagar i veckan ska du kontakta ekonomi via Easit så informerar vi dig hur du ska tidsredovisa.

Kontakta Ekonomi via Easit om din normaltid för veckan inte stämmer med den deltidsprocent du har registrerat i Primula.

Hur tidsredovisar jag en halvdag som semester?

Halvdagar är förinställda på fyra arbetstimmar och då ska du registrera fyra timmar på arbetsområde FRANVARO för den aktuella dagen. Observera att du inte kan ta ut en halv semesterdag, utan du blir då av med en hel semesterdag.

Konsulter, praktikanter & RIS (rörlighet i staten)

Ska inhyrda konsulter tidredovisa?

Det generella svaret är nej då konsulter fakturerar sin tid. Men det finns projekt där enheten valt att låta konsulter skriva tid i uppföljningssyfte. För mer information, prata med din enhetsadministratör eller chef.

Ska timanställda tidredovisa?

Ja.

Ska praktikanter tidredovisa?

Nej.

Jag är inlånad via RIS (rörlighet i staten), ska jag tidsredovisa?

Nej, om du är inlånad via RIS betalar din anställningsmyndighet din lön och fakturerar sedan kostnaden till Tillväxtverket. Vissa undantag finns där ansvarig chef beslutar om du ändå ska tidrapportera.

Jag är utlånad via RIS (rörlighet i staten), ska jag tidsredovisa?

Nej, om du är utlånad via RIS ska du inte tidsredovisa i Tillväxtverkets tidredovsiningssystem. Det flexsaldo du hade före din RIS-period kvarstår tills du är tillbaka till din anställning på Tillväxtverket. Tillväxtverket betalar ut din lön som vanligt och fakturerar mottagande myndighet för lönekostnaden. När du ska ha semester eller är sjuk så ska du rapportera det till både Tillväxtverket i Primula och till den inlånande myndigheten.

Jag ska arbeta för en annan enhet, hur får jag tillgång till rätt arbetsområden?

Som huvudregel behöver arbetsinsatsen vara över 100 timmar och förankrad med din chef för att du ska tidredovisa på en annan enhet. Kontakta enhetsadministratörenPDF för den enhet du önskar lägga tid på för att få tillgång till arbetsområdet i tidredovisningen.

Beordrad övertid & förtroendearbetstid

Hur registrerar jag beordrad övertid?

Du registrerar din beordrade övertid på tidkod E - Övertid tillsammans med det arbetsområde tiden avser. Du ska även registrera övertiden i Primula.

Regler för övertid kan du läsa mer om på sidan Arbetstid

Hur registrerar jag uttag av kompensationsledighet?

Tar du ut din inarbetade övertid i kompensationsledighet ska du registrera timmarna på arbetsområde FRANVARO och tidkod 0 i tidredovisningen. Du ska även registrera ditt uttag i Primula.

Regler för övertid kan du läsa mer om på sidan Arbetstid

Hur redovisar jag förtroendearbetstid?

Du som har förtroendearbetstid, vanligtvis en chefstjänst, ska redovisa normaltimmar för en vecka, 40 timmar/vecka vid heltid, på de arbetsområden som ingår i din tjänst. Dina registrerade timmar är viktiga för att vi ska kunna följa upp hur det går för myndigheten ekonomiskt.

Du som har förtroendearbetstid behöver även redovisa frånvaro för de veckor du exempelvis haft semester, sjukfrånvaro och vab. Se även Ledighet och frånvaro för mer information om hur du rapporterar frånvaro.

Övriga frågor

Varför behöver jag registrera frånvaro både i Primula & Business World?

Lönesystemet Primula och tidredovisningen Business World är inte ihopkopplade. Därför ska du som registrerar giltig frånvaro, exempelvis en semesterdag, tänka på att rapportera i båda systemen.

Varför kan jag inte logga in i tidredovisningen?

Vanligaste orsaken är att du saknar behörighet för att komma åt verktyget. Kontakta Ekonomi via Easit så hjälper vi dig.

Varför sparas inte timmarna jag har lagt på ett arbetsområde i Business World?

Vanligaste orsaken är att du saknar behörighet till arbetsområdet. Kontakta Ekonomi via Easit så hjälper vi dig.

Kontakt

Ekonomienheten, ekonomi@tillvaxtverket.se