Tillväxtverket

Avrop från ramavtal

Här hittar du instruktioner om hur avrop från ramavtal görs.

I första hand ska alltid Tillväxtverkets ramavtal användas. I andra hand statliga ramavtal som finns publicerade på www.avropa.se.

Följ nedanstående steg för avrop (beställning) från ramavtal.

Avropsansvarig: Beställaren (medarbetaren)

Blanketter och mallar

Alla blanketter och mallar hittar du i Word i mappen #Upphandling

Finns lämpligt ramavtal?

Undersök om lämpligt ramavtal finns. Notera att endast de varor och tjänster som anges i ramavtalet får köpas, även om leverantören skulle kunna tillhandahålla ett bredare utbud.

Metod för avrop

  • Ramavtal kan finnas med en eller flera leverantörer.
  • Om ramavtal tecknats med flera leverantörer sker avrop normalt enligt rangordning eller genom förnyad konkurrensutsättning (FKU).
  • I några ramavtal sker avrop under ett visst belopp enligt rangordning. Avrop över beloppet sker genom förnyad konkurrensutsättning.
  • Metod för avrop finns angiven för varje ramavtal i avtalsdatabasen.

Genomför avrop – värde under 50 000 kr

Följ eventuella avropsanvisningar för aktuellt ramavtal i avtalsdatabasen. För övrigt finns inga formella krav om dokumentation eller diarieföring.

Överenskommelser med leverantör ska normalt bekräftas skriftligen via e-post.

Genomför avrop – värde över 50 000 kr, en ramavtalsleverantör

Följ eventuella avropsanvisningar för aktuellt ramavtal i avtalsdatabasen.

För övrigt gäller följande:

Avrop över 50 000 kr.

Steg i avropet

Mall i Word

Diarieföring

Ta fram beslut om avrop.

Beslut

Inköp

Nytt dnr upphandling.

Diarieför.

Ställ anbudsförfrågan, i valfritt format, till leverantör.



Diskutera/förhandla fram vad som ska levereras: pris, tider, kvalitet etc.



Teckna avropsavtal enligt det ni kommit överens om.

Avtal

Avrop

Nytt dnr för avtal.

Diarieför.

Genomför avrop – värde över 50 000 kr, rangordning

Följ eventuella avropsanvisningar för aktuellt ramavtal i avtalsdatabasen.

För övrigt gäller följande:

Tabell för avrop, rangordning

Steg i avropet

Mall i Word

Diarieföring

Ta fram beslut om avrop.

Beslut

Inköp

Nytt dnr upphandling.

Diarieför.

Ställ anbudsförfrågan, i valfritt format, till leverantör. Begär anbud från leverantör 1 i rangordningen.

Om leverantören avstår från att lämna anbud, ställ samma anbudsförfrågan till nästa leverantör i rangordningen.

FFU

Diarieför.

Teckna avropsavtal enligt det ni kommit överens om.

Avtal

Avrop

Nytt dnr avtal.
Diarieför.

Genomför avrop – värde över 50 000 kr, förnyad konkurrensutsättning

Följ eventuella avropsanvisningar för aktuellt ramavtal i avtalsdatabasen.

För övrigt gäller följande:

Tabell för förnyad konkurrensutsättning

Steg i avropet

Mall i Word

Diarieföring

Ta fram beslut om avrop.

Beslut

Inköp

Nytt dnr upphandling. Diarieför.

Utarbeta skriftlig avropsförfrågan. Följ rutin i avtalsdatabasen eller utgå från mall.

FKU

Diarieför

Kontakta upphandlare för annonsering i e-Avrop.



Efter sista anbudsdag kontakta upphandlare som tillhandahåller inkomna anbud tillsammans med öppningsprotokoll.


Diarieför

Utvärdera anbuden och fatta tilldelningsbeslut.

Tilldelning

Diarieför

Kontakta upphandlare för meddelande av tilldelningsbeslut via e-Avrop.



Teckna avropsavtal med vinnande anbudsgivare efter att frivillig avtalsspärr löpt ut.

Avtal

Avrop

Nytt dnr avtal. Diarieför.