Systematiska arbetsmiljöarbetet

Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska vara en naturlig del i verksamheten.

Genom följande metodik, som är ett kontinuerligt hjul, bryr vi oss om våra fysiska- psykologiska- och sociala arbetsförhållanden:

1. Undersök arbetsförhållandena
   - Hur har vi det?
2. Bedöm risker
   - Finns risker för ohälsa?
3. Åtgärda risker som framkommit
   - Gör eventuellt en handlingsplan, vad ska vi göra?
4. Kontrollera och följ upp genomförda åtgärder
   - Vad gjorde vi?

I föreskriften "Systematiska arbetsmiljöarbete 2001:1", kan vi läsa att det gäller för alla arbetsgivare, och att vi ska undersöka, genomföra och följa upp verksamheten för att förebygga olyckor och ohälsa.

Arbetsmiljölagen beskriver också vilka allmänna skyldigheter som finns och att arbetsgivare och arbetstagare skall samverka för att åstadkomma en god arbetsmiljö. Våra skyddsombud har även en viktig roll.

Hur kan vi arbeta med vårt systematiska arbetsmiljöarbete?

Arbetsmiljön finns med i allt vi gör och handlar om "hur vi mår och hur det går". När chef och medarbetare har enskilda avstämningsmöten eller enhetsmöten finns möjlighet att uttrycka till exempel kompetens- eller resursbrist vilket påverkar arbetsförhållandena och vår arbetsmiljö. De årliga medarbetarsamtalen blir viktiga och möjligheten att uttrycka eventuell oro då vi har skyddsronder eller genomför riskbedömningar. Vi arbetar även med arbetsmiljö i rehabiliteringsprocesser, ergonomi och då vi anmäler arbetsskador. 

Vi är varandras arbetsmiljö och har en skyldighet att samverka för allas bästa.

Arbetsmiljökommittén

Tillväxtverkets arbetsmiljökommitté består av representanter från både arbetsgivare och arbetstagare och är ett forum för samverkan kring arbetsmiljöfrågor. Kommittén samverkar i planering av förbättringar i arbetsmiljön samt lämnar förslag till Tillväxtverkets ledning.

Arbetsmiljökommitténs uppdrag och ansvar

Ledamöter i arbetsmiljökommittén

Per Cederblad: Ordförande
Annika Paulsson: Sekreterare och arbetsmiljöansvarig HR-strateg
Richard Källstrand: Arbetsgivarrepresentant
Britt-Louise Tander: Huvudskyddsombud
Linn Johansson : ST-ledamot
Gunilla Thorstensson: Saco-ledamot

Adjungeras i lokalfrågor (fysisk arbetsmiljö):

Ulf Eriksson

Adjungeras i IT-frågor (vår IT-miljö):

Otto Ramirez

Skyddsombud

Arbetsgivaren har ansvaret för arbetsmiljön, men det systematiska arbetsmiljöarbetet sker med stöd av HR i samverkan mellan skyddsombud och chefer.

Skyddsombuden företräder de anställda i arbetsmiljöfrågor och vakar över eventuella risker för ohälsa. Om ett skyddsombud anser att något behöver åtgärdas ska hon/han i första hand vända sig till berörd medarbetares närmaste chef.

På Tillväxtverket har vi utsett skyddsombud för olika orter och vi har även ett tillförordnad huvudskyddsombud, Eva Hejdeman, som samordnar de lokala skyddsombudens verksamhet och uppdrag. Vårt ordinarie huvudskyddsombud, Britt-Louise Tander, är förnärvarande tjänstledig.

Du som medarbetare vänder sig till det skyddsombud som finns på det kontor du tillhör.
Du som chef som har medarbetare på flera kontor kontaktar det skyddsombud som finns på ditt kontor. Om ärendet gäller en specifik medarbetare på annan ort än den du tillhör så ska skyddsombudet på medarbetarens kontor kontaktas.

