Tillväxtverket

Medarbetares personuppgifter

Här samlar vi information till dig som arbetar på Tillväxtverket om behandling av dina personuppgifter.

Vissa delar gäller enbart anställda, anda delar gäller även konsulter som arbetar för Tillväxtverket som om de vore anställda.

Personuppgifter är alla typer av uppgifter som kan knytas till en enskild levande individ – direkt eller indirekt. Tillväxtverket är personuppgiftsansvarig för de uppgifter vi samlar in.

Personuppgifter kopplat till din anställning

Vi sparar och behandlar följande personuppgifter om dig kopplat till ditt anställningsavtal:

  • Namn och personnummer
  • Adress
  • Lön
  • Dina anställningsuppgifter och organisationstillhörighet
  • Uppgifter om utlägg och nyttjandet av Tillväxtverkets förmåner i anställningen
  • Redovisade bisysslor
  • Personuppgifter som sjukintyg och uppgifter som kan behövas vid eventuella rehabiliteringsåtgärder.

Detta gör vi för att kunna uppfylla de åtaganden som finns i anställningsavtalet mellan dig och Tillväxtverket. Vi kommer inte att använda uppgifterna för något annat ändamål.

Vi kommer att spara dina uppgifter så länge som anställningen består och i de fall där uppgifter måste arkiveras i enlighet med bestämmelserna i arkivlagen. Det kan vara uppgifter som arkiveras från två år eller upp till tio år beroende på typen av personuppgifter.

Vi har fått dina uppgifter från dig i samband med anställningen. Vi kommer att dela dina uppgifter med Statens servicecenter som sköter lönehanteringen för Tillväxtverket.

Rättsliga grunder

De rättsliga grunderna är enligt nedan:

  • Att leva upp till villkorsavtalet som är kollektivavtalet inom staten. Villkorsavtalet beskriver de anställningsvillkor som finns i anställningen som ersättningar, tjänstepensioner, enskilda överenskommelser, vad som gäller vid uppsägningar, tjänstledigheter etc.
  • Lönekartläggning i enlighet med Diskrimineringslagen.
  • Lönehantering och lönerevision för att Tillväxtverket ska kunna leva upp till åtagandena i anställningsavtalet och Villkorsavtalet.
  • Bisysslor i enlighet med lag om offentlig anställning.
  • Den rättsliga grunden för sjukdom, rehabilitering och arbetsskadeanmälan är arbetsmiljölagen, lag om allmän försäkring, Arbetarskyddsstyrelsens författningssamling och arkivlagen. Personuppgifter kopplat till ovanstående omfattas av sekretess och får endast hanteras av personer som ansvar för att hantera denna typ av ärenden.

Profil för IT-system och tagg

För anställda skapas en profil (användar-ID och lösenord) som kopplas till personnummer och hemadress. Till profilen kopplas många av de IT-system vi använder i arbetet samt den tagg vi använder för att komma in i våra lokaler. Profilen används så länge anställningen varar. Den rättsliga grunden för detta är ditt anställningsavtal.

Av säkerhetsskäl sparas personuppgifter som är kopplade till din tagg i sex månader efter att anställningen avslutats.

Personuppgifter om konsulter

Vad gäller konsulter som arbetar för Tillväxtverket som om de vore anställda så sparar vi namn och personnummer, för att kunna identifiera personen.

Vi skapar också en profil för konsulter av denna typ (användar-ID och lösenord) som kopplas till personnummer. Till profilen kopplas många av de IT-system som vi använder i arbetet samt den tagg som vi använder för att komma in i våra lokaler. Profilen används så länge konsulten arbetar hos oss. Den rättsliga grunden för detta är det avtal som finns för konsulten.

Se även informationen om personuppgifter i vår kommunikation ovan, som även gäller för konsulter.

Personppgifter i kommunikation - om anställda och konsulter

Denna information gäller dig som arbetar på Tillväxtverket, som anställd eller konsult.

Extern och intern kommunikation

Relevanta personuppgifter om dig kan användas i Tillväxtverkets kommunikation – externt eller internt. Det handlar om namn, kontaktuppgifter, tjänst etc.

