Tillväxtverket

Avrop från ramavtal

Här hittar du instruktioner om hur avrop från ramavtal görs.

I första hand ska alltid Tillväxtverkets ramavtallänk till annan webbplats användas. I andra hand statliga ramavtal som finns publicerade på www.avropa.selänk till annan webbplats och på www.esv.selänk till annan webbplats.

Följ nedanstående steg för avrop (beställning) från ramavtal.

Avropsansvarig: Beställaren (medarbetaren)

Blanketter och mallar

Alla blanketter och mallar hittar du i Word i mappen #Upphandling

Finns lämpligt ramavtal?

Undersök om lämpligt ramavtal finns. Notera att endast de varor och tjänster som anges i ramavtalet får köpas, även om leverantören skulle kunna tillhandahålla ett bredare utbud.

Metod för avrop

  • Ramavtal kan finnas med en eller flera leverantörer.
  • Om ramavtal tecknats med flera leverantörer sker avrop normalt enligt rangordning eller genom förnyad konkurrensutsättning (FKU).
  • I några ramavtal sker avrop under ett visst belopp enligt rangordning. Avrop över beloppet sker genom förnyad konkurrensutsättning.
  • Metod för avrop finns angiven för varje ramavtal i avtalsdatabasenlänk till annan webbplats.

Genomför avrop – värde under 50 000 kr

Följ eventuella avropsanvisningar för aktuellt ramavtal i avtalsdatabasen. För övrigt finns inga formella krav om dokumentation eller diarieföring.

Överenskommelser med leverantör ska normalt bekräftas skriftligen via e-post.

Genomför avrop – värde över 50 000 kr, en ramavtalsleverantör

Följ eventuella avropsanvisningar för aktuellt ramavtal i avtalsdatabasen.

För övrigt gäller följande:

Avrop över 50 000 kr.

Steg i avropet

Mall i Word

Diarieföring

Ta fram beslut om avrop.

Beslut

Inköp

Nytt dnr upphandling.

Diarieför.

Ställ anbudsförfrågan, i valfritt format, till leverantör.



Diskutera/förhandla fram vad som ska levereras: pris, tider, kvalitet etc.



Teckna avtal enligt det ni kommit överens om.

Avtal

Avrop

Nytt dnr för avtal.

Diarieför.

Genomför avrop – värde över 50 000 kr, rangordning

Följ eventuella avropsanvisningar för aktuellt ramavtal i avtalsdatabasen.

För övrigt gäller följande:

Tabell för avrop, rangordning

Steg i avropet

Mall i Word

Diarieföring

Ta fram beslut om avrop.

Beslut

Inköp

Nytt dnr upphandling.

Diarieför.

Ställ anbudsförfrågan, i valfritt format, till leverantör. Begär anbud från leverantör 1 i rangordningen.

Om leverantören avstår från att lämna anbud, ställ samma anbudsförfrågan till nästa leverantör i rangordningen.

FFU

Diarieför.

Teckna avtal enligt det ni kommit överens om.

Avtal

Avrop

Nytt dnr avtal.
Diarieför.

Genomför avrop – värde över 50 000 kr, förnyad konkurrensutsättning

Följ eventuella avropsanvisningar för aktuellt ramavtal i avtalsdatabasen.

För övrigt gäller följande:

Tabell för förnyad konkurrensutsättning

Steg i avropet

Mall i Word

Diarieföring

Ta fram beslut om avrop.

Beslut

Inköp

Nytt dnr upphandling. Diarieför.

Utarbeta skriftlig avropsförfrågan. Följ rutin i avtalsdatabasen eller utgå från mall.

FKU

Diarieför

Skicka avropsförfrågan via e-post till samtliga ramavtalsleverantörer. Begär läskvitto.



Hantera frågor och svar under anbudstiden.


Diarieför

Efter sista anbudsdag kontakta registraturen som tillhandahåller inkomna anbud.


Diarieför

Upprätta öppningsprotokoll.

Öppning

Diarieför

Utvärdera anbuden och fatta tilldelningsbeslut.

Tilldelning

Diarieför

Skicka tilldelningsbesked via e-post till samtliga ramavtalsleverantörer. Begär läskvitto.

Utskick

Diarieför

Teckna avtal med vinnande anbudsgivare efter att frivillig avtalsspärr löpt ut.

Avtal

Avrop

Nytt dnr avtal. Diarieför.