Arbetsmiljörond

Arbetsmiljöronder genomförs en gång per år. Det är ett tillfälle där du som medarbetare har möjlighet att framföra synpunkter på din organisatoriska-, psykosociala-, fysiska- och digitala arbetsmiljö. Enhets-/gruppchef, skyddsombud och medarbetare är med vid ronden.

Som medarbetare svarar du först, enskilt och anonymt, på två enkäter som innehåller frågor inom olika arbetsmiljöområden. Nedan finns ett dokument som visar vilka frågor som ingår i enkäten. 

För att säkerställa att ronderna utförs på ett systematiskt och likvärdigt sätt finns särskilda interna regler samt underlag för protokoll och handlingsplan, se nedan.

Policy och riktlinjer

Tillväxtverkets interna regler om arbetsmiljöronder

Dokument

Enkätfrågor Arbetsmiljörond

Arbetsmiljörond - protokoll och handlingsplan

Skyddsombud ansvarsfördelning, se fliken Skyddsombud

Informationsmaterial till chefer inför ronder 2019

Organisatorisk och social arbetsmiljö

Människor ska inte behöva bli sjuka på grund av ohälsosam arbetsbelastning eller kränkande särbehandling på jobbet. Därför har Arbetsmiljöverket tagit fram nya föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö som började gälla från och med 31 mars 2016. De nya och tydligare reglerna stödjer oss som arbetsgivare att förebygga ohälsa på arbetsplatsen, och gör det lättare för oss att göra rätt.

På Tillväxtverket ska vi arbeta systematiskt med vår arbetsmiljö genom bland annat medarbetarsamtal och enkäter samt kontinuerliga avstämningar i den centrala arbetsmiljökommittén, men vi ska även ha en kontinuerlig dialog på varje kontor för att synliggöra arbetsmiljön i vårt dagliga arbete.

Dokument

Information om AFS 2015:4

Vägledning från Arbetsmiljöverket

Arbetsmiljöföreskrift 2015:4

Guide för uppföljning av organisatorisk och social arbetsmiljö

Friskfaktorer i arbetslivet - KASAM, ett verktyg för planering och stöd

KASAM står för "känsla av sammanhang" i tillvaron, och är en teori framtagen av sociologen Aaron Antonovsky. Enligt honom avgör känslan av sammanhang hur en individ klarar av stressituationer, och detta är i sin tur avgörande för hälsotillståndet.

Människor som har en mening har stöd att klara av vardagen. Man vet förväntningar och förstår sammanhang. De som har möjlighet att hantera situationen klarar sig bäst. Detta sammantaget ger en känsla av kontroll.

KASAM är uppbyggt av tre delar, som inte ska ses som separata, utan det är i samspelet mellan dessa som känslan av sammanhang uppstår och ett bättre välmående.

• Meningsfullhet
  Vi vet vart vi är på väg och vill engagera oss i arbetet. För att vi ska må bra är det också viktigt att vi upplever de utmaningar vi ställs inför som värda att investera energi i. Människor som försöker hitta en mening med de olyckliga händelser han/hon ställs inför, mår bättre än de som inte gör det.
• Begriplighet
  Vi förstår vilka krav som ställs på oss och hur de skall bemötas. Människor mår bra av en struktur och regelbundenhet i sina liv. Vi vill kunna förutsäga händelser och om något överraskar oss så vill vi ändå kunna förklara det. Människor som är bra på att göra händelser i livet begripliga förblir i högre utsträckning friska.
  
• Hanterbarhet
  Vi har tillräckligt med resurser och kan använda dessa på ett effektivt sätt. När omvärlden ställer krav på oss och när olyckliga händelser inträffar är det viktigt att vi inte ser oss själva som hjälplösa offer. Det är viktigt att individen upplever att han/hon har resurser för att hantera motgångarna. Människor som upplever att de kan hantera livet blir mer motståndskraftiga emot ohälsa.

