Tillväxtverket

Egen upphandling

Här finns instruktioner för hur du gör en egen upphandling eller ett inköp. För avrop välj Avrop från ramavtal i vänstermenyn .

Avgör upphandlingens/inköpets värde

Värdet på den upphandlade tjänsten eller varan avgör hur upphandlingen ska genomföras.

Så här beräknas värdet.

Blanketter och mallar

Alla blanketter och mallar hittar du i Word i mappen #Upphandling

Värde under 50 000 kr

Ansvarig: Beställaren (medarbetaren)

Inga formella krav finns om dokumentation eller diarieföring för inköp vars värde är under 50 000 kronor. Var affärsmässig och utnyttja konkurrensen på marknaden.

Överenskommelser med leverantör ska normalt bekräftas skriftligen via e-post.

Värde 50 000 – 100 000 kr (Direktupphandling)

Ansvarig: Beställaren (medarbetaren)

Tabell för direktupphandling 50 000 - 100 000

Steg i upphandlingen

Mall i Word

Diarieföring

Ta fram beslut om upphandling.

Beslut

Inköp

Nytt dnr upphandling. Diarieför.

Begär pris/offert från leverantör i valfri form. Var affärsmässig och utnyttja konkurrensen på marknaden.



Diskutera/förhandla fram vad som ska levereras: pris, tider, kvalitet etc.



Teckna avtal enligt det ni kommit överens om.

Avtal

Nytt dnr avtal.

Diarieför.

Värde 100 000 – 500 000 kr (Direktupphandling)

Ansvarig: Beställaren (medarbetaren), vid behov assisterad av upphandlare

Tabell för direktupphandling 100 000 - 500 000‌

Steg i upphandlingen

Mall i Word

Diarieföring

Ta fram beslut om upphandling.

Beslut

Inköp

Nytt dnr upphandling. Diarieför.

Utarbeta skriftlig förfrågan.

FFU

Diarieför.

Skicka förfrågan via e-post till minst tre* leverantörer. Begär läskvitto.



Hantera frågor och svar under anbudstiden


Diarieför.

Efter sista anbudsdag kontakta registraturen som tillhandahåller inkomna anbud.



Upprätta öppningsprotokoll

Öppning

Diarieför.

Utvärdera anbuden och fatta tilldelningsbeslut.

Tilldelning

Diarieför.

Skicka tilldelningsbesked via e-post till samtliga anbudsgivare. Begär läskvitto.

Utskick

Diarieför

Teckna avtal med vinnande leverantör efter att frivillig avtalsspärr löpt ut.

Avtal

Nytt dnr avtal. Diarieför.

* I vissa undantagsfall är det olämpligt att fråga tre eller fler anbudsgivare. Till exempel då:

  • Marknadsundersökning visat att endast en leverantör tillhandahåller tjänsten eller varan.
  • Tidigare inköp och lösningar begränsar antalet lämpliga leverantörer.

Om beställaren anser att endast en leverantörer ska tillfrågas ska alltid upphandlingsenheten konsulteras innan upphandlingen genomförs. Beslut om upphandling ska dessutom signeras av attestberättigad på en nivå högre än enligt ordinarie delegationsordning.

Vid upphandligen följ de steg som anges ovan under rubriken "Värde 50 000 – 100 000 kr (Direktupphandling)”.

Över 500 000 kr (Annonserad upphandling)

Ansvarig:

Beställaren/medarbetaren tillsammans med upphandlare

Tabell för annonserad upphandling

Steg i upphandlingen

Mall i Word

Diarieföring

Ta fram beslut om upphandling.

Beslut

Inköp

Nytt dnr upphandling.

Diarieför.

Upphandlingen görs av beställaren/medarbetaren tillsammans med upphandlare.

Beställaren ansvarar normalt för:

  • Beslut om upphandling
  • Specifikation av tjänsten
  • Krav på leverantören
  • Kriterier för val av leverantör

Upphandlaren ansvarar normalt för:

  • Utarbetning av komplett förfrågningsunderlag
  • Formalia kring upphandlingen
  • Råd för att genomföra en affärsmässigt god upphandling
  • Annonsering av upphandlingen i elektroniskt annonsverktyg
  • Distribution av tilldelningsbesked
  • Framtagning och signering av avtal
  • Publicering av avtal i avtalsdatabasen
  • Diarieföring

Beställare och upphandlare tillsammans:

  • Hanterar frågor och svar från potentiella anbudsgivare
  • Genomför anbudsutvärdering
  • Tar fram underlag för tilldelningsbeslut

Beslut

  • Beslut om upphandling, tilldelningsbeslut och signering av avtal görs enligt Tillväxtverkets delegeringsförteckning.