Den rättsliga grunden för detta i GDPR är allmänt intresse. De nationella rättsliga grunderna handlar om att vi ska arbeta effektivt (paragraf 3 i myndighetsförordningen) informera om vår verksamhet (paragraf 6 i myndighetsförordningen) samt förbättra förutsättningarna för dialog, samarbete och lärande kopplat till vår verksamhet (paragraf 1 i Tillväxtverkets förordning).

För närbilder kan även samtycke vara rättslig grund..

Uppgifterna kan delas med leverantörer som vi samarbetar med i vårt kommunikationsarbete. Uppgifterna används i det aktuella sammanhanget så länge informationen är aktuell och relevant.

Läs mer om bilder nedan. Om du ska ta bilder så hittar du konkreta instruktioner för olika typfall på sidan om Bilder.

Ja till närbild = Samtycke

I tabellen nedan ger vi information om behandling av olika typer av bilder på medarbetare utifrån regelverket i GDPR. I begreppet bilder inkluderas även rörliga bilder.

Med närbilder menas bilder där en eller flera personer tydligt är i fokus. Observera att en bild inte är en närbild enligt denna definitionen bara för att det går att identifiera en person.

Närbilder kräver ofta samtycke. Om du ställer upp på fotografering/filmning av närbilder så betraktas det som ett aktivt samtycke. Vid ny användning av samma bild så frågar vi om samtycket gäller även denna gång.

Om du vill återkalla samtycke för en bild, kontakta den person eller enhet som ansvarar för bilden.

Vill du inte riskera att synas på bild – säg till!

För icke-närbilder är den rättsliga grunden i GDPR ofta allmänt intresse.

Även i dessa fall så informerar vi alltid om att vi vill fotografera/filma innan vi gör det – via mejl, vid anmälan eller muntligt. Om du inte vill riskera att synas på bild/film – säg till direkt. Vi kommer att respektera ditt nej så långt som möjligt.

Ändamål och rättslig grund för olika typer av bilder

Typ av bild

Ändamål och rättslig grund

Närbild av dig i medarbetarregister bakom inloggning

Ändamål: Underlätta samarbete internt.

Rättslig grund i GDPR: Allmänt intresse. 

Närbild av dig om/när du företräder myndigheten 

Ändamål: Informera om myndighetens verksamhet och förbättra förutsättningarna för dialog, samarbete och lärande.

Rättslig grund i GDPR: Allmänt intresse

Närbilder av dig i övriga fall

Ändamål: Informera om myndighetens verksamhet och förbättra förutsättningarna för dialog, samarbete och lärande.

Rättslig grund: Samtycke.

Om du ställer upp på fotografering/filmning av närbilder så betraktas det som samtycke. Vid ny användning av samma bild så frågar vi om samtycket gäller även denna gång.

Övriga bilder på dig (dvs icke-närbilder)

 

Ändamål: Informera om myndighetens verksamhet och förbättra förutsättningarna för dialog, samarbete och lärande.

Rättslig grund i GDPR: Allmänt intresse.

Vilka rättigheter har du?

När och hur personuppgifter får användas regleras bland annat i dataskyddsförordningen (GDPR). GDPR ger inidviden många rättigheter.

  • Du har rätt att få veta om vi har personuppgifter om dig, och i så fall vilka.
  • Du har även rätt att begära rättelse, överföring av uppgifter som du har lämnat till oss eller att vi begränsar behandlingen.
  • Om vi använder dina uppgifter med stöd av samtycke har du rätt att ångra dig och återkalla ditt samtycke.
  • Även i vissa andra fall kan du ha rätt att få dina personuppgifter raderade. Får vi en sådan begäran prövar vi den enligt gällande lagstiftning. Det som ska sparas i våra arkiv enligt arkivlagen har vi dock inte rätt att radera.

Personuppgifter är ofta allmänna handlingar

Som myndighet omfattas Tillväxtverket av offentlighetsprincipen. Det innebär att alla handlingar, inklusive personuppgifter, som inte är arbetsmaterial är allmänna handlingar, och kan komma att lämnas ut till den som begär det. I vissa fall kan dock uppgifter anses vara sekretessbelagda och lämnas därför inte ut.

Har du frågor eller vill klaga?

Har du frågor om vår behandling av personuppgifter, eller vill använda dig av dina rättigheter, kontakta TIllväxtverkets dataskyddsombud på följande adress:

dataskyddsombud@tillvaxtverket.se

Är du inte nöjd med behandlingen av personuppgifter så kan vända dig till Datainspektionen.