KASAM - Ett verktyg för planering och stöd

Vi ska komma ihåg det vi gör som är bra! Teorin ger många verktyg i främjande hälso- och arbetsmiljöarbete.

• Meningsfullhet
  Motivation -> visioner, mål, rimlig lön, förmåner
  Värderingar -> etik och moral, centrala värderingar, rättvis behandling
  Positiva upplevelser -> relation till arbetskamrater och chef, trevlig miljö, humor
  Variation i arbetslivet -> trivselaktiviteter, självkänsla
• Begriplighet
  Kunskap om -> omvärlden, branschen, företagets historia och organisation, arbetsinnehållet, arbetsmiljön, egna rollen, förändringar
  Feedback från -> chefen, arbetskamraterna, kunderna
• Hanterbarhet
  Resurser och stöd -> material och verktyg, människor, tydlig organisation, klara riktlinjer
  Påverkansmöjligheter -> arbetstakten, arbetets planering, beslut
  Kompetens -> yrkeskunnande, social kompetens, kommunicera
  Ork -> fysisk ork, psykisk ork, distansering, pauser

Pulsmätning

På Tillväxtverket genomför vi korta pulsmätningar minst två gånger per år. Tillsammans med våra arbetsmiljöronder har vi sammantaget minst tre mättillfällen per år. Resultatet delges på grupp-, enhets-, avdelnings- och myndighetsnivå, samt jämförs över tid.

En omvärldsbevakning som gjorts med flera myndigheter och leverantörer för enkäter, visar en tydlig trend att korta enkäter som skickas oftare under året, och med uppföljning i realtid, ger större individuellt engagemang. Trenden visar en större möjlighet att agera på tidiga signaler om förbättringsområden och även större möjlighet att identifiera och ta tillvara det som fungerar bra och som bidrar till välmående och engagemang i arbetet. På Tillväxtverket ska vi tillsammans bidra till bra värderingar, kultur och trivsel. Det är också viktigt med både individ- och verksamhetsutveckling, för att öka förmågan att skapa resultat tillsammans.

Enkäterna är en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet och utgör ett av flera verktyg för att utveckla och styra organisationen mot Tillväxtverkets mål att vara en attraktiv arbetsgivare.

Tillväxtverkets pulsmätning har 5 frågor. Efter enkäten går varje enhet igenom resultatet och har en dialog för att lyfta förbättringsområden, men även vad som upplevs bra.

Likabehandling - att motverka diskriminering

Likabehandlingsarbetet på Tillväxtverket

I linje med förändringarna i Diskrimineringslagen 2017 har vi inte längre en likabehandlingsplan men ni hittar istället här vår samlade dokumentation kring vårt systematiska likabehandlingsarbete.

Att likabehandlingsarbetet är en inkluderad del i det ordinarie arbetet ser vi såväl som en självklarhet som en framgångsfaktor.

2017:

Under 2017 har vi arbetat framförallt med följande processer som vi sett som prioriterade i likabehandlingsarbetet:

Vår 2017

• Kartläggning av processer, där möjlighet att stärka likabehandlingsarbetet varit störst, har resulterat i åtgärder inom rekrytering, arbetsmiljöutbildning, skyddsronder och självklart den obligatoriska lönekartläggningen.
• Rekryteringsprocess granskad, utvecklad och kvalitetssäkrad utifrån ett antidiskriminerings/likabehandlingsperspektiv
• Rekryteringsutbildning med ett likabehandlingsperspektiv genomförd
• Skyddsrondsprotokollsmallen granskad och uppdaterad utifrån ett antidiskriminerings/likabehandlingsperspektiv
  

Höst 2017

• Arbetsmiljöutbildningen granskad och genomförd utifrån ett antidiskriminerings/likabehandlingsperspektiv
• Lönekartläggning genomförd. Åtgärdsplan framtagen.
  

