Egen upphandling

Här finns instruktioner för hur du gör en egen upphandling eller ett inköp. För avrop välj Avrop från ramavtal i vänstermenyn .

Avgör upphandlingens/inköpets värde

Värdet på den upphandlade tjänsten eller varan avgör hur upphandlingen ska genomföras.

Så här beräknas värdet.

Blanketter och mallar

Alla blanketter och mallar hittar du i Word i mappen #Upphandling

Värde under 50 000 kr

Ansvarig: Beställaren (medarbetaren)

Inga formella krav finns om dokumentation eller diarieföring för inköp vars värde är under 50 000 kronor. Var affärsmässig och utnyttja konkurrensen på marknaden.

Överenskommelser med leverantör ska normalt bekräftas skriftligen via e-post.

Värde 50 000 – 100 000 kr (Direktupphandling)

Ansvarig: Beställaren (medarbetaren)

Tabell för direktupphandling 50 000 - 100 000
Steg i upphandlingen	Mall i Word	Diarieföring
Ta fram beslut om upphandling.	Beslut Inköp	Nytt dnr upphandling. Diarieför.
Begär pris/offert från leverantör i valfri form. Var affärsmässig och utnyttja konkurrensen på marknaden.
Diskutera/förhandla fram vad som ska levereras: pris, tider, kvalitet etc.
Teckna avtal enligt det ni kommit överens om.	Avtal	Nytt dnr avtal. Diarieför.

Värde 100 000 – 500 000 kr (Direktupphandling)

Ansvarig: Beställaren (medarbetaren), vid behov assisterad av upphandlare

Tabell för direktupphandling 100 000 - 500 000‌
Steg i upphandlingen	Mall i Word	Diarieföring
Ta fram beslut om upphandling.	Beslut Inköp	Nytt dnr upphandling. Diarieför.
Utarbeta skriftlig förfrågan.	FFU	Diarieför.
Skicka förfrågan via e-post till minst tre* leverantörer. Begär läskvitto.
Hantera frågor och svar under anbudstiden		Diarieför.
Efter sista anbudsdag kontakta registraturen som tillhandahåller inkomna anbud.
Upprätta öppningsprotokoll	Öppning	Diarieför.
Utvärdera anbuden och fatta tilldelningsbeslut.	Tilldelning	Diarieför.
Skicka tilldelningsbesked via e-post till samtliga anbudsgivare. Begär läskvitto.	Utskick	Diarieför
Teckna avtal med vinnande leverantör efter att frivillig avtalsspärr löpt ut.	Avtal	Nytt dnr avtal. Diarieför.

* I vissa undantagsfall är det olämpligt att fråga tre eller fler anbudsgivare. Till exempel då:

Marknadsundersökning visat att endast en leverantör tillhandahåller tjänsten eller varan.
Tidigare inköp och lösningar begränsar antalet lämpliga leverantörer.

Om beställaren anser att endast en leverantörer ska tillfrågas ska alltid upphandlingsenheten konsulteras innan upphandlingen genomförs. Beslut om upphandling ska dessutom signeras av attestberättigad på en nivå högre än enligt ordinarie delegationsordning.

Vid upphandligen följ de steg som anges ovan under rubriken "Värde 50 000 – 100 000 kr (Direktupphandling)”.

Över 500 000 kr (Annonserad upphandling)

Ansvarig:

Beställaren/medarbetaren tillsammans med upphandlare

Tabell för annonserad upphandling
Steg i upphandlingen	Mall i Word	Diarieföring
Ta fram beslut om upphandling.	Beslut Inköp	Nytt dnr upphandling. Diarieför.

Upphandlingen görs av beställaren/medarbetaren tillsammans med upphandlare.

Beställaren ansvarar normalt för:

Beslut om upphandling
Specifikation av tjänsten
Krav på leverantören
Kriterier för val av leverantör

Upphandlaren ansvarar normalt för:

Utarbetning av komplett förfrågningsunderlag
Formalia kring upphandlingen
Råd för att genomföra en affärsmässigt god upphandling
Annonsering av upphandlingen i elektroniskt annonsverktyg
Distribution av tilldelningsbesked
Framtagning och signering av avtal
Publicering av avtal i avtalsdatabasen
Diarieföring

Beställare och upphandlare tillsammans:

Hanterar frågor och svar från potentiella anbudsgivare
Genomför anbudsutvärdering
Tar fram underlag för tilldelningsbeslut

Beslut

Beslut om upphandling, tilldelningsbeslut och signering av avtal görs enligt Tillväxtverkets delegeringsförteckning.

Senast uppdaterad: 2017-03-22