Tillväxtverket

Allmän information om upphandling

Här hittar du ytterligare information som rör upphandlingar.

Om ramavtal

Ramavtalsägare

Varje ramavtal har en avtalsägare som ansvarar för leverantörskontakter och för avtalsuppföljningar. Tillväxtverkets avtalsägare visas i e-Avroplänk till annan webbplats för respektive avtal.

Synpunkter på befintliga ramavtal

Hör gärna av dig till avtalsägaren eller till upphandlare rörande befintliga ramavtal. Det kan gälla såväl avtalens utformning och innehåll som synpunkter på leveranskvalitet.

Behov av nya ramavtal

Upplever du att avtal saknas inom något område så var vänlig kontakta upphandlare.

Upphandlingens värde

Upphandlingens värde avgör vilket upphandlingsförfarande som får användas. Det är viktigt att ett riktigt värde beräknas inför upphandlingen. Ett felaktigt upphandlingsförfarande kan innebära brott mot LOU och bli grund för överprövningar och skadestånd.

Vid beräkning av upphandlingens värde ska:

  • Samtliga priser inklusive eventuella optioner inkluderas.
  • Hela avtalsperioden räknas in, inklusive eventuella förlängningar.
  • Moms inte inkluderas.

För direktupphandlingar gäller även att:

  • Upphandlat värde för aktuell vara eller tjänst får ej överstiga 534 890 kr.
  • Samma typ av varor och tjänster som upphandlats under verksamhetsåret ska räknas in i värdet, även om avtal tecknats med olika leverantörer.
  • Hela Tillväxtverkets upphandlingar av aktuella varor eller tjänster ska räknas in i värdet.
  • Om en lokal marknad existerar kan dock beräkning av värdet avse värdet av endast lokala upphandlingar. T ex då det gäller städning.

Allmänt

  • Överskatta hellre än underskatta beräknat värde. Ett för lågt värde kan innebära att ett felaktigt upphandlingsförfarande väljs – till exempel direktupphandling istället för en annonserad upphandling.
  • Ett för lågt värde innebär också en risk för att ett ramavtal ”slår i taket” och att en ny upphandling behöver genomföras.
  • Upphandlingsenheten följer upp genomförda direktupphandlingar två ggr per år – i augusti och januari. Därigenom minskas risken för att direktupphandlingar, gjorda av olika enheter, genomförs till för stora värden. Vidare fångas områden upp där det kan vara lämpligt att upphandla ramavtal.

Beslut och signering av handlingar

Beslut om avrop, tilldelningsbeslut och avtal ska signeras enligt Tillväxtverkets delegeringsförteckning.

Sekretess och begäran om allmän handling

Upphandlingssekretess råder vid annonserad upphandling och vid avrop enligt förnyad konkurrensutsättning, från dess att förfrågningsunderlaget utarbetas till dess att tilldelningsbeskedet har skickats ut.

Vid begäran om allmän handling ansvarar avrops- respektive upphandlingsansvarig för utlämnandet.

Om anbudsgivaren begärt sekretess, fatta eventuellt sekretessbeslut innan handlingar lämnas ut.

Överprövning

Förlorande anbudsgivare har möjlighet att begära överprövning av tilldelningsbeslutet och av upphandlingens genomförande hos förvaltningsrätten. Överprövning ska begäras innan avtalsspärren löpt ut.

Vid annonserad upphandling måste avtalsspärr tillämpas. Vi tillämpar normalt också frivillig avtalsspärr då avrop görs från ramavtal genom förnyad konkurrensutsättning.

Avtalsspärren löper under tio kalenderdagar. Om den tionde dagen infaller under lördag, söndag eller helgdag ska även nästkommande vardag inkluderas i avtalsspärren.

Vid en eventuell begäran om överprövning öppnas ett nytt ärende och korrespondens diarieförs.

Information till facket

Beslut om annonserade upphandlingar som överstiger 500 000 kr och beslut om avrop från det statliga ramavtalet för personaluthyrning som överstiger 500 timmar ska signeras av de fackliga organisationerna.

Beslutsformuläret mailas till saco@tillvaxtverket.se respektive till st-tillvaxtverket@tillvaxtverket.se. Signerat beslut returneras till beställaren.

Upphandlare ser till att information om övriga genomförda upphandlingar och avrop från ramavtal skickas till facket varje månad.

Diarieföring

Nytt upphandlings- eller avtalsärende

Diarienummer för nya upphandlingsärenden och för nya avtalsärenden begärs från registraturen. Registraturen påbörjar ärendet i Public360.

Arkivering av handlingar

De handlingar som skapas vid avrop från ramavtal eller vid egna upphandlingar och som ska arkiveras hanteras enligt följande:

Signerade originalhandlingar

Skickas med internpost till ”registraturen” alternativt läggs i registraturens brevfack på Stockholmskontoret.

Elektroniska dokument

Registreras i Public360 av Beställaren.

 

Upphandlare registrerar handlingar som skapats vid annonserade upphandlingar. 

Dnr för upphandlingsärende

Upphandlingsärende erhåller Dnr enligt följande:

 

  • Avrop från Tillväxtverkets ramavtal: 2.4.1 -
  • Avrop från statligt ramavtal: 2.4.2 -
  • Egen upphandling: 2.4.3 -
  • Inköp från annan statlig myndighetlänk till annan webbplats: 2.4.5 -

Dnr för avtalsärende

Avtalsärende erhåller Dnr: 2.4.4 -

De grundläggande upphandlingsprinciperna

De lagar som styr all offentlig upphandling bygger på fem grundprinciper. Bestämmelserna i upphandlingslagarna ska alltid tolkas mot bakgrund av dem.

Icke-diskriminering

Innebär förbud mot att diskriminera leverantörer på grund av nationalitet eller geografi. Krav som bara svenska företag eller lokala företag känner till eller kan uppfylla får inte ställas.

Likabehandling

Alla leverantörer ska ges samma förutsättningar. Alla leverantörer måste till exempel få tillgång till samma information samtidigt, så att ingen leverantör får ett övertag.

Proportionalitet

Kraven och villkoren i upphandlingen ska stå i rimlig proportion till det som upphandlas.

Öppenhet (transparens)

Upphandlingar ska präglas av öppenhet och förutsebarhet. Förfrågningsunderlaget ska vara klart och tydligt formulerat och innehålla samtliga krav som ställs.

Ömsesidigt erkännande

Intyg och certifikat som har utfärdats av en medlemsstats myndigheter ska gälla också i övriga EU- och EES-länder.

Kontakt

Lambros Andréasson, ank. 9145, lambros.andreasson@tillvaxtverket.se

Andreas Luiga, ank 7712, andreas.luiga@tillvaxtverket.se