2018:

Vår 2018

• För att fortsätta knyta samman likabehandlingsarbetet med arbetsmiljöarbetet kommer Likabehandlingsfrågorna att tas upp på arbetsmiljökommittén löpande under året som en stående punkt. Fokus kommer att vara att identifiera eventuella riskområden på ett systematiskt sätt.
  

Höst 2018

• Likabehandlingsfrågorna inkluderas i nya medarbetarundersökningen och hela undersökningen granskas utifrån ett likabehandlingsperspektiv.
• Övriga åtgärder inom likabehandling under året kommer att planeras utifrån ovan nämnde kartläggning

2019:

Vi fortsätter att samverka med fack och skyddsorganisation, utifrån Diskrimineringsombudsmannens checklista, och undersöker, analyserar, åtgärdar och följer upp olika diskrimineringsgrunder inom fem områden, se nedan.

Samverkan sker i löpande verksamhet inom de olika områdena, samt följs upp systematiskt i arbetsmiljökommittén.

Likabehandling grundas på Diskrimineringslagen som ska motverka diskriminering på grund av:

• kön
• könsöverskridande identitet eller uttryck
• etnisk tillhörighet
• religion eller annan trosuppfattning
• funktionsnedsättning
• sexuell läggning
• ålder

Arbetsgivare ska arbeta aktivt inom följande fem områden:

1. arbetsförhållanden
2. bestämmelser och praxis om löner och andra anställningsvillkor
3. rekrytering och befordran
4. utbildning och övrig kompetensutveckling
5. möjligheter att förena förvärvsarbete och föräldraskap

Mer information hittar du i broschyren Nyheter i diskrimineringslagen.

Du kan även lära dig mer och få många bra tips och råd på DOs hemsida genom att ta del av en guide till aktiva åtgärder mot diskriminering.

Allergier och överkänslighet

Vi är alla en del av våra kollegors arbetsmiljö, så tänk på det här.

Citrusfrukter och nötter

Ta gärna för dig av frukten på kontoret. Tänk bara på att inte äta citrusfrukter vid din arbetsplats eller i konferensrummen, utan endast i anslutning till våra kök. Vi har kollegor som är allergiska. Tänk även på att vara mycket försiktig med nötter då det finns nötallergiker.

Parfym och andra starka dofter

På våra kontor visar vi även hänsyn för dem som är allergiska och överkänsliga mot starka dofter. Vi är försiktiga med till exempel parfym, kroppsvårdande produkter, tvätt- och sköljmedel.

Stresshantering

Vi ska ha en arbetsplats där vi inte riskerar vår hälsa.

"...irritation, ångest, trötthet, huvudvärk, magont, dåligt minne, sömnsvårigheter..."

Att tidigt sätta in insatser för att förebygga sjukskrivning på grund av stress och psykisk ohälsa i arbetslivet är viktigt. Vi behöver enskilt och tillsammans reflektera kring frågor som handlar om stress till exempel i arbets- och ledningsgrupper, och mellan chef och medarbetare. 

Arbetsmiljöföreskriften om organisatorisk och social arbetsmiljö (2015:4) beskriver att det är viktigt med balansen mellan krav och resurser. Läs mer under rubriken Organisatorisk och social arbetsmiljö. Vi följer upp föreskriften till exempel genom frågorna i våra arbetsmiljöronder men även i våra medarbetarsamtal där vi fångar upp arbetsmiljö, organisation och relationer.

Nedan följer några tips på filmer som kan ligga till grund för reflektion och dialog och som kan ge oss:

• ökad kunskap om stressrelaterad psykisk ohälsa
• kännedom om vilka signaler som kan vara tidiga tecken på stress
• Underlag att definiera frisk- och riskfaktorer

Utmaningen – en film om den sjuka jobbstressen, ca 8 min (Arbetsmiljöverkets hemsida)
Kan användas som diskussionsunderlag; visa filmen och diskutera i mindre grupper.

