Tillväxtverket

Språktips för rapporter

Här finns instruktionerna och tips för alla rapporter där Tillväxtverket ansvarar för innehållet – inklusive rapporter till regeringen.

För rapporter till regeringen finns också mer specifika instruktioner i själva Word-mallen, kopplade till olika rubriker i mallen.

Tänk på läsaren

Att tänka igenom innan du börjar:

  • Vem ska läsa?
  • Vilka frågor vill läsaren ha svar på?
  • Vilket är ditt budskap till läsaren?

Så kan du arbeta med din text

  • Lista vad du vill ha med – inklusive svar på frågor som du bedömer att läsaren har.
  • Ta bort allt irrelevant. Rapportens värde ökar inte i takt med att dess längd tilltar. Tvärtom är sannolikheten större att rapporten blir läst och spridd om den är kort och koncis.
  • Strukturera det som blir kvar så att den röda tråden blir tydlig. Skriv det viktigaste tidigt.
  • Fundera på hur du bäst kan få fram det du vill säga. Kan till exempel en tabell eller illustration gör innehållet mer pedagogiskt?
  • Välj rubriker som säger något om innehållet i den text som följer.

Sammanfattningen är viktigast

Sammanfattningen är den viktigaste delen av rapporten och ibland det enda som blir läst. I sammanfattningen lyfter du alltid fram resultat, slutsatser och rekommendationer men också kortfattad bakgrundsinformation.

Sammanfattningen ska:

  • vara kort och koncis - helst max två sidor,
  • vara en egen text som är naturlig att läsa fristående.

Är det svårt att hålla sammanfattningen på max två sidor? Ta hjälp!

Var tydlig med slutsatser och rekommendationer

Slutsatserna är den näst mest lästa delen av en rapport.

  • Skriv klart, koncist och kom direkt till poängen.
  • Var så konkret som möjligt. Ge gärna exempel.

Skriv vårdat, enkelt och begripligt

Klarspråk betyder att myndigheter ska skriva på ett vårdat, enkelt och begripligt språk.

Alla tips ovan är i någon mening klarspråkstips, men här är några fler konkreta råd:

  • Undvik byråkratiska, ålderdomliga och onödigt svåra ord.
  • Förklara termer som kan vara svåra att förstå, men som måste finnas med.
  • Använd aktiva verb och undvik passiva. Det ger ett enklare språk och gör det enklare att vara tydlig med vem som gör något. Exempel: I stället för ”utvärderas” skriv ”Tillväxtverket utvärderar”.
  • Blanda korta meningar med ”lagom” långa meningar. Det ger en bra läsrytm.
  • Undvik att använda många långa ord, genom att välja kortare synonymer och dela upp sammansatta ord när det går. Skriv till exempel ”problem med kompetensförsörjning” i stället för ”kompetensförsörjningsproblematiken”.
  • Långa meningar och långa ord ger ofta svårlästa texter. För att få en indikation på hur lätt eller svår din text är kan du använda lix.se. Texter med värde över 50 tolkas som svåra enligt detta index.
  • Skriv ut förkortningar av typen ”bland annat” och ”till exempel”. Det underlättar för läsaren. Om du förkortar namn på organisationer, skriv hela namnet första gången med förkortningen inom parentes.
  • Punktlistor är effektiva för att framhäva och förtydliga information. De kan utformas på olika sätt, men det kan vara lätt att göra fel. Ta hjälp av avsnittet ”Text och form” i Myndigheternas skrivregler.

Läs mer om klarspråk och effektiva texter

Se Språkrådets vägledning för klarspråk