Vägen till väggen - filmer om att öka kunskapen om stress i arbetslivet, ca 6 min (Suntarbetslivs hemsida)
Välgjorda filmer ur både medarbetar- och chefsperspektiv, med efterföljande tips på diskussionsunderlag/workshop.

Boktips!

"Sov gott", en bok om sömn av Susanna Jernelöv. "Hjärnstark", en bok om hur motion och träning stärker din hjärna av Anders Hansen.

Mer information och tester

Du kan även läsa mer på Arbetsmiljöverkets hemsida, bland annat i broschyren Förebygg arbetsrelaterad stress (ADI 688)

Eller läs om Stress och balans och testa din stressnivå (Suntarbetslivs hemsida)
Ett självskattningstestet som består av nio områden med påståenden att ta ställning till. Testet är helt anonymt och du får svar direkt.

Även Hjärnfonden har ett stresstest där du kan skatta dig själv. Testet omfattar 9 frågor och tar ca 5 minuter- Sjävskattningstestet utgår från KEDS (Karolinska Exhaustion Disorder Scale) och har tagits fram av en forskargrupp på Karolinska Institutet och används inom sjukvården som en hjälp i utredningen av utmattningssyndrom.

Lektioner i stresshantering

Tillväxtverket har tidigare erbjudit tre digitala lektioner i stresshantering. Vad är stress och vilka tecken bör du känna till? Vad stressar dig? Hur kan du minska ohälsosam stress? Titta gärna på dessa tre lektioner och få många bra tips. Vad behöver du? Bättre sömn, mer fysisk aktivitet eller kanske mer sjävmedkänsla?

Tre lektioner i stresshantering

Föreläsning om stress - Att orka i morgon också!
Följ med på en föreläsning som ägde rum på Tillväxtverket med Nils Edelstam, utbildare och legitimerad läkare. Du får ta del av en viktig och rolig föreläsning som på ett inspirerande sätt ger oss flera konkreta tips till ökad hälsa.

Film: Att orka imorgon också!

Powerpoint: Att orka imorgon också!

Ergonomi och hjälpmedel

För att avleda eventuella besvär som värk i nacken eller ryggen, ska i första hand justeringar göras på arbetsplatsen, till exempel genom ändrad inställning på stolen, bildskärmens placering, höjden på skrivbordet och liknande.

Riktlinjer ergonomiska hjälpmedel

Några tips från ergonomen

Ergonomiska tips

Så här ställer du in kontorsstolen

Klicka på länkarna nedan och få tips om hur du kan ställa in HÅG- och RH-stolarna på ett sätt som passar dig.

RH-stolen Logic 300-400

HÅG-stolen Capisco

Instruktionerna kommer från leverantörerna och visar även fler funktioner än vad våra stolar har.

Ergonom från företagshälsovården...

Vid behov kan en ergonom från företagshälsovården hjälpa till.
Telefonnummer till Previas vxl är 0771-23 00 00 (du kan läsa mer under "Företagshälsovård"). Ergonomen skriver en rapport som överlämnas till berörd chef samt HR-enheten. Rapporten blir sedan ett bedömningsunderlag för eventuella inköp av ergonomiska hjälpmedel.

Beställning ergonomiska hjälpmedel

För att se vilka ergonomiska hjälpmedel som finns tillgängliga och för att göra en beställning, läs mer på sidan: Beställning ergonomiska hjälpmedel. 

Hörselkåpor och terminalglasögon

Kränkande särbehandling och trakasserier

Vad är kränkande särbehandling?

Visst ska vi ha roligt på jobbet och även få säga vår mening. Fast hur blir det om en kollega istället blir sårad, och ska vi verkligen tala om precis vad vi tycker i alla lägen?

Med kränkande särbehandling menas handlingar som riktas mot en eller flera arbetstagare på ett kränkande sätt. Handlingarna kan leda till ohälsa och medföra att de som drabbas hamnar utanför den sociala gemenskapen.

Kränkande särbehandling inkluderar även trakasserier, sexuella trakasserier, mobbning och diskriminering. Det kan räcka med en enda handling för att skada en medmänniska för lång tid.

Ditt och mitt ansvar – tillsammans sätter vi stopp

Det är allas ansvar att tänka på hur vi beter oss mot varandra. Att på ett tidigt stadium identifiera och lösa konflikter är avgörande. Det finns olika tecken att var uppmärksam på:

• Menande blickar, jargong eller skämt som inte alla är bekväma med
• Skitsnack, samarbetsproblem och konflikter
• Hög sjukfrånvaro och personalomsättning
• Minskande effektivitet och produktivitet
• Personer som inte hälsar på varandra

Den som stöts ut kan visa tecken på oro, nedstämdhet, sömnbrist eller aggression och på sikt få svåra stressyndrom.

Tänk på att om du passivt ser vad som pågår så medverkar du.  Mobbaren mobbar för att den kan, för att ingen på arbetsplatsen sätter stopp!

Bra att veta - om det händer

Om du själv känner dig utsatt eller om du får reda på att kränkande särbehandling förekommer är det viktigt att säga ifrån. Är det svårt, eller om särbehandlingen fortsätter, våga sök stöd och hjälp. På Tillväxtverket har vi riktlinjer att följa och där står bland annat:

• Säg omedelbart ifrån till den person som trakasserar dig. Om det är svårt att säga ifrån muntligt kan du göra det skriftligt
• Om trakasserierna inte upphör bör du i första hand tala med din chef eller om behov finns med skyddsombud eller om du är fackligt ansluten, med din fackliga företrädare
• Om trakasserierna ändå inte upphör bör du göra en anmälan till HR-enheten som därefter påbörjar en utredning
• Om det är din chef som kränker dig, vänd dig då i första hand till en högre chef, HR-chef, skyddsombud eller facklig företrädare
• Skriv ner vad som har hänt, anteckna datum, klockslag m.m.
  
• Ärendet ska behandlas skyndsamt. Ingen åtgärd ska dock tas utan att den utsatte har godkänt den
• Om ärendet visar sig så allvarligt att det kan bli aktuellt med arbetsrättsliga åtgärder, prövas ärendet i personalansvarsnämnden. I förlängningen kan detta bli en fråga om
  skiljande från anställningen på grund av personliga skäl (omplacering, uppsägning eller avsked)

Du hittar våra interna regler för Kränkande särbehandling på Medarbetarsidorna under Policyer och riktlinjer.

Forskning visar att mobbning i princip inte uppkommer om alla på en arbetsplats vet att arbetsgivaren agerar snabbt, med kraft och har rutiner som aktiveras om det skulle inträffa. Det är viktigt att inte riskera vare sig individuell hälsa eller gemensam arbetsmiljö.

Filmer om kränkande särbehandling

Nedan följer några tips på filmer som kan ligga till grund för reflektion och dialog.

Korta scener med exempel på kränkande särbehandling, ca 5 min. Ett verktyg för att arbeta med organisatorisk- och social arbetsmiljö (Suntarbetsliv)

Diskriminering kan vara uppenbart och synligt, men det kan också förekomma under ytan.
Se filmen Under ytan på jobbet, ca 2 min (Diskrimineringsombudsmannen)

Att förebygga - fyra "O"

Det är viktigt att se över de organisatoriska förhållandena på en arbetsplats, till exempel hur man samarbetar, kommunicerar och hur arbetet leds, för att undanröja grogrunder till kränkande särbehandling.

Ett sätt att diskutera hur det är på arbetsplatsen, är att utgå konkret från hur man upplever samvaron och bemötandet, med några enkla nyckelord: Obehagligt, Olustigt, Obegripligt och Orättvist.

Med dessa ”fyra O” som utgångspunkt kan man resonera sig fram till om det finns något som är riskabelt i hur man har det tillsammans på jobbet.